Cómo cobrar la compra de mobiliario y materiales en el diseño de interiores

Para cobrar la gestión de compras en el diseño de interiores, elija uno de tres modelos: una tarifa fija, un porcentaje sobre las compras o una facturación por horas. Las tarifas fijas encajan con un alcance bien definido, los porcentajes van bien con listas de compra grandes en las que usted asume el riesgo de pedido, y la facturación por horas es adecuada cuando el alcance aún no está claro. Sea cual sea el que elija, inclúyalo por escrito en el contrato y registre el resultado real por partida y por proyecto.

Las principales formas de cobrar la gestión de compras

La gestión de compras es el trabajo que va desde la especificación aprobada hasta la instalación de cada artículo: buscar proveedores, solicitar presupuestos, realizar los pedidos, pagar a los proveedores, hacer seguimiento de las fechas de entrega, revisar la mercancía al llegar y gestionar las reclamaciones. Este trabajo requiere tiempo incluso cuando el diseño ya está terminado, así que merece su propia partida en su tarifa. La mayoría de los estudios utiliza uno de los modelos siguientes o una combinación de ellos.

Modelo	Cómo se calcula la tarifa	Funciona mejor cuando	Principal riesgo
Tarifa fija	Un importe cerrado por un alcance definido de búsqueda, pedidos y seguimiento	El número de artículos y de proveedores se conoce de antemano	El alcance crece y la tarifa no
Tarifa porcentual	Un porcentaje sobre el coste de la compra, indicado como partida independiente	Presupuestos amplios; el cliente quiere una regla sencilla y visible	La tarifa sigue al precio, no al esfuerzo, de modo que los artículos baratos que requieren mucho trabajo quedan infravalorados
Margen sobre el precio de profesional	El estudio compra a precio de profesional y vende al cliente a un precio más alto	El estudio compra y revende, y el cliente le paga a usted	El cliente percibe una diferencia de precio si el acuerdo no se explica
Comisión del proveedor o parte del descuento	El proveedor paga al estudio, o el estudio se queda con parte del descuento para profesionales	Tienes relaciones estables con unos pocos proveedores	Conflicto de intereses si el cliente no lo sabe
Por horas	Horas registradas multiplicadas por una tarifa	El alcance no está claro o el cliente cambia decisiones con frecuencia	El cliente teme una factura sin límite; si no registras las horas, cobras de menos

Modelos híbridos

Los modelos puros son poco habituales en la práctica. Las combinaciones más comunes son una tarifa fija hasta un número determinado de artículos con una tarifa por artículo a partir de ahí, un porcentaje con un honorario mínimo, y facturación por horas con un tope que requiere la aprobación del cliente para superarlo. La cláusula adicional suele ser donde se protege el beneficio.

Cómo elegir un modelo para un proyecto

No elijas por costumbre. Haz el mismo análisis breve en cada proyecto nuevo, porque el modelo adecuado depende del proyecto, no de tu estudio.

1. Calcula lo que vas a gestionar. Estima el número de artículos, proveedores, entregas y estancias. Diez proveedores con 150 artículos es un trabajo muy distinto a tres proveedores con 40 artículos.
2. Decide quién paga a los proveedores. Si el cliente paga directamente a los proveedores, asumes menos riesgo financiero y un honorario por coordinación encaja bien. Si el cliente paga al estudio y el estudio paga a los proveedores, asumes el riesgo de flujo de caja y de errores, y un recargo o un porcentaje es más fácil de justificar.
3. Valora la estabilidad del alcance. Si la especificación está aprobada y se esperan pocos cambios, una tarifa fija es segura. Si las decisiones todavía están en movimiento, es preferible facturar por horas o una tarifa fija con una tarifa definida para los cambios.
4. Calcule sus horas. Tome una combinación típica de artículos y estime las horas necesarias para la búsqueda, el pedido, el seguimiento de pagos, el seguimiento de entregas y la aceptación. Multiplíquelas por su tarifa objetivo para obtener un mínimo por debajo de cualquier modelo.
5. Pruebe cada modelo frente a ese mínimo. Calcule cuánto pagarían para este proyecto una tarifa fija, un porcentaje y un recargo sobre el precio de compra, y compárelos con su mínimo basado en horas. Si un modelo paga menos que ese mínimo, cambie sus parámetros o descártelo.
6. Añada una salvaguarda. Un importe mínimo, un límite máximo, un tope de revisiones o una tarifa para los cambios posteriores a la aprobación. Una salvaguarda clara vale más que cinco vagas.

