Planification des délais de livraison du mobilier : quand commander chaque élément
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La planification des délais de livraison consiste à remonter à partir de l’étape des travaux à laquelle chaque élément doit être posé sur le chantier. Retranchez de cette date la marge de sécurité, le transport, la fabrication, le délai de paiement et celui des validations. Le résultat correspond à la date limite de commande. Les articles à longue fabrication, ou dont les dimensions influencent le gros œuvre, doivent être commandés dès les premières phases du chantier.
Partir de l’étape des travaux, et non de la liste d’achats
Une liste d’achats classée par pièce ou par fournisseur indique ce qu’il faut acheter, mais pas quand. Classez-la plutôt selon l’étape à laquelle chaque article est nécessaire. Certains éléments doivent être arrêtés avant la fermeture des murs. D’autres peuvent arriver la dernière semaine. La séquence ci-dessous est indicative : adaptez-la à votre projet et à votre entreprise.
| Famille d’articles | Nécessaire avant | Pourquoi à cette étape |
|---|---|---|
| Robinetterie sanitaire, électroménager encastré | Avant les travaux de second œuvre | Les dimensions et les points de raccordement déterminent le passage des canalisations, des prises et des câbles |
| Luminaires et appareillages électriques | Avant la première phase électrique et la fermeture des plafonds | Le type de luminaire détermine les découpes, les points d’alimentation et l’emplacement des alimentations |
| Fenêtres et portes extérieures | Avant le début des finitions | Fabrication longue, et la prise de cotes suppose des ouvertures finies |
| Carrelages, revêtements de sol, habillages muraux | Avant la phase de finition correspondante | Le poseur a besoin du matériau sur place, souvent quelques jours à l’avance pour l’acclimatation |
| Portes intérieures, panneaux muraux, mobilier sur mesure | Prise de cotes après les finitions humides ; livraison après la peinture | Sur mesure, la fabrication ne peut pas démarrer tant que le chantier n’est pas prêt |
| Mobilier mobile, rembourrage | Étape finale, après la peinture et le nettoyage | Fragile, et personne ne veut le stocker sur un chantier |
| Décoration, textiles, accessoires | Dernière semaine | Risque faible et délai court |
À côté de chaque article, notez la phase de chantier dont il dépend. La date de cette phase devient la date cible du calcul.
Décomposez le délai en étapes
Un fournisseur qui vous dit « 8 semaines » parle généralement de la production seule. Le délai réel est plus long, et c’est dans les étapes supplémentaires que se trouve la plupart des retards. Listez chaque étape séparément pour voir laquelle vous pouvez raccourcir.
| Étape | Ce qu’elle couvre | D’où vient le chiffre |
|---|---|---|
| Validation par le client | Temps nécessaire au client pour choisir la finition et confirmer le prix | Votre expérience avec ce client |
| Facturation et acompte | Demande de facture, paiement du client, paiement du fournisseur | Conditions du fournisseur, votre chaîne de paiement |
| Production ou prélèvement en stock | Fabrication, finition, contrôle qualité | Devis du fournisseur, par écrit |
| Expédition et douane | Transport jusqu’à votre pays ou votre ville, formalités frontalières | Fournisseur ou transitaire |
| Livraison sur chantier ou en entrepôt | Dernier kilomètre, monte-meubles, horaires d’accès | Entreprise, règlement de l’immeuble |
| Réception et réclamations | Vérification de la livraison, photos, remplacement des pièces endommagées | Vos projets passés |
| Marge de sécurité | Réserve pour un report de planning par le fournisseur | Votre propre jugement, voir ci-dessous |
Choisissez la marge selon le risque
N'utilisez pas une marge unique et uniforme pour tout. Un article en stock dans un entrepôt local demande une petite réserve. Une pièce sur mesure fabriquée dans un atelier à l'étranger en demande une grande. Une règle simple : plus la chaîne est longue et plus il y a d'étapes échappant à votre contrôle, plus la marge doit être importante. Consignez la fréquence à laquelle chaque fournisseur a repoussé les délais lors de projets précédents, et servez-vous-en comme base pour la marge suivante.
Calculer la date de commande limite
- Fixez l'objectif : la date à laquelle l'article doit être sur le chantier, c'est-à-dire le début de la phase de travaux qui en dépend, ou quelques jours avant.
