Comment enregistrer des produits issus de sites web dans une seule liste

Pour regrouper des produits de sites web dans une seule liste, choisissez un emplacement unique où chaque article est conservé, fixez l’ensemble des champs que vous renseignez pour chaque produit, et saisissez chaque article de la même façon au moment où vous le trouvez. La liste n’est utile que si chaque fiche est complète : photo, lien, prix avec devise, dimensions et délai de livraison. Voici une méthode qui fonctionne avec n’importe quel outil, suivie de la marche à suivre avec un outil de capture web.

Pourquoi les liens de produits dispersés compromettent un projet

La plupart des designers commencent avec les favoris du navigateur, des captures d’écran envoyées dans une conversation et quelques lignes dans un tableur. Cela fonctionne pour une pièce. À la troisième pièce, on ne peut plus répondre à des questions simples : quel canapé était l’option la moins chère, quelle lampe a un délai de livraison de huit semaines, quel lien ne fonctionne plus.

Les mêmes problèmes reviennent sur presque tous les projets :

• Le même produit est enregistré deux fois sous des noms différents, et le prix diffère d’une copie à l’autre.
• Une capture d’écran ne comporte pas de lien, donc personne ne peut vérifier à nouveau le prix ou la disponibilité.
• La photo reste sur le site du magasin et disparaît dès que le produit est retiré de la vente.
• Les dimensions et le délai de livraison manquent, si bien que l’article ne peut pas être contrôlé par rapport au plan ni au calendrier.
• La devise n’est pas notée, donc les totaux sont faux dès que deux fournisseurs utilisent des devises différentes.

Une liste unique avec une structure de fiche fixe règle tous ces problèmes. Les sections suivantes expliquent comment la construire.

Étape 1 : définir ce que contient chaque fiche produit

Avant d'enregistrer le premier produit, notez les champs. Si vous les modifiez en cours de projet, les anciennes fiches ne correspondront plus aux nouvelles. Le tableau ci-dessous constitue un minimum permettant d'établir un devis, un calendrier d'achats et une présentation au client.

Champ	Pourquoi vous en avez besoin	Exemple
Lien vers le produit	Vérifier à nouveau le prix et la disponibilité, commander plus tard	Page directe de la variante exacte
Photo	Présentation, reconnaissance rapide dans une longue liste	Image principale plus 1 à 2 gros plans
Nom et référence (SKU)	Commande sans ambiguïté et contrôle des doublons	Fauteuil, référence (SKU) telle qu'indiquée par le fournisseur
Prix et devise	Budget et totaux par fournisseur	1,890 EUR (exemple)
Dimensions	À vérifier par rapport au plan et aux passages de portes	L 220 x P 95 x H 82 cm
Délai de livraison	Dates limites de commande et calendrier de livraison	8 semaines (exemple)
Fournisseur	Regrouper les commandes, les paiements et les contacts	Nom du magasin ou du fabricant
Pièce et catégorie	Budget par pièce, filtrage	Salon, assises
Unité et conditionnement	Quantité exacte pour carrelage, papier peint, revêtement de sol	m2, 1.44 m2 par emballage

Liste de contrôle pour une fiche complète

• Le lien ouvre la variante exacte (couleur, taille, finition) et non la page générale de la catégorie.
• Le prix est noté avec sa devise et une mention indiquant s'il inclut les taxes et la livraison.
• La photo est enregistrée dans votre liste et non seulement liée depuis le site du magasin.
• Les dimensions sont exprimées dans un seul système d'unités pour l'ensemble de la liste.
• Le délai de livraison est exprimé en nombre de jours ou de semaines, et non par la mention « bientôt en stock ».

Étape 2 : construire une liste unique à la structure claire

Une liste ne signifie pas un tas indifférencié. Elle signifie un seul endroit avec une hiérarchie cohérente, pour retrouver un produit en quelques secondes et le faire passer d'une étape à l'autre sans le ressaisir.