Preguntas que debe responder antes de presupuestar

• ¿Cuántos artículos y proveedores tiene la especificación actual?
• ¿Pagará el cliente directamente a los proveedores o a través del estudio?
• ¿Cuántas revisiones de la especificación están incluidas?
• ¿Las devoluciones, las sustituciones y las reclamaciones por daños están incluidas en la tarifa?
• ¿Hay artículos con plazos de entrega largos, importados o de fabricación a medida que requieran un seguimiento adicional?
• ¿Espera el cliente ver los precios de los proveedores o solo los precios finales?
• ¿Cuál es el importe mínimo por debajo del cual el proyecto no merece la pena?

Un ejemplo práctico con cifras

Las cifras que siguen son una ilustración, no un punto de referencia. Supongamos un proyecto con un coste de compra de 60.000 EUR, unas 110 horas estimadas de trabajo de gestión de compras y una tarifa objetivo de 80 EUR por hora. Después, supongamos que el proyecto se alarga y que el trabajo real asciende a 150 horas.

Modelo	Cálculo	Honorarios	Tarifa efectiva con 150 horas
Tarifa fija	110 horas más un margen, redondeadas a 125 horas a 80 EUR	10.000 EUR	unos 67 EUR por hora
Honorarios porcentuales	12 % de 60.000 EUR	7.200 EUR	48 EUR por hora
Recargo sobre el precio de compra	20 % sobre 60.000 EUR; precio al cliente 72.000 EUR	12.000 EUR	80 EUR por hora
Por horas	110 horas a 80 EUR como estimación; 150 horas facturadas a 80 EUR	8.800 EUR estimados, 12.000 EUR reales	80 EUR por hora

Lo que muestra el ejemplo

• Un porcentaje sobre el coste parece razonable sobre el papel, pero es el que menos paga cuando el trabajo se alarga, porque los honorarios no crecen con el esfuerzo extra.
• Una tarifa fija protege al cliente y te hace cargar con el sobrecoste. Lo que te protege es el margen incluido y la regla para los cambios de alcance.
• El recargo rinde más aquí, pero también conlleva más riesgo: retienes pagos a proveedores, gestionas devoluciones y asumes los errores. Cuenta ese riesgo como parte del precio.
• La facturación por horas paga cada hora trabajada, pero el cliente solo ve un total abierto a menos que acordéis una estimación y un límite máximo.

El recargo y el margen no son el mismo número

Un recargo del 20 % sobre el coste da 12.000 EUR sobre 60.000 EUR, pero eso supone solo el 16,7 % del precio final al cliente de 72.000 EUR. Confundir ambos conceptos es una razón habitual por la que los estudios ganan menos de lo previsto. Si necesitas convertir entre uno y otro con rapidez, usa el calculadora de recargos.

Qué dejar por escrito

El modelo importa menos que la claridad. Las disputas sobre las comisiones de compra suelen surgir de supuestos no escritos, no del porcentaje en sí. Incluya estos puntos en el contrato o en la propuesta del proyecto, con un lenguaje sencillo.

Lista de control de condiciones

• El modelo elegido y la base exacta: porcentaje de qué, tarifa por hora para qué perfiles, recargo sobre qué precio.
• Qué incluye la compra: búsqueda de proveedores, solicitud de presupuestos, emisión de pedidos, seguimiento de pagos, control de entregas y recepción en obra.
• Qué queda excluido o se cobra por separado: devoluciones, reposiciones, incidencias de aduana y pedidos repetidos por cambio de opinión.
• Quién paga a los proveedores y cuándo, incluido el anticipo y el saldo pendiente.
• Si recibe comisión del proveedor o parte de un descuento, y que el cliente queda informado de ello.
• La regla para los cambios: la tarifa o la comisión aplicable a las modificaciones posteriores a la aprobación de la especificación.
• El límite o la comisión mínima, si los utiliza.
• Cómo y cuándo factura: a la aprobación de las partidas, al hacer el pedido o a la entrega.

