Innenarchitektur-Software: Was sie enthalten sollte

Gute Innenarchitektur-Software sollte die gesamte Projektkette abdecken und nicht nur Zeichnungen: Leistungsverzeichnis und Kostenschätzung, Kundenfreigaben, Beschaffung und Liefertermine, Lieferantenzahlungen sowie einen klaren Überblick darüber, was das Büro verdient. Am schnellsten finden Sie die passende Lösung, wenn Sie zuerst Ihren eigenen Arbeitsablauf abbilden und dann jedes Tool an einem echten Projekt testen. Im Folgenden finden Sie eine Methode, eine Checkliste der Module und einen Testplan.

Beginnen Sie mit Ihrem Arbeitsablauf, nicht mit einer Funktionsliste

Funktionslisten sind lang und sehen von Tool zu Tool ähnlich aus. Ihr letztes Projekt zeigt, was Sie tatsächlich brauchen.

1. Schreiben Sie die Phasen Ihres letzten abgeschlossenen Projekts in der richtigen Reihenfolge auf: Briefing, Konzept, Leistungsverzeichnis, Kundenfreigabe, Bestellung, Lieferung, Montage, Schlussabrechnung.
2. Notieren Sie neben jeder Phase, wo Informationen verloren gingen oder erneut eingetippt werden mussten. Typische Fälle: Ein Preis wurde in einer Datei geändert, in der an den Kunden gesendeten Version aber nicht, oder ein Liefertermin war nur einer Person bekannt.
3. Halten Sie fest, wer an welcher Phase beteiligt ist: Designer, Einkaufsleitung, Buchhaltung, Kunde, Handwerker.
4. Wählen Sie die drei Phasen aus, die am meisten Zeit oder Geld kosten. Sie werden zu Ihren wichtigsten Auswahlkriterien.
5. Listen Sie auf, welche Dateien Sie bereits an anderer Stelle erstellen (Grundrisse, Visualisierungen, Pläne). Das neue Tool muss diese Dateien übernehmen können, statt sie zu ersetzen.

Design-Tools und Projektmanagement-Tools trennen

CAD-, 3D-Modellierungs- und Renderingprogramme erstellen Zeichnungen und Bilder. Business-Software verwaltet die Daten dazu: Produkte, Preise, Termine, Zahlungen, Freigaben. Die meisten Studios nutzen beides. Wenn Sie Optionen vergleichen, achten Sie darauf, Werkzeuge derselben Art gegenüberzustellen, und prüfen Sie, ob das Business-Tool Ihre Zeichnungen und Renderings als Dateien speichern kann.

Kernmodule, die Innenarchitektur-Software haben sollte

Nutzen Sie diese Tabelle als Grundlage. Für jedes Modul gibt es eine Testfrage, die Sie in einer Testversion beantworten können.

Modul	Was es leisten sollte	Testfrage
Spezifikation und Kalkulation	Positionen mit Foto, Artikelnummer (SKU), Maßen, Menge und Preis, gruppiert nach Raum und Kategorie	Können Sie nur die Küche in ein Kundendokument exportieren?
Produkterfassung	Ein Produkt von einer Shop-Seite speichern, ohne es abzutippen	Speichern Sie fünf Produkte aus fünf Shops: Wie viele Felder müssen manuell ausgefüllt werden?
Status und Freigaben	Jede Position von „Freigabe ausstehend“ auf „eingebaut“ setzen	Sehen Sie alle nicht freigegebenen Positionen in einer Ansicht?
Beschaffungszeitplan	Bestelltermine gegen die Bauphasen anzeigen	Wenn sich eine Phase verschiebt, verschieben sich dann auch die Bestelltermine mit?
Lieferantenzahlungen	Anzahlung, Restzahlung, Rechnungen und Belege pro Position erfassen	Finden Sie den offenen Restbetrag eines Lieferanten in unter einer Minute?
Projektfinanzen	Kundenzahlungen, Lieferantenzahlungen und Studiogewinn anzeigen	Aktualisiert sich der Gewinn, wenn sich ein Preis ändert?
Kundenzugang	Dem Kunden ermöglichen, einzusehen, freizugeben oder abzulehnen, ohne komplizierten Login	Können Sie Einkaufspreise verbergen und nur Kundenpreise zeigen?
Team und Rollen	Aufgaben der richtigen Person zuweisen und Änderungsrechte je Rolle begrenzen	Erreicht eine Aufgabe die Person, die für die Bestellung zuständig ist?
Import und Export	Bestehende Kalkulationen übernehmen, PDF- und Excel-Dateien versenden	Lässt sich Ihre aktuelle Tabelle ohne manuelle Bereinigung importieren?
Verlauf und Rückgängig	Zeigen, wer was geändert hat, und gelöschte Positionen wiederherstellen	Können Sie eine Position wiederherstellen, die letzte Woche gelöscht wurde?

