Šablon budžeta za projekat enterijera: metoda nabavke

Šablon budžeta za projekat enterijera radi kada svaki red ima ista polja: šta je stavka, koliko treba kupiti, koliko plaćate dobavljaču, koliko plaća klijent, kada treba naručiti i šta je već plaćeno. Pravite ga soba po sobu, držite nabavnu cenu i cenu za klijenta u odvojenim kolonama i dodajte stavke koje se lako zaborave: isporuku, montažu i rezervu za nepredviđene troškove. Ispod su struktura i redosled rada.

Odlučite šta budžet treba da pokaže

Jedan spisak stavki mora da služi trima čitaocima, a većina problema s budžetom počinje kada jedna tabela pokušava da zadovolji sve njih bez razdvajanja pogleda.

• Klijent želi da zna koliko košta svaka prostorija i šta je odobreno.
• Menadžer nabavke želi da zna šta treba prvo naručiti, od koga i kada mora stići.
• Studio želi da zna nabavnu cenu, maržu i zaradu po stavci.

Osmislite šablon tako da iste redove možete prikazati u pogledu za klijenta (naziv, fotografija, količina, cena za klijenta) i u internom pogledu (nabavna cena, marža, zarada). Ako morate da vodite dve odvojene datoteke, one će se za nekoliko nedelja razići.

Podesite kolone šablona

Počnite s jednim listom po projektu i jednim blokom po prostoriji. Dodajte kategoriju za svaki red (nameštaj, rasveta, završne obrade, tekstil, usluge). Zbirovi po prostoriji i po kategoriji su potrebni: prvi za razgovor s klijentom, drugi za poređenje s odobrenim budžetom.

Grupa kolona	Kolone	Namena
Identifikacija	Prostorija, kategorija, naziv stavke, fotografija, link, SKU, dimenzije	Nedvosmislena narudžbina i prijem
Količina	Neto količina, rezerva %, jedinica mere, komada ili m² po pakovanju, količina za kupovinu	Ispravna nabavna količina
Cena	Cenovnik, popust dobavljača, nabavna cena, marža %, cena za klijenta, dobit	Prihod studija i ukupan iznos za klijenta
Dobavljač	Dobavljač, valuta, broj ponude	Grupisanje narudžbina i plaćanja
Logistika	Rok isporuke, datum potrebnog prisustva na lokaciji, rok za naručivanje, planirana i stvarna isporuka	Izbegavanje kašnjenja
Status i plaćanje	Status odobrenja, naručeno, isporučeno, prihvaćeno; faktura, avans, ostatak	Praćenje i planiranje novčanih tokova

Držite dve cenovne skale odvojeno

Nabavna cena i cena za klijenta su različiti brojevi sa različitim nosiocima odgovornosti. Nikada ne prepisujte jednu preko druge. Cenu za klijenta računajte iz nabavne cene i marže, tako da promena popusta dobavljača dosledno utiče na celu stavku.

Unesite količine, cene i maržu

Radite kroz tabelu fiksnim redosledom. Unošenje količina pre cena sprečava najčešću grešku: ispravna jedinična cena pomnožena pogrešnom količinom.

1. Navedite sve stavke po prostorijama. Preuzmite ih iz odobrenog koncepta, nacrta i tabele prostorija. Stavke o kojima se još nije odlučilo označite kao preliminarne, a ne kao odobrene.
2. Unesite neto količine. Koristite jedinicu koja odgovara načinu upotrebe stavke: m² za pločice, tekuće metre za podne letvice, komade za svetiljke.
3. Dodajte rezervu. Materijali koji se seku ili usklađuju (pločice, tapete, podovi) zahtevaju rezervu. Procenat zavisi od rasporeda i šare, pa ga zato postavljajte za svaku stavku posebno, a ne za ceo projekat.
4. Zaokružite na ceo broj pakovanja. Kupujete kutije i role, a ne tačne kvadratne metre. Količina za kupovinu je broj pakovanja, a cena se računa na osnovu tog broja.
5. Unesite cenovnu listu, pa zatim popust dobavljača. Rezultat je nabavna cena. Ako cena još nije poznata, označite stavku kao „cena na upit“ i izbacite je iz pouzdanog zbira.
6. Primenite markup i izračunajte cenu za klijenta. Proverite profit po stavci i za ceo projekat.
7. Proverite zbirove u odnosu na odobreni budžet po prostoriji i po kategoriji.