- Relevez chaque partie du délai d'approvisionnement dans le tableau ci-dessus. Demandez au fournisseur de confirmer par écrit le délai de fabrication et de préciser s'il est exprimé en jours ouvrés ou en jours calendaires.
- Convertissez toutes les valeurs dans la même unité. Les jours ouvrés sont plus pratiques pour la planification, mais les devis des fournisseurs sont souvent exprimés en semaines : convertissez-les avant de les additionner.
- Additionnez les parties, puis soustrayez le total de la date objectif, en sautant les week-ends et les jours fériés.
- Repérez deux dates : celle d'envoi de l'article à l'approbation du client et celle de passation de la commande. Ce sont deux dates différentes, et la première est antérieure.
- Comparez le résultat avec le calendrier du projet. Si la date de commande est déjà passée, vous disposez de trois options : choisir un article plus rapide, demander une alternative disponible en stock, ou décaler la phase de travaux.
Exemple commenté
L'exemple ci-dessous utilise des chiffres fictifs pour un canapé capitonné sur mesure qui doit être sur le chantier au début de la phase finale (jour 0). Toutes les valeurs sont exprimées en jours ouvrés.
| Étape | Jours ouvrés | Cumulé, compté à rebours à partir du jour 0 |
|---|---|---|
| Marge de sécurité | 10 | 10 |
| Livraison sur chantier | 8 | 18 |
| Fabrication | 35 | 53 |
| Facturation et acompte | 3 | 56 |
| Validation client | 5 | 61 |
Dans cet exemple, le canapé est soumis à la validation du client 61 jours ouvrés avant la date cible, et la fabrication doit commencer 53 jours avant celle-ci. Cela représente environ douze semaines ouvrées : le canapé est donc une décision à prendre très tôt, dès le stade du gros œuvre, même s'il arrive en toute fin de projet. La même méthode appliquée à une table d'appoint en stock donnerait peut-être 12 jours au total.
Traiter les éléments qui dépendent des relevés sur site
Les meubles encastrés, les panneaux muraux, les fenêtres et les portes intérieures forment le groupe le plus délicat. La fabrication ne démarre qu'après le relevé, et celui-ci ne peut avoir lieu qu'une fois la phase de construction précédente terminée. On obtient ainsi une chaîne : un retard sur un maillon décale tout ce qui suit.
- Identifiez la phase après laquelle le relevé est possible, par exemple la fin de la plâtrerie pour les panneaux, ou la finition des ouvertures pour les fenêtres.
- Ajoutez à la chaîne la date de relevé prévue, ainsi que le temps nécessaire à la préparation des plans et à leur validation.
- Calculez la fabrication et la livraison à partir de la date de relevé, et non de la date de commande.
- Liez les phases entre elles, de sorte que le relevé se déplace automatiquement lorsque la phase précédente est décalée.
- Accordez à ces éléments la marge de sécurité la plus importante, car chaque retard de phase se répercute directement sur leur date de livraison.
Dans la mesure du possible, lancez d'abord la commande des éléments à long délai. Par exemple, demandez le devis des fenêtres et confirmez le délai de fabrication pendant que l'entreprise travaille encore sur les murs : vous n'attendrez alors plus que le relevé lui-même.
Faire vivre le planning pendant tout le chantier
Un planning des délais établi le premier jour devient faux dès la quatrième semaine. Revoyez-le à intervalle fixe, par exemple chaque semaine, et après chaque modification du calendrier de chantier.
- Chaque élément a une date cible, une date limite de commande et un responsable.
- Chaque date fournisseur est confirmée par écrit, avec une mention des jours ouvrés ou calendaires.
- Les éléments en attente de validation du client sont signalés, avec la date à laquelle la réponse est nécessaire.
- Les éléments qui dépendent de métrés indiquent la phase dont ils attendent la fin.
- Toute date de livraison modifiée est consignée avec sa raison, afin de repérer les fournisseurs peu fiables.
- Les éléments dont la date de livraison prévue est dépassée font l'objet d'une tâche de suivi, et non laissés à la mémoire.
- Un espace de stockage est prévu pour les livraisons anticipées, avec une personne chargée de les contrôler à l'arrivée.
- L'entreprise connaît les créneaux de livraison et les conditions d'accès.
Mode d'emploi dans ArchiBoard
- Ouvrez le projet et rendez-vous dans Timeline, puis cliquez sur Add Phase pour chaque phase de chantier, par exemple «Électricité» ou «Finitions».
