Sconto e commissioni del progettista: come tenerne traccia in modo corretto

Per registrare in modo corretto uno sconto o una commissione riservati al progettista, annota tre numeri per ogni articolo (prezzo di listino, prezzo d’acquisto e prezzo per il cliente) e tieni la commissione del fornitore su una riga separata, con un suo stato, da maturata a incassata. Decidi in anticipo quale modello di guadagno usi e come lo comunichi al cliente. Tutto ciò che segue deriva da queste due regole.

Quattro modi in cui un progettista guadagna dai fornitori

Le parole «sconto», «ricarico» e «commissione» vengono spesso confuse, ed è proprio lì che una contabilità onesta inizia a non reggere. Si tratta di flussi di denaro diversi, con beneficiari diversi. Prima di costruire qualsiasi foglio di calcolo o report, individua il modello che usi davvero su ciascun progetto.

Questi modelli possono coesistere nello stesso progetto. Un fornitore di tessuti può riconoscerti una commissione, mentre un marchio di illuminazione ti applica un prezzo riservato ai professionisti. Tieni traccia per fornitore e per singolo articolo, non per media di progetto.

Stabilire le regole prima del primo ordine

La maggior parte delle controversie sugli sconti riservati ai professionisti nasce da regole che non sono mai state messe per iscritto. Dedica mezz'ora a questo punto prima di inviare qualsiasi preventivo.

1. Scegli il modello per ciascun fornitore. Annota quale dei quattro modelli si applica a ogni fornitore che utilizzi nel progetto.
2. Fissa le percentuali. Registra lo sconto riservato ai professionisti, il tuo ricarico o la tua quota dello sconto e la percentuale di commissione, ciascuno con la sua fonte: un listino, una email o un accordo con il rivenditore.
3. Decidi chi paga chi. Oppure il cliente paga direttamente il fornitore, oppure il cliente paga lo studio e lo studio paga il fornitore. Questo cambia il tuo flusso di cassa e il tuo rischio, quindi inseriscilo nelle condizioni di progetto.
4. Inseriscilo nel contratto o nella proposta. Spiega in parole semplici come vieni pagato: onorario, ricarico, quota dello sconto o commissione del fornitore. Rispetta le regole di trasparenza che valgono nel tuo paese e presso la tua associazione professionale.
5. Concorda il rapporto finale. Comunica al cliente cosa riceverà: un preventivo con i prezzi definitivi, un piano dei pagamenti e un rendiconto di chiusura.

Cosa conservare come documenti di riferimento

• Le condizioni commerciali del fornitore o la conferma del rivenditore, con la data
• La conferma scritta della percentuale di commissione e delle condizioni di pagamento relative
• Il preventivo firmato o l'approvazione di ogni voce da parte del cliente
• La fattura del fornitore e la prova di pagamento per ogni ordine

Calcolare con onestà: un articolo, quattro modelli

Prendiamo un divano come esempio. I numeri sono indicativi: prezzo di listino 10,000 EUR, sconto trade del 30%, quindi il prezzo d’acquisto per lo studio è 7,000 EUR. Il modello a commissione presuppone che il cliente paghi direttamente il fornitore e che il fornitore versi allo studio il 10% della fattura.

Lo stesso divano frutta allo studio tra 840 e 3,000 EUR, mentre il cliente paga tra 7,840 e 10,000 EUR. Nessuno di questi modelli è disonesto di per sé. Ciò che lo rende disonesto è nasconderlo al cliente quando il contratto dice che dovrebbe essere visibile, oppure mescolare i modelli in modo che nessuno riesca a capire da dove arrivano i soldi.

Markup o margine

Un ricarico del 12% sul costo non è un margine del 12% sul prezzo di vendita. Nell’esempio, 840 EUR su 7,840 EUR corrispondono a circa il 10,7% di margine. Scegline una definizione, indicala nei report interni e usala sempre in modo coerente. Se ti serve una verifica rapida della conversione, il calcolatore di markup lo fa in pochi secondi.

Tre numeri per ogni articolo

1. Prezzo di listino (MSRP). Il prezzo di riferimento pubblicato dal fornitore.
2. Prezzo d’acquisto. Ciò che tu o il cliente pagate effettivamente al fornitore dopo lo sconto trade.
3. Prezzo al cliente. Ciò che il cliente vede nel preventivo.

Se salvi solo il prezzo per il cliente, non potrai poi dimostrare quale fosse lo sconto. Se salvi solo il prezzo d'acquisto, non potrai spiegare i tuoi guadagni. Conserva tutti e tre i valori e lascia che percentuali e importi si ricalcolino a vicenda, così non si discostano mai l'uno dall'altro.

Tieni traccia della provvigione del fornitore in tutto il suo ciclo di vita

Uno sconto sul prezzo di listino è visibile subito, perché è già incluso nel prezzo. La provvigione è diversa: è denaro che ti spetta ma arriva più tardi, e può facilmente essere dimenticato. Trattala come un credito con uno stato.

1. Maturata. Il cliente ha pagato il fornitore oppure l'ordine è confermato, quindi la provvigione ti spetta in base al tuo accordo. Registra l'importo previsto.
2. Richiesta. Hai inviato al fornitore una fattura di provvigione o una richiesta scritta. Registra la data.
3. Incassata. Il denaro è arrivato. Registra la data e l'importo, e annota eventuali differenze rispetto alla cifra prevista.

Ogni mese controlla l'elenco delle provvigioni maturate ma non ancora richieste. Sono quelle che più spesso si perdono, di solito quando un progetto è in fase di chiusura e tutti sono impegnati con il montaggio.

