Brže dobijajte odobrenja klijenata na projektima enterijera

Da biste brže dobili odobrenja klijenata u enterijeru, prestanite da nameštaj šaljete klijentu jedan po jedan artikal u ćaskanju. Umesto toga, šaljite odluke u grupama. Svaka grupa sadrži dve ili tri opcije, rok vezan za datum naručivanja kod dobavljača i jedno mesto na kom klijent odgovara. Većina kašnjenja ne nastaje zato što klijenti ne mogu da se odluče. Nastaju zbog nejasnih pitanja i nedostajućih informacija. Postupak u nastavku funkcioniše na svakom projektu, bez obzira na alate koje koristite.

Utvrdite gde se odobrenja zapravo zaglavljuju

Pre nego što promenite postupak, proverite gde on puca. Poruke na koje se ne odgovara samo su simptom. Uzrok je obično u tome kako je pitanje postavljeno.

Uobičajeni uzroci sporih odobrenja

• Previše opcija: pet sofa je teže izabrati nego dve.
• Nedostajuće činjenice: klijent ne vidi dimenzije, rok isporuke ni ukupnu cenu, pa pita, i nit razgovora se produžava.
• Nevidljiv rok: klijent ne zna da kasan odgovor pomera datum isporuke.
• Odgovori su rasuti po messengeru, e-pošti i telefonskim pozivima, pa niko ne zna šta je već odobreno.
• Jedno otvoreno pitanje blokira celu poruku koja je sadržala dvadeset artikala.

Desetominutna revizija vašeg poslednjeg projekta

1. Izaberite deset komada nameštaja iz vašeg poslednjeg projekta.
2. Za svaki od njih zapišite datum kada ste pitali, datum kada ste dobili jasan odgovor i broj podsećanja.
3. Obeležite artikle za koje je trebalo najduže. Potražite šta im je zajedničko: cena, dugo vreme isporuke, nedostajuće dimenzije ili više donosilaca odluka.

Ovo obično ukazuje na jedan ili dva obrasca koji objašnjavaju većinu kašnjenja. Najpre ih ispravite.

Pripremite paket za odobrenje spreman za odluku

Paket spreman za odluku omogućava klijentu da odgovori „da” ili „ne” bez postavljanja dodatnih pitanja. Ako i dalje dobijate pitanja, paketu nešto nedostaje.

Koraci

1. Grupišite po odluci, a ne samo po prostoriji. “Sedenje u dnevnoj sobi” je jedna odluka, čak i kada uključuje kauč, dve fotelje i puf. Klijent treba da vidi kako se delovi uklapaju jedan u drugi.
2. Ograničite opcije. Prikažite jednu preporučenu opciju i jednu alternativu, na primer jeftiniju ili bržu. Najviše tri, i samo kada je izbor zaista otvoren, na primer kod tkanine ili završne obrade.
3. Preporuku napišite u jednoj rečenici. Navedite razlog u skladu sa klijentovim prioritetima: budžetom, rokom isporuke, održavanjem ili uklapanjem u prostor.
4. Popunite svaku karticu stavke sa činjenicama iz tabele ispod.
5. Navedite rok i šta se dešava ako se propusti. Na primer: “Odluka je potrebna do petka da bi se zadržao datum isporuke.”
6. Tražite izričit odgovor za svaku stavku: odobri, odbij ili postavi pitanje. Izbegavajte “javite mi šta mislite”.

Šta bi kartica svake stavke trebalo da sadrži

Podatak	Zašto klijentu treba	Primer
Fotografija i kontekst	Pokazuje šta je to i gde će stajati	Fotografija i naziv prostorije
Dimenzije	Uklanja najčešće pitanje	Širina, dubina, visina, visina sedišta
Ukupna cena	Omogućava proveru u odnosu na budžet	Cena po komadu, količina, iznos za stavku
Rok isporuke ili dostupnost	Objašnjava zašto rok postoji	“8 nedelja, izrada po narudžbini”
Alternativa	Daje rezervnu opciju ako su cena ili rok problem	Jeftinija opcija ili opcija koja je na lageru
Rok	Pretvara nejasan zahtev u konkretan zadatak	„Odgovorite do petka“

