Kako naplaćivati nabavku u enterijer dizajnu

Da biste naplatili nabavku u enterijer dizajnu, izaberite jedan od tri modela: paušalnu naknadu, procenat od nabavne vrednosti ili obračun po satu. Paušal odgovara jasno definisanom obimu posla, procenat odgovara velikim spiskovima nabavke kod kojih vi preuzimate rizik naručivanja, a obračun po satu odgovara obimu koji je još nejasan. Koji god model izaberete, zapišite ga u ugovor i pratite stvarni rezultat po stavci i po projektu.

Glavni načini naplate nabavke

Nabavka je rad između odobrene specifikacije i ugrađene stavke: traženje izvora, traženje ponuda, naručivanje, plaćanje dobavljačima, praćenje rokova isporuke, provera robe po prijemu i rešavanje reklamacija. Ovaj posao oduzima vreme i kada je dizajn završen, pa mu treba zasebna stavka u cenovniku. Većina studija koristi jedan od modela ispod ili kombinaciju.

Model	Kako se obračunava naknada	Najbolje funkcioniše kada	Glavni rizik
Paušalna naknada	Fiksni iznos za definisan obim nabavke, naručivanja i praćenja	Broj stavki i dobavljači su unapred poznati	Obim raste, a naknada ostaje ista
Procenat od nabavne vrednosti	Procenat od nabavne cene, prikazan kao zasebna stavka	Veliki budžeti; klijent želi jednostavno i vidljivo pravilo	Naknada prati cenu, a ne uloženi rad, pa su jeftine stavke koje zahtevaju mnogo posla potplaćene
Marža na veleprodajnu cenu	Studio kupuje po veleprodajnoj (trade) ceni i prodaje klijentu po široj ceni	Studio kupuje i preprodaje, a klijent plaća studiju	Klijent vidi razliku u ceni ako dogovor nije objašnjen
Provizija dobavljača ili udeo u popustu	Dobavljač plaća studio ili studio zadržava deo trgovinskog popusta	Imate stabilne odnose sa nekoliko dobavljača	Sukob interesa ako klijent o tome ne zna
Po satu	Evidentirani sati pomnoženi cenom po satu	Obim posla nije jasan ili klijent često menja odluke	Klijent strahuje od neograničenog računa; vi naplaćujete premalo ako sati nisu evidentirani

Hibridni modeli

Čisti modeli su retki u praksi. Uobičajene kombinacije su fiksna naknada do određenog broja stavki, uz cenu po stavci iznad tog broja, procenat uz minimalnu naknadu i naplata po satu sa ograničenjem, za čije prekoračenje je potrebna saglasnost klijenta. Dodatno pravilo je obično mesto na kojem se štiti profit.

Kako izabrati model za projekat

Ne birajte na osnovu navike. Na svakom novom projektu sprovedite istu kratku analizu, jer pravi model zavisi od projekta, a ne od vašeg studija.

1. Prebrojte šta ćete obrađivati. Procenite broj stavki, dobavljača, isporuka i prostorija. Deset dobavljača sa 150 stavki je sasvim drugačiji posao od tri dobavljača sa 40 stavki.
2. Odlučite ko plaća dobavljače. Ako klijent direktno plaća dobavljače, vi nosite manji finansijski rizik, a naknada za koordinaciju se dobro uklapa. Ako klijent plaća studio, a studio plaća dobavljače, vi preuzimate rizik likvidnosti i rizik greške, pa je markup ili procenat lakše opravdati.
3. Procenite koliko je obim posla stabilan. Ako je specifikacija odobrena i ako se ne očekuju veće izmene, paušalna naknada je bezbedna opcija. Ako su odluke još u toku, bolje je naplaćivati po satu ili koristiti paušal uz definisanu cenu za izmene.
4. Procenite broj sati. Uzmite tipičan izbor stavki i procenite sate potrebne za nabavku, naručivanje, praćenje uplata, praćenje isporuke i prijem. Pomnožite to sa svojom ciljnom satnicom i dobićete donju granicu za svaki model naplate.
5. Proverite svaki model u odnosu na tu donju granicu. Izračunajte koliko bi paušal, procenat i marža donosili za ovaj projekat i uporedite to sa donjom granicom zasnovanom na satima. Ako model plaća manje od te granice, promenite njegove parametre ili ga odbacite.
6. Dodajte jednu zaštitnu meru. Minimalna naknada, gornja granica, ograničenje broja revizija ili cena za izmene nakon odobrenja. Jedna jasna zaštitna mera bolja je od pet nejasnih.