Was sich verschieben lässt

Dekorative Extras entscheiden selten darüber, ob ein Projekt im Zeitplan bleibt. Besteht ein Tool nicht die Prüfungen für Kalkulation, Einkauf und Buchhaltung, werden zusätzliche Funktionen daran nichts ändern. Bewerten Sie sie zuletzt.

Kalkulationen und Leistungsverzeichnisse: der Teil, den Sie täglich nutzen

Die Kalkulation ist der wichtigste Arbeitsbildschirm, also testen Sie sie zuerst. Eine Spezifikation für den Kunden und eine Kalkulation für das Büro sind dieselben Daten, nur aus zwei Perspektiven betrachtet. Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, zwischen beiden zu wechseln, ohne zwei Dateien zu führen.

• Jede Position speichert Foto, Bezeichnung, Link zum Lieferanten, SKU, Maße, Menge, Einheit und Währung.
• Einkaufspreis, Aufschlag und Marge sind für Sie sichtbar und erscheinen im Kundendokument standardmäßig nie.
• Die Menge lässt sich in ganzen Verpackungseinheiten berechnen, mit einer Reserve für Verschnitt. Das ist bei Fliesen, Tapeten und Bodenbelägen wichtig.
• Eine Position kann auf mehrere Räume verteilt werden und bleibt dabei ein Einkauf und eine Zahlung.
• Alternativen lassen sich einer Hauptposition zuordnen und dem Kunden als Optionen zeigen.
• Freigegebene und vorläufige Positionen lassen sich getrennt anzeigen.
• Positionen ohne Preis werden markiert, statt stillschweigend als null gezählt.
• Massenaktionen funktionieren für ausgewählte Zeilen: löschen, duplizieren, Aufgaben erstellen, exportieren.

Die Kalkulationslogik prüfen

Nehmen Sie einen Posten und rechnen Sie ihn von Hand durch. Beispiel: Einkaufspreis 1.000 EUR, Aufschlag 30 %. Der Kundenpreis sollte 1.300 EUR betragen und der Gewinn 300 EUR. Ändern Sie dann den Aufschlag auf 25 % und prüfen Sie, ob sich alle abhängigen Werte aktualisieren. Wenn Sie zuerst Ihre eigenen Prozentwerte überprüfen möchten, nutzen Sie einen Aufschlagsrechner.

Beschaffung, Lieferung und Lieferantenzahlungen

Die meisten Budget- und Terminprobleme treten auf, nachdem der Kunde die Kalkulation freigegeben hat. Verspätete Bestellungen verzögern die Montage, und unklare Zahlungen führen zu Streitigkeiten. Gute Software behandelt den Einkauf als Abfolge mit Terminen und nicht als bloße Preisspalte.

Die Abfolge, die sie abbilden sollte

1. Freigabe: Der Kunde bestätigt den Posten, und der Status wechselt.
2. Bestellung: Die verantwortliche Person gibt die Bestellung auf. Das Bestelldatum ergibt sich aus der Lieferzeit und dem geplanten Montagetermin.
3. Rechnung und Zahlung: Die Lieferantenrechnung wird dem Posten zugeordnet, bei Bedarf mit Anzahlung und Restbetrag.
4. Lieferung: Ein Liefertermin wird geplant, und jede Verschiebung wird mit Grund gespeichert.
5. Abnahme: Vor Ort werden Artikelnummer (SKU), Farbe, Maße und Menge geprüft, und die Abnahme oder eine Abweichung wird dokumentiert.
6. Montage: Der letzte Termin schließt den Posten ab.

Termine sollten Aufgaben erzeugen

Ist das Liefer­datum verstrichen und der Artikel noch nicht angekommen, sollte das System jemanden auffordern, einen neuen Termin anzufragen. Gleiches gilt für einen bestellten Artikel ohne Liefertermin. Tools, die nur Daten speichern, überlassen diese Nachverfolgung dem Gedächtnis. Tools, die aus Status und Terminen Aufgaben erzeugen, reduzieren verpasste Bestellungen.

