Cómo llevar el control de los pagos de clientes en proyectos de interiorismo

Para llevar el control de los pagos de clientes en interiorismo, mantén un libro mayor por proyecto que separe lo que el cliente debe al estudio de lo que el estudio debe a los proveedores. Vincula cada pago a una factura o a una partida concreta del presupuesto y regístralo el día en que el dinero se mueve. A continuación te explico el método que utilizo: elige el flujo de dinero, construye el libro mayor, sigue cada pago a proveedores en todas sus etapas y haz una revisión semanal breve.

Decide quién paga a quién antes del primer pago

La mayoría de los problemas con los pagos vienen de un flujo de dinero poco claro. Anota cuál de los dos modelos se aplica al proyecto e inclúyelo en el contrato. Esa decisión determina lo que necesitas controlar.

Modelo	Quién paga al proveedor	Qué controlas	Principal riesgo
El cliente paga directamente al proveedor	Cliente	Qué facturas de proveedor ha pagado el cliente, tu honorario o comisión, y cuándo vence cada pago	El cliente paga tarde o se salta una factura, y solo te enteras cuando se retrasa la entrega
El cliente paga al estudio, y el estudio paga al proveedor	Estudio	Dinero recibido, dinero pagado, margen por partida y saldo libre	Pagas a proveedores con fondos que todavía no han entrado en tu cuenta

El segundo modelo exige más disciplina. Tú administras el dinero del cliente, así que el libro mayor debe mostrar en todo momento cuánto de ese dinero ya está comprometido con proveedores y cuánto está libre.

Crea el libro mayor del proyecto

Para empezar basta con una hoja de cálculo. Lo importante es la estructura, no la herramienta.

Pasos para configurarlo

1. Fija el presupuesto aprobado y la moneda del proyecto. Si hay artículos con precios en otras monedas, conviértelos a la moneda del proyecto y anota el tipo de cambio utilizado.
2. Divide el presupuesto por estancias. Una vista por estancias muestra qué área se desvía antes de que lo haga el total.
3. Acuerda el calendario de pagos del cliente. Los desencadenantes habituales son la firma del contrato, la aprobación de la especificación y cada pedido importante. Vincula cada pago a un hecho, no solo a una fecha.
4. Registra cada pago del cliente con cuatro campos: fecha, importe, concepto que cubre y documento al que pertenece (número de factura o paso del calendario).
5. Lleva el control de las facturas emitidas por separado de los pagos recibidos. La diferencia entre ambos es tu cuenta por cobrar.
6. Calcula el saldo después de cada registro: presupuesto aprobado menos pagado menos facturado pero no pagado equivale a la parte aún no facturada.

Ejemplo del lado del cliente

Las cifras siguientes son solo ilustrativas.

Concepto	Importe, EUR	Estado
Presupuesto aprobado	40,000	Aprobado
Factura 1: anticipo a la aprobación	20,000	Pagada
Factura 2: pedidos de mobiliario e iluminación	12,000	Facturada, sin pagar
Aún no facturado	8,000	Previsto para materiales de acabado

Con una sola mirada a esta tabla se responden las tres preguntas que suele hacer un cliente: cuánto he pagado, cuánto queda pendiente y cuánto falta por llegar.

Registra los pagos a proveedores partida por partida

Los pagos a proveedores son el punto donde más se descontrolan las cuentas, porque un mismo proveedor puede cubrir diez partidas y cobrarse en varios plazos. Registra los pagos a nivel de partida y agrúpalos por proveedor después, no al revés.

Anticipo y saldo

La mayoría de los proveedores piden un anticipo y el resto antes del envío. Registra ambos pagos en el mismo artículo. Ejemplo, con cifras ilustrativas:

Artículo: sofá	Importe, EUR
Precio para el cliente	3.000
Precio de compra al proveedor	2.400
Anticipo al proveedor, 50 %	1.200
Saldo al proveedor, vence antes del envío	1.200
Margen del estudio	600

Si todavía estás decidiendo cuánto añadir a los precios de compra, la calculadora de margen te ayuda a comprobar el margen antes de presupuestar al cliente.

