Proces nabavke u enterijer dizajnu: vodič korak po korak

Proces nabavke u enterijer dizajnu predstavlja niz kontrolisanih koraka: odobriti specifikaciju, proveriti svaku stavku, izračunati rokove za naručivanje unazad od datuma montaže, plaćati dobavljače u fazama, pratiti isporuku i primiti robu na licu mesta. Osnovno pravilo je jednostavno: svaka stavka dobija datum narudžbine, odgovornu osobu i status. U nastavku je radna verzija ovog niza za projekte bilo koje veličine.

Sedam faza na prvi pogled

Većina problema u nabavci nastaje zbog preskakanja faze, a ne zbog loše izvedene faze. Sofa se naruči pre nego što klijent odobri tkaninu. Pločice se plate pre nego što iko proveri rok isporuke. Roba stigne, a niko je ne pregleda. Neka sve sedam faza budu vidljive za svaku stavku.

Faza	Cilj	Rezultat
1. Specifikacija	Precizno definisati šta se kupuje	Spisak stavki sa SKU oznakom, dimenzijama, količinom i cenom
2. Odobrenje klijenta	Dobiti jasno da ili ne	Odobrene i odbijene stavke
3. Provera	Potvrditi dostupnost, rok isporuke i važenje cene	Stavke spremne za naručivanje
4. Planiranje rokova	Odrediti rokove za naručivanje od datuma montaže	Kalendar narudžbina
5. Naručivanje i plaćanje	Poslati narudžbine, platiti avanse i ostatke	Potvrđene narudžbine sa fakturama
6. Praćenje isporuke	Znati stvarni datum dolaska svake stavke	Ažurirani datumi i razlozi promena
7. Prijem i montaža	Proveriti robu u odnosu na specifikaciju	Prihvaćene i sporne stavke

Pre narudžbine: specifikuj, proveri, zakaži

Zaključati specifikaciju

Narudžbina je tačna samo onoliko koliko je tačna stavka iz koje potiče. Pre nego što bilo šta ode dobavljaču, svaka stavka mora biti kompletna i odobrena.

1. Zabeležite tačan proizvod: naziv, SKU, boju ili završnu obradu, dimenzije i link ka dobavljaču.
2. Dodelite stavku prostoriji kako budžet i adresa isporuke ostali jasni.
3. Količinu računajte u celim pakovanjima, uz rezervu za sečenje gde je to relevantno. Za pločice, podove i tapete, kalkulator materijala pomaže da se tačno dobije neto površina i pravilno izračuna rezerva.
4. Klijentu šaljite samo ono što zahteva odluku. Označite svaku stavku kao odobrenu ili odbijenu i ne naručujte stavke koje su još na čekanju.

Proverite svaku stavku pre naručivanja

Odobrenje klijenta znači da je stavka željena. Ne znači da može biti isporučena na vreme. Za svaku odobrenu stavku obavite kratku proveru.

• Proizvod je i dalje na prodaji i u izabranoj završnoj obradi.
• Cena važi danas i uključuje ili ne uključuje dostavu, kako očekujete.
• Rok isporuke je potvrđen pisanim putem, a ne preuzet sa stranice proizvoda.
• Stavka ne zahteva prethodno merenje (ugrađeni nameštaj, prozori, unutrašnja vrata i zidni paneli obično ga zahtevaju).
• Dimenzije odgovaraju prostoriji, liftu, vratima i stepeništu.
• Dobavljač navodi minimalnu količinu porudžbine, pravila pakovanja i pravila o serijama za završne obrade koje variraju između serija.

Planirajte unazad od datuma ugradnje.

Uzmite datum do kog svaka stavka mora biti na lokaciji za ugradnju. Oduzmite rok isporuke, zatim sigurnosnu rezervu, pa vreme koje klijentu treba za odobrenje. Rezultat je poslednji datum za odobrenje i poslednji datum za porudžbinu.

