Platforma do pozyskiwania materiałów i wykończeń – przewodnik

Dlaczego harmonogramy wykończeń i arkusze kalkulacyjne zawodzą

Większość projektantów zaczyna tak samo: arkusz kalkulacyjny z jednym wierszem na wykończenie, folder ze zrzutami ekranu i przeglądarka z trzydziestoma otwartymi kartami. Działa to w przypadku jednej łazienki. Rozpada się, gdy projekt obejmuje sześć pokoi, trzech dostawców na pokój i klienta, który zmienia zdanie co do podłogi w czwartym tygodniu.

Problem tak naprawdę nie leży w arkuszu kalkulacyjnym. Kłopot w tym, że wykończenie niesie ze sobą dane, które znajdują się w różnych miejscach. Zdjęcie znajduje się w folderze, SKU w karcie danych PDF, cena na stronie dostawcy, która może się zmienić w przyszłym miesiącu, czas realizacji w wątku e-mail, a przypisanie do pomieszczenia masz w głowie. Kiedy jeden z tych faktów się zmienia, ktoś musi wytropić każdą komórkę, notatkę i wycenę, które od niego zależą. Dane gubią się przez powielanie, a nie przez niedbalstwo.

Przydatny harmonogram wykończeń potrzebuje czegoś więcej niż nazwy i koloru. Wymaga co najmniej:

• marki, nazwy produktu i SKU
• wymiarów lub formatu (rozmiar płytki, grubość panelu, szerokość rolki)
• ceny jednostkowej i waluty, w której została wyceniona
• ilości na pokój i wynikającej z tego łącznej kwoty za pozycję
• czasu realizacji i daty, do której należy złożyć zamówienie
• linku do oryginalnej strony dostawcy

Arkusz kalkulacyjny może przechowywać wszystko to, ale nie zapewni spójności. Cena zaktualizowana w kosztorysie nie odzwierciedli się w harmonogramie, a zmiana płytki nie przesunie terminu dostawy. Jeśli zarządzasz wykończeniami dla kilku projektów jednocześnie, spędzasz więcej czasu na uzgadnianiu dokumentów niż na wyborze materiałów.

Współpraca generuje własne koszty. Udostępnienie arkusza kalkulacyjnego klientowi zazwyczaj oznacza ujawnienie Twoich marż lub utrzymywanie drugiej, ocenzurowanej kopii. Udostępnienie go wykonawcy oznacza wersję, która jest nieaktualna następnego ranka. Dedykowana platforma do pozyskiwania wykończeń i materiałów istnieje po to, by wyeliminować właśnie te niedoskonałości.

Kluczowe funkcje platformy do pozyskiwania wykończeń

Oceniając platformę do pozyskiwania wykończeń i materiałów, warto oddzielić funkcje, które mają znaczenie, od tych, które tylko dobrze wyglądają podczas demonstracji. Pięć możliwości niesie ze sobą największą wartość.

Pobieranie produktów ze stron dostawców. Ręczne kopiowanie szczegółów produktu to najwolniejsza część pozyskiwania. Klipery przeglądarkowe sobie z tym radzą: DesignFiles twierdzi, że ich kliperek pobiera obrazy, wymiary, opisy i ceny ze strony, a Studio Capture od Studio Designer wypełnia szczegóły pozycji bezpośrednio w swoim systemie. Web Clipper ArchiBoard oparty na sztucznej inteligencji działa na tej samej zasadzie, wyodrębniając zdjęcia, ceny i SKU z adresu URL dostawcy. Niezależnie od używanego narzędzia, sprawdź pobrane wartości w porównaniu ze stroną dostawcy, zanim trafią one do dokumentu klienta. Automatyczne wyodrębnianie jest szybkie, ale nie niezawodne.

Przeglądarkowy katalog. Katalog produktów, które już znasz; katalog pomaga, gdy dopiero szukasz. Wspólny katalog ArchiBoard obejmuje ponad 62 000 produktów w 16 kategoriach, pochodzących z rzeczywistych stron dostawców, z markami, cenami i wymiarami. W przypadku wykończeń można przeglądać wykończenia jako grupę lub przejść bezpośrednio do podkategorii, takiej jak gres i płytki, parkiet lub farba.

Organizacja według pomieszczeń. Wykończenia należą do pomieszczeń, a kosztorysy są odczytywane według pomieszczeń. Platforma powinna pozwalać na przypisanie produktu do pomieszczenia raz, a ilości, sumy i harmonogramy powinny podążać za tym.

