Kako pratiti uplate klijenata u projektima enterijera
· 8 min čitanja
Da biste pratili uplate klijenata u enterijeru, vodite jednu evidenciju po projektu koja odvaja ono što klijent duguje studiju od onoga što studio duguje dobavljačima. Svaku uplatu povežite sa konkretnom fakturom ili stavkom predračuna i evidentirajte je na dan kada se novac zaista pomeri. Ispod je metod koji ja koristim: izaberite model toka novca, napravite evidenciju, pratite svaku uplatu dobavljaču kroz faze i uradite kratku nedeljnu proveru.
Odredite ko kome plaća pre prve uplate
Većina zabuna oko plaćanja nastaje zbog nejasnog toka novca. Zapišite koji od dva modela važi za projekat i unesite ga u ugovor. On određuje šta treba da pratite.
| Model | Ko plaća dobavljača | Šta pratite | Glavni rizik |
|---|---|---|---|
| Klijent plaća dobavljača direktno | Klijent | Koje su fakture dobavljača klijent platio, vašu naknadu ili proviziju i kada dospeva | Klijent kasni s uplatom ili preskoči fakturu, a vi to saznate tek kada isporuka kasni |
| Klijent plaća studiju, studio plaća dobavljača | Studio | Primljena sredstva, isplaćena sredstva, marža po stavci i slobodan saldo | Dobavljače plaćate iz sredstava koja još nisu na vašem računu |
Drugi model zahteva strožu disciplinu. Vi držite tuđi novac, pa evidencija uvek mora pokazati koliko je tog novca već rezervisano za dobavljače, a koliko je slobodno.
Napravite evidenciju projekta
Za početak je dovoljna tabela. Važna je struktura, a ne alat.
Koraci za postavljanje
- Utvrdite odobreni budžet i valutu projekta. Ako su stavke iskazane u drugim valutama, preračunajte ih u valutu projekta i zabeležite kurs koji ste koristili.
- Podelite budžet po prostorijama. Prikaz po prostorijama pokazuje koja oblast odstupa od plana pre nego što to pokaže ukupan iznos.
- Dogovorite raspored uplata klijenta. Tipični okidači su potpisivanje ugovora, odobravanje specifikacije i svaka velika narudžbina. Svaku uplatu vežite za događaj, a ne samo za datum.
- Svaku uplatu klijenta evidentirajte uz četiri podatka: datum, iznos, na šta se odnosi i dokument kom pripada (broj fakture ili korak iz rasporeda).
- Fakture koje su izdate pratite odvojeno od uplata koje su primljene. Razlika između njih predstavlja vaše potraživanje.
- Obračunajte saldo nakon svakog unosa: odobreni budžet minus plaćeno minus fakturisano-a-neplaćeno jednako je deo koji još nije fakturisan.
Primer sa strane klijenta
Brojevi u nastavku su samo ilustrativni.
| Stavka | Iznos, EUR | Status |
|---|---|---|
| Odobreni budžet | 40,000 | Potpisano |
| Faktura 1: avans pri odobravanju | 20,000 | Plaćeno |
| Faktura 2: narudžbine nameštaja i rasvete | 12,000 | Fakturisano, neplaćeno |
| Još nije fakturisano | 8,000 | Planirano za materijale za završne radove |
Jedan pogled na ovu tabelu odgovara na tri pitanja koja klijent obično postavlja: koliko sam platio, koliko je još neizmireno i koliko tek treba da se plati.
Pratite uplate dobavljačima stavku po stavku
Upravo kod uplata dobavljačima knjigovodstvo najčešće pada u vodu, jer jedan dobavljač može da obuhvata deset stavki i da se plaća u više rata. Uplate pratite na nivou stavke, a zatim ih grupišite po dobavljaču, a ne obrnuto.
Avans i saldo
Većina dobavljača traži avans, a ostatak pre isporuke. Evidentirajte oba dela na istoj stavci. Primer, sa ilustrativnim brojevima:
| Stavka: sofa | Iznos, EUR |
|---|---|
| Cena za klijenta | 3,000 |
| Nabavna cena od dobavljača | 2,400 |
| Avans dobavljaču, 50% | 1,200 |
| Ostatak dobavljaču, dospeva pre isporuke | 1,200 |
| Marža studija | 600 |
Ako još odlučujete koliko da dodate na nabavne cene, kalkulator marže pomaže da proverite maržu pre nego što ponudite cenu klijentu.
