Come far pagare gli acquisti nel progetto d’interni

Per far pagare la gestione degli acquisti nel progetto d’interni, scegli uno di tre modelli: un compenso forfettario, una percentuale sugli acquisti oppure una fatturazione a ore. Il forfait si adatta a un perimetro definito, la percentuale a elenchi d’acquisto consistenti in cui sei tu a farti carico del rischio di ordinazione, mentre la fatturazione oraria funziona quando il perimetro non è ancora chiaro. Qualunque modello tu scelga, mettilo per iscritto nel contratto e monitora il risultato reale per singola voce e per progetto.

I principali modi per far pagare gli acquisti

La gestione degli acquisti è il lavoro che va dalla specifica approvata all’installazione del singolo elemento: ricerca dei fornitori, richiesta di preventivi, ordini, pagamento dei fornitori, sollecito delle date di consegna, verifica della merce all’arrivo e gestione dei reclami. Questo lavoro richiede tempo anche quando il progetto è già definito, quindi merita una voce propria nei tuoi prezzi. La maggior parte degli studi adotta uno dei modelli seguenti oppure una combinazione.

Modello	Come si calcola il compenso	Funziona meglio quando	Rischio principale
Compenso forfettario	Un importo fisso per un perimetro definito di ricerca, ordini e monitoraggio	Numero di articoli e fornitori sono noti in anticipo	Il perimetro cresce ma il compenso resta invariato
Compenso percentuale	Una percentuale sul costo d’acquisto, indicata come voce separata	Budget elevati; il cliente vuole una regola semplice e visibile	Il compenso segue il prezzo e non l’impegno, quindi gli articoli economici che richiedono molto lavoro vengono pagati troppo poco
Ricarico sul prezzo di trade	Lo studio acquista a prezzo di trade e rivende al cliente a un prezzo più alto	Lo studio acquista e rivende, e il cliente paga lo studio	Il cliente percepisce una differenza di prezzo se l’accordo non viene spiegato
Commissione del fornitore o quota dello sconto	Il fornitore paga lo studio, oppure lo studio trattiene una parte dello sconto riservato ai professionisti	Avete rapporti consolidati con alcuni fornitori	Conflitto di interessi se il cliente non ne è al corrente
A ore	Ore registrate moltiplicate per una tariffa oraria	Il perimetro è poco chiaro o il cliente cambia spesso le decisioni	Il cliente teme un conto senza limiti; se le ore non vengono registrate, si fattura meno del dovuto

Modelli ibridi

I modelli puri sono rari nella pratica. Le combinazioni più comuni sono un compenso forfettario fino a un numero stabilito di articoli, con una tariffa per ogni articolo oltre tale soglia, una percentuale con un compenso minimo e la fatturazione oraria con un tetto massimo che il cliente deve approvare per essere superato. La clausola aggiuntiva è di solito quella che tutela il margine di guadagno.

Come scegliere un modello per un progetto

Non scegliete per abitudine. Eseguite la stessa breve analisi su ogni nuovo progetto, perché il modello giusto dipende dal progetto e non dallo studio.

1. Contate ciò che dovrete gestire. Stimate il numero di articoli, fornitori, consegne e stanze. Dieci fornitori per 150 articoli è un lavoro diverso da tre fornitori per 40 articoli.
2. Decidete chi paga i fornitori. Se è il cliente a pagare direttamente i fornitori, sostenete un rischio finanziario minore e un compenso per il coordinamento è una soluzione adeguata. Se è il cliente a pagare lo studio e lo studio a pagare i fornitori, vi assumete il rischio di liquidità e di errore, e un ricarico o una percentuale è più facile da giustificare.
3. Valutate quanto è stabile il perimetro del lavoro. Se la specifica è approvata e si prevedono poche modifiche, un compenso forfettario è una scelta sicura. Se le decisioni sono ancora in evoluzione, meglio la fatturazione oraria o un forfait con una tariffa definita per le variazioni.
4. Stima le tue ore. Prendi un mix tipico di articoli e stima le ore necessarie per la ricerca dei fornitori, l'ordine, il monitoraggio dei pagamenti, il tracciamento delle consegne e il collaudo. Moltiplica il totale per la tariffa oraria che vuoi applicare: otterrai una soglia minima per qualsiasi modello.
5. Verifica ogni modello rispetto a quella soglia. Calcola quanto pagherebbero per questo progetto un compenso forfettario, una percentuale e un ricarico, e confrontali con la soglia basata sulle ore. Se un modello paga meno della soglia, modificane i parametri o eliminalo.
6. Aggiungi una sola tutela. Un compenso minimo, un tetto massimo, un limite alle revisioni o una tariffa per le modifiche dopo l'approvazione. Una tutela chiara vale più di cinque generiche.