Primer kratke preporuke

Samo primer: „Opcija A, EUR 3,100: staje na zid od 2.4 m, isporuka za 8 nedelja, tkanina se lako čisti. Opcija B, EUR 2,400: isporuka za 3 nedelje, lakša i manja sedišta. Preporučujem A. Molimo vas da odlučite do petka kako biste zadržali datum useljenja.“

Klijent dobija dve cene, dva roka isporuke, preporuku i rok u četiri kratke rečenice. Ako je vaš predračun struktuiran po stavkama, sa fotografijama, cenama i dimenzijama, takve pakete možete direktno napraviti iz njega. Pogledajte predračuni i specifikacije za to kako ta struktura funkcioniše.

Redosled odobrenja po roku naručivanja

Klijenti brže odgovaraju kada rok ima jasan razlog. Razlog je rok isporuke dobavljača. Krenite unazad od datuma kada stavka mora biti na lokaciji i prvo tražite stavke sa najdužim rokom isporuke.

Proračun

1. Uzmite datum kada stavka mora biti na lokaciji.
2. Oduzmite rok isporuke dobavljača i rezervu za kašnjenja. Ovo je najkasniji datum naručivanja.
3. Oduzmite vreme koje klijentu treba za odluku, na primer jednu nedelju. Ovo je datum za slanje paketa.

Stavka (primer)	Rok isporuke	Rezerva	Najkasnije naručivanje, pre potrebnog datuma na lokaciji	Slanje paketa, pre potrebnog datuma na lokaciji
Sofa po narudžbini	10 nedelja	2 nedelje	12 nedelja	13 nedelja
Trpezarijski sto	6 nedelja	2 nedelje	8 nedelja	9 nedelja
Podne lampe na lageru	1 nedelja	1 nedelja	2 nedelje	3 nedelje

Brojevi iznad su ilustrativni. Koristite stvarne rokove isporuke od vaših dobavljača.

Grupišite po roku, a ne po prostoriji

Šaljite jedan krug odobravanja nedeljno, uvek istog dana u nedelji, i u njemu navodite samo stavke čiji je datum za naručivanje stigao. Klijent se navikne na ritam i prestaje da dobija stalni tok sitnih zahteva. Stavke sa kratkim rokom isporuke mogu da sačekaju sledeći krug, a stavke sa dugim rokom se nikada ne zaboravljaju. Da biste rokove za naručivanje za ceo projekat videli na jednom mestu, koristite rokovnik nabavke umesto zasebne tabele.

Postavite jednostavna pravila za praćenje i evidenciju

Ni dobar paket nije dovoljan bez procesa oko njega. Cilj je da svako zna gde ide odgovor i šta se dešava kada odgovora nema.

Kontrolna lista pre slanja grupe

• Svaka stavka ima fotografiju, dimenzije, ukupnu cenu i rok isporuke.
• Svaka odluka ima preporučenu opciju i najviše tri opcije ukupno.
• Rok je napisan pored grupe, uz razlog (datum naručivanja).
• Klijent ima jedno mesto za odgovor, i to ste mu jasno rekli.
• Interni podaci, poput nabavne cene i marže, nisu vidljivi klijentu.
• Jedna osoba na vašoj strani odgovorna je za praćenje.
• Sve što je odobreno telefonom ili na sastanku potvrđuje se pisanim putem istog dana.

Ritam praćenja

1. Dan 0: pošaljite grupu sa rokom.
2. Dan 2: pošaljite kratak podsetnik koji navodi jednu stavku koja je još otvorena, a ne ceo spisak.
3. Dan 4: pozovite ili zakažite desetominutni sastanak i prođite zajedno kroz otvorene stavke.
4. Dan roka: obavestite klijenta šta sledi, na primer da se stavka prebacuje na sledeći termin proizvodnje, a datum isporuke pomera za navedeni broj nedelja.

Rad sa odbijanjima i pitanjima

Odbijanje je koristan podatak. Pitajte za razlog: cena, izgled, veličina ili rok isporuke. Zatim ponudite odgovarajuću alternativu: jeftiniji, brži ili drugačije dimenzionisan proizvod. Pitanja vežite za stavku na koju se odnose, tako da pitanje o jednoj stolici ne zaustavi odobravanje ostalih.