Nutzen Sie diese Checkliste während der Testphase:

• Sie sehen, was als Erstes bestellt werden muss, sortiert nach Bestellfrist.
• Die Zahlung an Lieferanten unterstützt eine Anzahlung und einen Restbetrag.
• Rechnungen und Belege hängen am Artikel und nicht nur in einem allgemeinen Ordner.
• Änderungen des Liefertermins werden mit Verlauf und Begründung gespeichert.
• Sie sehen, wie oft jeder Lieferant Termine verschiebt.
• Die Abnahme vor Ort hält ein Ergebnis und einen Kommentar fest, der in einer Reklamation verwendbar ist.

Kundenfreigaben und Kommunikation

Kunden stellen immer wieder dieselben Fragen: Was ist freigegeben, was ist noch offen, was kostet es, wann kommt es an? Software, die diese Fragen ohne Anruf oder ein neues PDF beantwortet, spart pro Projekt Stunden.

• Zugriff per Link, mit Modi für reine Ansicht sowie Freigabe und Ablehnung, und einem Ablaufdatum, das Sie jederzeit widerrufen können.
• Kontrolle darüber, was der Kunde sieht: Preis, Lieferant, Belege, Termine. Ausgeblendete Daten sollten gar nicht erst an den Browser des Kunden übertragen werden.
• Ein Vorschaumodus, mit dem Sie die Kundenansicht prüfen können, bevor Sie sie teilen.
• Rückfragen des Kunden zu einem Artikel erreichen die zuständige Person als Aufgabe und gehen nicht als verlorene Nachricht unter.
• Export als PDF für ausgewählte Räume oder ausgewählte Artikel, wahlweise mit oder ohne Preise und Alternativen.

Wenn Sie all das bisher in Tabellen verwalten, hilft der Vergleich mit Excel und Google Sheets zeigt, welche Teile der Kette zuerst brechen, wenn die Zahl der Projekte wächst.

So testen Sie ein Tool an einem echten Projekt

Eine Demo mit Beispieldaten verdeckt Probleme. Nehmen Sie ein Projekt, das Sie gut kennen, idealerweise ein abgeschlossenes, damit Sie die Ergebnisse mit der Wirklichkeit vergleichen können.

1. Importieren Sie eine Raumkalkulation mit 15 bis 20 Positionen aus Ihrer eigenen Tabelle oder bauen Sie sie neu auf.
2. Fügen Sie fünf neue Produkte aus verschiedenen Online-Shops hinzu und notieren Sie, wie viel manuelle Korrektur sie benötigen.
3. Richten Sie das Team ein und weisen Sie zwei Kollegen unterschiedliche Rollen zu.
4. Führen Sie drei Positionen durch die gesamte Kette: Freigabe, Bestellung, Anzahlung, Änderung des Liefertermins, Abnahme.
5. Teilen Sie das Projekt über einen Test-Client-Link und prüfen Sie, was der Kunde sieht.
6. Exportieren Sie für einen Raum ein PDF für den Kunden und prüfen Sie, dass keine internen Preise erscheinen.
7. Löschen Sie eine Position und stellen Sie sie anschließend aus dem Verlauf wieder her.

Ergebnis bewerten

Die Gewichtungen sollten die drei Phasen widerspiegeln, die Sie zu Beginn ausgewählt haben. Die Zahlen unten sind nur ein Beispiel.

Kriterium	Beispielgewichtung	Bewertung 1–5
Kalkulation und Spezifikation	30%
Beschaffung und Liefertermine	25%
Zahlungen und Finanzen	20%
Kundenzugang und Export	15%
Import, Team, Verlauf	10%

Warnsignale: Sie brauchen eine zweite Tabelle, um die Kalkulation abzuschließen, der Gewinn wird außerhalb des Tools berechnet, der Kunde sieht interne Daten oder es gibt keine Möglichkeit, eine Löschung rückgängig zu machen.

So geht es in ArchiBoard

ArchiBoard deckt die oben genannten Module in einem einzigen Arbeitsbereich ab. Um die in diesem Artikel beschriebene Testphase durchzuführen, folgen Sie diesen Schritten. Eine vollständige Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite, und das Kapitel „Erste Schritte“ des Hilfecenters erklärt die ersten Schritte ausführlich.

