Szablon kosztorysu wnętrzarskiego: pola, których nie wolno pominąć

Szablon kosztorysu wnętrzarskiego działa wtedy, gdy każda pozycja odpowiada na cztery pytania: czym dokładnie jest dany przedmiot, ile trzeba kupić, ile kosztuje ciebie i klienta oraz kiedy ma dotrzeć. Jeśli brakuje choćby jednej odpowiedzi, kosztorys staje się cennikiem, na podstawie którego nie da się prowadzić zakupów. Poniżej znajdziesz pola, które warto zawsze utrzymywać w kosztorysie, wyjaśnienie, dlaczego każde z nich jest ważne, oraz przykłady, które możesz skopiować do własnego szablonu.

Pola identyfikacyjne: co dokładnie kupujesz

Te pola eliminują niejednoznaczność. Dwie osoby czytające tę samą pozycję, na przykład projektant i osoba składająca zamówienie, muszą dojść do tego samego wniosku co do produktu.

Pole	Co wpisać	Co idzie nie tak bez tego pola
Pomieszczenie	Pokój lub strefa, w której ma stanąć przedmiot	Brak budżetu na pomieszczenie, brak sprawdzenia ilości względem powierzchni
Kategoria	Meble, oświetlenie, płytki, tekstylia itd.	Brak grupowania, brak powiązania przedmiotu z etapem prac budowlanych
Nazwa	Krótka nazwa, którą rozpozna klient	Klient nie może znaleźć przedmiotu na długiej liście
Zdjęcie	Jeden wyraźny obraz dokładnie tego wariantu	Klient zatwierdza opis tekstowy i jest zaskoczony przy dostawie
Kod SKU lub kod modelu	Dokładny kod dostawcy, z uwzględnieniem wariantu	Zamówiony zostaje zły kolor lub zły rozmiar
Wymiary	Szerokość × głębokość × wysokość lub format płytek	Przedmiot nie mieści się w przestrzeni ani na trasie dostawy
Wykończenie i kolor	Materiał, nazwa koloru lub jego kod	Dwa warianty tego samego modelu zostają pomylone
Dostawca i link	Nazwa firmy i adres URL strony produktu	Nikt nie będzie mógł później zweryfikować ceny ani dostępności

Jedną informację trzymaj w jednym polu

Nie wpisuj koloru i wymiarów do kolumny z nazwą. Nazwa w rodzaju «Stół dębowy 180 mat» nie nadaje się do filtrowania ani sprawdzania, a osobne pola – owszem. Ma to największe znaczenie wtedy, gdy później trzeba wysłać dostawcy wyłącznie jego pozycje.

Pola cenowe: oddziel koszt od ceny dla klienta

Najczęstszym błędem w szablonie jest pojedyncza kolumna «Cena». Potrzebujesz co najmniej łańcucha od ceny katalogowej do ceny dla klienta, dzięki czemu zawsze wiesz, ile studio zarabia na każdej pozycji.

1. Wpisz cenę katalogową (MSRP) w walucie dostawcy.
2. Wpisz rabat, jaki otrzymujesz od dostawcy, w procentach.
3. Oblicz cenę zakupu: cena katalogowa minus rabat.
4. Dolicz swoją marżę (narzut) do ceny zakupu.
5. Wynik przyjmij jako cenę dla klienta i zaokrąglaj dopiero w tym ostatnim kroku.
6. Oblicz zysk jako cenę dla klienta minus cenę zakupu.

Przykład liczbowy

Liczby poglądowe: sofa ma cenę katalogową 1,000 EUR, a rabat dostawcy wynosi 15%. Cena zakupu to 850 EUR. Przy narzucie 25% cena dla klienta wynosi 1,062.50 EUR, a zysk 212.50 EUR.

Pamiętaj, że 25% narzutu od kosztu to nie 25% marży. Tutaj zysk stanowi 20% ceny dla klienta. Zdecyduj, którą z tych dwóch wartości pokazuje Twój szablon, i wyraźnie oznacz kolumnę. Do szybkiego sprawdzenia użyj kalkulatora narzutu.

Waluty i sumy

Zapisuj każdą pozycję w walucie dostawcy, a przeliczoną kwotę pokazuj w walucie projektu. Dzięki temu zmiana ceny w jednej walucie nie wymusza ponownego wpisywania całej pozycji. Dodaj też znacznik „cena na zapytanie”, aby takie pozycje nie liczyły się po cichu jako zero w sumie.

Pola ilości: ilość netto, zapas i opakowanie

W przypadku mebli ilość to po prostu liczba. Przy płytkach, podłogach, tapetach i farbach jedno pole ilości nie wystarczy, ponieważ kupuje się całe opakowania i potrzebny jest zapas na docinanie i odpady.

