Як керувати командою дизайнерів інтер'єру

Визначте ролі в команді та відповідальність за кімнату та етап

Якщо ви хочете знати, як керувати роботою команди дизайнерів інтер'єру без постійного гасіння пожеж, почніть з одного правила: кожне завдання має одного власника. Не двоє дизайнерів, які вважають, що інший замовляє плитку. Одне ім'я, один термін виконання, одне визначення завершення.

Більшість студій мають чотири робочі ролі, навіть якщо одна людина виконує кілька:

• Провідний дизайнер відповідає за концепцію, напрямок клієнта та остаточне затвердження вибору.
• Молодший або проектний дизайнер створює мудборди, креслення та специфікації для окремих кімнат.
• Координатор закупівель відповідає за пропозиції, замовлення, терміни виконання та відстеження доставки.
• Представник клієнта відповідає за планування, отримання погоджень та частоту комунікації.

У приватній практиці або студії з трьох осіб одна людина може виконувати дві з цих ролей. Це нормально, за умови, що ролі залишаються окремими на папері, щоб нічого не загубилося між ними.

Потім додайте другу вісь: відповідальність за кімнату та етап. Розділення лише за етапом (концепція, специфікація, закупівля, монтаж) призводить до плутанини під час передачі завдань у середині проекту. Розділення лише за кімнатою призводить до того, що ніхто не стежить за загальним графіком. Поєднайте обидва. Молодший дизайнер відповідає за «Основна ванна кімната, специфікація», координатор закупівель відповідає за «Основна ванна кімната, замовлення та доставка», а провідний дизайнер відповідає за етап затвердження між ними.

Запишіть правила передачі проєкту. Специфікація «готова до закупівлі» лише тоді, коли заповнені всі поля: оздоблення, розміри, кількість та посилання на постачальника. Замовлення «готове для клієнта» лише після того, як керівник перевірив бюджет. Такі чіткі визначення покладуть край більшості розмов у стилі «Я думав, це зробив ти».

Нарешті, вирішіть, хто що бачить. Націнки та торгові націнки належать студії, а не клієнту, і не кожному асистенту вони потрібні. Встановіть дозволи до початку проєкту, а не після того, як хтось надішле не той кошторис.

Налаштуйте єдиний спільний робочий простір для завдань, файлів та замовлень

Коли ви знаєте, як керувати ролями команди дизайнерів інтер'єру, надайте команді одне місце, де живе робота. Шаблон збою знайомий: завдання в списку справ, вибір матеріалів у таблиці, зображення на спільному диску, статус замовлення, похований в чиїйсь пошті. Кожен інструмент окремо — це добре. Разом вони гарантують, що ніхто не бачить повної картини.

Загальні інструменти мають тут специфічну слабкість. Як зазначає monday.com, загальні інструменти для проєктів можуть відстежувати терміни, але вони розвалюються, коли вам потрібно керувати візуальними активами, співпрацювати над мудбордами або відстежувати десятки замовлень від постачальників. Простий додаток для списку справ також не може містити терміни виконання постачальників, торгові націнки або затверджений клієнтом вибір із доданою ціною.

Ваш спільний робочий простір повинен містити:

• Кімнати та бюджети, щоб кожна кімната мала свою поточну оцінку, а загальна сума оновлювалася в реальному часі.
• Вибір продуктів з фото, ціною, артикулом, розмірами та посиланням на джерело, прикріпленими до рядка, а не у окремому документі.
• Завдання, прив'язані до кімнат та етапів, кожен з відповідальним та терміном виконання.
• Дати замовлення та доставки, видимі на часовій шкалі, тому пізній диван помічають до того, як він заблокує монтаж.
• Файли та погодження, прикріплені до елемента, якого вони стосуються.

Саме тут платформа, створена для цієї мети, займає своє місце. В ArchiBoard кошториси, пошук товарів, планування кімнат та відстеження завдань знаходяться в межах одного проєкту, а Web Clipper витягує фотографії, ціни та артикули зі сторінки постачальника, щоб ніхто не перенабирав дані про продукт. Кошториси ведуться в кількох валютах з розбивкою по кімнатах та експортуються до PDF, що допомагає, коли колега в іншому місті збирає цифри. Ви також можете переглядати каталог товарів для інтер'єру та додавати товари безпосередньо до кімнати замість того, щоб шукати їх по сайтах постачальників по одному.

