Comment facturer la commande de mobilier et de matériaux en décoration d’intérieur
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Pour facturer la commande de mobilier et de matériaux en décoration d’intérieur, choisissez l’un de trois modèles : un forfait, un pourcentage sur les achats ou une facturation à l’heure. Le forfait convient à un périmètre bien défini, le pourcentage convient aux longues listes d’achats où vous portez le risque de commande, et la facturation horaire convient à un périmètre encore flou. Quel que soit le choix, inscrivez-le dans le contrat et suivez le résultat réel, article par article et projet par projet.
Les principales façons de facturer la commande
La commande regroupe tout le travail situé entre une spécification validée et la pose d’un article : recherche de fournisseurs, demandes de devis, passation des commandes, règlement des fournisseurs, suivi des dates de livraison, contrôle de la marchandise à réception et traitement des litiges. Ce travail demande du temps même lorsque le projet de conception est achevé ; il mérite donc une ligne distincte dans votre tarification. La plupart des agences utilisent l’un des modèles ci-dessous, ou un mélange de ceux-ci.
| Modèle | Mode de calcul des honoraires | Convient particulièrement lorsque | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Forfait | Un montant fixe pour un périmètre défini de recherche, de commande et de suivi | Le nombre d’articles et les fournisseurs sont connus à l’avance | Le périmètre s’élargit mais les honoraires restent identiques |
| Honoraires en pourcentage | Un pourcentage du coût d’achat, présenté sur une ligne distincte | Budgets importants ; le client souhaite une règle simple et lisible | Les honoraires suivent le prix et non l’effort : les articles peu coûteux mais très chronophages sont sous-rémunérés |
| Marge sur prix professionnel | L’agence achète à un prix professionnel et revend au client à un prix plus élevé | L’agence achète et revend, et le client la règle directement | Le client constate un écart de prix si le fonctionnement n’est pas expliqué |
| Commission ou remise fournisseur | Le fournisseur verse une commission au cabinet, ou le cabinet conserve une part de la remise professionnelle | Vous entretenez des relations stables avec quelques fournisseurs | Conflit d’intérêts si le client n’en est pas informé |
| Au temps passé | Heures suivies multipliées par un taux horaire | Le périmètre est flou ou le client change souvent d’avis | Le client redoute une facture sans limite ; vous sous-facturez si les heures ne sont pas suivies |
Modèles hybrides
Les modèles purs sont rares en pratique. Les combinaisons courantes sont un forfait jusqu’à un nombre donné d’éléments, avec un tarif unitaire au-delà, un pourcentage assorti d’honoraires minimum, ou une facturation horaire plafonnée, dont le dépassement nécessite l’accord du client. La clause supplémentaire est généralement celle qui protège la marge.
Comment choisir un modèle pour un projet
Ne vous fiez pas à vos habitudes. Appliquez la même courte analyse à chaque nouveau projet, car le bon modèle dépend du projet et non de votre cabinet.
- Comptez ce que vous allez gérer. Estimez le nombre d’articles, de fournisseurs, de livraisons et de pièces. Dix fournisseurs pour 150 articles ne représentent pas le même travail que trois fournisseurs pour 40 articles.
- Déterminez qui paie les fournisseurs. Si le client règle directement les fournisseurs, vous supportez moins de risque financier, et des honoraires de coordination sont tout indiqués. Si le client paie le cabinet, qui à son tour paie les fournisseurs, vous assumez le risque de trésorerie et le risque d’erreur, et une majoration ou un pourcentage se justifie plus facilement.
- Évaluez la stabilité du périmètre. Si le cahier des charges est approuvé et que peu de modifications sont attendues, un forfait est sans risque. Si les décisions sont encore en évolution, privilégiez la facturation à l'heure ou un forfait assorti d'un tarif défini pour les avenants.
- Estimez vos heures. Prenez un panier type d'articles et estimez les heures consacrées à la recherche, à la commande, au suivi des paiements, au suivi des livraisons et à la réception. Multipliez ce total par votre taux cible pour obtenir un plancher, quel que soit le modèle retenu.
- Testez chaque modèle par rapport à ce plancher. Calculez ce que rapporteraient un forfait, un pourcentage et une marge sur ce projet, puis comparez ces montants à votre plancher fondé sur les heures. Si un modèle rapporte moins que ce plancher, modifiez ses paramètres ou abandonnez-le.
- Ajoutez une seule garantie. Un honoraire minimum, un plafond, une limite de révisions ou un tarif pour les modifications après approbation. Une garantie claire vaut mieux que cinq vagues.
