Comisiones y descuentos de diseñador: cómo llevar un registro honesto

Para llevar un registro honesto de un descuento de diseñador o de una comisión, anota tres cifras por cada artículo (precio de lista, tu precio de compra y el precio para el cliente) y registra la comisión del proveedor en una línea aparte, con su propio estado, desde «devengada» hasta «cobrada». Decide de antemano qué modelo de ingresos usas y cómo lo comunicas al cliente. Todo lo que sigue se deriva de esas dos reglas.

Cuatro formas en que un diseñador gana dinero con los proveedores

Los términos «descuento», «margen» y «comisión» se confunden a menudo, y ahí es donde el registro honesto empieza a fallar. Son flujos de dinero distintos, con destinatarios distintos. Antes de crear cualquier hoja de cálculo o informe, identifica el modelo que realmente usas en cada proyecto.

Estos modelos pueden combinarse en un mismo proyecto. Un proveedor de tejidos puede pagar comisión mientras que una marca de iluminación te concede un precio de profesional. Lleva el registro por proveedor y por artículo, no por promedio del proyecto.

Establezca las reglas antes del primer pedido

La mayoría de las disputas sobre descuentos de profesional surgen de normas que nunca se pusieron por escrito. Dedique media hora a esto antes de enviar cualquier presupuesto.

1. Elija el modelo para cada proveedor. Anote cuál de los cuatro modelos se aplica a cada proveedor que utilice en el proyecto.
2. Fije los porcentajes. Registre el descuento de profesional, su margen o su parte del descuento, y la tasa de comisión, cada uno con su fuente: una lista de precios, un correo electrónico o un acuerdo con el distribuidor.
3. Decida quién paga a quién. O bien el cliente paga directamente al proveedor, o bien el cliente paga al estudio y el estudio paga al proveedor. Esto cambia su flujo de caja y su riesgo, así que inclúyalo en las condiciones del proyecto.
4. Inclúyalo en el contrato o en la propuesta. Indique con claridad cómo se le paga: honorarios, margen, parte del descuento o comisión del proveedor. Cumpla las normas de divulgación que se apliquen en su país y en su asociación profesional.
5. Acuerde el informe. Explique al cliente qué recibirá: un presupuesto con precios finales, un calendario de pagos y un informe de cierre.

Qué conservar como documentos justificativos

• Las condiciones comerciales del proveedor o la confirmación del distribuidor, con la fecha
• La confirmación por escrito de la tasa de comisión y de las condiciones de pago correspondientes
• El presupuesto firmado o la aprobación de cada partida por parte del cliente
• La factura del proveedor y el justificante de pago de cada pedido

Calcule con honestidad: un artículo, cuatro modelos

Tomemos un sofá como ejemplo práctico. Las cifras son ilustrativas: precio de lista de 10,000 EUR, descuento para profesionales del 30 %, de modo que el precio de compra del estudio es de 7,000 EUR. El modelo de comisión supone que el cliente paga directamente al proveedor y que este paga al estudio el 10 % de la factura.

El mismo sofá deja al estudio entre 840 y 3,000 EUR, y el cliente paga entre 7,840 y 10,000 EUR. Ninguno de estos modelos es deshonesto en sí mismo. Lo que lo convierte en deshonesto es ocultárselo al cliente cuando tu contrato dice que debería ser visible, o mezclar modelos de forma que nadie pueda saber de dónde salió el dinero.

Recargo o margen

Un recargo del 12 % sobre el coste no es un margen del 12 % sobre el precio de venta. En el ejemplo, 840 EUR sobre 7,840 EUR equivalen a un margen de alrededor del 10,7 %. Elige una definición, indícala en tus informes internos y úsala de forma coherente. Si necesitas comprobar rápidamente la conversión, la calculadora de recargo la resuelve en unos segundos.

Tres cifras por artículo

1. Precio de venta recomendado (PVR). El precio de referencia que publica el proveedor.
2. Precio de compra. Lo que pagas tú o el cliente al proveedor después del descuento para profesionales.
3. Precio para el cliente. Lo que el cliente ve en el presupuesto.

Si guardas solo el precio para el cliente, más tarde no podrás demostrar cuál fue el descuento. Si guardas solo el precio de compra, no podrás explicar tus ganancias. Conserva los tres, y deja que los porcentajes y los importes se recalculen entre sí para que nunca se desfasen.

Haz un seguimiento de la comisión del proveedor a lo largo de todo su ciclo de vida

Un descuento para profesionales es visible de inmediato, porque está incluido en el precio. La comisión es diferente: es dinero que te deben y que llega más tarde, y es fácil olvidarlo. Trátala como una cuenta por cobrar con un estado.

1. Devengada. El cliente ya ha pagado al proveedor o el pedido está confirmado, así que tienes derecho a la comisión según tu acuerdo. Registra el importe previsto.
2. Solicitada. Has enviado al proveedor una factura de comisión o una solicitud por escrito. Registra la fecha.
3. Cobrada. El dinero ha llegado. Registra la fecha y el importe, y anota cualquier diferencia con la cifra prevista.

Revisa cada mes la lista de comisiones devengadas pero no solicitadas. Son las que con más frecuencia se pierden, normalmente cuando un proyecto está terminando y todos están ocupados con la instalación.