Primer: količina za kupovinu

Primer vrednosti za podne pločice: neto površina 22 m², rezerva 10%, pa je potrebno 24.2 m². Jedna kutija pokriva 1.44 m². 24.2 / 1.44 = 16.8, pa kupujete 17 kutija, što je 24.48 m². Uz cenu od 48 EUR po m², stavka košta 1,175.04 EUR po nabavnoj ceni.

Primer: cena, markup i profit

Markup i marža su različiti brojevi, a mešanje ta dva pojma čest je uzrok pogrešnih cena za klijente. Tabela prikazuje jednu stavku sa ilustrativnim brojevima. Svoje brojke možete proveriti u kalkulatoru markupa.

Korak	Vrednost (primer, EUR)
Cenovnik	1,000
Popust dobavljača 15%	−150
Nabavna cena	850
Markup 30% na nabavnu cenu	+255
Cena za klijenta	1,105
Profit	255 (oko 23% cene za klijenta)

Jednom odlučite da li vaš studio govori o markupu ili o marži, i taj termin koristite u zaglavlju šablona i u razgovorima sa kolegama.

Dodajte stavke koje se obično izostave

Budžet sastavljen samo od stavki proizvoda gotovo je uvek preniz. Troškovi koji nedostaju nisu egzotični; jednostavno nemaju stranicu proizvoda. Unesite ih kao zasebne redove kako bi ostali vidljivi i kako bi ih klijent mogao odobriti zasebno.

• Isporuka na lokaciju, a posebno do studija ili magacina ako se roba privremeno objedinjuje.
• Podizanje, nošenje i raspakivanje, posebno za veliki nameštaj i kamen.
• Ugradnja rasvete, ugradnog nameštaja, sanitarija i zavesa.
• Posete za merenje prozora, vrata, zidnih panela i ugradnog nameštaja.
• Učvršćivači, letvice, profili, lepkovi i drugi sitni materijali koje proizvod ne uključuje.
• Carina, dažbine ili uvozne naknade ako roba prelazi granicu, u zavisnosti od vašeg projekta.
• Honorar studija ili druge uslužne stavke, odvojene od stavki dobavljača.
• Rezerva, prikazana kao zaseban red, a ne skrivena u cenama stavki.

Rezerva kao vidljiva stavka

Veličina rezerve zavisi od toga koliko je specifikacija potpuna i koliko je stavki još na upit. Projekat sa odobrenim cenama i izmerenim dimenzijama treba manje od projekta sa mnogo preliminarnih stavki. Navedite procenat u budžetu i dogovorite sa klijentom kako se može koristiti.

Povežite budžet sa rokovima naručivanja i kontrolišite ga

Budžet bez datuma pokazuje koliko projekat košta, ali ne i kada su novac i odluke potrebni. Za svaku stavku izračunajte rok za naručivanje unazad, od dana kada mora biti na lokaciji.

1. Uzmite datum kada je stavka potrebna na gradilištu, iz rasporeda građenja.
2. Oduzmite rok isporuke dobavljača, uključujući proizvodnju i transport.
3. Oduzmite rezervu za isporuku i preuzimanje, kako bi se nedostatak još mogao ispraviti.
4. Oduzmite vreme koje klijentu treba da odobri stavku.
5. Sortirajte listu po datumu naručivanja. Na vrhu liste su stavke koje ove nedelje morate da pratite.

Primer: sofa je potrebna na gradilištu na dan 0, rok isporuke je 8 nedelja, rezerva je 1 nedelja, a odobravanje traje 1 nedelju. Klijent mora da je odobri 10 nedelja pre dana 0. Zavisnosti između faza i nabavki lakše se uočavaju na vremenskoj liniji nabavke nego u koloni tabele.

Rutina pregleda

• Ažurirajte status svake stavke kada se promeni, a ne na kraju nedelje.
• Beležite promene cena sa razlogom, kako bi se razlika između prvobitnog i konačnog budžeta mogla objasniti.
• Beležite svaku uplatu za stavku: avans, ostatak i datum.
• Promenite datume isporuke u tabeli i zabeležite razlog; dobavljače sa ponovljenim kašnjenjima treba da budu vidljivi.
• Pre svakog sastanka sa klijentom uporedite procenu sa odobrenim budžetom po prostoriji.
• Računi i priznanice neka budu priloženi uz stavku kojoj pripadaju.

Kako to uraditi u ArchiBoard-u

Ista struktura je dostupna i kao procena u aplikaciji: pogledajte procene i specifikacije za pregled, a poglavlje o uvozu procene za prenos postojeće tabele.