- Saisissez les dates de chaque phase au clavier ou faites glisser la barre par son bord. La durée se compte en jours ouvrés.
- Reliez les phases par une flèche si l'une ne peut pas commencer avant l'autre, et indiquez si besoin un décalage en jours. Lorsqu'une phase est déplacée, les phases qui en dépendent se décalent automatiquement.
- Les éléments du devis sont automatiquement répartis dans les phases selon leur catégorie. Pour modifier ce classement, faites glisser l'élément vers une autre phase ou cliquez sur Move to phase….
- Pour chaque article, vérifiez les segments de commande, d’attente et de livraison sur la frise chronologique. Les segments marqués d’un 🔒 sont calculés à partir de l’estimation : modifiez-les donc dans l’article, et non sur la frise. La date de livraison peut être renseignée automatiquement par Remplissage auto , à partir du lien produit, ou définie dans le web clipper en jours ouvrés.
- Ouvrez le bloc Achats à venir , pour voir ce qu’il faut commander en premier, trié par date limite de commande. Dans Estimations, la vue Par priorité de commande affiche la même logique sous forme de liste.
- Pour les meubles intégrés, fenêtres, panneaux muraux et portes intérieures, saisissez les dates de mesure prévues et réelles. L’article affiche le badge « En attente de mesure » tant que le relevé n’a pas été effectué.
- Lorsqu’un fournisseur modifie la date, ouvrez Fournisseur et paiement → Dates : livraison et installation, saisissez la nouvelle date prévue et choisissez une Raison de la replanification. L’historique reste dans l’article et dans la liste Fournisseurs .
- Utilisez le commutateur Mode de la frise : Tableau pour les tâches par statut, Frise pour le diagramme de Gantt.
Le système crée aussi des tâches automatiquement, par exemple « Demander la date de livraison à {supplier} » pour un article commandé ou payé sans date, et une tâche urgente « Demander une nouvelle date de livraison » lorsque la date prévue est dépassée. Plus de détails dans l’aperçu de la fonctionnalité de frise d’approvisionnement , le chapitre d’aide sur les tâches et le chapitre sur les estimations.
FAQ
Quelle marge prévoir sur les délais de fabrication des meubles ?
Il n’existe pas de chiffre universel. Prévoyez une petite marge pour les articles en stock provenant d’un entrepôt proche, et une marge plus importante pour les pièces sur mesure, les produits importés et tout ce qui dépend de prises de cotes. Basez le nombre sur la fréquence à laquelle chaque fournisseur a décalé des dates lors de vos projets précédents, et augmentez-le lorsque la chaîne comporte davantage d’étapes échappant à votre contrôle.
Faut-il commander le mobilier avant le début des travaux ?
Ne commandez à l’avance que ce qui a un long délai de livraison ou qui touche au gros œuvre : fenêtres, meubles intégrés, éclairages et appareils sanitaires. Le mobilier indépendant peut attendre la date de commande indiquée dans votre calendrier, tant que le stockage ne pose pas de problème. Tout commander dès le premier jour immobilise l’argent du client et crée des risques de stockage et de dommages.
Que faire si le fournisseur ne donne qu’une fourchette, par exemple de 6 à 10 semaines ?
Planifiez avec la valeur haute et demandez une confirmation écrite avant la commande. Si la durée la plus longue ne rentre pas dans votre calendrier, demandez ce qui influence la fourchette, comme la disponibilité des tissus ou la file d’attente de l’atelier, et si un acompte permet de réserver un créneau de production. Sinon, considérez l’article comme présentant un risque élevé et préparez une solution de remplacement.
Comment planifier les articles qui nécessitent des relevés sur place ?
Inscrivez la prise de cotes au calendrier comme une étape distincte, après la phase dont elle dépend. Calculez la fabrication et la livraison à partir de la date de relevé et reliez-les à cette phase, afin qu’un retard soit immédiatement visible. Appliquez la marge la plus importante à ces articles, car tout retard de chantier se répercute sur leur livraison.
Que faire quand un article arrive trop tôt ?
Vérifiez d’abord si le fournisseur peut garder la marchandise dans son entrepôt. Si ce n’est pas possible, organisez un lieu de stockage et désignez une personne chargée de réceptionner la livraison et de vérifier qu’elle n’est pas endommagée. Ne placez pas de meubles finis dans une pièce où des travaux poussiéreux sont encore en cours, car une simple protection suffit rarement à les préserver.