Prowizje i rabaty dla projektantów: jak uczciwie je ewidencjonować

Aby uczciwie ewidencjonować rabat dla projektanta lub prowizję, zapisuj trzy liczby przy każdej pozycji: cenę katalogową, twoją cenę zakupu i cenę dla klienta. Prowizję od dostawcy prowadź jako osobną pozycję z własnym statusem, od naliczonej po otrzymaną. Z góry ustal, jaki model zarobku stosujesz i jak informujesz o nim klienta. Wszystko, co poniżej, wynika z tych dwóch zasad.

Cztery sposoby, w jakie projektant zarabia na dostawcach

Słowa „rabat”, „narzut” i „prowizja” są często mylone, a to właśnie tutaj uczciwa ewidencja zaczyna szwankować. Opisują one różne przepływy pieniędzy i mają różnych właścicieli. Zanim zbudujesz arkusz czy raport, nazwij model, którego faktycznie używasz w każdym projekcie.

Te modele mogą łączyć się w jednym projekcie. Dostawca tkanin może płacić prowizję, podczas gdy marka oświetlenia daje ci cenę branżową. Ewidencjonuj według dostawcy i według pozycji, a nie jako średnią z całego projektu.

Ustal zasady przed pierwszym zamówieniem

Większość sporów o rabaty dla projektantów wynika z zasad, które nigdy nie zostały spisane. Poświęć pół godziny na to, zanim wyślesz jakikolwiek kosztorys.

1. Wybierz model dla każdego dostawcy. Zapisz, który z czterech modeli obowiązuje u każdego dostawcy, z którym współpracujesz przy projekcie.
2. Ustal procenty. Zapisz rabat dealerski, swoją marżę lub udział w rabacie oraz stawkę prowizji, każdą wraz ze źródłem: cennikiem, e-mailem lub umową dealerską.
3. Ustal, kto komu płaci. Albo klient płaci bezpośrednio dostawcy, albo klient płaci pracowni, a pracownia płaci dostawcy. To zmienia przepływ gotówki i Twoje ryzyko, dlatego zapisz to w warunkach projektu.
4. Umieść to w umowie lub ofercie. Określ prostym językiem, jak otrzymujesz wynagrodzenie: honorarium, marżę, udział w rabacie albo prowizję dostawcy. Stosuj zasady ujawniania informacji obowiązujące w Twoim kraju i w Twoim stowarzyszeniu zawodowym.
5. Uzgodnij raport. Powiedz klientowi, co otrzyma: kosztorys z cenami końcowymi, harmonogram płatności oraz raport końcowy.

Co zachować jako dokumenty źródłowe

• Warunki handlowe dostawcy lub potwierdzenie dealerskie, z datą
• Pisemne potwierdzenie stawki prowizji i warunków płatności
• Podpisany kosztorys lub akceptację każdej pozycji przez klienta
• Fakturę dostawcy i dowód zapłaty za każde zamówienie

Oblicz uczciwie: jedna pozycja, cztery modele

Weźmy za przykład jedną sofę. Liczby mają charakter poglądowy: cena katalogowa 10 000 EUR, rabat dla branży 30%, więc cena zakupu dla pracowni wynosi 7 000 EUR. Model prowizyjny zakłada, że klient płaci dostawcy bezpośrednio, a dostawca wypłaca pracowni 10% wartości faktury.

Ta sama sofa daje pracowni od 840 do 3 000 EUR, a klient płaci od 7 840 do 10 000 EUR. Żaden z tych modeli sam w sobie nie jest nieuczciwy. Nieuczciwe staje się dopiero wtedy, gdy ukrywa się go przed klientem, mimo że umowa wymaga jego ujawnienia, albo gdy miesza się modele tak, że nikt nie wie, skąd wzięły się pieniądze.

Narzut czy marża

Narzut 12% na koszt nie jest marżą 12% od ceny sprzedaży. W przykładzie 840 EUR z 7 840 EUR to około 10,7% marży. Wybierz jedną definicję, nazwij ją w raportach wewnętrznych i stosuj konsekwentnie. Jeśli potrzebujesz szybkiego sprawdzenia przeliczenia, kalkulator narzutu wykona je w kilka sekund.