Revisión mensual de comisiones

• Cada proveedor con un acuerdo de comisión tiene una tarifa registrada
• Cada pedido pagado tiene un importe de comisión previsto
• Las solicitudes con más antigüedad que el plazo de pago del proveedor se reclaman
• Los artículos cancelados o devueltos tienen su comisión ajustada
• Los importes cobrados se comparan con los previstos, y las diferencias se explican
• La comisión no se mezcla con los pagos del cliente ni con el presupuesto del proyecto

Explíqueselo al cliente sin confusiones

Después de leer sus documentos, el cliente debería poder responder a una sola pregunta: ¿qué pagué y quién recibió ese dinero? No tiene por qué mostrar cada porcentaje interno, salvo que su contrato lo exija. Lo que sí debe asegurarse es de que nada en los documentos contradiga la forma real en que usted cobra.

• Muestre los precios finales por partida y los totales por estancia.
• Mantenga las columnas de precio de compra, margen y beneficio fuera de los documentos para el cliente, a menos que el contrato establezca que se comparten.
• Si forma parte del acuerdo un descuento compartido, muestre de forma explícita el ahorro del cliente.
• Si el cliente paga directamente al proveedor, indique que el proveedor puede pagar a el estudio una comisión, tal como la describe su contrato.
• Use la misma redacción en la propuesta, el presupuesto y el informe de cierre.
• Responda directamente a las preguntas sobre sus ganancias. Una explicación preparada y tranquila funciona mejor que una defensiva.

Cuando el cliente ve un calendario de pagos que coincide con las facturas, la confianza suele llegar sola. El portal del cliente es una forma de darle esa visión sin exponer sus cifras internas.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

La función Project Finance reúne en un mismo proyecto el modelo de ingresos, los pagos del cliente, los pagos a proveedores y la comisión. Los pasos siguientes siguen la guía de usuario; los detalles por partida se explican en el capítulo de ayuda sobre presupuestos.

1. Abra el proyecto y vaya a Project Finances. En la configuración financiera, define tu rol como estudio, cómo cobras (comisión, recargo o parte del descuento del proveedor), quién paga a quién («Cliente → Proveedor» o «Cliente → Estudio → Proveedor»), la moneda del proyecto y el presupuesto aprobado.
2. Abre Proveedores en el menú izquierdo y revisa la comisión registrada para cada proveedor que utilizas en el proyecto.
3. Ve a Presupuestos y cambia «Modo de vista del presupuesto» a Economía. En cada partida verás PVP, descuento del proveedor, compra, recargo, beneficio y precio para el cliente. Si cambias un importe, el porcentaje se recalcula, y viceversa.
4. En Finanzas del proyecto, registra los pagos del cliente y los pagos a proveedores como transacciones. Los pagos a proveedores se agrupan por proveedor, así puedes comparar lo pagado con lo encargado.
5. Sigue la comisión en sus etapas: devengada, solicitada, recibida. El sistema crea automáticamente la tarea «Solicitar comisión a…», así una comisión no queda sin atender.
6. Desde un pago, genera un PDF: una factura al cliente, una factura al proveedor por la comisión o un informe para el cliente. Los datos del estudio se toman de la configuración de tu perfil.
7. Antes de enviar documentos al cliente, usa Presupuestos → «Exportar a PDF». Tus cifras internas (precio de compra, recargo, beneficio) no se incluyen en el PDF para el cliente.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo un descuento para profesionales que una comisión?

No. Un descuento comercial reduce el precio al que usted o su cliente compran al proveedor, por lo que aparece en la factura. La comisión, en cambio, es un pago independiente que el proveedor le hace a usted, normalmente después de que el cliente haya pagado. Se registran de forma distinta: el descuento por artículo, y la comisión como un derecho de cobro con su propio estado.

¿Tengo que informar al cliente de mi descuento comercial?

Depende de su contrato, de su asociación profesional y de las normas del lugar donde trabaja, así que compruébelo. Como principio práctico, el cliente debe entender cómo se le retribuye a usted y no debería llevarse una sorpresa más adelante. Describa el modelo de ingresos en la propuesta con palabras sencillas y asegúrese de que los presupuestos y los informes no lo contradigan.

¿Debo trasladar al cliente todo el descuento comercial?

Es una decisión de negocio, no una norma. Algunos estudios trasladan el descuento íntegro y cobran un honorario o un recargo transparente. Otros lo comparten o lo conservan como parte de su remuneración. Sea cual sea la opción, acuérdela antes de hacer el pedido, aplíquela de forma coherente y haga que los documentos reflejen lo acordado.

¿Cómo evito olvidarme de las comisiones de proveedor no cobradas?

Registre la comisión prevista en cuanto se confirme o se pague el pedido, no cuando se acuerde de ella. Asígnele un estado y una fecha de reclamación. Revise una vez al mes las comisiones devengadas que aún no se han reclamado. Las herramientas que crean un recordatorio para cada comisión ayudan, porque los huecos suelen aparecer al final del proyecto.

¿Es el margen sobre coste lo mismo que el margen de beneficio?

No. El «markup» es el porcentaje que se añade a tu coste, mientras que el margen es la proporción del precio de venta que te quedas. Un markup del 12 % equivale a un margen de aproximadamente el 10,7 %. Elige una definición para los informes internos, indícala con claridad y úsala de forma coherente, para que las cifras de beneficio de proyectos distintos puedan compararse.