Faze plaćanja
Svakoj stavci dodelite fazu plaćanja, odvojenu od statusa nabavke. Stavka može biti odobrena od strane klijenta dok faktura nije ni zatražena. To je uobičajeno, ali morate to videti.
| Faza | Značenje | Vaša radnja |
|---|---|---|
| Potrebno je zatražiti fakturu | Stavka je odobrena, ali faktura ne postoji | Zatražite od dobavljača fakturu |
| Faktura zatražena | Čeka se dokument dobavljača | Pratite ako predugo traje |
| Čeka se plaćanje dobavljaču | Faktura primljena, nije plaćena | Proverite rok dospeća i raspoloživa sredstva |
| Avans dobavljaču plaćen | Delimično plaćeno, ostatak nije izmiren | Zakažite plaćanje ostatka pre isporuke |
| Dobavljač plaćen | Potpuno izmireno | Priložite potvrdu o uplati |
Dokumenti
Priložite fakturu i potvrdu o uplati direktno uz samu stavku, a ne u opšti folder. Mesecima kasnije, kada klijentospori neku stavku ili dobavljač tvrdi da nije plaćen, dokument će vam trebati u roku od nekoliko sekundi. Datum fakture i rok plaćanja evidentirajte kao zasebna polja. Rok plaćanja određuje vaše planiranje novca, a datum fakture pomaže da uočite duplikate.
Uskladite novac klijenta sa obavezama prema dobavljačima
Kada studio plaća dobavljače, jedan broj vas štiti više od svih ostalih: slobodno stanje. Izračunajte ga kao novac primljen od klijenta umanjen za novac već isplaćen dobavljačima i umanjen za račune dobavljača koji uskoro dospevaju.
- Navedite račune dobavljača koji dospevaju u narednih 14 dana.
- Uporedite njihov ukupan iznos sa slobodnim stanjem.
- Ako je stanje nedovoljno, izdajte sledeći račun klijentu odmah, a ne kada istekne rok dobavljaču.
- Ako zarađujete proviziju od dobavljača, pratite je kao zasebnu stavku sa tri stanja: obračunata, zatražena i primljena. Lako je zaboraviti je, jer vam za nju niko ne izdaje račun.
Takođe redovno uporedite ukupan iznos predračuna sa odobrenim budžetom. Kada predračun naraste preko budžeta, klijent to mora da čuje pre sledećeg računa, a ne posle.
Šta klijent treba da vidi
Unapred odlučite koliko detalja o plaćanjima klijent vidi. Većini klijenata potrebni su njihova sopstvena plaćanja, raspored i status isporuke. Računi dobavljača i vaše nabavne cene obično su interni. Za portal za klijente sa zasebnim podešavanjima vidljivosti možete deliti napredak bez otkrivanja vaših marži.
Nedeljna rutina plaćanja
Petnaest minuta jednom nedeljno sprečava većinu problema sa plaćanjima. Koristite ovu listu.
- Svako plaćanje primljeno ove nedelje evidentirano je sa datumom, iznosom i računom na koji se odnosi.
- Svaka uplata dobavljaču evidentirana je i ima priloženu potvrdu o plaćanju.
- Računi klijentima čiji je rok dospeća prošao označeni su i šalje se podsetnik.
- Računi dobavljača koji dospevaju u narednih 14 dana upoređeni su sa slobodnim stanjem.
- Stavke koje će uskoro biti isporučene imaju isplaćen ili zakazan preostali iznos dobavljaču.
- Stavke sa odobrenim statusom, ali bez zatražene fakture, navedene su i zahtevi se šalju.
- Ukupan iznos predračuna upoređuje se sa odobrenim budžetom, po prostoriji.
- Provizije dobavljača koje su obračunate, ali još nisu zatražene, navedene su.
Greške koje iskrivljuju sliku
- Unošenje uplata u seriji na kraju meseca. Datumi se pomeraju, računi se gube, a niko ne pamti šta je prenos pokrivao.
- Mešanje fakturisanih i plaćenih iznosa. Fakturisan iznos je potraživanje, a ne novac.
- Plaćanje odbijene ili neodobrene stavke. Proverite status odobrenja pre bilo kog plaćanja dobavljaču.
- Ignorisanje delimičnih uplata. Ako je račun manji od cene stavke, označite ga kao avans, inače će stavka izgledati kao potpuno plaćena.
