Come tracciare i pagamenti dei clienti nei progetti di interior design

Per tracciare i pagamenti dei clienti nell'interior design, tieni un registro per progetto che separi ciò che il cliente deve allo studio da ciò che lo studio deve ai fornitori. Collega ogni pagamento a una fattura specifica o a una voce del preventivo e registralo il giorno in cui il denaro si muove. Di seguito è riportato il metodo che utilizzo: scegli il flusso di denaro, costruisci il registro, segui ogni pagamento del fornitore attraverso le sue fasi ed esegui un breve controllo settimanale.

Decidi chi paga chi prima del primo pagamento

La maggior parte della confusione sui pagamenti deriva da un flusso di denaro poco chiaro. Scrivi quale dei due modelli si applica al progetto e inseriscilo nel contratto. Decide cosa devi tracciare.

Modello	Chi paga il fornitore	Cosa tracci	Rischio principale
Il cliente paga direttamente il fornitore	Cliente	Quali fatture dei fornitori il cliente ha pagato, la tua commissione o parcella e quando è dovuta	Il cliente paga in ritardo o salta una fattura, e tu lo scopri solo quando la consegna è in ritardo
Il cliente paga lo studio, lo studio paga il fornitore	Studio	Denaro ricevuto, denaro speso, margine per voce, saldo disponibile	Paghi i fornitori con fondi che non sono ancora sul tuo conto

Il secondo modello richiede una disciplina più rigorosa. Tieni tu il denaro del cliente, quindi il registro deve sempre mostrare quanto di esso è già impegnato per i fornitori e quanto è disponibile.

Costruisci il registro di progetto

Un foglio di calcolo è sufficiente per iniziare. Ciò che conta è la struttura, non lo strumento.

Passaggi per impostarlo

1. Fissa il budget approvato e la valuta del progetto. Se gli articoli sono prezzati in altre valute, convertili nella valuta del progetto e indica il tasso di cambio utilizzato.
2. Suddividi il budget per stanza. Una visualizzazione a livello di stanza mostra quale area sta sforando prima del totale.
3. Concorda il piano di pagamento del cliente. I trigger tipici sono la firma del contratto, l'approvazione della specifica e ogni ordine importante. Lega ogni pagamento a un evento, non solo a una data.
4. Registra ogni pagamento del cliente con quattro campi: data, importo, cosa copre e il documento a cui appartiene (numero fattura o fase del piano).
5. Tieni traccia delle fatture emesse separatamente dai pagamenti ricevuti. Il divario tra questi è il tuo credito.
6. Calcola il saldo dopo ogni voce: budget approvato meno pagato meno fatturato ma non pagato equivale alla parte non ancora fatturata.

Esempio dal lato cliente

I numeri sottostanti sono solo illustrativi.

Voce	Importo, EUR	Stato
Budget approvato	40.000	Approvato
Fattura 1: anticipo all'approvazione	20.000	Pagato
Fattura 2: ordini mobili e illuminazione	12.000	Fatturato, non pagato
Non ancora fatturato	8.000	Pianificato per materiali di finitura

Una sola occhiata a questa tabella risponde alle tre domande che un cliente solitamente pone: quanto ho pagato, quanto è in sospeso e quanto deve ancora venire.

Tieni traccia dei pagamenti ai fornitori voce per voce

I pagamenti ai fornitori sono dove i registri si complicano, perché un fornitore può coprire dieci articoli ed essere pagato in più parti. Tieni traccia dei pagamenti a livello di articolo e raggruppali per fornitore in seguito, non viceversa.

Anticipo e saldo

La maggior parte dei fornitori chiede un anticipo e il saldo prima della spedizione. Registra entrambe le parti sullo stesso articolo. Esempio, con numeri illustrativi:

Articolo: divano	Importo, EUR
Prezzo cliente	3.000
Prezzo d'acquisto dal fornitore	2.400
Anticipo fornitore, 50%	1.200
Saldo fornitore, dovuto prima della spedizione	1.200
Margine studio	600

Se stai ancora decidendo quanto aggiungere ai prezzi d'acquisto, il calcolatore di ricarico ti aiuta a verificare il margine prima di fare un preventivo al cliente.