Domande a cui rispondere prima di preparare il preventivo

• Quanti articoli e quanti fornitori compaiono nella specifica attuale?
• Il cliente pagherà direttamente i fornitori o tramite lo studio?
• Quante revisioni della specifica sono incluse?
• Resi, sostituzioni e richieste di risarcimento per danni sono compresi nel compenso?
• Ci sono articoli con tempi di consegna lunghi, importazioni o produzioni su misura che richiedono un monitoraggio aggiuntivo?
• Il cliente si aspetta di vedere i prezzi dei fornitori o solo i prezzi finali?
• Qual è il compenso minimo al di sotto del quale il progetto non vale la pena?

Un esempio svolto con i numeri

Le cifre qui sotto sono un'illustrazione, non un benchmark. Immaginiamo un progetto con un costo d'acquisto di 60,000 EUR, circa 110 ore di lavoro di approvvigionamento stimate e una tariffa target di 80 EUR all'ora. Poi immaginiamo che il progetto vada per le lunghe e che il carico di lavoro reale sia di 150 ore.

Modello	Calcolo	Compenso	Tariffa effettiva a 150 ore
Compenso forfettario	110 ore più un margine di sicurezza, arrotondate a 125 ore a 80 EUR	10,000 EUR	circa 67 EUR all'ora
Compenso percentuale	12% di 60,000 EUR	7,200 EUR	48 EUR all'ora
Ricarico sul prezzo d'acquisto	20% su 60,000 EUR; prezzo al cliente 72,000 EUR	12,000 EUR	80 EUR all'ora
A ore	110 ore a 80 EUR come stima; 150 ore fatturate a 80 EUR	8,800 EUR stimati, 12,000 EUR effettivi	80 EUR all'ora

Cosa mostra l'esempio

• Un compenso percentuale sembra valido sulla carta, ma rende il minimo quando il lavoro richiede più tempo del previsto, perché il compenso non cambia in base allo sforzo extra.
• Un compenso forfettario tutela il cliente e vi fa pagare il costo dello sforamento. A proteggervi sono il margine di sicurezza e la regola per le varianti di incarico.
• Il ricarico rende di più in questo caso, ma comporta anche più rischi: dovete anticipare i pagamenti ai fornitori, gestire i resi e farvi carico degli errori. Considerate questo rischio come parte del prezzo.
• La fatturazione oraria paga ogni ora, ma il cliente vede solo un totale aperto, a meno che non concordiate una stima e un tetto massimo.

Ricarico e margine non sono lo stesso numero

Un ricarico del 20% sul costo dà 12,000 EUR su 60,000 EUR, ma questo equivale solo al 16.7% del prezzo al cliente di 72,000 EUR. Confondere i due valori è un motivo comune per cui gli studi guadagnano meno di quanto avevano pianificato. Se vi serve convertire rapidamente tra i due, usate il calcolatore di markup.

Cosa mettere per iscritto

Il modello conta meno della chiarezza. Le controversie sulle commissioni di procurement di solito nascono da presupposti non scritti, non dalla percentuale in sé. Inserite questi punti nel contratto o nella proposta di progetto, con un linguaggio semplice.

Checklist delle condizioni

• Il modello scelto e la base esatta: percentuale su cosa, tariffa oraria per quali ruoli, ricarico su quale prezzo.
• Cosa comprende il procurement: ricerca dei fornitori, richieste di preventivo, ordini, verifica dei pagamenti, monitoraggio delle consegne, accettazione in cantiere.
• Cosa è escluso o addebitato a parte: resi, sostituzioni, questioni doganali, ordini ripetuti dopo un ripensamento.
• Chi paga i fornitori e quando, inclusa la quota di anticipo e il saldo residuo.
• Se ricevete una commissione o una quota di sconto dal fornitore, e che il cliente ne è informato.
• La regola per le varianti: la tariffa o il compenso per le modifiche dopo l'approvazione della specifica.
• Il tetto massimo o il compenso minimo, se ne usate uno.
• Come e quando fatturate: all'approvazione degli articoli, all'ordine o alla consegna.

Come presentare il compenso al cliente

1. Descrivete prima il lavoro, poi il prezzo. Il cliente accetta più facilmente un compenso quando vede l'elenco delle attività che copre.
2. Proponete il modello principale e spiegate in una frase perché si adatta a questo progetto.
3. Mostrate un esempio di calcolo con i numeri reali del cliente, non con un caso generico.
4. Dichiarate cosa succede se lo scopo del progetto cambia e chi approva la modifica.
5. Chiedete conferma scritta prima di effettuare il primo ordine.