- Brojanje duplikata. Isti račun otpremljen dvaput naduvava ukupno plaćeni iznos.
Kako to uraditi u ArchiBoard-u
Funkcija project finance feature obuhvata obe strane knjigovodstva. Polja za plaćanje na nivou stavke opisana su u odeljku pomoći o predračunima.
- Otvorite projekat i idite na Project Finances. U podešavanjima finansija podesite svoju ulogu u studiju, način zarade (provizija, marža ili udeo u popustu dobavljača), ko kome plaća («Klijent → Dobavljač» ili «Klijent → Studio → Dobavljač»), valutu projekta i odobreni budžet.
- Uplate klijenta i plaćanja dobavljačima evidentirajte kao transakcije. Plaćanja dobavljačima grupišu se po dobavljaču.
- Za detalje na nivou stavke idite na Estimates i kliknite na Vendor & payment u redu stavke. Izaberite dobavljača. Ako ga nema, koristite «+ Add contractor».
- U «Plaćanje dobavljaču», podrazumevano je 100%. Za delimična plaćanja označite «To je avans» i dodajte ostale delove pomoću «+ još jedan deo».
- U «Fakture dobavljača», otpremite fajlove, nalepite snimak ekrana pomoću Ctrl+V ili dodajte link ka Google Drive-u. Popunite polja «Datum fakture» i «Rok plaćanja».
- Da biste obradili više dokumenata odjednom, kliknite na «Računi i ponude» u predračunu za ceo projekat, dodajte fajlove ili fasciklu sa Google Drive-a, proverite predložene stavke i «Avans» ili «100% plaćanje», zatim kliknite «Primeni». Ništa se ne menja dok ne primenite.
- Iz plaćanja generišite PDF: fakturu klijentu, fakturu dobavljaču za proviziju ili izveštaj klijentu. Podaci o studiju preuzimaju se iz podešavanja vašeg profila.
- Ako klijent treba da vidi plaćanja dobavljačima u portalu, označite «Plaćanje dobavljaču» u podešavanjima vidljivosti za klijentski portal. Podrazumevano je sakriveno.
Sistem vas upozorava kada predračun premaši odobreni budžet, a može da prikaže prekoračenje po prostoriji ako budžet raspoređujete na taj način. Provizija dobavljača prati se kao obračunata, potraživana i primljena. Ukupni iznosi za sve projekte nalaze se u «Finansije» u glavnom meniju.
Česta pitanja
Koliko često treba da ažuriram evidenciju plaćanja?
Ažurirajte je onog dana kada novac promeni tok, i jednom nedeljno napravite kratak pregled. Kasni unosi su glavni razlog zbog kojih evidencije postaju nepouzdane, jer se datumi, iznosi i namene zaborave. Nedeljna provera tada samo potvrđuje stanje umesto da ga rekonstruiše.
Da li klijent treba da vidi fakture dobavljača?
Zavisi od vašeg ugovora i načina na koji zarađujete. Ako klijent plaća dobavljače direktno, potrebne su mu fakture. Ako preprodajete uz maržu, fakture dobavljača obično ostaju interne. Dogovorite to na početku i primenjujte isto pravilo na svaki projekat, da nikad ne izgleda selektivno.
Kako da evidentiram avans koji ne pokriva punu cenu artikla?
Označite uplatu kao avans, a preostali iznos evidentirajte kao zasebnu očekivanu uplatu sa sopstvenim rokom dospeća. Tako stavka neće izgledati kao u potpunosti plaćena. Zakažite preostali iznos pre otpreme, jer mnogi dobavljači ne puštaju robu dok ne stigne.
Šta ako klijent kasni sa plaćanjem, a rok dobavljaču je blizu?
Prvo proverite slobodna sredstva. Ako studio drži novac, možete platiti iz ranijeg klijentovog avansa. Ako ne, zatražite od dobavljača kratko produženje u pisanoj formi i pošaljite klijentu podsetnik u kojem navodite porudžbinu koja je ugrožena. Ne pokrivajte manjak iz sopstvenog novca bez prethodnog dogovora.
Kako da pratim svoju proviziju od dobavljača?
Vodite je kao zasebnu stavku sa tri stanja: «nastala» kada se porudžbina plati, «zatražena» kada dobavljaču pošaljete zahtev i «primljena» kada novac stigne. Bez ovih stanja provizije često ostanu neisplaćene, jer niko nije podsećen da ih traži.