Propozycja projektu wnętrza dla klienta bez cen wewnętrznych

Propozycja dla klienta powinna pokazywać, co klient kupuje, w którym pomieszczeniu, w jakiej ilości i po jakiej cenie klienta. Nie powinna zawierać żadnych informacji o cenach zakupu, rabatach dostawców, narzucie ani zysku. Najpewniejszy sposób, by to osiągnąć, to najpierw przygotować roboczy kosztorys, potem wyeksportować tylko pomieszczenia i pozycje wymagające decyzji, a na koniec sprawdzić plik przed wysłaniem. Poniżej znajduje się proces oraz lista miejsc, w których najczęściej wyciekają wewnętrzne liczby.

Co powinno znaleźć się w propozycji dla klienta

Roboczy kosztorys służy trzem odbiorcom: tobie, kierownikowi zakupów i klientowi. Każdy z nich potrzebuje innych kolumn. Ustal raz, co widzi klient, i stosuj tę samą zasadę w każdym projekcie.

Element	W PDF dla klienta	Komentarz
Zdjęcie, nazwa, opis	Pokaż	Sprawdź, czy tekst opisu nie zawiera uwag wewnętrznych
SKU, wymiary, wykończenie	Pokaż	Klient potrzebuje tych danych, aby zatwierdzić zamówienie
Ilość i cena dla klienta	Pokaż	Przy płytkach, tapetach i podłogach zaokrąglaj do pełnych opakowań
Sumy pomieszczeń i suma końcowa	Pokaż	Odrzuconych pozycji nie wliczaj do sum
Alternatywy (tańsze, szybciej dostępne, na stanie)	Pokaż, wyraźnie oznaczone	Podaj sumę bazową oraz sumę z alternatywami
Cena katalogowa, rabat dostawcy, cena zakupu	Ukryj	Wewnętrzne
Narzut i zysk	Ukryj	Wewnętrzne
Płatności dla dostawców, zaliczki, faktury dostawców	Ukryj	Pokaż tylko wtedy, gdy tak stanowi umowa
Notatki wewnętrzne, komentarze do zadań	Ukryj	Przeczytaj ponownie każdy opis przed eksportem

Dlaczego łańcuch cen ma znaczenie

Kolumny w arkuszu są ze sobą powiązane: zmiana jednej przesuwa pozostałe. Oto przykład z opisanymi krokami, w EUR.

Krok (przykład)	Wartość
Cena katalogowa sofy	2,000 EUR
Rabat dostawcy 15%	1,700 EUR cena zakupu
Narzut 20% od ceny zakupu	+340 EUR
Cena dla klienta	2,040 EUR

Propozycja dla klienta zawiera tylko ostatni wiersz. Jeśli nie jesteś pewien, jak Twój narzut przekłada się na cenę dla klienta, sprawdź to najpierw w kalkulatorze narzutu, aby nie zmieniać cen po wysłaniu propozycji.

Przygotuj kosztorys przed eksportem

Większość błędów w propozycji wynika z nieczystego kosztorysu źródłowego, a nie z samego eksportu. Przejdź przez te kroki po kolei.

1. Ustal etap. Pierwsza propozycja zwykle zawiera wszystko, co proponujesz. Późniejsza powinna zawierać tylko to, na co klient już się zgodził. Nie mieszaj obu wersji w jednym dokumencie.
2. Usuń to, co odrzucone. Pozycje, których klient nie przyjął, muszą zostać wyłączone z sum, inaczej suma nie będzie zgodna z Waszą rozmową.
3. Oczyść opisy. Usuń uwagi typu «poproś o 10% więcej rabatu» albo «dostawca jest powolny». Zostaw wyłącznie tekst napisany z myślą o kliencie.
4. Uzupełnij brakujące ceny. Pozycja z adnotacją «cena na zapytanie» sprawia, że suma wygląda na niższą, niż będzie. Zdobądź cenę albo wyraźnie oznacz wiersz jako szacunkowy.
5. Sprawdź ilości. W przypadku materiałów wykończeniowych potwierdź ilość netto, zapas na cięcie i liczbę pełnych opakowań.
6. Przypisz każdą pozycję do pomieszczenia. Pozycje bez pomieszczenia trafią do ogólnego bloku i zmylą dokument rozbity na pomieszczenia.
7. Porównaj z zatwierdzonym budżetem. Jeśli suma przekracza ten próg, zdecyduj, jak to wyjaśnisz, zanim zrobi to klient.