Kosztorysy, które pozostają aktualne. Kosztorys powinien być generowany z tych samych danych co harmonogram, a nie z oddzielnego dokumentu, który ktoś aktualizuje ręcznie.

Śledzenie terminów i zamówień. Kamień, płytki na zamówienie i importowane okładziny ścienne często mają długie terminy realizacji. Widząc terminy zamówień i daty dostaw obok harmonogramu, można uniknąć klasycznego błędu zatwierdzenia wykończenia, które nie może dotrzeć przed instalacją.

Narzędzia do zaopatrzenia dla przedsiębiorstw ze świata materiałów bezpośrednich, stworzone dla producentów zarządzających listami materiałów i wydarzeniami u dostawców, wykonują inne zadanie. Warto o nich wiedzieć tylko po to, aby szybko je wykluczyć, gdy pojawią się w wynikach wyszukiwania.

Porównanie wiodących opcji: funkcja po funkcji

Wyniki wyszukiwania platformy do pozyskiwania wykończeń i materiałów dzielą się na trzy grupy, a opcje są łatwiejsze do porównania, gdy wiesz, gdzie każda z nich się znajduje.

Platformy dla przedsiębiorstw zajmujące się materiałami bezpośrednimi. Narzędzia od dostawców takich jak GEP i Coupa przenoszą plany kategorii, dane dotyczące listy materiałów i informacje o dostawcach na jedną platformę. Są odpowiednie dla producentów i dużych nabywców organizujących wydarzenia związane z pozyskiwaniem dostawców. Nie są zaprojektowane z myślą o pomieszczeniach, prezentacjach dla klientów czy próbkach wykończeń, dlatego rzadko pasują do praktyki projektowej.

Biblioteki materiałów i narzędzia do specyfikacji. Matterbase opisuje siebie jako oprogramowanie do pozyskiwania i specyfikacji materiałów dla projektantów wnętrz i architektów, z biblioteką obejmującą tekstylia, okładziny ścienne, metal, skórę, płytki, farby i kamień. Material Bank i Morf Board pojawiają się na listach porównawczych jako platformy współpracy przy pozyskiwaniu i zarządzaniu wykończeniami. Działają najlepiej, gdy głównym celem jest odkrywanie i określanie materiałów, z uwzględnieniem logistyki próbek.

Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami i projektami dla projektantów. DesignFiles, Studio Designer, Kuusoft, Fohlio i IVAN pojawiają się w zestawieniach oprogramowania do zarządzania zamówieniami w projektowaniu wnętrz. Są odpowiednie dla studiów, które chcą powiązać pozyskiwanie dostawców z zamówieniami i fakturowaniem. Jedna z list cytuje podstawowy pakiet Kuusoft od 195 USD za użytkownika miesięcznie, ale ta liczba pochodzi z zewnętrznego zestawienia i może być nieaktualna, dlatego należy ją potwierdzić u dostawcy.

ArchiBoard znajduje się między drugą a trzecią grupą. Spodoba się projektantom i architektom, którzy chcą mieć narzędzie do tworzenia ofert, katalogów, szacowania kosztów dla poszczególnych pomieszczeń, śledzenia zadań i współpracy z klientami w jednym miejscu, zamiast składać je z kilku różnych aplikacji. Wyróżnia je system uprawnień oparty na rolach: możesz ukryć marże przed klientami, jednocześnie współpracując z nimi nad tym samym projektem.

Uczciwe podsumowanie rynku platform do pozyskiwania materiałów wykończeniowych: biblioteki materiałów najlepiej sprawdzają się przy wyszukiwaniu, narzędzia korporacyjne przy skalowaniu, a platformy projektowe skierowane do projektantów przy powiązaniu wybranego wykończenia z jego ceną, pomieszczeniem i datą dostawy. Niewiele opcji łączy to wszystko z przejrzystym, porównywalnym cennikiem.

Ceny, Waluty i Oferty Gotowe dla Klienta

Ceny zaskakują projektantów na dwa sposoby: koszt oprogramowania i sposób, w jaki oprogramowanie obsługuje pieniądze w Twoich ofertach.

Jeśli chodzi o oprogramowanie, dostawcy różnią się modelem. Niektórzy pobierają opłaty za użytkownika miesięcznie, co jest niewygodne dla studia, w którym kilka osób potrzebuje dostępu tylko okazjonalnie; inni stosują poziomy cenowe. ArchiBoard ma trzy: darmowy plan Starter do wypróbowania platformy, plan Pro za 20 € miesięcznie dla samodzielnych projektantów i plan Studio za 100 € miesięcznie dla zespołów z wieloma użytkownikami i zaawansowaną analityką. Traktuj wszelkie dane konkurencji znalezione w zestawieniu jako zachętę do zadania pytania dostawcy, a nie jako ostateczną cenę.