Pole	Przykładowa wartość	Przeznaczenie
Jednostka	m²	W jakich jednostkach mierzona jest ilość netto
Ilość netto	18.4	Powierzchnia lub ilość faktycznie potrzebna
Zapas, %	10	Docinanie, uszkodzenia, późniejsze naprawy
Wielkość opakowania	1.44 m² na opakowanie	Najmniejsza ilość, jaką można kupić
Ilość do zakupu	15 opakowań	Liczba, która trafia do zamówienia
Podstawa ceny	za m² i za opakowanie	Pozwala porównać oferty różnych dostawców

Przykład obliczeń

Dane liczbowe są poglądowe: powierzchnia podłogi netto wynosi 18.4 m², a zapas 10%, więc potrzebne jest 20.24 m². Przy 1.44 m² na opakowanie wychodzi 14.06 opakowania, więc kupujesz 15 opakowań, czyli 21.6 m². Jeśli płytka kosztuje 62 EUR za m², jedno opakowanie to 89.28 EUR, a wartość pozycji wynosi 1,339.20 EUR. Cena dla klienta musi być liczona z kupowanych opakowań, a nie z powierzchni netto.

Rozdzielanie pozycji między pomieszczenia

Jeśli jeden produkt trafia do kilku pomieszczeń, zapisz go w jednym wierszu z ilością dla każdego pomieszczenia. Dzięki temu składasz jedno zamówienie i dokonujesz jednej płatności, ale nadal widzisz, ile kosztuje każde pomieszczenie. Zanim policzysz materiały, sprawdź, czy suma powierzchni pomieszczeń zgadza się z powierzchnią całego projektu.

Status, daty i pola płatności

Szablon, który kończy się na cenie, jest tylko wyceną. Szablon, który śledzi status i terminy, staje się praktycznym narzędziem do zakupów. Oto pola, które robią różnicę:

• Status zatwierdzenia: wymaga zatwierdzenia, zatwierdzony, odrzucony. Pozycje odrzucone muszą zniknąć z sum, ale pozostać widoczne.
• Status zamówienia: zamówiony, w drodze, dostarczony, odebrany, zamontowany.
• Czas dostawy: termin podany przez dostawcę, najlepiej w dniach roboczych.
• Data graniczna zamówienia: ostatni dzień, w którym można złożyć zamówienie bez opóźnienia prac na budowie.
• Planowana i rzeczywista data dostawy: zapisywane osobno, abyś widział, jak często terminy się przesuwają.
• Status płatności: faktura wystawiona o zaliczkę, zaliczka wpłacona, zapłacono w całości, wraz z kwotami.
• Dokumenty: numer faktury lub oferty oraz plik lub link.
• Znacznik pomiaru: tak przy meblach na wymiar, panelach ściennych, oknach i drzwiach wewnętrznych, gdzie dostawca najpierw potrzebuje wymiarów z budowy.

Jak obliczyć datę graniczną zamówienia

1. Weź datę, w której pozycja jest potrzebna na budowie, zwykle początek montażu.
2. Odejmij czas dostawy podany przez dostawcę.
3. Odejmij zapas na zatwierdzenie i płatność, na przykład jeden tydzień.
4. Wpisz wynik w kolumnie daty granicznej i posortuj kosztorys według tej kolumny.

Przykład poglądowy: montaż rozpoczyna się 1 czerwca, dostawa trwa sześć tygodni, a bufor wynosi jeden tydzień. Termin złożenia zamówienia to 13 kwietnia. Jeśli klient do tego czasu nie zatwierdzi pozycji, opóźnienie będzie już widoczne w kosztorysie.

Wersja dla klienta i wersja wewnętrzna

Ten sam kosztorys czytają różne osoby. Klient potrzebuje przejrzystej specyfikacji. Ty i Twój kierownik zakupów potrzebujecie pełnej analizy ekonomicznej. Zaprojektuj szablon tak, aby jeden zestaw danych tworzył oba widoki, zamiast prowadzić dwa pliki, które z czasem się rozjadą.

Pole	Wersja dla klienta	Wersja wewnętrzna
Zdjęcie, nazwa, SKU, wymiary	Tak	Tak
Ilość i cena dla klienta	Tak	Tak
Cena katalogowa, rabat, cena zakupu	Nie	Tak
Narzut i zysk	Nie	Tak
Faktury dostawców i płatności	Tylko jeśli uzgodniono	Tak
Terminy dostaw	Tak, zwykle tylko faktyczne	Planowane i faktyczne

Lista kontrolna przed wysłaniem kosztorysu do klienta

• Każda pozycja ma przypisane pomieszczenie, zdjęcie i SKU.
• Żadna pozycja nie ma pustej ceny ani nieoznaczonej jako «cena na zapytanie».
• Materiały pakowane są pokazane w pełnych opakowaniach, a nie w powierzchni netto.
• Odrzucone pozycje są wykluczone z sumy.
• Kolumny wewnętrzne (cena zakupu, narzut, zysk) są ukryte.
• Alternatywy są pokazane pod pozycją główną i wyraźnie oznaczone.
• Suma zgadza się z sumą pomieszczeń.