Questions à trancher avant d'établir un devis
- Combien d'articles et de fournisseurs figurent dans le cahier des charges actuel ?
- Le client réglera-t-il les fournisseurs directement ou par l'intermédiaire de l'agence ?
- Combien de révisions du cahier des charges sont incluses ?
- Les retours, les remplacements et les réclamations pour dommages sont-ils inclus dans les honoraires ?
- Certains articles ont-ils de longs délais de livraison, sont-ils importés ou fabriqués sur mesure, et nécessitent-ils un suivi supplémentaire ?
- Le client s'attend-il à voir les prix des fournisseurs, ou seulement les prix finaux ?
- Quel est le montant minimum en dessous duquel le projet ne vaut pas la peine d'être accepté ?
Un exemple chiffré
Les chiffres ci-dessous sont une illustration, et non une référence. Imaginez un projet dont le coût d'achat est de 60,000 EUR, avec une estimation de 110 heures de travail d'approvisionnement et un taux cible de 80 EUR de l'heure. Supposez ensuite que le projet prend du retard et que la charge réelle atteint 150 heures.
| Modèle | Calcul | Honoraires | Taux effectif à 150 heures |
|---|---|---|---|
| Forfait | 110 heures plus une marge de sécurité, arrondies à 125 heures à 80 EUR | 10,000 EUR | environ 67 EUR de l'heure |
| Honoraires au pourcentage | 12 % de 60,000 EUR | 7,200 EUR | 48 EUR de l'heure |
| Majoration sur prix d'achat | 20 % sur 60,000 EUR ; prix client de 72,000 EUR | 12,000 EUR | 80 EUR de l'heure |
| À l'heure | 110 heures à 80 EUR comme estimation ; 150 heures facturées à 80 EUR | 8,800 EUR estimés, 12,000 EUR réels | 80 EUR de l'heure |
Ce que montre l'exemple
- Les honoraires au pourcentage semblent corrects sur le papier, mais ils rapportent le moins lorsque le travail dure plus longtemps que prévu, car le montant ne tient pas compte de l'effort supplémentaire.
- Le forfait protège le client et vous fait supporter le dépassement. Sa marge de sécurité et sa règle pour les travaux supplémentaires sont ce qui vous protège.
- La majoration rapporte davantage ici, mais elle implique aussi davantage de risques : vous gardez les paiements aux fournisseurs, vous gérez les retours et vous absorbez les erreurs. Intégrez ce risque dans le prix.
- La facturation à l'heure rémunère chaque heure, mais le client ne voit qu'un total ouvert, sauf si vous convenez d'une estimation et d'un plafond.
La majoration et la marge ne sont pas le même chiffre
Une majoration de 20 % sur le coût donne 12,000 EUR sur 60,000 EUR, mais cela ne représente que 16,7 % du prix client de 72,000 EUR. Confondre les deux est une raison courante pour laquelle les agences gagnent moins que prévu. Si vous devez convertir rapidement l'un en l'autre, utilisez le calculateur de marge sur approvisionnement.
Ce qu'il faut consigner par écrit
Le modèle compte moins que la clarté. Les litiges sur les honoraires d'approvisionnement viennent généralement d'hypothèses non écrites, et non du pourcentage lui-même. Inscrivez ces points dans le contrat ou la proposition de projet, en termes simples.
Liste de contrôle des conditions
- Le modèle retenu et la base exacte : pourcentage de quoi, taux horaire pour quels profils, marge sur quel prix.
- Ce que comprend l'approvisionnement : sourcing, demandes de devis, commandes, suivi des paiements, suivi des livraisons, réception sur chantier.
- Ce qui est exclu ou facturé à part : retours, remplacements, problèmes de douane, commandes répétées après un changement d'avis.
- Qui paie les fournisseurs et à quel moment, y compris la part d'avance et le solde restant dû.
- Si vous percevez une commission fournisseur ou une part de remise, et le fait que le client en soit informé.
- La règle applicable aux modifications : le taux ou les honoraires pour les changements après validation du cahier des charges.
- Le plafond ou les honoraires minimum, si vous en appliquez.
- Comment et quand vous facturez : à la validation des articles, à la commande ou à la livraison.
Comment présenter les honoraires à un client
- Décrivez d'abord le travail, puis le prix. Les clients acceptent plus facilement des honoraires lorsqu'ils voient la liste des tâches couvertes.
- Proposez le modèle principal et expliquez en une phrase pourquoi il convient à ce projet.