Revisione mensile delle provvigioni

• Ogni fornitore con un accordo provvigionale ha un'aliquota registrata
• Ogni ordine pagato ha un importo di provvigione previsto
• Le richieste più vecchie del termine di pagamento del fornitore vengono sollecitate
• Per gli articoli annullati o resi, la provvigione viene rettificata
• Gli importi incassati vengono confrontati con quelli previsti, e le differenze vengono spiegate
• La provvigione non viene mescolata ai pagamenti del cliente né al budget del progetto

Spiegare le cose al cliente senza confusione

Il cliente dovrebbe poter rispondere a una sola domanda dopo aver letto i tuoi documenti: quanto ho pagato e a chi sono andati i soldi? Non devi mostrare ogni percentuale interna, a meno che il contratto non lo richieda. Devi però assicurarti che nulla nei documenti contraddica il modo in cui vieni effettivamente pagato.

• Mostra i prezzi finali per ogni voce e i totali per ogni stanza.
• Tieni le colonne del prezzo d'acquisto, del ricarico e del guadagno fuori dai documenti per il cliente, a meno che il contratto non preveda che siano condivise.
• Se fa parte dell'accordo uno sconto condiviso, mostra in modo esplicito il risparmio del cliente.
• Se il cliente paga direttamente il fornitore, specifica che il fornitore potrebbe riconoscere allo studio una commissione, nei termini descritti dal tuo contratto.
• Usa le stesse formulazioni nella proposta, nel preventivo e nel report di chiusura.
• Rispondi in modo diretto alle domande sui guadagni. Una spiegazione preparata e pacata è meglio di una difensiva.

Quando il cliente vede un piano dei pagamenti che corrisponde alle fatture, di solito la fiducia segue. Il portale clienti è un modo per offrire loro questa visione senza esporre i tuoi numeri interni.

Come procedere in ArchiBoard

La Project Finance raccoglie nello stesso progetto il modello dei guadagni, i pagamenti dei clienti, i pagamenti ai fornitori e la commissione. I passaggi seguenti seguono la guida utente; i dettagli sulle singole voci sono trattati nel capitolo della guida sui preventivi.

1. Apri il progetto e vai su Project Finances. Nelle impostazioni finanziarie, imposta il ruolo del tuo studio, il modo in cui guadagni (commissione, ricarico o quota dello sconto del fornitore), chi paga chi («Client → Supplier» oppure «Client → Studio → Supplier»), la valuta del progetto e il budget approvato.
2. Apri Suppliers nel menu a sinistra e verifica la commissione del fornitore registrata per ciascun fornitore che usi nel progetto.
3. Vai a Estimates e imposta «Estimate view mode» su Economics. Per ogni voce vedi MSRP, sconto del fornitore, approvvigionamento, ricarico, profitto e prezzo al cliente. Se modifichi un importo, la percentuale si ricalcola, e viceversa.
4. In Project Finances, registra i pagamenti dei clienti e dei fornitori come transazioni. I pagamenti ai fornitori sono raggruppati per fornitore, così puoi confrontare quanto è stato pagato con quanto è stato ordinato.
5. Segui la commissione attraverso le sue fasi: maturata, richiesta, ricevuta. Il sistema crea automaticamente l'attività «Request commission from…», così una commissione non resta in sospeso senza che nessuno se ne accorga.
6. Da un pagamento puoi generare un PDF: una fattura al cliente, una fattura al fornitore per la commissione oppure un report per il cliente. I dati dello studio vengono ripresi dalle impostazioni del tuo profilo.
7. Prima di inviare i documenti al cliente, usa Estimates → «Export to PDF». I tuoi dati interni (prezzo d'acquisto, ricarico, profitto) non sono inclusi nel PDF per il cliente.

FAQ

Uno sconto commerciale è la stessa cosa di una commissione?

No. Uno sconto commerciale abbassa il prezzo al quale tu o il tuo cliente acquistate dal fornitore, quindi è visibile in fattura. Una provvigione è invece un pagamento separato che il fornitore effettua a te, di solito dopo che il cliente ha pagato. Si registrano in modo diverso: lo sconto per singolo articolo, la provvigione come credito con un proprio stato.

Devo comunicare al cliente il mio sconto commerciale?

Dipende dal tuo contratto, dall’associazione professionale di appartenenza e dalle norme del paese in cui lavori, quindi verificali. Come principio pratico, il cliente deve capire come viene remunerato il professionista e non dovrebbe avere sorprese in seguito. Scrivi il modello di guadagno nella proposta con parole semplici, e assicurati che preventivi e report non lo contraddicano.

Devo trasferire al cliente l’intero sconto commerciale?

È una decisione commerciale, non una regola. Alcuni studi trasferiscono per intero lo sconto e applicano una commissione o un ricarico trasparente. Altri lo condividono o lo trattengono come parte del proprio compenso. Qualunque scelta tu faccia, concordala prima di ordinare, applicala in modo coerente e fai in modo che i documenti corrispondano all’accordo.

Come evito di dimenticare le provvigioni del fornitore non ancora incassate?

Registra la provvigione prevista nel momento in cui l’ordine viene confermato o pagato, non quando ti ricordi di farlo. Assegnale uno stato e una data di richiesta. Rivedi una volta al mese le provvigioni maturate ma non ancora richieste. Gli strumenti che creano un promemoria per ogni provvigione sono utili, perché le lacune di solito emergono alla fine di un progetto.

Il ricarico sul costo è la stessa cosa del margine?

No. Il markup è la percentuale che si aggiunge al costo, mentre il margine è la quota del prezzo di vendita che si trattiene come guadagno. Un markup del 12% corrisponde a un margine di circa il 10,7%. Per i report interni scegli una sola definizione, indicala chiaramente e usala in modo coerente, così che i dati sui profitti di progetti diversi siano confrontabili.