Commission sur remise professionnelle pour les designers : comment la suivre en toute transparence

Pour suivre honnêtement une remise professionnelle ou une commission de designer, enregistrez trois chiffres pour chaque article (prix catalogue, votre prix d'achat et le prix client) et conservez la commission du fournisseur comme une ligne distincte avec son propre statut, de « accumulée » à « reçue ». Décidez à l'avance du modèle de rémunération que vous utilisez et de la manière dont vous le divulguez au client. Tout ce qui suit découle de ces deux règles.

Quatre façons pour un designer de gagner de l'argent auprès des fournisseurs

Les mots « remise », « marge » et « commission » sont souvent confondus, et c'est là que le suivi honnête commence à échouer. Ce sont des flux d'argent différents avec des propriétaires différents. Avant de créer une feuille de calcul ou un rapport, nommez le modèle que vous utilisez réellement sur chaque projet.

Ces modèles peuvent être mélangés sur un même projet. Un fournisseur de tissus peut verser une commission tandis qu'une marque d'éclairage vous accorde un prix professionnel. Suivez par fournisseur et par article, et non par moyenne de projet.

Établissez les règles avant la première commande

La plupart des litiges concernant les remises commerciales proviennent de règles qui n’ont jamais été écrites. Consacrez une demi-heure à cette tâche avant d’envoyer la moindre estimation.

1. Choisissez le modèle par fournisseur. Notez lequel des quatre modèles s’applique à chaque fournisseur que vous utilisez sur le projet.
2. Fixez les pourcentages. Enregistrez la remise commerciale, votre marge ou votre part de la remise, et le taux de commission, chacun avec sa source : un tarif, un e-mail ou un accord de revendeur.
3. Décidez qui paie qui. Soit le client paie directement le fournisseur, soit le client paie le studio et le studio paie le fournisseur. Cela modifie votre flux de trésorerie et votre risque, alors inscrivez-le dans les conditions du projet.
4. Intégrez-le au contrat ou à la proposition. Indiquez clairement comment vous êtes rémunéré : honoraires, marge, part de la remise ou commission du fournisseur. Suivez les règles de divulgation applicables dans votre pays et au sein de votre association professionnelle.
5. Mettez-vous d’accord sur le rapport. Indiquez au client ce qu’il recevra : une estimation avec les prix finaux, un échéancier de paiement, un rapport de clôture.

Ce qu’il faut conserver comme documents sources

• Les conditions commerciales du fournisseur ou la confirmation du revendeur, avec la date
• Confirmation écrite du taux de commission et des conditions de paiement y afférentes
• L’estimation signée ou l’approbation de chaque article par le client
• La facture du fournisseur et la preuve de paiement pour chaque commande

Calculez honnêtement : un article, quatre modèles

Prenons l’exemple d’un canapé. Les chiffres sont illustratifs : prix catalogue 10 000 EUR, remise professionnelle 30 %, soit un prix d’achat pour le studio de 7 000 EUR. Le modèle de commission suppose que le client paie directement le fournisseur et que le fournisseur paie au studio 10 % de la facture.

Le même canapé rapporte au studio entre 840 et 3 000 EUR, et le client paie entre 7 840 et 10 000 EUR. Aucun de ces modèles n’est malhonnête en soi. Ce qui rend un modèle malhonnête, c’est de le cacher au client alors que votre accord stipule qu’il devrait être visible, ou de mélanger les modèles de sorte que personne ne puisse dire d’où vient l’argent.

Majoration ou marge

Une majoration de 12 % sur le coût n’est pas une marge de 12 % sur le prix de vente. Dans l’exemple, 840 EUR sur 7 840 EUR représente environ 10,7 % de marge. Choisissez une définition, nommez-la dans vos rapports internes et utilisez-la de manière cohérente. Si vous avez besoin d’une vérification rapide de la conversion, le calculateur de majoration le fait en quelques secondes.

Trois chiffres par article

1. Prix catalogue (PDSF). Le prix de référence publié par le fournisseur.
2. Prix d’achat. Ce que vous ou le client payez réellement au fournisseur après la remise professionnelle.
3. Prix client. Ce que le client voit dans le devis.

Si vous ne stockez que le prix client, vous ne pourrez pas prouver ultérieurement quelle était la remise. Si vous ne stockez que le prix d'achat, vous ne pourrez pas expliquer vos gains. Conservez les trois, et laissez les pourcentages et les montants se recalculer les uns des autres afin qu'ils ne divergent jamais.

Suivez la commission fournisseur tout au long de son cycle de vie

Une remise commerciale est immédiatement visible, car elle est incluse dans le prix. La commission est différente : c'est de l'argent qui vous est dû et qui arrive plus tard, et il est facile de l'oublier. Traitez-la comme une créance avec un statut.

1. Acquise. Le client a payé le fournisseur ou la commande est confirmée, vous avez donc droit à la commission selon votre accord. Enregistrez le montant attendu.
2. Demandée. Vous avez envoyé au fournisseur une facture de commission ou une demande écrite. Enregistrez la date.
3. Reçue. L'argent est arrivé. Enregistrez la date et le montant, et notez toute différence par rapport au chiffre attendu.

Examinez chaque mois la liste des commissions acquises mais non demandées. Ce sont celles qui se perdent le plus souvent, généralement lorsqu'un projet se termine et que tout le monde est occupé par l'installation.