Jak to zrobić w ArchiBoard

Opisane wyżej pola są już wbudowane w funkcję kosztorysów, więc nie musisz utrzymywać szablonu w arkuszu kalkulacyjnym. Pełny opis każdego ekranu znajdziesz w rozdziale pomocy o kosztorysach.

1. Otwórz projekt, przejdź do zakładki «Kosztorysy», a następnie kliknij «Dodaj pozycję». Wklej link do produktu i kliknij «Autouzupełnianie». Nazwa, zdjęcie, cena i waluta, marka, SKU, wymiary, dostępność, czas dostawy, opakowanie oraz jednostka zostaną uzupełnione. Sprawdź pola i kliknij «Zapisz pozycję».
2. Jeśli masz już kosztorys w Excelu, CSV, PDF lub Google Sheets, kliknij «Importuj», prześlij plik lub wklej link, sprawdź, co oznacza każda kolumna, wybierz pomieszczenie i kliknij «Importuj». Szczegóły znajdziesz w rozdziale o imporcie.
3. Otwórz kartę pozycji i wpisz ilość netto, rezerwę w procentach oraz «Sztuk w opakowaniu» lub «m² w opakowaniu». Kolumna «Ilość» pokaże wtedy, ile pełnych opakowań trzeba kupić.
4. Przełącz widok kosztorysu na «Ekonomia», aby zobaczyć cały łańcuch: cenę katalogową (MSRP), rabat dostawcy, zakup, narzut, zysk i cenę dla klienta. Jeśli zmienisz kwotę, procent zostanie przeliczony, i odwrotnie.
5. Użyj pól wyboru dla grup kolumn «Opis», «Finanse», «Dostawa» i «Płatność», aby pokazać tylko potrzebne pola. Dane dostawcy, zaliczkę, faktury i terminy znajdziesz w «Dostawca i płatność» w wierszu pozycji.
6. Kliknij status pozycji i wybierz «Zmień status», aby przesunąć ją przez etapy: akceptację, zamówienie, dostawę i odbiór. Możesz dodać komentarz i załącznik.
7. Aby wysłać klientowi czystą wersję, kliknij «Eksportuj do PDF», wybierz pomieszczenia, włącz lub wyłącz ceny i zdjęcia, a następnie kliknij «Pobierz PDF». Cena zakupu, narzut i zysk nie są uwzględniane w PDF-ie dla klienta.

FAQ

Ile pól powinien mieć szablon kosztorysu?

Tyle, żeby odpowiedzieć na pytania: co, ile, za jaką cenę i kiedy. Zwykle wystarcza od 20 do 25 pól. Więcej tylko spowalnia pracę, bo nikt ich nie wypełnia. Mniej oznacza, że będziesz ciągle dopytywać dostawców i klientów o brakujące dane. Pola identyfikacji, ilości i ceny uczyń obowiązkowymi, a resztę pozostaw opcjonalną.

Czy klient powinien widzieć cenę zakupu i narzut?

Zależy to od modelu umowy i od tego, co ustaliłeś z klientem. Jeśli pobierasz prowizję lub narzut, który nie jest rozpisany pozycja po pozycji, użyj wersji dla klienta bez kolumn wewnętrznych. Jeśli pracujesz jawnie w modelu koszt plus, pokaż te dane. W każdym przypadku zachowaj pola wewnętrzne w zestawieniu, aby zysk był dla ciebie widoczny.

Jakich dodatkowych pól wymagają produkty wykonywane na zamówienie?

Dodaj numer i datę oferty dostawcy, znacznik pomiaru z planowaną i rzeczywistą datą, czas realizacji produkcji oraz zatwierdzenie rysunków lub próbek. Produkty na zamówienie często wymagają zaliczki, więc dodaj też kwotę zaliczki i kwotę pozostałą do zapłaty. Suma z oferty powinna stać się ceną zakupu danej pozycji.

Jak pokazać klientowi tańszą alternatywę?

Dodaj alternatywę jako osobny wiersz pod główną pozycją, z własnym zdjęciem, SKU, dostawcą i ceną. Wyraźnie oznacz ją jako alternatywę. W dokumencie dla klienta pokaż dwie sumy: sumę bazową oraz sumę z alternatywami. Dzięki temu klient porówna warianty, a zatwierdzona specyfikacja bazowa nie zostanie utracona.

Czy potrzebuję osobnego szablonu dla każdego typu projektu?

Nie. Zostaw jeden zestaw pól i zmieniaj tylko kategorie oraz listę pomieszczeń. Remont łazienki i umeblowane mieszkanie wymagają tych samych pól: ceny, ilości, statusu i daty. Różni się jedynie liczba pozycji wymagających pomiaru lub pakowania, a te są opcjonalnymi polami tego samego szablonu.