1. Na početnom ekranu kliknite na «New Project» i unesite naziv, grad i ulogu vašeg studija.
2. Otvorite Project → «Rooms» → «Add room» za svaku prostoriju.
3. Ako već imate budžet u tabeli, otvorite Estimates → «Import», otpremite Excel, CSV ili PDF datoteku ili nalepite link ka Google Sheets, proverite šta znači svaka kolona, izaberite prostoriju ili zadržite raspored iz datoteke, pa kliknite na «Import». Grešku možete poništiti u «Activity Feed» pomoću opcije «Undo import».
4. Da biste dodali stavke iz onlajn prodavnica, kliknite na «Add item», nalepite link do proizvoda, kliknite na «Auto-fill», proverite polja, pa kliknite na «Save item». Web clipper radi isto sa stranice prodavnice.
5. U kartici stavke unesite neto količinu, rezervu u procentima i «Pieces per package» ili «m² per package». Kolona «Qty» tada prikazuje koliko treba kupiti u celim pakovanjima.
6. Prebacite «Estimate view mode» na «Economics» da vidite lanac od MSRP cene preko popusta dobavljača, nabavke, marže i profita do cene za klijenta. «Specification» prikazuje verziju bez internih finansijskih podataka.
7. Koristite prekidač «Preliminary» i «Approved» da odvojite ono što je samo predloženo od onoga što je klijent odobrio.
8. Otvorite «By order priority» u predračunu ili blok «Upcoming purchases» u «Timeline» da vidite šta treba prvo naručiti.
9. U «Project Finances» unesite odobreni budžet. Upozorenje se pojavljuje kada predračun premaši taj iznos.
10. Da biste klijentu poslali verziju, kliknite na «Export to PDF», izaberite prostorije, pa kliknite na «Download PDF». Nabavna cena, marža i profit nisu uključeni u PDF za klijenta.

Česta pitanja

Šta bi šablon budžeta za projekat enterijera trebalo da sadrži?

Minimum su: prostorija, kategorija, stavka sa linkom ili šifrom (SKU), količina za kupovinu, dobavljač, nabavna cena, marža, cena za klijenta, rok isporuke, rok do kog se naručuje, status odobrenja i status plaćanja. Dodajte zasebne redove za dostavu, montažu, usluge i rezervu (kontingenciju). Bez ovih stavki budžet obuhvata samo proizvode i potcenjuje stvarni trošak projekta.

Da li klijent treba da vidi nabavne cene i maržu?

To zavisi od ugovora i modela honorara. Ako radite sa maržom ili sa udelom u dobavljačevom popustu, većina studija klijentu prikazuje samo konačnu cenu. Šta god izaberete, interne kolone držite odvojeno, kako bi izvoz za klijenta mogao da se napravi bez njih i bez ručnog brisanja.

Kako da postupim sa stavkama čija cena još nije poznata?

Označite ih kao «cena na upit» i zadržite ih vidljivim na listi. Ne upisujte pretpostavku kao da je to ponuda. Ako vam je potrebna radna cifra, upišite je u jasno obeleženu procenjenu stavku i zamenite je čim dobavljač odgovori. Pregledajte takve stavke pre svakog sastanka sa klijentom.

Koliku rezervu treba da dodam?

Ne postoji univerzalna cifra. Zavisi od toga koliko je specifikacija potpuna, koliko cena je još otvoreno i koliko je lokacija složena. Prikažite je kao zaseban red sa navedenim procentom i dogovorite sa klijentom šta ona pokriva. Smanjujte je kako se stavke odobravaju i naručuju.

Da li je tabela dovoljna ili je potreban namenski alat?

Tabela je dovoljna za mali projekat kojim upravlja jedna osoba. Postaje teško održivo kada je više ljudi menja, kada su vam potrebni prikazi za klijenta i interni prikazi iz istih podataka ili kada plaćanja i rokove isporuke morate da pratite za svaku stavku. Izbor zavisi od toga koliko ljudi i projekata zavisi od te datoteke.

Koliko često treba ažurirati budžet?

Ažurirajte ga kad god se promeni cena, količina, status ili datum, i temeljno ga pregledajte pre svakog sastanka sa klijentom i pre svakog kruga naručivanja. Male, česte izmene zahtevaju manje vremena nego mesečno usklađivanje, a istovremeno održavaju datume do kojih treba naručiti pouzdanim.