Szybka lista kontrolna gotowości

• Każda pozycja ma zdjęcie, nazwę, SKU i wymiary.
• Żadna pozycja nie pokazuje ceny zakupu ani procentowej marży.
• Waluta jest taka sama w całym dokumencie albo przelicznik jest wyjaśniony.
• Dostawa jest wliczona w cenę przedmiotu albo podana jako osobna pozycja, nigdy jedno i drugie.
• Sumy zgadzają się z sumą pomieszczeń, które wysyłasz.

Wybierz zakres: pomieszczenia, pozycje, warianty

Jeden 40-stronicowy dokument dla całego mieszkania trudno zaakceptować. Klienci szybciej reagują na krótki dokument z jasno opisaną decyzją na końcu.

Jedno pomieszczenie naraz

Jeśli kuchnia jest gotowa, a sypialnia jeszcze nie, wyślij tylko kuchnię. Klient widzi pełny obraz jednego pomieszczenia i jego sumę, a ty unikasz pytań o pozycje, które wciąż są w przygotowaniu.

Tylko pozycje wymagające decyzji

Czasem potrzebujesz akceptacji dla pięciu pozycji z osiemdziesięciu: oświetlenia, sofy i trzech krzeseł. Zaznacz dokładnie te wiersze i wyeksportuj je. Krótka lista dostaje odpowiedź w ciągu dnia, a długi kosztorys z pięcioma otwartymi pytaniami często czeka tydzień.

Warianty pod główną pozycją

Jeśli klient waha się przy cenie, pokaż tańszą lub szybszą opcję obok głównej, zamiast przygotowywać drugi kosztorys. Zasady, które dobrze się sprawdzają:

• Jeden lub dwa warianty na pozycję, nie pięć.
• Oznacz je jako warianty, żeby nikt nie policzył ich podwójnie.
• Podaj dwie sumy: sumę bazową i sumę przy wybraniu wariantów.
• Sprawdź, czy alternatywa różni się w sposób zrozumiały dla klienta: ceną, czasem dostawy lub dostępnością.

Sprawdź plik przed wysłaniem

Otwórz wyeksportowany plik tak, jakbyś był klientem, i przeczytaj go od góry do dołu. Zajmuje to pięć minut i oszczędza najgorszych niezręcznych rozmów.

Skąd najczęściej wyciekają wewnętrzne liczby

• Eksporty arkuszy kalkulacyjnych. Plik arkusza może zawierać każdą kolumnę roboczego kosztorysu. Wysyłaj klientowi PDF, chyba że sam sprawdziłeś każdy arkusz i każdą kolumnę.
• Zrzuty ekranu. Zrzut ekranu widoku roboczego z widocznymi kolumnami ekonomicznymi to najczęstszy wyciek w czatach.
• Udostępnianie ekranu. Przełącz się na widok dla klienta przed rozmową, a nie w jej trakcie.
• Tekst opisu. Uwagi wewnętrzne wpisane w nazwę lub opis trafiają do dokumentu w niezmienionej postaci.
• Załączone dokumenty. Faktury dostawców pokazują Twoje ceny zakupu. Załączaj tylko to, co klient powinien zobaczyć.

Lista kontrolna przed naciśnięciem „wyślij”

• Plik to PDF, a nazwa zawiera projekt, zakres i wersję, na przykład „Projekt_kuchnia_oferta_v2”.
• Logo i dane Twojej pracowni są poprawne.
• Ceny i zdjęcia są włączone lub wyłączone dokładnie tak, jak zamierzasz.
• Obecne są tylko zaplanowane pomieszczenia lub pozycje.
• Alternatywy są oznaczone, a obie sumy są widoczne.
• E-mail przewodni mówi, czego potrzebujesz: zatwierdzenia, wyboru jednej z dwóch opcji albo potwierdzenia budżetu, z terminem.