Pitanja na koja treba odgovoriti pre davanja ponude

• Koliko stavki i dobavljača obuhvata trenutna specifikacija?
• Da li će klijent platiti dobavljače direktno ili preko studija?
• Koliko revizija specifikacije je uključeno?
• Da li su povraćaji, zamene i reklamacije za oštećenja uključeni u naknadu?
• Da li postoje stavke sa dugim rokovima isporuke, uvozom ili izradom po narudžbini koje zahtevaju dodatno praćenje?
• Da li klijent očekuje da vidi cene dobavljača ili samo konačne cene?
• Koji je minimalni iznos naknade ispod kojeg projekat nije vredan preuzimanja?

Primer sa konkretnim brojkama

Brojke ispod su ilustracija, a ne benchmark. Pretpostavimo projekat sa nabavnom vrednošću od 60.000 EUR, procenjenih 110 sati posla nabavke i ciljanom cenom rada od 80 EUR po satu. Zatim pretpostavimo da projekat traje duže i da je stvarno opterećenje 150 sati.

Model	Obračun	Naknada	Efektivna cena po satu pri 150 sati
Paušalna naknada	110 sati plus rezerva, zaokruženo na 125 sati po 80 EUR	10.000 EUR	oko 67 EUR po satu
Procenat od vrednosti	12% od 60.000 EUR	7.200 EUR	48 EUR po satu
Uvećanje na veleprodajnu cenu	20% na 60.000 EUR; cena klijentu 72.000 EUR	12.000 EUR	80 EUR po satu
Po satu	110 sati po 80 EUR kao procena; 150 sati naplaćeno po 80 EUR	8.800 EUR procenjeno, 12.000 EUR stvarno	80 EUR po satu

Šta pokazuje primer

• Procenat od vrednosti izgleda dobro na papiru, ali donosi najmanje kada posao traje duže nego što je planirano, jer naknada ne reaguje na dodatni rad.
• Paušalna naknada štiti klijenta, a vama nosi prekoračenje. Rezerva i pravilo o izmenama su ono što vas štiti.
• Uvećanje ovde donosi više, ali nosi i više: vi držite plaćanja dobavljačima, rešavate povraćaje i snosite greške. Taj rizik uračunajte u cenu.
• Naplata po satu plaća svaki sat, ali klijent vidi samo otvoren ukupan iznos, osim ako se ne dogovorite o proceni i gornjoj granici.

Uvećanje i marža nisu isti broj

Uvećanje od 20% na trošak daje 12.000 EUR na 60.000 EUR, ali to je samo 16,7% od cene klijentu od 72.000 EUR. Mešanje ta dva pojma čest je razlog zašto studiji zarađuju manje nego što su planirali. Ako treba brzo da preračunate jedno u drugo, koristite kalkulator marže.

Šta treba staviti u pisanu formu

Model je manje važan od jasnoće. Sporovi oko naknada za nabavku obično nastaju iz nenapisanih pretpostavki, a ne iz samog procenta. Ove tačke unesite u ugovor ili projektnu ponudu jednostavnim jezikom.

Kontrolna lista uslova

• Izabrani model i tačna osnovica: procenat čega, satnica za koje uloge, marža na koju cenu.
• Šta nabavka obuhvata: pronalaženje dobavljača, pribavljanje ponuda, naručivanje, praćenje plaćanja, praćenje isporuke i preuzimanje na licu mesta.
• Šta je isključeno ili se naplaćuje posebno: povraćaj, zamene, carinska pitanja, ponovljene narudžbine nakon promene mišljenja.
• Ko i kada plaća dobavljače, uključujući iznos avansa i preostali dug.
• Da li primate proviziju ili deo popusta od dobavljača i da je klijent o tome obavešten.
• Pravilo za izmene naloga: stopa ili naknada za izmene nakon odobrenja specifikacije.
• Gornja granica ili minimalna naknada, ako je koristite.
• Kako i kada fakturišete: po odobrenju stavki, po narudžbini ili po isporuci.

Kako predstaviti naknadu klijentu

1. Prvo opišite posao, pa cenu. Klijenti lakše prihvataju naknadu kada vide spisak zadataka koje ona pokriva.
2. Ponudite glavni model i jednom rečenicom objasnite zašto odgovara ovom projektu.
3. Prikažite jedan primer obračuna sa sopstvenim brojevima klijenta, a ne opšti primer.
4. Navedite šta se dešava ako se obim promeni i ko odobrava izmenu.
5. Zatražite pisanu potvrdu pre nego što se prva narudžbina izvrši.