Jeśli chodzi o wyceny, pytania są praktyczne. Dostawcy podają ceny w różnych walutach, zwłaszcza w przypadku płytek, kamienia i oświetlenia importowanych z całej Europy. Jeśli wycena nie może utrzymać każdej pozycji w oryginalnej walucie i konsekwentnie przeliczać jej na walutę klienta, kończysz na ręcznym przeliczaniu, a każda zmiana kursu oznacza powtarzanie arytmetyki. Wyceny w wielu walutach na żywo tego unikają: każdy produkt zachowuje swoją cenę ofertową, a całkowita kwota odzwierciedla bieżący kurs.

Podziały na poszczególne pomieszczenia mają równie duże znaczenie. Klienci rzadko myślą w kategoriach jednej całkowitej kwoty projektu; myślą o kuchni, łazience, przedpokoju. Wycena pokazująca koszt każdego pomieszczenia pozwala im zdecydować, gdzie wydać pieniądze, a gdzie zaoszczędzić, i zamienia poprawki w rozmowę o jednym pokoju zamiast o całym budżecie.

Jest jeszcze marża. Gotowy do wysłania klientowi plik PDF powinien pokazywać ceny i sumy bez ujawniania Twojej marży ani kosztów pozyskania. Najlepszym rozwiązaniem są uprawnienia, a nie druga arkusz kalkulacyjny: klienci widzą to, co powinni, współpracownicy widzą więcej, a Ty widzisz wszystko. Ta separacja oznacza również, że dokument, który wysyłasz, pochodzi z tych samych danych, w których pracujesz, więc nie może się zdezaktualizować.

Jak wybrać odpowiednią platformę dla swojej praktyki

Zacznij od tego, jak faktycznie pracujesz, a nie od listy funkcji. Ocenę każdej platformy do pozyskiwania materiałów i wykończeń dokonaj najpierw w oparciu o swoją codzienną rutynę. Kilka konkretnych kryteriów zazwyczaj rozstrzyga decyzję.

Dopasuj narzędzie do wielkości swojego zespołu. Samodzielny projektant potrzebuje szybkiego przechwytywania danych i przejrzystego PDF-a dla klienta, a także nie powinien płacić za stanowiska i analizy, których nie wykorzysta. Studio potrzebuje wspólnego dostępu do projektów, uprawnień i raportowania. Sprawdź, czy plan, którego potrzebujesz, nie jest zablokowany na poziomie znacznie przekraczającym Twój budżet.

Przetestuj przechwytywanie danych u własnych dostawców. Wybierz pięć stron produktów od najczęściej używanych dostawców i zapisz je. Porównaj to, co narzędzie przechwyciło, z tym, co znajduje się na stronie: cena, SKU, wymiary, obraz. Każda platforma wygląda dobrze na własnych produktach demonstracyjnych.

Sprawdź wycenę od początku do końca. Zbuduj jeden pokój, zmień wykończenie, przełącz walutę i wyeksportuj PDF. Jeśli jakikolwiek krok wymaga ponownego wprowadzenia danych, platforma nie usunie arkusza kalkulacyjnego; po prostu go uzupełni.

Przyjrzyj się widoczności dostaw. Jeśli Twoje projekty obejmują wykończenia o długim czasie realizacji, upewnij się, że terminy zamówień i daty dostaw znajdują się obok harmonogramu, a nie w osobnym kalendarzu.

Potwierdź, co widzą klienci. Upewnij się, że możesz udostępniać wyceny i postępy bez ujawniania marż oraz że możesz kontrolować dostęp dla każdej osoby.

Porównaj rzeczywiste ceny. Zapytaj o pełny koszt dla wielkości Twojego zespołu, w tym stanowiska i wszelkie dodatki, i zanotuj, czy waluta odpowiada sposobowi fakturowania. Praktyki europejskie w szczególności powinny sprawdzić ceny w euro.

Na koniec zacznij od małych kroków. Darmowy poziom lub wersja próbna pozwala na przeprowadzenie jednego rzeczywistego projektu przez narzędzie, zanim zaangażujesz całą praktykę. Jeśli chcesz wypróbować ten przepływ pracy, możesz założyć konto ArchiBoard i jeden projekt w ramach planu Starter. Jeśli platforma oszczędza czas, który powinna, harmonogram końcowy przestaje być dokumentem, który trzeba aktualizować, i staje się produktem ubocznym pracy, którą i tak już wykonywaliście.