Designer trade discount commission: how to track it honestly

Da biste praćenje trgovinskog popusta ili provizije za dizajnera vodili iskreno, za svaku stavku zabeležite tri broja (cenu iz kataloga, vašu nabavnu cenu i cenu za klijenta), a proviziju dobavljača držite kao zasebnu stavku sa sopstvenim statusom, od obračunate do naplaćene. Unapred odlučite po kom modelu zarađujete i kako o tome obaveštavate klijenta. Sve što sledi proizlazi iz ova dva pravila.

Četiri načina na koje dizajner zarađuje od dobavljača

Reči „popust”, „marža” i „provizija” često se mešaju, a upravo tu iskreno praćenje počinje da puca. Reč je o različitim tokovima novca sa različitim nosiocima. Pre nego što napravite bilo kakvu tabelu ili izveštaj, navedite model koji zaista koristite na svakom projektu.

Ovi modeli mogu da se kombinuju na jednom projektu. Tekstilni dobavljač može da plaća proviziju, dok vam brend rasvjete daje trgovinsku cenu. Pratite po dobavljaču i po stavci, a ne po prosečnom iznosu za projekat.

Postavite pravila pre prve narudžbine

Većina sporova oko trgovinskih popusta nastaje zbog pravila koja nikada nisu zapisana. Odvojite pola sata za ovo pre nego što pošaljete bilo koju predračunsku ponudu.

1. Izaberite model za svakog dobavljača. Zapišite koji od četiri modela važi za svakog dobavljača kojeg koristite na projektu.
2. Utvrdite procente. Zabeležite trgovinski popust, vašu maržu ili vaš udeo u popustu i stopu provizije, svaku sa izvorom: cenovnikom, e-poštom ili ugovorom sa trgovcem.
3. Odlučite ko kome plaća. Ili klijent plaća dobavljaču direktno, ili klijent plaća studiju, a studio plaća dobavljaču. Ovo menja vaš novčani tok i vaš rizik, zato to upišite u uslove projekta.
4. Unesite to u ugovor ili ponudu. Jasno navedite kako ste plaćeni: honorar, maržu, udeo u popustu ili proviziju dobavljača. Pridržavajte se pravila o obelodanjivanju koja važe u vašoj zemlji i u vašoj profesionalnoj komori.
5. Dogovorite izveštaj. Recite klijentu šta će dobiti: predračun sa konačnim cenama, plan plaćanja i završni izveštaj.

Šta čuvati kao izvorne dokumente

• Trgovinske uslove dobavljača ili potvrdu trgovca, sa datumom
• Pisanu potvrdu stope provizije i uslova plaćanja za nju
• Potpisani predračun ili odobrenje svake stavke od strane klijenta
• Fakturu dobavljača i dokaz o plaćanju za svaku narudžbinu

Računajte pošteno: jedna stavka, četiri modela

Uzmimo jedan kauč kao radni primer. Brojevi su ilustrativni: listna cena je 10,000 EUR, trgovinski popust 30%, pa je nabavna cena studija 7,000 EUR. Model provizije pretpostavlja da klijent plaća dobavljaču direktno, a dobavljač studiju plaća 10% od fakture.

Isti kauč studiju donosi između 840 i 3,000 EUR, a klijent plaća između 7,840 i 10,000 EUR. Nijedan od ovih modela sam po sebi nije nepošten. Ono što ga čini nepoštenim jeste skrivanje od klijenta kada vaš ugovor kaže da bi on trebalo da bude vidljiv, ili mešanje modela tako da niko ne može da utvrdi odakle je novac došao.

Markup ili marža

Markup od 12% na trošak nije marža od 12% na prodajnu cenu. U primeru, 840 EUR na 7,840 EUR iznosi oko 10.7% marže. Izaberite jednu definiciju, navedite je u internim izveštajima i koristite je dosledno. Ako vam je potrebna brza provera konverzije, ovaj kalkulator markupa to uradi za nekoliko sekundi.

Tri broja po artiklu

1. Listna cena (MSRP). : Referentna cena koju dobavljač objavljuje.
2. Nabavna cena. : Ono što vi ili klijent zaista plaćate dobavljaču nakon trgovinskog popusta.
3. Cena za klijenta. : Ono što klijent vidi u predračunu.

Ako čuvate samo klijentsku cenu, kasnije ne možete dokazati kolika je bila visina popusta. Ako čuvate samo nabavnu cenu, ne možete objasniti svoju zaradu. Čuvajte sva tri podatka i neka se procenti i iznosi međusobno preračunavaju, tako da nikada ne odstupaju jedan od drugog.

Pratite proviziju dobavljača kroz ceo njen životni ciklus

Trgovinski popust je vidljiv odmah, jer je već sadržan u ceni. Provizija je drugačija: to je novac koji vam se duguje i koji stiže kasnije, pa ga je lako zaboraviti. Tretirajte je kao potraživanje sa statusom.

1. Obračunato. Klijent je platio dobavljaču ili je narudžbina potvrđena, pa vam po ugovoru pripada provizija. Zabeležite očekivani iznos.
2. Zatraženo. Dobavljaču ste poslali fakturu za proviziju ili pisani zahtev. Zabeležite datum.
3. Primljeno. Novac je stigao. Zabeležite datum i iznos i napomenite eventualnu razliku u odnosu na očekivani iznos.

Svakog meseca pregledajte spisak obračunatih, ali nezatraženih provizija. Upravo se one najčešće izgube, obično kada se projekat privodi kraju i svi su zaokupljeni montažom.