Primer, svi brojevi su ilustrativni i izraženi su u nedeljama pre ugradnje:

Stavka	Rok isporuke	Sigurnosna rezerva	Porudžbina najkasnije	Odobrenje najkasnije (1 nedelja za klijenta)
Podne pločice	6	1	7	8
Ugradni ormar	8	2	10	11 (merenje pre ovoga)
Sofa, po meri, specijalna tkanina	10	2	12	13
Podna lampa, na stanju	1	1	2	3

Sortirajte listu po roku za porudžbinu, a ne po prostoriji. Stavka na vrhu liste je ona koja će prva odložiti projekat. Stavke sa dugim rokom isporuke i stavke koje zavise od merenja obično su na vrhu liste, čak i kada nisu najskuplje.

Naručivanje i plaćanje dobavljačima

Kada je stavka odobrena, proverena i zakazana, korak naručivanja treba da bude mehaničan. Cilj je da se svaka porudžbina i svako plaćanje mogu pratiti do dokumenta.

1. Grupišite stavke po dobavljaču. Jedna porudžbina po dobavljaču smanjuje troškove dostave i broj računa koje treba pratiti.
2. Zatražite pisanu potvrdu ili račun sa šifrom (SKU), količinom, cenom, uslovima isporuke i obećanim datumom otpreme.
3. Uporedite račun sa specifikacijom red po red. Ispravite razlike pre plaćanja.
4. Odlučite način plaćanja: punu uplatu ili avans i ostatak. Zabeležite iznose i datume dospeća.
5. Platite avans, sačuvajte račun uz stavku i promenite status stavke u naručeno.
6. Zakažite plaćanje preostalog iznosa pre otpreme, kako roba ne bi ostala u skladištu zbog kašnjenja uplate.

Držite novac i status u skladu

Status plaćanja i status stavke su dve različite stvari. Stavka može biti odobrena, a da i dalje čeka fakturu. Može se naručiti i kada je plaćen samo avans. Pratite ih kao dve zasebne skale, da biste na prvi pogled videli šta čeka klijenta, šta čeka dobavljača, a šta čeka vas.

Status stavke	Okidač	Sledeća radnja
Čeka odobrenje	Stavka dodata u specifikaciju	Poslati klijentu na odluku
Odobreno	Klijent potvrdio	Zatražiti fakturu, proveriti rok isporuke
Naručeno	Narudžbina poslata ili avans plaćen	Dobiti datum otpreme i datum isporuke
U transportu	Roba otpremljena	Potvrditi termin isporuke sa gradilištem
Isporučeno	Roba stigla	Pregledati na licu mesta
Prihvaćeno ili neslaganje	Pregled završen	Ugraditi ili otvoriti reklamaciju
Ugrađeno	Ugradnja završena	Zatvoriti stavku

Praćenje isporuke i prijem na gradilištu

Pratiti datume isporuke i promene

Datum dobavljača je obećanje, a obećanja se pomeraju. Za svaku stavku čuvajte dva datuma: planirani i stvarni. Kada se planirani datum promeni, zabeležite razlog. Posle nekoliko projekata ova istorija pokazuje koji su dobavljači pouzdani, a kojima treba veća rezerva vremena.

• Ako je stavka naručena ili plaćena, a nema datum isporuke, zatražite ga od dobavljača istog dana.
• Ako je planirani datum prošao, a roba nije stigla, odmah zatražite novi datum. Nemojte ostavljati stari datum u planu.
• Kada se datum pomeri, proverite zavisnu fazu ugradnje i obavestite izvođača i klijenta.
• Vredi razdvojiti razloge: dobavljač je pomerio datum, kašnjenje u proizvodnji, isporuka ili carina, izmena koju ste vi tražili, ostalo.

Prijem robe na lokaciji

Prijem je poslednja prilika da se greška uoči uz mali trošak. Nakon ugradnje, pogrešna boja postaje skup spor. Odredite jednu osobu koja prima svaku isporuku i koristite isti kontrolni spisak svaki put.

• Šifra artikla (SKU) i završna obrada na etiketi odgovaraju specifikaciji.
• Količina odgovara porudžbini, uključujući broj paketa i serija.
• Dimenzije odgovaraju, izmerene na najmanje jednom komadu.
• Ambalaža je neoštećena, bez vidljivih oštećenja, vlage ili nedostajućih delova.
• Otpremnica je potpisana, a fotografije etiketa i eventualnih oštećenja sačuvane su uz artikal.
• Rezultat se beleži kao prihvaćeno ili neslaganje, uz komentar koji možete poslati dobavljaču kao reklamaciju.