Fasi di pagamento

Assegna a ogni articolo una fase di pagamento separata dal suo stato di approvvigionamento. Un articolo può essere approvato dal cliente anche se la sua fattura non è ancora stata richiesta. È normale, ma devi vederlo.

Fase	Significato	La tua azione
Richiesta fattura	L'articolo è approvato, ma non esiste fattura	Chiedi la fattura al fornitore
Fattura richiesta	In attesa del documento del fornitore	Fai un follow-up se ci vuole troppo tempo
In attesa pagamento fornitore	Fattura ricevuta, non pagata	Controlla la data di scadenza e i fondi disponibili
Anticipo fornitore pagato	Pagato parzialmente, saldo in sospeso	Pianifica il saldo prima della spedizione
Fornitore pagato	Interamente saldato	Allega la ricevuta

Documenti

Allega la fattura e la ricevuta di pagamento all'articolo stesso, non a una cartella generica. Mesi dopo, quando un cliente contesta una voce o un fornitore dichiara un mancato pagamento, hai bisogno del documento in pochi secondi. Registra la data della fattura e la data di scadenza del pagamento come campi separati. La data di scadenza guida la tua pianificazione finanziaria e la data della fattura ti aiuta a individuare i duplicati.

Abbina i soldi del cliente agli impegni del fornitore

Quando lo studio paga i fornitori, un numero ti protegge più di ogni altro: il saldo disponibile. Calcolalo come denaro ricevuto dal cliente meno denaro già pagato ai fornitori meno le fatture dei fornitori in scadenza a breve.

1. Elenca le fatture dei fornitori in scadenza nei prossimi 14 giorni.
2. Confronta il loro totale con il saldo disponibile.
3. Se il saldo è insufficiente, emetti subito la prossima fattura al cliente, non quando arriva la scadenza del fornitore.
4. Se guadagni una commissione dai fornitori, tracciala come una voce separata con tre stati: maturata, richiesta, ricevuta. È facile dimenticarla perché nessuno ti fattura per essa.

Confronta regolarmente anche il totale della stima con il budget approvato. Quando la stima supera il budget, il cliente deve saperlo prima della prossima fattura, non dopo.

Cosa dovrebbe vedere il cliente

Decidi in anticipo quanti dettagli di pagamento il cliente vede. La maggior parte dei clienti necessita dei propri pagamenti, del programma e dello stato di consegna. Le fatture dei fornitori e i tuoi prezzi di acquisto sono solitamente interni. Un client portal con impostazioni di visibilità separate ti consente di condividere i progressi senza esporre i tuoi margini.

Routine settimanale dei pagamenti

Quindici minuti una volta alla settimana prevengono la maggior parte dei problemi di pagamento. Usa questa checklist.

• Ogni pagamento ricevuto questa settimana viene registrato con data, importo e la fattura che copre.
• Ogni pagamento effettuato a un fornitore viene registrato e ha una ricevuta allegata.
• Le fatture dei clienti più vecchie della loro data di scadenza vengono contrassegnate e viene inviato un promemoria.
• Le fatture dei fornitori in scadenza nei prossimi 14 giorni vengono confrontate con il saldo disponibile.
• Gli articoli in procinto di essere spediti hanno il saldo residuo del fornitore pagato o programmato.
• Vengono elencati gli articoli con stato approvato ma senza fattura richiesta, e vengono inviate le richieste.
• Il totale della stima viene confrontato con il budget approvato, per stanza.
• Vengono elencate le commissioni dei fornitori maturate ma non ancora richieste.

Errori che distorcono il quadro

• Registrazione dei pagamenti in blocco a fine mese. Le date slittano, le ricevute si perdono e nessuno ricorda cosa copriva un bonifico.
• Mescolare importi fatturati e pagati. Un importo fatturato è una richiesta, non denaro.
• Pagare un articolo rifiutato o non approvato. Controllare lo stato di approvazione prima di qualsiasi pagamento al fornitore.
• Ignorare i pagamenti parziali. Se una ricevuta è inferiore al prezzo dell'articolo, contrassegnala come acconto, altrimenti l'articolo sembrerà completamente pagato.
• Contare i duplicati. La stessa ricevuta caricata due volte gonfia il totale pagato.