Etapas de pago

Asigna a cada artículo una etapa de pago independiente de su estado de compra. Un artículo puede estar aprobado por el cliente mientras su factura todavía no se ha solicitado. Es normal, pero tienes que verlo.

Etapa	Significado	Tu acción
Requiere solicitud de factura	El artículo está aprobado, pero no existe ninguna factura	Pide al proveedor una factura
Factura solicitada	Esperando el documento del proveedor	Haz seguimiento si tarda demasiado
Pendiente de pago al proveedor	Factura recibida, no pagada	Revisa la fecha de vencimiento y los fondos disponibles
Anticipo al proveedor pagado	Pagado en parte, saldo pendiente	Programa el saldo antes del envío
Proveedor pagado	Totalmente liquidado	Adjunta el recibo

Documentos

Adjunta la factura y el justificante de pago al propio artículo, no a una carpeta general. Meses después, cuando un cliente discuta una partida o un proveedor reclame un impago, necesitarás el documento en cuestión de segundos. Registra la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago como campos separados. La fecha de vencimiento guía tu planificación de tesorería, y la fecha de la factura te ayuda a detectar duplicados.

Vincula los cobros del cliente con los compromisos con proveedores

Cuando el estudio paga a los proveedores, un número te protege más que ningún otro: el saldo libre. Se calcula como el dinero recibido del cliente menos el dinero ya pagado a los proveedores menos las facturas de proveedores que vencen pronto.

1. Enumera las facturas de proveedores que vencen en los próximos 14 días.
2. Compara su total con el saldo libre.
3. Si el saldo es insuficiente, emite la próxima factura al cliente ahora, no cuando llegue el plazo del proveedor.
4. Si cobras una comisión de los proveedores, regístrala como una línea aparte con tres estados: devengada, solicitada y cobrada. Es fácil olvidarla, porque nadie te factura por ella.

Además, compara periódicamente el total del presupuesto estimado con el presupuesto aprobado. Cuando la estimación supera el presupuesto, el cliente debe saberlo antes de la siguiente factura, no después.

Qué debe ver el cliente

Decide de antemano cuánto detalle de los pagos ve el cliente. La mayoría necesita ver sus propios pagos, el calendario y el estado de la entrega. Las facturas de proveedores y tus precios de compra suelen ser internos. Un portal del cliente con ajustes de visibilidad separados te permite compartir el avance sin revelar tus márgenes.

Rutina semanal de pagos

Quince minutos a la semana evitan la mayoría de los problemas de pago. Usa esta lista de comprobación.

• Cada pago recibido esta semana se registra con su fecha, importe y la factura que cubre.
• Cada pago realizado a un proveedor se registra y tiene su recibo adjunto.
• Las facturas de clientes vencidas se marcan y se envía un recordatorio.
• Las facturas de proveedores que vencen en los próximos 14 días se comparan con el saldo libre.
• Los artículos a punto de enviarse tienen el saldo pendiente con el proveedor pagado o programado.
• Se listan los artículos con estado aprobado pero sin factura solicitada, y se envían las solicitudes.
• El total del presupuesto se compara con el presupuesto aprobado, por estancia.
• Se listan las comisiones de proveedores devengadas pero aún no solicitadas.

Errores que distorsionan el panorama financiero

• Registrar los pagos en bloque al cierre de mes. Las fechas se desvían, los recibos se pierden y nadie recuerda qué cubría una transferencia.
• Mezclar importes facturados y pagados. Un importe facturado es una reclamación, no dinero.
• Pagar un artículo rechazado o no aprobado. Compruebe el estado de aprobación antes de cualquier pago al proveedor.
• Ignorar los pagos parciales. Si un recibo es menor que el precio del artículo, márquelo como anticipo; de lo contrario, el artículo parecerá pagado en su totalidad.
• Contar duplicados. Un mismo recibo subido dos veces infla el total pagado.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

El función de finanzas de proyecto cubre ambos lados del libro mayor. Los campos de pago a nivel de artículo se describen en el capítulo de ayuda sobre presupuestos.