Mesečni pregled provizija

• Svaki dobavljač sa ugovorom o proviziji ima zabeleženu stopu
• Za svaku plaćenu narudžbinu zabeležen je očekivani iznos provizije
• Zahtevi stariji od roka plaćanja dobavljača se prate i urgiraju
• Otkazani ili vraćeni artikli imaju prilagođenu proviziju
• Primljeni iznosi se upoređuju sa očekivanim, a razlike se objašnjavaju
• Provizija se ne meša sa klijentskim uplatama niti sa budžetom projekta

Objasnite to klijentu bez zbunjenosti

Klijent bi nakon čitanja vaših dokumenata trebalo da može da odgovori na jedno pitanje: koliko sam platio i ko je primio novac? Nije neophodno da prikažete svaki interni procenat, osim ako to ugovor ne zahteva. Ali morate da budete sigurni da ništa u dokumentima ne protivreči načinu na koji zaista naplaćujete svoj rad.

• Prikažite konačne cene po stavci i ukupne iznose po prostoriji.
• Kolone nabavne cene, marže i profita izostavite iz dokumenata za klijenta, osim ako ugovor predviđa da se one dele.
• Ako je deo dogovora zajednički popust, jasno prikažite klijentovu uštedu.
• Ako klijent plaća dobavljaču direktno, navedite da dobavljač studiju može isplatiti proviziju, na način koji je opisan u vašem ugovoru.
• Koristite istu formulaciju u ponudi, predračunu i završnom izveštaju.
• Na direktna pitanja o zaradi odgovarajte direktno. Pripremljeno i smireno objašnjenje bolje je od odbrambenog.

Kada klijent vidi raspored plaćanja koji se poklapa sa fakturama, poverenje obično sledi. Jedan od načina da to postignete je klijentski portal , kojim mu pružate taj uvid bez otkrivanja internih brojki.

Kako to uraditi u ArchiBoard-u

Funkcija «Project Finance» omogućava da se model zarade, uplate klijenata, plaćanja dobavljačima i provizija vode na jednom mestu u okviru projekta. Koraci u nastavku prate korisničko uputstvo; detalji o pojedinačnim stavkama obrađeni su u poglavlju «Pomoć za predračune».

1. Otvorite projekat i idite na «Project Finances». U podešavanjima za finansije unesite svoju ulogu u studiju, način na koji zarađujete (provizija, marža ili deo popusta dobavljača), ko kome plaća («Klijent → Dobavljač» ili «Klijent → Studio → Dobavljač»), valutu projekta i odobreni budžet.
2. Otvorite Suppliers u levom meniju i proverite proviziju dobavljača zabeleženu za svakog dobavljača koga koristite na projektu.
3. Idite na Estimates i prebacite “Estimate view mode” na Economics. Za svaku stavku vidite MSRP, popust dobavljača, nabavku, maržu, profit i cenu za klijenta. Ako promenite iznos, procenat se preračunava, i obrnuto.
4. U Project Finances, evidentirajte uplate klijenata i uplate dobavljačima kao transakcije. Uplate dobavljačima grupisane su po dobavljaču, tako da možete uporediti šta je plaćeno sa onim što je naručeno.
5. Pratite proviziju kroz faze: obračunata, zatražena, primljena. Sistem automatski kreira zadatak “Request commission from…”, pa provizija ne ostaje neprimećena.
6. Iz uplate generišite PDF: fakturu klijentu, fakturu dobavljaču za proviziju ili izveštaj klijentu. Podaci o studiju preuzimaju se iz podešavanja vašeg profila.
7. Pre slanja dokumenata klijentu koristite Estimates → “Export to PDF”. Vaši interni podaci (nabavna cena, marža, profit) nisu uključeni u PDF za klijenta.

Česta pitanja

Da li je trgovinski popust isto što i provizija?

Ne. Trgovinski popust smanjuje cenu po kojoj vi ili vaš klijent kupujete od dobavljača, pa je vidljiv na fakturi. Provizija je zasebna isplata koju dobavljač vama plaća, obično nakon što klijent izmiri račun. Vode se na različit način: popust po stavci, a provizija kao potraživanje sa sopstvenim statusom.

Da li moram da obavestim klijenta o svom trgovinskom popustu?

To zavisi od vašeg ugovora, profesionalne komore i pravila mesta na kome radite, pa to proverite. Kao praktično načelo, klijent treba da razume kako se vi plaćate i ne sme da bude iznenađen kasnije. Model zarade jasno napišite u ponudi i pobrinite se da predračuni i izveštaji ne protivreče tome.

Da li treba ceo trgovinski popust da prenesem na klijenta?

To je poslovna odluka, a ne pravilo. Neki studiji prenose ceo popust i naplaćuju transparentnu naknadu ili maržu. Drugi ga dele ili zadržavaju kao deo svoje nadoknade. Šta god izaberete, dogovorite se pre naručivanja, primenjujte dosledno i uskladite dokumenta sa dogovorom.

Kako da ne zaboravim neisplaćene provizije dobavljača?

Evidentirajte očekivanu proviziju kada se narudžbina potvrdi ili plati, a ne kada se setite. Dodelite joj status i datum zahteva. Jednom mesečno pregledajte obračunate, a nezatražene provizije. Alati koji za svaku proviziju kreiraju podsetnik zadatak su od pomoći, jer se praznine obično pojave na kraju projekta.

Da li je marža na trošak isto što i profitna marža?

Ne. Markup je procenat koji se dodaje na vašu nabavnu cenu, dok je marža udeo u prodajnoj ceni koji zadržavate. Markup od 12% daje maržu od oko 10.7%. Izaberite jednu definiciju za interne izveštaje, jasno je označite i dosledno koristite, kako bi se podaci o profitu iz različitih projekata mogli porediti.