Cómo presentar la comisión al cliente

1. Describa primero el trabajo y después el precio. Los clientes aceptan mejor una comisión cuando ven la lista de tareas que cubre.
2. Ofrezca el modelo principal y explique en una frase por qué encaja con este proyecto.
3. Muestre un ejemplo de cálculo con las cifras del propio cliente, no con uno genérico.
4. Indique qué ocurre si cambia el alcance y quién aprueba ese cambio.
5. Pida confirmación por escrito antes de realizar el primer pedido.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

Sea cual sea el modelo que elijas, necesitas ver el resultado real por partida y por proyecto. ArchiBoard tiene las herramientas para ello en finanzas del proyecto y el presupuesto. El plan gratuito permite hasta 20 partidas y 2 participantes; los detalles de los planes están en la página de precios. Las herramientas de presupuesto se describen en el capítulo de ayuda sobre presupuestos.

1. Abre el proyecto y ve a Project Finances. En la configuración financiera, indica tu rol en el estudio, cómo cobras (comisión, sobreprecio o parte del descuento del proveedor), quién paga a quién («Cliente → Proveedor» o «Cliente → Estudio → Proveedor»), la moneda del proyecto y el presupuesto aprobado.
2. Ve a Estimates y cambia el modo de vista del presupuesto a Economics. Para cada partida verás el PVP, el descuento del proveedor, el precio de compra, el sobreprecio, el beneficio y el precio para el cliente. Si cambias un importe, el porcentaje se recalcula, y viceversa.
3. Si tu tarifa es fija o se basa en horas, mantenla en el presupuesto como partida de honorarios del estudio. Tiene sus propios estados: “Needs approval”, “Approved”, “Invoiced to client”, “Partially paid” y “Paid by client”. Tras la aprobación aparece la tarea “Invoice the client”. Registra las horas en tu propio registro de tiempo e introduce el importe resultante.
4. Registra los pagos de clientes y los pagos a proveedores como transacciones en Project Finances. Los pagos a proveedores se agrupan por proveedor, para que veas cuánto se ha pagado y cuánto queda pendiente.
5. Si un proveedor te paga una comisión, haz seguimiento de ella en las fases devengada, solicitada y recibida. ArchiBoard crea automáticamente la tarea “Request commission from…”.
6. Desde un pago, genera un PDF: una factura para el cliente, una factura para el proveedor por comisión o un informe para el cliente. Los datos del estudio se toman de la configuración de tu perfil.
7. Cuando envíes el presupuesto al cliente con Exportar a PDF, tu precio de compra, el margen y el beneficio no se incluyen en el documento del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Qué modelo es el mejor para un estudio pequeño que está empezando con sus primeros proyectos?

Una tarifa fija con un alcance claramente definido y una tarifa por cambios suele ser la opción más fácil para empezar. Le ofrece al cliente una cifra cerrada y te da una base para planificar. Registra tus horas reales en los primeros proyectos, porque esos datos muestran si la tarifa que fijaste es realista.

¿Es aceptable combinar una tarifa de diseño con un margen por gestión de compras?

Sí, muchos estudios lo hacen, siempre que ambos conceptos se acuerden por escrito y el cliente entienda qué cubre cada uno. El riesgo es que el cliente sienta que le cobran dos veces por el mismo trabajo. Define la tarifa de diseño como el trabajo creativo, y la tarifa o el margen de compras como el trabajo de pedidos, pagos y entrega.

¿Debo mostrarle al cliente mis precios de compra?

Depende del modelo. Con una tarifa o un porcentaje independiente, el cliente normalmente ve los precios del proveedor, porque la tarifa es visible y transparente. Con un modelo de margen, el cliente suele ver solo el precio final. En cualquier caso, explica el funcionamiento desde el principio para que la diferencia de precio nunca sea una sorpresa.

¿Cómo me protejo cuando el alcance no deja de crecer?

Defina el alcance con cifras concretas: un número fijo de artículos, proveedores y revisiones incluido en la tarifa. Más allá de eso, aplique una tarifa por hora o por artículo que el cliente apruebe antes de empezar el trabajo. Registre por escrito cada cambio aprobado para que la factura final coincida con lo acordado.

¿Con qué frecuencia debería revisar mi política de precios de compras?

Después de cada proyecto, compare lo que cobró con las horas que dedicó y los problemas que tuvo que resolver, como entregas tardías o mercancía dañada. Si un tipo de proyecto paga regularmente por debajo de su tarifa objetivo, cambie el modelo, la tarifa mínima o el alcance incluido para ese tipo, y mantenga lo demás como está.