Come fare in ArchiBoard

La funzionalità finanza di progetto copre entrambi i lati del bilancio. I campi di pagamento a livello di articolo sono descritti nel capitolo di aiuto delle stime.

1. Aprire il progetto e andare su Finanze di Progetto. Nelle impostazioni finanziarie, impostare il proprio ruolo nello studio, come si guadagna (commissione, ricarico o quota dello sconto del fornitore), chi paga chi (“Cliente → Fornitore” o “Cliente → Studio → Fornitore”), la valuta del progetto e il budget approvato.
2. Registrare i pagamenti dei clienti e i pagamenti dei fornitori come transazioni. I pagamenti dei fornitori sono raggruppati per fornitore.
3. Per i dettagli a livello di articolo, andare su Stime e fare clic su Fornitore e pagamento nella riga dell'articolo. Selezionare il fornitore. Se manca, utilizzare “+ Aggiungi appaltatore”.
4. In Pagamento fornitore, l'impostazione predefinita è 100%. Per pagamenti parziali, seleziona “Questo è un anticipo” e aggiungi le altre parti con “+ un’altra parte”.
5. In Fatture fornitore, carica file, incolla uno screenshot con Ctrl+V o aggiungi un link a Google Drive. Compila “Data fattura” e “Data scadenza pagamento”.
6. Per elaborare molti documenti contemporaneamente, fai clic su Ricevute e preventivi nel preventivo dell'intero progetto, aggiungi i file o una cartella di Google Drive, controlla gli articoli suggeriti e “Pagamento anticipato” o “100%”, quindi fai clic su “Applica”. Nulla cambia finché non applichi.
7. Da un pagamento, genera un PDF: una fattura al cliente, una fattura al fornitore per commissione o un report al cliente. I dettagli dello studio provengono dalle impostazioni del tuo profilo.
8. Se il cliente deve vedere i pagamenti ai fornitori nel portale, seleziona “Pagamento fornitore” nelle impostazioni di visibilità del portale clienti. È nascosto per impostazione predefinita.

Il sistema ti avvisa quando il preventivo supera il budget approvato e può mostrare la spesa eccessiva per stanza se allinei il budget in quel modo. La commissione del fornitore viene tracciata come maturata, richiesta e ricevuta. I totali di tutti i progetti si trovano in “Finanze” nel menu principale.

FAQ

Con quale frequenza devo aggiornare il registro dei pagamenti?

Aggiornalo il giorno in cui i soldi si muovono e fai una breve revisione una volta alla settimana. Le voci tardive sono il motivo principale per cui i registri diventano inaffidabili, perché date, importi e scopi vengono dimenticati. Un controllo settimanale conferma quindi l'immagine invece di ricostruirla.

Le fatture dei fornitori dovrebbero essere visibili al cliente?

Dipende dal tuo contratto e da come guadagni. Se il cliente paga direttamente i fornitori, ha bisogno delle fatture. Se rivendi con un ricarico, le fatture dei fornitori di solito rimangono interne. Concorda questo all'inizio e applica la stessa regola a ogni progetto, in modo che non sembri mai selettivo.

Come registro un anticipo che non copre l'intero prezzo dell'articolo?

Segna il pagamento come anticipo e registra il saldo rimanente come una parte separata prevista con la sua scadenza. Questo evita che l'articolo appaia completamente pagato. Pianifica il saldo prima della spedizione, perché molti fornitori non rilasciano la merce finché non arriva.

Cosa succede se il cliente paga in ritardo e la scadenza del fornitore è vicina?

Controlla prima il saldo disponibile. Se lo studio detiene i fondi, puoi pagare dall'anticipo precedente del cliente. In caso contrario, chiedi al fornitore una breve proroga per iscritto e invia al cliente un promemoria che indica che l'ordine è a rischio. Non coprire la differenza con i tuoi soldi senza averlo concordato.

Come traccio la mia commissione dai fornitori?

Trattala come una riga separata con tre stati: maturata quando l'ordine viene pagato, richiesta quando invii un reclamo al fornitore e ricevuta quando arrivano i soldi. Senza questi stati, le commissioni tendono a rimanere non pagate perché nessuno ricorda di richiederle.