Come farlo in ArchiBoard

Qualunque modello tu scelga, devi vedere il risultato reale per voce e per progetto. ArchiBoard offre gli strumenti per farlo in finanze di progetto e nel preventivo. Il piano Free consente fino a 20 voci e 2 partecipanti; i dettagli dei piani sono nella pagina dei prezzi. Gli strumenti per i preventivi sono descritti nel capitolo di aiuto sui preventivi.

1. Apri il progetto e vai su Project Finances. Nelle impostazioni finanziarie indica il tuo ruolo nello studio, come guadagni (commissione, ricarico o quota dello sconto del fornitore), chi paga chi («Client → Supplier» oppure «Client → Studio → Supplier»), la valuta del progetto e il budget approvato.
2. Vai su Estimates e imposta la modalità di visualizzazione del preventivo su Economics. Per ogni voce vedi MSRP, sconto del fornitore, prezzo d'acquisto, ricarico, profitto e prezzo per il cliente. Se modifichi un importo, la percentuale si ricalcola, e viceversa.
3. Se il tuo compenso è forfettario o basato sulle ore, inseriscilo nel preventivo come voce «studio fee». Ha stati propri: Needs approval, Approved, Invoiced to client, Partially paid, Paid by client. Dopo l'approvazione compare l'attività «Invoice the client». Registra le ore nel tuo foglio ore e inserisci l'importo risultante.
4. Registra i pagamenti dei clienti e dei fornitori come transazioni in Project Finances. I pagamenti ai fornitori sono raggruppati per fornitore, così puoi vedere quanto è stato pagato e quanto resta.
5. Se un fornitore ti paga una commissione, seguila attraverso le fasi accrued, requested e received. ArchiBoard crea automaticamente l'attività «Request commission from…».
6. Da un pagamento, genera un PDF: una fattura per il cliente, una fattura per il fornitore relativa alla commissione, oppure un report per il cliente. I dati dello studio vengono ripresi dalle impostazioni del tuo profilo.
7. Quando invii il preventivo al cliente con Export to PDF, il tuo prezzo d'acquisto, il ricarico e il profitto non sono inclusi nel documento destinato al cliente.

FAQ

Quale modello è il migliore per un piccolo studio che si avvia con i primi progetti?

Una tariffa forfettaria con un perimetro del lavoro chiaramente definito e una tariffa per le modifiche è di solito la più semplice con cui iniziare. Offre al cliente una cifra fissa e ti dà una base per pianificare. Tieni traccia delle ore effettive sui primi progetti, perché questi dati mostrano se la tariffa che hai fissato è realistica.

È accettabile combinare una parcella di progettazione con un ricarico sugli acquisti?

Sì, molti studi lo fanno, purché entrambi siano concordati per iscritto e il cliente capisca cosa copre ciascuno. Il rischio è che il cliente abbia l'impressione di pagare due volte per lo stesso lavoro. Definisci la parcella di progettazione come lavoro creativo e la commissione o il ricarico per l'acquisto come attività di ordine, pagamento e consegna.

Devo mostrare al cliente i miei prezzi d'acquisto?

Dipende dal modello. Con una commissione separata in percentuale o forfettaria, di solito il cliente vede i prezzi dei fornitori, perché la commissione è visibile e trasparente. Con un modello a ricarico, il cliente normalmente vede solo il prezzo finale. In ogni caso, spiega l'accordo fin dall'inizio, così la differenza di prezzo non è mai una sorpresa.

Come mi tutelo quando il perimetro del lavoro continua a crescere?

Definisci l'ambito del lavoro con dei numeri precisi: un numero fisso di articoli, fornitori e revisioni inclusi nel compenso. Oltre questa soglia, applica una tariffa oraria o una tariffa per articolo che il cliente approva prima di iniziare il lavoro. Registra per iscritto ogni modifica approvata, così che la fattura finale corrisponda esattamente a quanto concordato.

Ogni quanto dovrei rivedere i prezzi delle mie forniture?

Dopo ogni progetto, confronta il compenso incassato con le ore impiegate e con i problemi gestiti, come consegne in ritardo o merce danneggiata. Se un certo tipo di progetto paga regolarmente sotto la tua tariffa obiettivo, modifica il modello di compenso, il compenso minimo o l'ambito incluso per quel tipo di progetto, e lascia invariato il resto.