Comment suivre les paiements des clients dans les projets de design d'intérieur
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Pour suivre les paiements des clients en design d'intérieur, conservez un grand livre par projet qui sépare ce que le client doit au studio de ce que le studio doit aux fournisseurs. Liez chaque paiement à une facture ou à un article de devis spécifique et enregistrez-le le jour où l'argent circule. Voici la méthode que j'utilise : choisissez le flux monétaire, créez le grand livre, suivez chaque paiement fournisseur à travers ses étapes, et effectuez une courte vérification hebdomadaire.
Décidez qui paie qui avant le premier paiement
La plupart des confusions de paiement proviennent d'un flux monétaire peu clair. Notez lequel des deux modèles s'applique au projet et insérez-le dans le contrat. Il détermine ce que vous devez suivre.
| Modèle | Qui paie le fournisseur | Ce que vous suivez | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Le client paie directement le fournisseur | Client | Quelles factures fournisseurs le client a payées, vos honoraires ou commissions, et quand ils sont dus | Le client paie en retard ou saute une facture, et vous ne le découvrez que lorsque la livraison est retardée |
| Le client paie le studio, le studio paie le fournisseur | Studio | Argent reçu, argent dépensé, marge par article, solde disponible | Vous payez les fournisseurs avec des fonds qui ne sont pas encore sur votre compte |
Le deuxième modèle nécessite une discipline plus stricte. Vous détenez l'argent du client, donc le grand livre doit toujours montrer combien d'entre eux est déjà engagé envers les fournisseurs et combien est disponible.
Créez le grand livre du projet
Une feuille de calcul suffit pour commencer. Ce qui compte, c'est la structure, pas l'outil.
Étapes pour le configurer
- Fixez le budget approuvé et la devise du projet. Si les articles sont tarifés dans d'autres devises, convertissez-les dans la devise du projet et notez le taux que vous avez utilisé.
- Répartissez le budget par pièce. Une vue au niveau de la pièce montre quelle zone dérive avant le total.
- Convenez du calendrier de paiement du client. Les déclencheurs typiques sont la signature du contrat, l'approbation du devis, et chaque commande importante. Liez chaque paiement à un événement, pas seulement à une date.
- Enregistrez chaque paiement client avec quatre champs : date, montant, ce qu'il couvre, et le document auquel il appartient (numéro de facture ou étape du calendrier).
- Suivez les factures émises séparément des paiements reçus. L'écart entre les deux est votre créance.
- Calculez le solde après chaque entrée : budget approuvé moins payé moins facturé-mais-non-payé égale la partie non encore facturée.
Exemple du côté client
Les chiffres ci-dessous sont à titre indicatif seulement.
| Ligne | Montant, EUR | Statut |
|---|---|---|
| Budget approuvé | 40 000 | Validé |
| Facture 1 : acompte à l'approbation | 20 000 | Payé |
| Facture 2 : commandes de mobilier et d'éclairage | 12 000 | Facturé, non payé |
| Pas encore facturé | 8 000 | Prévu pour les matériaux de finition |
Un coup d'œil à ce tableau répond aux trois questions qu'un client pose habituellement : combien ai-je payé, combien reste-t-il à payer, et combien reste-t-il à venir.
Suivez les paiements fournisseurs article par article
Les paiements fournisseurs sont là où les livres de comptes s'effondrent, car un fournisseur peut couvrir dix articles et être payé en plusieurs fois. Suivez les paiements au niveau de l'article et regroupez-les par fournisseur ensuite, pas l'inverse.
Acompte et solde
La plupart des fournisseurs demandent un acompte et le solde avant expédition. Enregistrez les deux parties sur le même article. Exemple, avec des chiffres illustratifs :
| Article : canapé | Montant, EUR |
|---|---|
| Prix client | 3 000 |
| Prix d'achat fournisseur | 2 400 |
| Acompte fournisseur, 50% | 1 200 |
| Solde fournisseur, dû avant expédition | 1 200 |
| Marge studio | 600 |
Si vous hésitez encore sur le montant à ajouter aux prix d'achat, le calculateur de marge vous aide à vérifier la marge avant de faire un devis au client.