Trzy liczby przy każdej pozycji

1. Cena katalogowa (MSRP). Cena referencyjna, którą publikuje dostawca.
2. Cena zakupu. To, co ty lub klient faktycznie płacicie dostawcy po odjęciu rabatu branżowego.
3. Cena dla klienta. To, co klient widzi w kosztorysie.

Jeśli przechowujesz tylko cenę dla klienta, nie będziesz mógł później udowodnić, jaki był rabat. Jeśli przechowujesz tylko cenę zakupu, nie wyjaśnisz swoich zarobków. Zachowaj wszystkie trzy wartości i pozwól, by procenty i kwoty przeliczały się nawzajem, tak aby nigdy się ze sobą nie rozjechały.

Śledź prowizję dostawcy przez cały jej cykl życia

Rabat handlowy jest widoczny od razu, ponieważ jest wliczony w cenę. Prowizja jest inna: to pieniądze należne tobie, które wpłyną później, i łatwo o nich zapomnieć. Traktuj ją jak należność ze statusem.

1. Naliczona. Klient zapłacił dostawcy albo zamówienie zostało potwierdzone, więc przysługuje ci prowizja zgodnie z umową. Zapisz oczekiwaną kwotę.
2. Zażądana. Wysłałeś dostawcy fakturę prowizyjną lub pisemne żądanie. Zapisz datę.
3. Otrzymana. Pieniądze wpłynęły. Zapisz datę i kwotę oraz odnotuj ewentualną różnicę w stosunku do oczekiwanej wartości.

Co miesiąc przeglądaj listę prowizji naliczonych, ale niezażądanych. To właśnie one najczęściej przepadają, zwykle wtedy, gdy projekt dobiega końca i wszyscy są zajęci montażem.

Miesięczny przegląd prowizji

• Każdy dostawca z umową prowizyjną ma zapisaną stawkę
• Każde opłacone zamówienie ma oczekiwaną kwotę prowizji
• Żądania starsze niż termin płatności dostawcy są windykowane
• Anulowane lub zwrócone pozycje mają skorygowaną prowizję
• Otrzymane kwoty porównuje się z oczekiwanymi, a różnice są wyjaśniane
• Prowizja nie jest mieszana z płatnościami klienta ani z budżetem projektu

Wyjaśnij to klientowi jasno, bez zamieszania

Po przeczytaniu dokumentów klient powinien być w stanie odpowiedzieć na jedno pytanie: ile zapłacił i komu te pieniądze trafiły? Nie musisz pokazywać każdego wewnętrznego procentu, chyba że wymaga tego umowa. Musisz jednak dopilnować, by żaden dokument nie przeczył temu, jak faktycznie otrzymujesz wynagrodzenie.

• Podawaj ceny końcowe za każdą pozycję oraz sumy dla każdego pomieszczenia.
• Kolumn z ceną zakupu, narzutem i zyskiem nie umieszczaj w dokumentach dla klienta, chyba że umowa przewiduje ich udostępnianie.
• Jeśli w ustaleniach jest wspólny rabat, wyraźnie pokaż klientowi, ile dzięki niemu oszczędził.
• Jeśli klient płaci bezpośrednio dostawcy, napisz, że dostawca może wypłacić pracowni prowizję, w sposób opisany w umowie.
• Używaj tego samego sformułowania w ofercie, kosztorysie i raporcie końcowym.
• Na bezpośrednie pytania o zarobki odpowiadaj wprost. Spokojne, przygotowane wyjaśnienie działa lepiej niż obronna reakcja.

Kiedy klient widzi harmonogram płatności zgodny z fakturami, zwykle zaczyna ci ufać. Jednym ze sposobów jest portal klienta — pozwala klientowi zobaczyć ten widok bez ujawniania wewnętrznych liczb.

Jak to zrobić w ArchiBoard

Funkcja Project Finance przechowuje model zarobków, płatności klienta, płatności dla dostawców i prowizję w jednym projekcie. Poniższe kroki odpowiadają instrukcji użytkownika; szczegóły dotyczące pozycji opisano w Estimates help chapter.

