Modello di Preventivo per Interior Design: Campi Essenziali

Un modello di preventivo per interior design funziona quando ogni riga risponde a quattro domande: cos'è esattamente l'articolo, quanto deve essere acquistato, quanto costa a te e al cliente e quando deve arrivare. Se manca una risposta, il preventivo diventa un listino prezzi che non può guidare l'approvvigionamento. Di seguito sono riportati i campi da mantenere fissi in ogni preventivo, perché ognuno è importante ed esempi pratici che puoi copiare nel tuo modello.

Campi di identificazione: cosa stai acquistando esattamente

Questi campi eliminano l'ambiguità. Due persone che leggono la stessa riga, come il designer e la persona che effettua l'ordine, devono giungere alla stessa conclusione sul prodotto.

Campo	Cosa inserire	Cosa succede se manca
Stanza	La stanza o la zona in cui va l'articolo	Nessun budget per stanza, nessun controllo delle quantità rispetto all'area della stanza
Categoria	Mobili, illuminazione, piastrelle, tessuti e così via	Nessun raggruppamento, nessun collegamento tra l'articolo e una fase di costruzione
Nome	Nome breve che il cliente riconoscerà	Il cliente non riesce a trovare l'articolo in un lungo elenco
Foto	Un'immagine chiara della variante esatta	Il cliente approva una descrizione testuale e rimane sorpreso alla consegna
SKU o codice modello	Il codice esatto del fornitore, inclusa la variante	Viene ordinato il colore o la dimensione sbagliata
Dimensioni	Larghezza × profondità × altezza, o formato piastrella	L'articolo non si adatta allo spazio o al percorso di consegna
Finitura e colore	Materiale, nome o codice colore	Due varianti di un modello si confondono
Fornitore e link	Nome dell'azienda e URL della pagina del prodotto	Nessuno potrà verificare il prezzo o la disponibilità in seguito

Mantieni un fatto in un solo campo

Non scrivere il colore e la dimensione nella colonna del nome. Un nome come “Tavolo rovere 180 opaco” non può essere filtrato o controllato, mentre campi separati sì. Questo è importante soprattutto quando in seguito devi inviare a un fornitore solo i suoi articoli.

Campi prezzo: separa il tuo costo dal prezzo del cliente

L’errore più comune nei modelli è una singola colonna “Prezzo”. Hai bisogno almeno della catena dal prezzo di listino al prezzo del cliente, così sai sempre quanto guadagna lo studio su ogni riga.

1. Inserisci il prezzo di listino (MSRP) nella valuta del fornitore.
2. Inserisci lo sconto che ricevi dal fornitore, in percentuale.
3. Calcola il prezzo di acquisto: prezzo di listino meno sconto.
4. Applica il tuo ricarico al prezzo di acquisto.
5. Considerate il risultato come prezzo per il cliente e arrotondatelo solo in quest’ultimo passaggio.
6. Calcolate il profitto come prezzo per il cliente meno il prezzo d’acquisto.

Esempio pratico

Numeri illustrativi: un divano ha un prezzo di listino di 1.000 EUR e il vostro sconto fornitore è del 15%. Il prezzo d’acquisto è di 850 EUR. Con un ricarico del 25% il prezzo per il cliente è di 1.062,50 EUR e il profitto è di 212,50 EUR.

Si noti che un ricarico del 25% sul costo non corrisponde a un margine del 25%. In questo caso il profitto è il 20% del prezzo finale al cliente. Decidete quale dei due mostra il vostro modello ed etichettate chiaramente la colonna. Per controlli rapidi, usate il « calcolatore di ricarico».

Valuta e totali

Memorizzate ogni articolo nella valuta del fornitore e mostrate l’importo convertito nella valuta del progetto. In questo modo, una variazione di prezzo in una valuta non vi costringe a ridigitare la riga. Aggiungete anche un flag per “prezzo su richiesta”, in modo che tali righe non vengano conteggiate silenziosamente come zero nel totale.

Campi quantità: importo netto, riserva e imballaggio

Per i mobili la quantità è semplicemente un numero. Per piastrelle, pavimenti, carta da parati e vernici, un solo campo quantità non è sufficiente, perché si acquistano confezioni intere e si necessita di una riserva per tagli e sprechi.