Kako to uraditi u ArchiBoard-u

Koji god model izaberete, morate videti stvarni rezultat po stavci i po projektu. ArchiBoard za to ima alate u okviru finansija projekta i predračuna. Besplatni paket dozvoljava do 20 stavki i 2 učesnika, a detalji o paketima nalaze se na stranici sa cenama. Alati za predračune opisani su u poglavlju pomoći o predračunima.

1. Otvorite projekat i idite na Project Finances. U podešavanjima finansija odredite ulogu vašeg studija, načine zarade (provizija, marža ili udeo u popustu dobavljača), ko kome plaća («Client → Supplier» ili «Client → Studio → Supplier»), valutu projekta i odobreni budžet.
2. Idite na Estimates i prebacite prikaz predračuna na režim Economics. Za svaku stavku vidite MSRP, popust dobavljača, nabavnu cenu, maržu, zaradu i cenu za klijenta. Ako promenite iznos, procenat se ponovo izračunava, i obrnuto.
3. Ako je vaša naknada fiksna ili zasnovana na satima, zadržite je u predračunu kao stavku studijske naknade. Ona ima sopstvene statuse: Needs approval, Approved, Invoiced to client, Partially paid, Paid by client. Nakon odobrenja pojavljuje se zadatak «Invoice the client». Same sate evidentirajte u sopstvenoj evidenciji radnog vremena i unesite dobijeni iznos.
4. Uplate klijenata i uplate dobavljačima evidentirajte kao transakcije u Project Finances. Uplate dobavljačima grupisane su po dobavljaču, pa vidite koliko je plaćeno i koliko je još ostalo.
5. Ako vam dobavljač plaća proviziju, pratite je kroz faze accrued, requested i received. ArchiBoard automatski kreira zadatak «Request commission from…».
6. Iz uplate možete generisati PDF: fakturu klijentu, fakturu dobavljaču za proviziju ili izveštaj klijentu. Podaci o studiju preuzimaju se iz podešavanja vašeg profila.
7. Kada pošaljete predračun klijentu uz Export to PDF, vaša nabavna cena, marža i zarada nisu uključeni u dokument za klijenta.

Česta pitanja

Koji model je najbolji za mali studio na prvim projektima?

Paušalna naknada sa jasno definisanim obimom posla i cenom za izmene obično je najlakša za početak. Klijentu daje fiksan iznos, a vama osnovu za planiranje. Pratite stvarne sate na prvim projektima, jer ti podaci pokazuju da li je naknada koju ste postavili realna.

Da li je prihvatljivo kombinovati naknadu za dizajn sa maržom na nabavku?

Da, mnogi studiji tako rade, pod uslovom da su obe stavke dogovorene u pisanoj formi i da klijent razume šta koja pokriva. Rizik je da klijent oseti da mu se naplaćuje dvostruko za isti posao. Definišite naknadu za dizajn kao kreativni rad, a naknadu ili maržu za nabavku kao poslove naručivanja, plaćanja i isporuke.

Da li klijentu treba da pokažem nabavne cene?

Zavisi od modela. Kod odvojene procentualne ili paušalne naknade klijent obično vidi cene dobavljača, jer je naknada vidljiva i iskrena. Kod modela sa maržom klijent obično vidi samo konačnu cenu. U oba slučaja objasnite dogovor unapred, kako razlika u ceni nikada ne bi bila iznenađenje.

Kako da se zaštitim kada obim posla stalno raste?

Postavite obim projekta kroz brojke: fiksni broj stavki, dobavljača i revizija uključenih u honorar. Izvan toga primenjujte satnicu ili cenu po stavci koju klijent odobri pre početka rada. Svaku odobrenu promenu zabeležite u pisanoj formi kako bi konačna faktura odgovarala dogovorenom.

Koliko često treba da preispitujem cene nabavke?

Nakon svakog projekta uporedite zaradu sa utrošenim satima i problemima koje ste rešavali, poput kašnjenja isporuka ili oštećene robe. Ako određeni tip projekta redovno donosi naknadu ispod vaše ciljne stope, promenite model, minimalni honorar ili obuhvat usluge za taj tip, a ostalo ostavite kako jeste.