Étapes de paiement
Attribuez à chaque article une étape de paiement distincte de son statut d'approvisionnement. Un article peut être approuvé par le client alors que sa facture n'a même pas encore été demandée. C'est normal, mais vous devez le voir.
| Étape | Signification | Votre action |
|---|---|---|
| Demande de facture requise | L'article est approuvé, mais aucune facture n'existe | Demandez une facture au fournisseur |
| Facture demandée | Attente du document fournisseur | Relancez si cela prend trop de temps |
| Paiement fournisseur en attente | Facture reçue, non payée | Vérifiez la date d'échéance et les fonds disponibles |
| Acompte fournisseur versé | Partiellement payé, solde restant | Planifiez le solde avant expédition |
| Fournisseur payé | Entièrement réglé | Joignez le reçu |
Documents
Joignez la facture et le reçu de paiement à l'article lui-même, pas à un dossier général. Des mois plus tard, lorsqu'un client conteste une ligne ou qu'un fournisseur prétend un non-paiement, vous avez besoin du document en quelques secondes. Enregistrez la date de facture et la date d'échéance comme champs distincts. La date d'échéance détermine votre planification de trésorerie, et la date de facture vous aide à repérer les doublons.
Faites correspondre l'argent du client aux engagements du fournisseur
Lorsque le studio paie ses fournisseurs, un chiffre vous protège plus que tout autre : le solde disponible. Calculez-le en faisant la somme de l'argent reçu du client moins l'argent déjà versé aux fournisseurs moins les factures fournisseurs à régler prochainement.
- Listez les factures fournisseurs à régler dans les 14 prochains jours.
- Comparez leur total avec le solde disponible.
- Si le solde est insuffisant, émettez la prochaine facture client dès maintenant, pas à l'approche de l'échéance du fournisseur.
- Si vous percevez une commission des fournisseurs, suivez-la comme une ligne distincte avec trois états : acquise, demandée, reçue. Il est facile de l'oublier car personne ne vous la facture.
Comparez également régulièrement le total estimé avec le budget approuvé. Lorsque l'estimation dépasse le budget, le client doit en être informé avant la prochaine facture, pas après.
Ce que le client doit voir
Décidez à l'avance du niveau de détail des paiements que le client verra. La plupart des clients ont besoin de connaître leurs propres paiements, le calendrier et le statut de livraison. Les factures fournisseurs et vos prix d'achat sont généralement internes. Un « portail client avec des paramètres de visibilité distincts vous permet de partager les progrès sans exposer vos marges.
Routine de paiement hebdomadaire
Quinze minutes par semaine évitent la plupart des problèmes de paiement. Utilisez cette liste de contrôle.
- Chaque paiement reçu cette semaine est enregistré avec la date, le montant et la facture qu'il couvre.
- Chaque paiement effectué à un fournisseur est enregistré et une facture justificative est jointe.
- Les factures clients antérieures à leur date d'échéance sont marquées et un rappel est envoyé.
- Les factures fournisseurs dont l'échéance est dans les 14 prochains jours sont comparées au solde disponible.
- Les articles sur le point d'être expédiés ont leur solde fournisseur restant payé ou programmé.
- Les articles avec un statut approuvé mais sans facture demandée sont listés, et les demandes sont envoyées.
- Le total estimé est comparé au budget approuvé, par pièce.
- Les commissions fournisseurs qui sont acquises mais pas encore demandées sont listées.
Les erreurs qui faussent l'image
- Enregistrement des paiements en bloc en fin de mois. Les dates dérivent, les reçus se perdent, et personne ne se souvient de ce qu'une transaction couvrait.
- Mélanger les montants facturés et payés. Un montant facturé est une créance, pas de l'argent.
- Payer un article rejeté ou non approuvé. Vérifiez le statut d'approbation avant tout paiement fournisseur.
- Ignorer les paiements partiels. Si un reçu est inférieur au prix de l'article, marquez-le comme un acompte, sinon l'article semblera entièrement payé.
- Compter les doublons. Le même reçu téléchargé deux fois gonfle le total payé.
Comment faire dans ArchiBoard
La fonctionnalité « gestion financière du projet » couvre les deux côtés du grand livre. Les champs de paiement au niveau de l'article sont décrits dans le chapitre d'aide des « estimations».