- Présentez un exemple de calcul avec les chiffres propres au client, et non un exemple générique.
- Indiquez ce qui se passe si le périmètre change et qui valide la modification.
- Demandez une confirmation écrite avant de passer la première commande.
Comment procéder dans ArchiBoard
Quel que soit le modèle retenu, vous devez voir le résultat réel par article et par projet. ArchiBoard propose les outils pour cela dans les finances de projet et dans le devis. Le forfait Free permet jusqu’à 20 articles et 2 participants ; le détail des forfaits se trouve sur la page tarifs. Les outils de devis sont décrits dans le chapitre d’aide sur les devis.
- Ouvrez le projet et accédez à Project Finances. Dans les paramètres financiers, définissez le rôle de votre agence, votre mode de rémunération (commission, marge ou part de la remise fournisseur), qui paie qui (« Client → Fournisseur » ou « Client → Agence → Fournisseur »), la devise du projet et le budget approuvé.
- Rendez-vous dans Estimates et passez le mode d’affichage du devis sur Economics. Pour chaque article, vous voyez le prix public conseillé (MSRP), la remise fournisseur, le prix d’achat, la marge, le bénéfice et le prix client. Si vous modifiez un montant, le pourcentage se recalcule, et inversement.
- Si vos honoraires sont forfaitaires ou calculés à l’heure, conservez-les dans le devis comme un article d’honoraires de l’agence. Ils ont leurs propres statuts : Needs approval, Approved, Invoiced to client, Partially paid, Paid by client. Une fois approuvés, une tâche « Invoice the client » apparaît. Saisissez les heures dans votre propre feuille de temps et indiquez le montant qui en résulte.
- Enregistrez les paiements client et les paiements fournisseurs comme transactions dans Project Finances. Les paiements fournisseurs sont regroupés par fournisseur, ce qui vous permet de voir le montant déjà versé et le solde restant.
- Si un fournisseur vous verse une commission, suivez-la aux étapes accrued, requested et received. ArchiBoard crée automatiquement la tâche « Request commission from… ».
- À partir d'un paiement, générez un PDF : une facture destinée au client, une facture destinée au fournisseur pour la commission, ou un rapport destiné au client. Les coordonnées de votre studio sont reprises depuis les paramètres de votre profil.
- Lorsque vous envoyez le devis au client avec Exporter en PDF, vos prix d'achat, votre majoration et votre bénéfice ne figurent pas dans le document remis au client.
FAQ
Quel modèle convient le mieux à un petit studio qui démarre ses premiers projets ?
Un forfait fixe, assorti d'un périmètre clairement défini et d'un tarif pour les modifications de périmètre, est généralement le plus simple pour débuter. Il offre au client un montant fixe et vous donne une base pour organiser votre travail. Suivez vos heures réelles sur les premiers projets : ces données montrent si le montant que vous avez fixé est réaliste.
Est-il acceptable de combiner des honoraires de conception avec une majoration sur les achats ?
Oui, beaucoup de studios le font, à condition que les deux soient convenus par écrit et que le client comprenne ce que couvre chacun. Le risque est que le client ait l'impression de payer deux fois pour le même travail. Définissez les honoraires de conception comme le travail créatif, et la majoration ou les frais de commande comme le travail de commande, de paiement et de livraison.
Dois-je montrer à mon client mes prix d'achat ?
Cela dépend du modèle. Avec des honoraires distincts, en pourcentage ou forfaitaires, le client voit en général les prix fournisseurs, car les honoraires sont visibles et la démarche est transparente. Avec un modèle de majoration, le client ne voit normalement que le prix final. Dans les deux cas, expliquez le fonctionnement dès le départ afin que l'écart de prix ne soit jamais une surprise.
Comment me protéger lorsque le périmètre du projet ne cesse de s'élargir ?
Définissez le périmètre en chiffres : un nombre fixe d’articles, de fournisseurs et de révisions inclus dans les honoraires. Au-delà, appliquez un taux horaire ou un tarif à l’article, que le client valide avant le début des travaux. Consignez par écrit chaque modification approuvée afin que la facture finale corresponde à ce qui a été convenu.
À quelle fréquence devrais-je revoir la tarification de mes achats ?
Après chaque projet, comparez les honoraires perçus avec les heures passées et les problèmes gérés, comme les livraisons en retard ou la marchandise endommagée. Si un type de projet rapporte régulièrement moins que votre taux cible, modifiez le mode de facturation, le montant minimum des honoraires ou le périmètre inclus pour ce type de projet, et laissez le reste inchangé.