¿Cómo subir una carpeta completa de recibos, facturas y presupuestos de proveedores?
En lugar de adjuntar manualmente cada recibo o factura a una partida del presupuesto, puedes subir una carpeta completa de documentos. El sistema leerá los archivos, identificará a los proveedores, los importes y las líneas, y luego sugerirá las partidas del presupuesto adecuadas. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores al asignar los pagos.
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Abrir la sección de carga de documentos
Ve al proyecto, luego a «Presupuestos» (el presupuesto general del proyecto, no el presupuesto de un espacio). Haz clic en el botón «Tickets y presupuestos» junto a «Importar».
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Añadir archivos o carpeta
Haz clic en «Elegir archivos» o «Elegir carpeta», o arrastra los archivos y la carpeta directamente a la ventana. Si los documentos están almacenados en Google Drive, pega el enlace a la carpeta en el campo «Enlace a carpeta o archivo de Google Drive» y haz clic en «Subir». La carpeta debe estar abierta por enlace («Cualquier persona con el enlace»). Las subcarpetas no se leen, se pueden subir hasta 100 archivos a la vez.
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Verificar los datos reconocidos
El sistema leerá cada archivo (PDF, JPG, PNG, WEBP): determinará el tipo de documento, el proveedor, la fecha, el importe y las líneas, y luego sugerirá una partida del presupuesto. Revisa la tabla: asegúrate de que la partida, el importe y el modo («Anticipo» o «Pago 100 %») sean correctos.
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Asignar documentos al presupuesto
Cuando todo esté verificado, haz clic en «Asignar». Hasta ese momento, nada cambiará en el proyecto. Si te equivocaste, usa «Deshacer todo el lote»: los archivos irán a Archivos → «Facturas, pagos, recibos».
Conviene saber
- La «Entrega» del recibo se incluye automáticamente en la misma partida, no se crea una partida separada de «Entrega».
- Si la línea de entrega no está marcada, abre «Líneas del recibo» en la línea del documento y marca la casilla con el camión.
- Si el importe del recibo es menor que la partida, el pago se considera un anticipo y aparecerá una advertencia. Si es un pago completo, selecciona «Pago 100 %».
- La fecha de pago se toma del recibo o la factura. Un recibo subido de nuevo se marca como duplicado.
- Las partidas no acordadas no se pagan automáticamente.
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