1. Créez un espace de réserve pour les idées. Les produits qui vous plaisent mais que vous n'avez pas encore affectés à un projet vont dans une liste de souhaits générale, classés par catégorie.
2. Créez une liste par projet. À l'intérieur, répartissez par pièce. Un produit qui sert à deux pièces (par exemple, la même suspension) doit être un seul article avec une quantité répartie, et non deux fiches distinctes.
3. Associez un statut à chaque article. Une échelle courte suffit : proposé, approuvé par le client, commandé, livré, refusé. Les articles refusés restent dans la liste mais ne comptent pas dans les totaux.
4. Utilisez un jeu fixe de catégories. Dix à quinze catégories (mobilier, luminaires, carrelage, plomberie, textiles, etc.) suffisent. Les étiquettes libres finissent par donner trois noms différents à une même chose.
5. Regroupez les alternatives sous l'article principal. Si vous proposez au client une option moins chère ou plus rapide, rattachez-la au produit principal plutôt que de l'ajouter comme ligne séparée.

Si vous appliquez une marge sur les prix d'achat, notez le prix d'achat dans la liste et calculez le prix client à partir de celui-ci. Un calculateur de marge permet de vérifier l'arithmétique lorsque vous définissez les marges par catégorie.

Étape 3 : utilisez une seule routine de saisie pour chaque produit

Le point faible de toute liste est le moment de l'enregistrement. Si l'enregistrement prend deux minutes, vous le repousserez, et le produit finira dans un dossier de captures d'écran. La routine ci-dessous prend moins de 30 secondes par produit une fois qu'on en a pris l'habitude.

1. Ouvrez la page produit et sélectionnez la variante exacte : dimensions, couleur, finition, configuration.
2. Enregistrez la page dans la liste en une seule action : une extension de navigateur, un formulaire où coller un lien ou, en dernier recours, une copie manuelle.
3. Vérifiez la photo de couverture et supprimez les images qui montrent d’autres variantes ou des ambiances avec des objets que vous n’achetez pas.
4. Confirmez le prix et la devise. Si la page affiche un prix promotionnel, notez-le et indiquez le prix normal dans un commentaire.
5. Attribuez tout de suite la pièce et la catégorie. Les articles sans attribution sont ceux qui ne sont jamais triés.
6. Notez le délai de livraison si la page l’indique. Sinon, laissez le champ vide et créez un rappel pour demander l’information au fournisseur.

Modes de capture courants, comparés

Méthode	Rapidité	Principal inconvénient
Favoris du navigateur	Très rapide	Pas de prix, de photo ni de dimensions ; les liens se cassent
Captures d’écran	Rapide	Pas de lien, pas de texte consultable
Copier-coller dans un tableur	Lent	Ressaisie manuelle, erreurs, photos perdues
Coller un lien dans un formulaire qui lit la page	Moyen	Certaines boutiques bloquent la lecture automatique
Extension de navigateur sur la page produit	Rapide	Dépend du navigateur ; les champs doivent tout de même être vérifiés rapidement

Étape 4 : gérer les sites difficiles et les cas particuliers

Toutes les boutiques ne fournissent pas des données propres. Ces situations reviennent régulièrement, et il vaut mieux décider à l’avance de la marche à suivre pour chacune.

Situation	Marche à suivre
Le prix dépend de la variante choisie	Sélectionnez d’abord la variante, puis enregistrez ; vérifiez que le prix affiché a changé
Le prix n’est visible qu’après connexion ou sur demande	Enregistrez le produit avec un prix vide et marquez-le « prix sur demande » ; créez une tâche pour demander le prix au fournisseur
Le magasin bloque la lecture automatique	Remplissez les champs à la main ou utilisez l’extension, qui fonctionne directement depuis la page que vous avez déjà ouverte
Plusieurs devises dans un même projet	Gardez chaque article dans la devise du fournisseur et ne convertissez qu’au niveau des totaux
Produit retiré du site	Conservez la fiche, car la photo et les caractéristiques restent dans votre liste ; marquez l’article comme indisponible et cherchez un équivalent
Dimensions uniquement dans une fiche technique au format PDF	Joignez le fichier à l’article et notez les dimensions principales dans la fiche

Ce qu’il faut vérifier avant que le produit ne soit présenté au client

• Ouvrez à nouveau le lien : le produit est-il toujours en vente dans cette variante ?
• Comparez le prix enregistré avec le prix actuel affiché sur la page.
• Vérifiez que les dimensions correspondent au plan, y compris les portes et les ascenseurs si l’article est volumineux.
• Vérifiez que le délai de livraison correspond à la date à laquelle la pièce doit être prête.

Étape 5 : gardez la liste propre grâce à un examen hebdomadaire

Une liste que personne ne tient à jour finit par redevenir le même fouillis qu’au départ. Quinze minutes par semaine suffisent sur un projet actif.