Kako to uraditi u ArchiBoard-u

Modul client portal klijentu daje link, bez registracije, na kojem vidi predračun sa fotografijama i rokovima i može da odobri ili odbije stavke. Evo podešavanja. Više detalja je u poglavlju o projektima u centru za pomoć.

1. Dodajte stavke u predračun. Nove predloge ostaju u statusu «Requires approval». Za svaku glavnu stavku otvorite «Item details» → «Add analog» i izaberite «Add by URL», «Choose from wishlist» ili «Select from catalog» da dodate alternativu.
2. Otvorite projekat i idite na karticu «Client portal» → «Link access» i napravite link. Izaberite dozvolu «View + approve / reject». Možete podesiti datum isteka, a link kasnije možete i opozvati.
3. U bloku «What the client sees in the item card» označite šta klijentu treba za odluku: «Photo and gallery», «Price», «SKU and dimensions» i «Question button». Datume postavite na «Actual only», «Actual + planned» ili «Hide». Fakture dobavljača, plaćanje dobavljaču i izmene datuma podrazumevano su sakriveni.
4. Da biste promenili šta klijent vidi za jednu stavku, otvorite je u pregledu i koristite blok «Vidljivost ove stavke» na dnu kartice. «Kao u projektu» vraća podešavanja projekta.
5. Otvorite karticu «Pregled za klijenta» i proverite portal onako kako ga klijent vidi. Skriveni podaci se uopšte ne šalju u pregledač klijenta.
6. Pošaljite link uz poruku o seriji i rok. Kada klijent postavi pitanje na kartici stavke, ono stiže odgovornoj osobi kao zadatak.
7. Da biste pratili sopstvena praćenja, označite stavke kvačicama → «Kreiraj zadatak» → šablon «Odobri stavku». Rok postavite datumom ili u radnim danima.
8. Da biste dobili e-poruku ili poruku na Telegramu kada se nešto promeni, na primer kada klijent odbije stavku, idite na Podešavanja profila → «Lično» → «Obaveštenja».

Da biste videli koje su nabavke hitne, otvorite «Vremenska linija» → «Predstojeće nabavke». Lista prikazuje stavke po roku za naručivanje, što vam daje datume za tabelu iznad.

Česta pitanja

Koliko opcija treba da pokažem klijentu za svaku stavku?

Pokažite jednu preporučenu opciju i jednu alternativu. Tri koristite samo kada je izbor zaista otvoren, na primer kod tapaciranja ili završne obrade. Više opcija usporava odluke i unosi sumnju u one koje su već izabrane. Ako klijent traži još, shvatite to kao povratnu informaciju o zadatku i razjasnite šta nedostaje.

Koliko roka treba da dam klijentu da odluči?

Zasnujte ga na roku za naručivanje kod dobavljača, a ne na fiksnom broju dana. Mnogi dizajneri za uobičajenu seriju ostavljaju otprilike nedelju dana, a za artikle sa kratkim rokom isporuke manje. Uvek objasnite razlog za određeni datum da rok ne bi delovao proizvoljno.

Šta ako klijent odobri na pozivu, a kasnije se predomisli?

Potvrdite svaku usmenu odluku u pisanom obliku istog dana, na istom mestu gde beležite sva odobrenja. Kratak sažetak je dovoljan: stavka, opcija, cena i datum. Ako stavka još nije naručena, promena je jednostavna. Ako jeste, sažetak klijentu pokazuje koliko promena košta.

Da li klijenti treba da vide cene i podatke o dobavljačima u odobrenju?

Prikažite cene, jer klijent ne može da odobri bez njih. Nazivi dobavljača, linkovi, nabavne cene i marža su opcioni. Za svaki projekat odlučite šta klijent treba da vidi, a interne podatke držite van dokumenata za klijenta. Uvek proverite kako dokument izgleda klijentu pre nego što pošaljete link.

Da li klijenti mogu da odobre stavke bez kreiranja naloga?

Da, ako koristite prikaz zasnovan na linku. Što klijent ima manje koraka, to brže odgovara. Podesite link tako da dozvoljava samo pregled ili i pregled i odobravanje, dodajte datum isteka ako projekat to zahteva i opozovite link kada se faza odobravanja završi.