1. Abra el proyecto y vaya a Project Finances. En la configuración financiera, defina su papel en el estudio, cómo gana (comisión, recargo o parte del descuento del proveedor), quién paga a quién («Cliente → Proveedor» o «Cliente → Estudio → Proveedor»), la moneda del proyecto y el presupuesto aprobado.
2. Registre los pagos de clientes y los pagos a proveedores como transacciones. Los pagos a proveedores se agrupan por proveedor.
3. Para ver el detalle por artículo, vaya a Estimates y haga clic en Vendor & payment en la fila del artículo. Seleccione el proveedor. Si no aparece, use «+ Add contractor».
4. En Pago a proveedor, el valor por defecto es 100 %. Para pagos parciales, marca «Es un anticipo» y añade las demás partes con «+ otra parte».
5. En Facturas de proveedores, sube archivos, pega una captura de pantalla con Ctrl+V o añade un enlace de Google Drive. Rellena «Fecha de factura» y «Fecha límite de pago».
6. Para procesar muchos documentos a la vez, haz clic en Recibos y presupuestos en el presupuesto general del proyecto, añade los archivos o una carpeta de Google Drive, marca los elementos sugeridos y «Anticipo» o «Pago del 100 %», y luego haz clic en «Aplicar». Nada cambia hasta que apliques los cambios.
7. Desde un pago, puedes generar un PDF: una factura para el cliente, una factura al proveedor por la comisión o un informe para el cliente. Los datos de tu estudio se toman de la configuración de tu perfil.
8. Si quieres que el cliente vea los pagos a proveedores en el portal, marca «Pago a proveedor» en los ajustes de visibilidad del portal de cliente. Por defecto, está oculto.

El sistema te avisa cuando el presupuesto supera el importe aprobado, y puede mostrar el sobrecoste por estancia si repartes el presupuesto de esa manera. La comisión del proveedor se registra como devengada, solicitada y cobrada. Los totales de todos los proyectos están en «Finanzas» en el menú principal.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo actualizar el libro de pagos?

Actualízalo el mismo día en que se mueve el dinero y haz una revisión breve una vez por semana. Los registros tardíos son la principal causa de que los libros dejen de ser fiables, porque se olvidan las fechas, los importes y los motivos. Una revisión semanal solo confirma la situación en lugar de tener que reconstruirla.

¿Debe el cliente ver las facturas de los proveedores?

Eso depende de tu contrato y de cómo generes tus ingresos. Si el cliente paga directamente a los proveedores, necesita las facturas. Si revendes con un margen, las facturas del proveedor normalmente se quedan en uso interno. Acordadlo desde el principio y aplicad la misma regla en todos los proyectos para que nunca parezca arbitraria.

¿Cómo registro un anticipo que no cubre el precio total del artículo?

Marca el pago como anticipo y registra el saldo pendiente como una parte esperada aparte, con su propia fecha de vencimiento. Así el artículo no parecerá pagado en su totalidad. Programa el saldo antes del envío, porque muchos proveedores no liberan la mercancía hasta que se recibe el pago.

¿Qué pasa si el cliente paga tarde y la fecha límite del proveedor está cerca?

Revisa primero el saldo disponible. Si el estudio tiene los fondos, puedes pagar con el anticipo anterior del cliente. Si no, pide al proveedor por escrito una prórroga breve y envía al cliente un recordatorio que mencione el pedido en riesgo. No cubras la diferencia con tu propio dinero sin haberlo acordado antes.

¿Cómo hago seguimiento de mi comisión con los proveedores?

Trátala como una línea aparte con tres estados: devengada cuando se paga el pedido, reclamada cuando envías al proveedor la solicitud de cobro, y recibida cuando llega el dinero. Sin estos estados, las comisiones suelen quedar sin cobrar, porque nadie recuerda pedirlas.