- Ouvrez le projet et allez dans « Finances du projet». Dans les paramètres financiers, définissez votre rôle de studio, comment vous gagnez (commission, majoration ou partage de la remise fournisseur), qui paie qui (« Client → Fournisseur » ou « Client → Studio → Fournisseur »), la devise du projet et le budget approuvé.
- Enregistrez les paiements clients et les paiements fournisseurs comme des transactions. Les paiements fournisseurs sont regroupés par fournisseur.
- Pour les détails au niveau de l'article, allez dans « Estimations » et cliquez sur « Fournisseur et paiement » dans la ligne de l'article. Sélectionnez le fournisseur. S'il est manquant, utilisez « + Ajouter un entrepreneur ».
- En Paiement fournisseur, le défaut est de 100 %. Pour les paiements partiels, cochez « Ceci est un acompte » et ajoutez les autres parties avec « + une autre partie ».
- En Factures fournisseurs, téléchargez des fichiers, collez une capture d'écran avec Ctrl+V, ou ajoutez un lien Google Drive. Remplissez « Date de facture » et « Date d’échéance ».
- Pour traiter plusieurs documents à la fois, cliquez sur Reçus et devis dans l'estimation du projet, ajoutez les fichiers ou un dossier Google Drive, vérifiez les articles suggérés et « Paiement d'acompte » ou « Paiement à 100 % », puis cliquez sur « Appliquer ». Rien ne change tant que vous n'appliquez pas.
- À partir d'un paiement, générez un PDF : une facture au client, une facture au fournisseur pour commission, ou un rapport au client. Les détails du studio proviennent des paramètres de votre profil.
- Si le client doit voir les paiements fournisseurs dans le portail, cochez « Paiement fournisseur » dans les paramètres de visibilité du portail client. C'est caché par défaut.
Le système vous avertit lorsque l'estimation dépasse le budget approuvé, et il peut montrer les dépassements par pièce si vous allouez le budget de cette façon. La commission fournisseur est suivie comme acquise, demandée et reçue. Les totaux sur tous les projets se trouvent dans « Finances » dans le menu principal.
FAQ
À quelle fréquence dois-je mettre à jour le registre des paiements ?
Mettez-le à jour le jour où l'argent bouge, et faites une courte revue une fois par semaine. Les entrées tardives sont la principale raison pour laquelle les registres deviennent peu fiables, car les dates, les montants et les objectifs sont oubliés. Une vérification hebdomadaire ne fait alors que confirmer l'image au lieu de la reconstruire.
Les factures fournisseurs doivent-elles être visibles par le client ?
Cela dépend de votre contrat et de la manière dont vous êtes rémunéré. Si le client paie directement les fournisseurs, il a besoin des factures. Si vous revendez avec une marge, les factures des fournisseurs restent généralement internes. Mettez-vous d'accord sur ce point dès le départ et appliquez la même règle à chaque projet afin que cela ne semble jamais sélectif.
Comment enregistrer un acompte qui ne couvre pas le prix total de l'article ?
Marquez le paiement comme un acompte et enregistrez le solde restant comme une partie distincte attendue avec sa propre date d'échéance. Cela évite que l'article ne semble entièrement payé. Prévoyez le solde avant l'expédition, car de nombreux fournisseurs ne libèrent les marchandises qu'à son arrivée.
Et si le client paie en retard et que la date limite du fournisseur est proche ?
Vérifiez d'abord le solde disponible. Si le studio détient les fonds, vous pouvez payer à partir de l'acompte antérieur du client. Sinon, demandez au fournisseur une courte prolongation par écrit et envoyez au client un rappel indiquant que la commande est menacée. Ne comblez pas l'écart avec votre propre argent sans en avoir convenu.
Comment suivre ma commission auprès des fournisseurs ?
Traitez-la comme une ligne distincte avec trois états : acquise lorsque la commande est payée, demandée lorsque vous envoyez une réclamation au fournisseur, et reçue lorsque l'argent arrive. Sans ces états, les commissions ont tendance à rester impayées car personne ne se souvient de les réclamer.