Jak to zrobić w ArchiBoard

W ArchiBoard PDF dla klienta powstaje z tego samego kosztorysu, nad którym pracujesz. Wewnętrzne dane (cena zakupu, narzut, zysk) nie są uwzględniane w PDF dla klienta. Poniższe kroki odpowiadają procesowi «Eksport do PDF»; więcej szczegółów znajdziesz w rozdziale pomocy o eksporcie.

1. Otwórz projekt i przejdź do Kosztorysy. Aby zobaczyć kosztorys tak, jak zobaczy go klient, ustaw «Tryb widoku kosztorysu» na «Specyfikacja» i wybierz «Wstępny» lub «Zatwierdzony».
2. Jeśli potrzebujesz tylko części pozycji, zaznacz je polami wyboru. Shift+kliknięcie zaznacza zakres.
3. Kliknij Eksport do PDF.
4. W Pomieszczenia, wybierz potrzebne pomieszczenia lub «Cały kosztorys». Jeśli zaznaczyłeś pozycje, włącz opcję «Tylko wybrane pozycje».
5. Włącz lub wyłącz ceny i zdjęcia. Jeśli chcesz pokazać tańszą opcję, dołącz warianty alternatywne. Pojawią się pod główną pozycją z etykietą «Wariant alternatywny», a na dole zostaną podane suma bazowa oraz suma z wariantami.
6. Kliknij Pobierz PDF i otwórz plik, aby go ostatecznie sprawdzić.

Logo w dokumencie pochodzi z Ustawienia profilu → «Profesjonalny», więc ustaw je raz. Uważaj z «Eksport do Excela»: generuje arkusz ze wszystkimi polami, więc używaj go do własnej pracy, a nie jako pliku dla klienta. Jeśli chcesz, aby klient śledził akceptacje online zamiast otrzymywać pliki, zobacz portal klienta. Tam wybierasz, jakie dane klient widzi. Szerszy proces kosztorysowania opisuje kosztorysowanie. Dokładne kroki eksportu znajdziesz w rozdziale pomocy o eksporcie kosztorysów.

FAQ

Czy klient zobaczy mój narzut w PDF?

Nie. W ArchiBoard wewnętrzne dane studia (cena zakupu, marża i zysk) nie trafiają do pliku PDF dla klienta. Mimo to otwórz pobrany plik i przeczytaj go przed wysłaniem, a także sprawdź opis, ponieważ wszystko, co tam wpisałeś, trafi do dokumentu dokładnie w takiej formie.

Czy klientowi wysłać plik PDF, czy Excel?

Wyślij PDF. Jest stały, wygodny do czytania na telefonie i nie zachęca do edycji. Eksport do Excela zawiera jeden arkusz ze wszystkimi polami, także wewnętrznymi, więc lepiej nadaje się do własnej pracy lub do współpracownika z zespołu. Jeśli klient wyraźnie poprosi o arkusz kalkulacyjny, przed wysłaniem sprawdź każdą kolumnę.

Jak wysłać tylko kuchnię?

Otwórz Estimates i kliknij „Export to PDF”. W sekcji „Rooms” zostaw zaznaczoną wyłącznie kuchnię, a następnie kliknij „Download PDF”. Klient dostaje jedno pomieszczenie z własnym podsumowaniem i nic o pozostałych pomieszczeniach. To dobre rozwiązanie, gdy poszczególne pomieszczenia są zatwierdzane w różnym czasie.

Jak pokazać tańszą opcję bez drugiego kosztorysu?

Dodaj do pozycji analog, a następnie przy eksporcie uwzględnij alternatywy. Tańsza opcja pojawi się pod główną pozycją z etykietą „Alternative option”. Dokument pokazuje dwie sumy: sumę bazową oraz sumę z alternatywami. Klient porównuje obie opcje w jednym miejscu.

Kiedy lepszy jest link zamiast PDF-a?

PDF to migawka, więc traci aktualność, gdy zmieniają się ceny lub terminy. Link do portalu klienta pokazuje bieżący kosztorys, terminy dostaw i harmonogram płatności oraz pozwala klientowi zaakceptować lub odrzucić poszczególne pozycje. Użyj PDF-a do formalnej oferty lub do podpisu, a linku do bieżących uzgodnień.