Тест хорошої системи простий: новий член команди повинен мати можливість відкрити проєкт і за хвилину отримати відповідь на питання «що заблоковано, хто за це відповідає і коли це має бути зроблено?»

Залучіть свою команду та перенесіть активні проєкти з електронних таблиць

Вибір інструменту – це легка частина навчання керуванню роботою команди дизайнерів інтер'єрів. Змусити людей використовувати його під час реальних проєктів складніше. Студії, які намагаються зробити різкий перехід, зазвичай зупиняються, тому що всі повертаються до електронної таблиці в момент настання терміну.

Спокійніша послідовність працює краще:

1. Виберіть один пілотний проєкт. Оберіть той, що є достатньо раннім, щоб потребувати мінімальної міграції даних, або почніть новий. Не починайте з завдання, яке знаходиться в середині процесу замовлення.
2. Проведіть пілотний проєкт з невеликою групою. Керівник відділу дизайну та координатор закупівель — природна пара, оскільки саме вони найбільше відчувають незручності роботи з електронними таблицями.
3. Мігруйте за рядками, а не за файлами. Перенесіть лише активні елементи: відкриті вибори, незавершені замовлення та майбутні завдання. Архівуйте завершені рядки у старому файлі та залиште їх там.
4. Встановіть дату переходу. Після цієї дати стара електронна таблиця стає доступною лише для читання. Якщо вона залишиться редагованою, її продовжуватимуть редагувати.
5. Впроваджуйте для решти команди після того, як пілотний проєкт дозволить створити одну чисту оцінку та один чистий цикл замовлення.

Робіть навчання коротким і прив'язаним до реальної роботи. Тридцять хвилин над живим проєктом краще, ніж довга загальна демонстрація. Показуйте кожній ролі лише те, що їй потрібно: молодший дизайнер вивчає кліпінг та дошки кімнат, координатор вивчає замовлення та часову шкалу, керівник вивчає затвердження та перегляд оцінок.

Очікуйте певного опору і сприймайте його як інформацію. Якщо хтось продовжує повертатися до електронної таблиці, запитайте, що вона робить такого, чого немає в новій системі. Часто це відсутній стовпець або нечітке правило передачі завдань, і обидва недоліки легко виправити.

Щодо вартості, студія не повинна брати зобов'язань наосліп. Програмне забезпечення для дизайнерів інтер'єру має широкий діапазон цін — від безкоштовного до приблизно 119 доларів США на користувача на місяць, згідно з оглядом Agiled, тому використовуйте безкоштовний рівень або пробну версію для пілотного проєкту та виберіть платний план, коли команда відчує різницю.

Визначте частоту зустрічей, перегляньте ритми та процедури підзвітності

Інструменти містять дані. Процедури тримають людей чесними щодо них. Команда проєктувальників, яка зустрічається занадто часто, витрачає оплачувані години, а та, яка зустрічається занадто рідко, виявляє проблеми, коли вони вже дорогі. Легкий, передбачуваний ритм підходить для більшості студій.

Короткий щотижневий огляд проєкту. Від п’ятнадцяти до тридцяти хвилин, раз на тиждень, на активний проєкт або на студію, якщо команда невелика. Перегляньте спільний робочий простір, а не покладайтеся на пам’ять: що прострочено, що заблоковано, які затвердження очікують, які поставки заплановані на наступні два тижні. Завершуйте з кожним заблокованим пунктом, призначеним особі та даті.

Швидка щоденна перевірка, якщо ви ведете кілька активних проєктів. Від п’яти до десяти хвилин, стоячи або в чаті. Кожна людина повідомляє, що вона завершує сьогодні і де їй потрібна допомога. Віддалені та гібридні команди отримують найбільшу користь, оскільки це замінює розмови в коридорі, які забезпечує офіс.