1. Otwórz projekt i przejdź do Project Finances. W ustawieniach finansowych określ swoją rolę w studiu, sposób zarobku (prowizja, narzut lub udział w rabacie dostawcy), kto komu płaci („Klient → Dostawca” lub „Klient → Studio → Dostawca”), walutę projektu oraz zatwierdzony budżet.
2. Otwórz Suppliers w lewym menu i sprawdź prowizję dostawcy zapisaną dla każdego dostawcy, z którym pracujesz w projekcie.
3. Przejdź do Estimates i przełącz „Estimate view mode” na Economics. Dla każdej pozycji zobaczysz MSRP, rabat dostawcy, koszt zakupu, narzut, zysk i cenę dla klienta. Zmiana kwoty przelicza procent, a zmiana procentu przelicza kwotę.
4. W Project Finances, zapisuj płatności klienta i płatności dla dostawców jako transakcje. Płatności dla dostawców są grupowane według dostawcy, dzięki czemu możesz porównać, ile zostało zapłacone, z tym, co zamówiono.
5. Śledź prowizję na każdym etapie: naliczona, zażądana, otrzymana. System automatycznie tworzy zadanie „Request commission from…”, dzięki czemu prowizja nie zostanie niezauważona.
6. Z płatności wygeneruj PDF: fakturę dla klienta, fakturę dla dostawcy za prowizję lub raport dla klienta. Dane studia są pobierane z ustawień profilu.
7. Zanim wyślesz dokumenty do klienta, użyj Estimates → “Export to PDF”. Twoje wewnętrzne dane (cena zakupu, narzut, zysk) nie są uwzględniane w PDF przeznaczonym dla klienta.

FAQ

Czy rabat handlowy to to samo co prowizja?

Nie. Rabat handlowy obniża cenę, po jakiej Ty lub Twój klient kupujecie od dostawcy, dlatego widać go na fakturze. Prowizja to natomiast osobna płatność, którą dostawca wypłaca Tobie, zwykle po tym, jak klient zapłaci. Ewidencjonuje się je inaczej: rabat jako pozycję przy każdym produkcie, a prowizję jako należność z własnym statusem.

Czy muszę informować klienta o moim rabacie handlowym?

Zależy to od umowy, stowarzyszenia zawodowego i przepisów obowiązujących tam, gdzie pracujesz, dlatego warto to sprawdzić. Jako zasada praktyczna klient powinien rozumieć, w jaki sposób jesteś wynagradzany, i nie powinien być później zaskoczony. Opisz model zarobku w ofercie prostym językiem i zadbaj o to, by kosztorysy oraz raporty mu nie przeczyły.

Czy cały rabat handlowy powinienem przekazać klientowi?

To decyzja biznesowa, a nie reguła. Niektóre pracownie przekazują pełny rabat i pobierają przejrzystą opłatę lub narzut. Inne dzielą się nim albo zatrzymują go jako część wynagrodzenia. Cokolwiek wybierzesz, uzgodnij to przed złożeniem zamówienia, stosuj konsekwentnie i dopilnuj, by dokumenty odpowiadały ustaleniom.

Jak uniknąć zapomnienia o niewypłaconych prowizjach od dostawców?

Zapisuj oczekiwaną prowizję w chwili potwierdzenia lub opłacenia zamówienia, a nie wtedy, gdy sobie o niej przypomnisz. Nadaj jej status i datę wystąpienia o wypłatę. Raz w miesiącu przeglądaj naliczone, ale niezgłoszone prowizje. Pomagają narzędzia, które tworzą przypomnienie dla każdej prowizji, bo luki zwykle wychodzą na jaw pod koniec projektu.

Czy narzut na koszt to to samo co marża?

Nie. Narzut to procent doliczany do Twojego kosztu, a marża to udział, jaki zatrzymujesz z ceny sprzedaży. Narzut na poziomie 12% daje marżę około 10,7%. Wybierz jedną z tych definicji do wewnętrznych raportów, opisz ją wyraźnie i stosuj konsekwentnie, żeby wyniki finansowe różnych projektów dało się ze sobą porównywać.