Čuvajte fotografije i otpremnicu zajedno sa artiklom, a ne u ćaskanju. Reklamacija poslata dan nakon isporuke uz jasne fotografije obično se brže reši nego ona sastavljena nedeljama kasnije.

Kako to uraditi u ArchiBoard-u

Koraci iznad se poklapaju sa vremenskim planom nabavke, gde svaka stavka ima datum porudžbine, isporuku, prijem i plaćanje na jednom rasporedu. Evo radnog redosleda.

1. Otvorite Estimates, kliknite „Add item”, nalepite link ka proizvodu i kliknite „Auto-fill”. Proverite polja i kliknite „Save item”.
2. Kliknite na status stavke i izaberite „Change Status” kada klijent odobri stavku. Možete dodati komentar i prilog.
3. Otvorite vremenski plan i pogledajte blok „Predstojeće nabavke” da vidite šta se mora naručiti prvo. U proceni pređite na „Po prioritetu narudžbine” da dobijete isti spisak po rokovima za naručivanje.
4. U redu stavke otvorite „Dobavljač i plaćanje”. Izaberite dobavljača, podesite „Plaćanje dobavljaču” (označite „Ovo je avans” ako plaćate u ratama) i dodajte fajlove pod „Fakture dobavljača”.
5. U odeljku „Datumi: isporuka i ugradnja” unesite planirane datume. Ako dobavljač pomeri datum, promenite ga i izaberite „Razlog pomeranja roka”.
6. Kada stavka stigne, kliknite „Prijem” u redu stavke. Popunite odeljak „Pregled”, priložite „Otpremnice” i „Foto-izveštaj”, pa izaberite „Primljeno” ili „Neslaganje”.

Sistem kreira zadatke za praćenje dok se statusi menjaju, na primer za traženje fakture, plaćanje preostalog iznosa ili traženje novog datuma isporuke. Njima možete upravljati na tabli zadataka; pogledajte poglavlje pomoći o zadacima za detalje.

Česta pitanja

Kada bi nabavka trebalo da počne u projektu enterijera?

Počnite čim se odobre prve stavke, a ne tek kada je ceo dizajn završen. Stavke sa dugim rokom isporuke, poput nameštaja po meri, prozora i kamena, mogu da odrede tempo cele adaptacije. Napravite kalendar narudžbina rano, pa ga ažurirajte kako stižu odobrenja.

Koliku sigurnosnu rezervu treba da dodam na rokove isporuke dobavljača?

Zavisi od dobavljača i od artikla. Uobičajen pristup je manji bafer za artikle sa stanja, a veći za izrađene po meri ili uvezene proizvode. Koristite sopstvenu istoriju isporuka: ako je dobavljač ranije menjao rokove, povećajte bafer za tog dobavljača, a ne za svaki artikal.

Da li dobavljačima plaćati u celosti ili avansno i ostatak?

Zavisi od uslova dobavljača i vrste artikla. Izrada po meri obično zahteva avans, dok se artikli sa stanja često plaćaju u celosti. Bez obzira na šemu, svaki deo evidentirajte sa datumom i dokumentom i planirajte uplatu ostatka pre otpreme, kako roba ne bi kasnila.

Šta da uradim ako artikal stigne sa neslaganjem?

Ne ugrađujte ga. Odmah evidentirajte neslaganje, uz fotografije nalepnice, oštećenja ili razlike i pismeni komentar. Pošaljite to dobavljaču uz broj narudžbine i otpremnicu. Zatim se dogovorite o zameni ili kreditu i ažurirajte datum isporuke.

Ko treba da bude odgovoran za svaki korak nabavke?

Odredite jednog zaduženog za svaki korak: ko odobrava sa klijentom, ko naručuje, ko prima isporuke na licu mesta i ko vodi plaćanja. Korak bez imenovanog nosioca je onaj koji se najčešće previdi. U malim studijima jedna osoba može imati više uloga, ali te uloge treba i dalje zapisati.