Передпрезентаційний огляд. Перед будь-якою презентацією клієнту керівник перевіряє вибір, кошторис та зображення з проєктним дизайнером. Виявлення неправильного оздоблення або застарілої ціни всередині компанії набагато дешевше, ніж виправлення цього перед клієнтом.

Огляд закупівель під час замовлення. Перед надсиланням замовлення на закупівлю координатор та керівник підтверджують кількість, оздоблення, терміни виконання та бюджетний рядок. Ця одна звичка запобігає багатьом інцидентам з неправильними товарами та товарами, що перебувають на складі.

Підзвітність походить від видимості, а не від переслідування. Коли завдання мають власників та терміни виконання в межах проєкту, щотижневий огляд стає читанням, а не допитом. Прострочені пункти спливають самі по собі, і розмова переходить від «хто забув?» до «що тобі потрібно, щоб розблокувати це?»

Одне застереження щодо цифр: ви побачите твердження, що фірми, які використовують спеціалізоване програмне забезпечення, виставляють рахунки значно більше за дизайнера та мають набагато менше невдалих поставок, ніж фірми, що працюють на основі електронних таблиць. Ця цифра приписується галузевому прогнозу ASID, але доходить до нас з других рук, тому перевірте її за первинним звітом, перш ніж цитувати клієнтам або партнерам. Наведені вище процедури заслуговують на увагу в будь-якому випадку.

Координуйте роботу підрядників та затвердження клієнтів без втрати контролю

Підрядники та клієнти — це дві групи, якими ви не можете керувати так само, як співробітниками, що робить їх звичайним джерелом затримок. Навчитися керувати взаємодією команди дизайнерів інтер'єру із зовнішніми сторонами зводиться до структури: чітка інформація на вході, чіткі рішення на виході та запис обох.

Підрядники. Ставтеся до кожної взаємодії з постачальником так, щоб це відображалося у робочому просторі. Записуйте вказані ціни, підтверджені терміни виконання та обіцяні дати доставки для конкретної лінійки продуктів. Коли дата постачальника зсувається, оновлюйте графік, щоб наступні завдання, включно з монтажем, рухалися разом з нею. Координатор із закупівель повинен відповідати за весь контакт з постачальником, щоб постачальник чув один голос, а команда не надсилала суперечливих інструкцій. Зберігайте підтвердження замовлень поряд із замовленням, а не в особистій скриньці, щоб будь-хто, хто замінює колегу, міг їх знайти.

Оскільки каталог та інструменти для вибірки містять посилання на постачальника, SKU та розміри для кожного рядка, замовлення можна формувати на основі тих самих даних, які клієнт схвалив. Витягнення деталей специфікації зі сторінки продукту, таких як порцелянова плитка формати або фарба покриття, безпосередньо в рядок усуває помилки при переписуванні, тиху причину багатьох неправильних поставок.

Схвалення клієнтом. Схвалення гальмуються, коли вони живуть в ланцюжках електронних листів. Представляйте вибір, згрупований за кімнатами, із зображеннями, цінами та розмірами, і просіть про рішення до зазначеної дати. Записуйте рішення щодо елемента в момент його отримання. Як тільки клієнт схвалив щось із прикріпленою ціною, цей запис є вашим посиланням, якщо питання повернеться пізніше.

Захист маржі має значення і тут. Рольові дозволи дозволяють співпрацювати з клієнтами та молодшим персоналом, зберігаючи при цьому націнку на торгівлю видимою лише для тих, хто повинен її бачити. Встановіть це на початку проєкту, щоб уявлення клієнта показувало ті цифри, які ви маєте на увазі, і нічого більше.

Замикаючи коло. Після кожного раунду затвердження письмово підтверджуйте, що було вирішено і що буде далі: які позиції переходять до замовлення, які потребують альтернатив, який новий термін виконання. Цей короткий підсумок тримає команду, постачальників та клієнта узгодженими, а щотижневий огляд — конкретним для відстеження.

Якщо ваша команда готова спробувати це на практиці, ви можете створити робочий простір ArchiBoard і запустити один проєкт через нього, перш ніж приймати будь-які подальші рішення. Щоб глибше розібратися в аспекті налаштування завдань, дивіться наш посібник з програмного забезпечення для управління завданнями в дизайні інтер'єру.