1. Klicken Sie auf der Startseite im Block «Loslegen» auf «Projekt erstellen». Name und Stadt genügen.
2. Öffnen Sie «Kostenschätzungen» und klicken Sie auf «Importieren», um eine Excel-, CSV- oder PDF-Datei hochzuladen oder einen Google-Sheets-Link einzufügen. Prüfen Sie die Bedeutung der Spalten und klicken Sie dann auf «Importieren».
3. Um ein neues Produkt hinzuzufügen, klicken Sie auf «Position hinzufügen», fügen den Produktlink ein, klicken auf «Automatisch ausfüllen», prüfen die Felder und klicken schließlich auf «Position speichern».
4. Wechseln Sie die Ansicht der Schätzung zwischen «Spezifikation» und «Wirtschaftlichkeit», um die Kundenansicht und die interne Ansicht derselben Daten zu sehen.
5. Öffnen Sie «Zeitplan» und prüfen Sie den Block «Anstehende Käufe», um zu sehen, was Sie zuerst bestellen sollten.
6. Öffnen Sie in einer Positionszeile «Lieferant & Zahlung» und tragen Sie «Zahlung an Lieferanten», «Lieferantenrechnungen» sowie die Liefertermine ein. Wenn die Lieferung eintrifft, verwenden Sie «Abnahme».
7. Öffnen Sie «Team» und klicken Sie auf «Mitglied einladen», um einen Kollegen mit einer Rolle hinzuzufügen.
8. Öffnen Sie «Kundenportal», wechseln Sie zum Reiter «Linkzugriff», erstellen einen Link und prüfen ihn im Reiter «Kundenvorschau».
9. Klicken Sie auf «Als PDF exportieren», wählen die gewünschten Räume aus und klicken auf «PDF herunterladen».

Der Free-Tarif erlaubt bis zu 20 Positionen und 2 Teilnehmer, was für eine Testphase mit einem Raum ausreicht. Ihr Konto enthält außerdem ein «Demoprojekt», das nicht auf dieses Limit angerechnet wird.

FAQ

Ist 3D-Visualisierung Teil einer Software für Innenarchitektur?

Das kann sein, aber es handelt sich um eine eigene Kategorie. Modellierungs- und Rendering-Programme erstellen Bilder und Zeichnungen. Projektsoftware verwaltet Kostenvoranschläge, Einkauf, Termine, Zahlungen und Freigaben durch Kunden. Die meisten Studios kombinieren beides. Prüfen Sie daher, ob Ihr Projektwerkzeug Zeichnungen und Renderings speichern kann und ob Sie diese Räumen und Dokumenten zuordnen können.

Können Tabellenkalkulationen Innenarchitektur-Software ersetzen?

Bei einem kleinen Projekt oft ja. Mit wachsender Zahl an Projekten stoßen Tabellen jedoch bei Fotos, Status, Zahlungsverlauf, Kundenzugriff und Aufgaben-Erinnerungen an ihre Grenzen. Kopien derselben Datei laufen außerdem auseinander. Entscheiden Sie anhand einer Zählung: Wie oft tippen Sie in einer typischen Woche Daten erneut ein oder prüfen Termine von Hand?

Wie viele Positionen sollte ich für einen Test verwenden?

Fünfzehn bis zwanzig Positionen aus einem echten Raum reichen aus. Das ist groß genug, um Gruppierung, Import, Status und Export zu testen, und klein genug, um den Test in ein bis zwei Tagen abzuschließen. Nehmen Sie Positionen von unterschiedlichen Lieferanten auf, einen Fliesen- oder Bodenbelagartikel mit Verpackungsangaben und mindestens eine Position mit einer Alternative.

Worauf sollte ein kleines Studio zuerst achten?

Priorisieren Sie Kostenvoranschlag, Bestelltermine und Lieferantenzahlungen, weil Fehler dort direkte Kosten verursachen. Danach kommt der Kundenzugriff. Erweiterte Auswertungen und Teamrechte werden wichtiger, sobald mehrere Personen am selben Projekt arbeiten. Wählen Sie ein Werkzeug, mit dem Sie allein beginnen und später Kollegen hinzufügen können.

Wie übertrage ich bestehende Projekte in eine neue Software?

Nicht alles migrieren. Importieren Sie nur aktive Projekte, und zwar zuerst den Kostenvoranschlag, denn er enthält Positionen, Preise und Räume. Danach ergänzen Sie Lieferantenzahlungen und Liefertermine für bereits bestellte Positionen. Abgeschlossene Projekte können in Ihrem Archiv verbleiben; exportierte PDF- oder Excel-Kopien bewahren Sie als Referenz auf.