Examen mensuel des commissions

• Chaque fournisseur ayant un accord de commission a un taux enregistré
• Chaque commande payée a un montant de commission attendu
• Les demandes plus anciennes que le délai de paiement du fournisseur sont relancées
• Les articles annulés ou retournés voient leur commission ajustée
• Les montants reçus sont comparés aux montants attendus, et les différences sont expliquées
• La commission n'est pas mélangée aux paiements du client ou au budget du projet

Expliquez-le au client sans confusion.

Le client doit pouvoir répondre à une question après avoir lu vos documents : qu’ai-je payé et qui l’a reçu ? Vous n’avez pas à montrer chaque pourcentage interne, sauf si votre accord l’exige. Vous devez vous assurer que rien dans les documents ne contredit la façon dont vous êtes réellement rémunéré.

• Indiquez les prix finaux par article et les totaux par pièce.
• N’incluez pas les colonnes de prix d’achat, de marge et de profit dans les documents du client, sauf si l’accord stipule qu’elles sont partagées.
• Si une remise partagée fait partie de l’accord, indiquez explicitement l’économie réalisée par le client.
• Si le client paie le fournisseur directement, précisez que le fournisseur peut verser une commission au studio, de la manière décrite dans votre accord.
• Utilisez la même formulation dans la proposition, le devis et le rapport de clôture.
• Répondez directement aux questions directes sur les revenus. Une explication préparée et calme est préférable à une explication défensive.

Lorsque le client voit un échéancier de paiement qui correspond aux factures, la confiance s’installe généralement. Le portail client est une façon de leur donner cette vue sans exposer vos chiffres internes.

Comment le faire dans ArchiBoard

La fonctionnalité « Finances du projet » regroupe le modèle de revenus, les paiements clients, les paiements fournisseurs et les commissions en un seul projet. Les étapes ci-dessous suivent le guide de l’utilisateur ; les détails au niveau des articles sont traités dans le chapitre d’aide « Estimations.

1. Ouvrez le projet et allez dans « Finances du projet ». Dans les paramètres financiers, définissez votre rôle au sein du studio, votre mode de rémunération (commission, marge ou part de la remise fournisseur), qui paie qui (« Client → Fournisseur » ou « Client → Studio → Fournisseur »), la devise du projet et le budget approuvé.
2. Ouvrez « Fournisseurs » dans le menu de gauche et vérifiez la commission fournisseur enregistrée pour chaque fournisseur que vous utilisez sur le projet.
3. Allez dans « Devis » et passez le « Mode d’affichage des devis » à « Économie». Pour chaque article, vous verrez le PDSF, la remise fournisseur, l’approvisionnement, la marge, le profit et le prix client. Modifiez un montant et le pourcentage se recalcule, et vice versa.
4. Dans « Finances du projet», enregistrez les paiements clients et les paiements fournisseurs comme des transactions. Les paiements fournisseurs sont regroupés par fournisseur, afin que vous puissiez comparer ce qui a été payé avec ce qui a été commandé.
5. Suivez la commission à travers ses étapes : accumulée, demandée, reçue. Le système crée automatiquement la tâche « Demander la commission à… », afin qu’une commission ne passe pas inaperçue.
6. À partir d’un paiement, générez un PDF : une facture au client, une facture au fournisseur pour la commission, ou un rapport au client. Les détails du studio sont tirés des paramètres de votre profil.
7. Avant d’envoyer des documents au client, utilisez « Devis → “Exporter en PDF”». Vos chiffres internes (prix d’achat, marge, profit) ne sont pas inclus dans le PDF client.

FAQ

Une remise commerciale est-elle la même chose qu’une commission ?

Non. Une remise commerciale réduit le prix auquel vous ou votre client achetez auprès du fournisseur, elle est donc visible sur la facture. Une commission est un paiement distinct que le fournisseur vous verse, généralement après que le client a payé. Elles sont suivies différemment : la remise par article, la commission comme créance avec son propre statut.

Dois-je informer le client de ma remise commerciale ?

Cela dépend de votre contrat, de votre association professionnelle et des règles en vigueur là où vous travaillez, alors vérifiez-les. En principe, le client doit comprendre comment vous êtes rémunéré et ne doit pas être surpris par la suite. Rédigez le modèle de rémunération dans la proposition en termes clairs et assurez-vous que les estimations et les rapports ne le contredisent pas.

Dois-je transmettre l’intégralité de la remise commerciale au client ?

C’est une décision commerciale, pas une règle. Certains studios transmettent l’intégralité de la remise et facturent des honoraires ou une majoration transparents. D’autres la partagent ou la conservent comme faisant partie de leur rémunération. Quel que soit votre choix, convenez-en avant de commander, appliquez-le de manière cohérente et assurez-vous que les documents correspondent à l’accord.

Comment éviter d’oublier les commissions fournisseurs impayées ?

Enregistrez la commission attendue lorsque la commande est confirmée ou payée, et non lorsque vous vous en souvenez. Donnez-lui un statut et une date de demande. Examinez les commissions accumulées mais non demandées une fois par mois. Les outils qui créent une tâche de rappel pour chaque commission sont utiles, car les lacunes apparaissent généralement à la fin d’un projet.

La majoration sur le coût est-elle la même chose que la marge ?

Non. La majoration est le pourcentage ajouté à votre coût, tandis que la marge est la part du prix de vente que vous conservez. Une majoration de 12 % donne une marge d’environ 10,7 %. Choisissez une définition pour vos rapports internes, étiquetez-la clairement et utilisez-la de manière cohérente, afin que les chiffres de profit de différents projets puissent être comparés.