1. Filtrez les articles sans pièce ni catégorie et attribuez-les.
2. Repérez les doublons : même référence (SKU) ou même lien enregistré deux fois. Fusionnez-les et gardez la fiche la plus complète.
3. Vérifiez à nouveau les liens des articles sur le point d’être commandés. Une variation de prix de quelques pour cent sur un gros article peut bouleverser tout le budget de la pièce.
4. Déplacez les produits refusés vers le statut « Refusé » au lieu de les supprimer. Le client peut revenir sur ces produits.
5. Vérifiez les articles dont le prix ou le délai de livraison est vide, et envoyez toutes les questions aux fournisseurs en un seul envoi.

Comment procéder dans ArchiBoard

Le web clipper enregistre un produit depuis la page du magasin directement dans un projet ou dans la liste de souhaits. La description complète se trouve dans le chapitre d'aide sur le web clipper.

1. Ouvrez la section « Web Clipper » dans le menu et cliquez sur « Installer depuis le Chrome Web Store ». L'extension n'est pour l'instant disponible que pour Google Chrome.
2. Ouvrez la page du produit dans le magasin et sélectionnez la variante dont vous avez besoin.
3. Cliquez sur l'icône ArchiBoard dans le navigateur.
4. Choisissez un projet et une pièce, ou la liste de souhaits.
5. Vérifiez la photo de couverture et les photos, la catégorie, le style, le prix et la devise, la quantité et le délai de livraison en jours ouvrés.
6. Cliquez sur « Enregistrer dans ArchiBoard ».

Le projet et la pièce sont mémorisés pour le produit suivant, ce qui accélère la saisie d'une série d'articles destinés à une même pièce. Le pays et le type de fournisseur sont renseignés à partir de votre base de fournisseurs, et un nouveau fournisseur est ajouté automatiquement lorsque vous enregistrez un produit depuis son site. Les photos sont copiées dans ArchiBoard, elles restent donc disponibles même si le produit disparaît du magasin.

Si vous préférez ne pas utiliser l'extension, rendez-vous dans Estimations, cliquez sur « Ajouter un article », collez le lien du produit, puis cliquez sur « Remplissage automatique ». Les produits enregistrés dans la liste de souhaits peuvent ensuite être déplacés vers un projet et une pièce, et restent également dans la liste de souhaits. Pour en savoir plus, consultez le chapitre d'aide sur le catalogue, la liste de souhaits et les fournisseurs.

FAQ

Faut-il enregistrer les produits dans une liste de projet ou dans une liste de souhaits générale ?

Utilisez la liste de souhaits générale lorsque vous rassemblez des idées avant de définir un projet, ou lorsqu'un produit pourrait convenir à plusieurs projets futurs. Enregistrez directement dans un projet et une pièce lorsque vous savez déjà où le produit ira. Déplacer un article de la liste de souhaits vers un projet est simple par la suite : le choix n'est donc pas définitif.

Que faire lorsque la boutique n'affiche pas de prix ?

Enregistrez quand même le produit, avec la photo, le lien et les caractéristiques, et indiquez le prix comme inconnu. Créez ensuite une tâche pour demander le prix au fournisseur. Une fiche sans prix est plus utile qu'une absence de fiche : vous conservez toutes les autres données et ne perdez pas le produit.

Comment éviter d'enregistrer deux fois le même produit ?

Vérifiez la référence SKU et le lien avant d'enregistrer, et appliquez une seule règle de nommage pour les produits. Dans une liste comportant beaucoup d'articles, filtrez ou recherchez par SKU une fois par semaine. Lorsque vous trouvez un doublon, gardez la fiche la plus complète et supprimez l'autre.

Dois-je enregistrer la photo ou un lien suffit-il ?

Enregistrez la photo dans votre propre liste. Les sites des boutiques modifient leurs pages, renomment leurs fichiers et retirent des produits : une image liée finira par ne plus s'afficher. Une photo enregistrée permet de reconnaître la fiche dans le devis et dans la présentation au client, même lorsque la page d'origine n'existe plus.

L'outil de capture web fonctionne-t-il sur d'autres navigateurs que Chrome ?

Pour le moment, l’extension ArchiBoard n’est disponible que pour Google Chrome. Dans les autres navigateurs, vous pouvez tout de même ajouter des produits en collant un lien dans le formulaire « Ajouter un article » de la rubrique Devis, puis en utilisant « Remplissage automatique », ou en saisissant les champs à la main si la boutique bloque la lecture automatique.