Campo	Valore di esempio	Scopo
Unità	m²	In cosa viene misurata la quantità netta
Quantità netta	18.4	Area o quantità effettivamente necessaria
Riserva, %	10	Taglio, rottura, riparazioni future
Dimensione confezione	1.44 m² per confezione	La quantità minima acquistabile
Quantità da acquistare	15 confezioni	Il numero che va nell’ordine
Base di prezzo	per m² e per confezione	Permette di confrontare offerte di diversi fornitori

Esempio pratico

Numeri illustrativi: l’area netta del pavimento è di 18.4 m² e la riserva è del 10%, quindi sono necessari 20.24 m². A 1.44 m² per confezione, sono 14.06 confezioni, quindi si acquistano 15 confezioni, pari a 21.6 m². Se la piastrella costa 62 EUR al m², una confezione costa 89.28 EUR e il totale della riga è 1.339,20 EUR. Il prezzo al cliente deve essere calcolato dalle confezioni acquistate, non dall’area netta.

Dividere gli articoli tra le stanze

Se un prodotto è destinato a più stanze, mantienilo come un'unica riga con una quantità per stanza. Ottieni un unico acquisto e un unico pagamento, ma vedi comunque quanto costa ogni stanza. Controlla che la somma delle aree delle stanze corrisponda all'area del progetto prima di calcolare i materiali.

Stato, date e campi di pagamento

Un modello che si ferma al prezzo è un preventivo. Un modello che tiene traccia dello stato e delle date è uno strumento di approvvigionamento funzionante. Questi sono i campi che fanno la differenza:

• Stato di approvazione: richiede approvazione, approvato, rifiutato. Gli articoli rifiutati devono essere esclusi dai totali ma rimanere visibili.
• Stato dell'ordine: ordinato, in transito, consegnato, accettato, installato.
• Tempo di consegna: il tempo di consegna del fornitore, preferibilmente in giorni lavorativi.
• Data entro cui ordinare: l'ultimo giorno in cui è possibile effettuare l'ordine senza ritardare il cantiere.
• Date di consegna previste ed effettive: tenute separatamente, in modo da poter vedere quanto spesso le date slittano.
• Stato del pagamento: fattura richiesta, anticipo pagato, interamente pagato, con gli importi.
• Documenti: numero di fattura o preventivo e il file o il link.
• Flag di misurazione: sì per mobili su misura, pannelli a parete, finestre e porte interne, dove il fornitore necessita prima delle dimensioni del sito.

Come calcolare la data entro cui ordinare

1. Prendi la data in cui l'articolo è necessario in cantiere, solitamente l'inizio dell'installazione.
2. Sottrai il tempo di consegna indicato dal fornitore.
3. Sottrai un buffer per l'approvazione e il pagamento, ad esempio una settimana.
4. Scrivi il risultato nella colonna “data entro cui ordinare” e ordina la stima in base ad essa.

Esempio illustrativo: l’installazione inizia il 1° giugno, la consegna richiede sei settimane e il margine di sicurezza è di una settimana. La data entro cui ordinare è il 13 aprile. Se il cliente non ha approvato l’articolo entro tale data, il ritardo è già visibile nel preventivo.

Versione per il cliente e versione interna

Lo stesso preventivo viene letto da persone diverse. Il cliente ha bisogno di una chiara specifica. Voi e il vostro responsabile degli acquisti avete bisogno dell’intera parte economica. Progettate il modello in modo che un unico set di dati produca entrambe le visualizzazioni, invece di mantenere due file che finiscono per divergere.

Campo	Versione per il cliente	Versione interna
Foto, nome, SKU, dimensioni	Sì	Sì
Quantità e prezzo per il cliente	Sì	Sì
Prezzo di listino, sconto, prezzo d’acquisto	No	Sì
Ricarico e profitto	No	Sì
Fatture e pagamenti del fornitore	Solo se concordato	Sì
Date di consegna	Sì, di solito solo quelle effettive	Pianificate ed effettive

Checklist prima di inviare un preventivo al cliente

• Ogni riga ha una stanza, una foto e uno SKU.
• Nessuna riga ha un prezzo vuoto o un “prezzo su richiesta” non contrassegnato.
• I materiali imballati mostrano confezioni intere, non la superficie netta.
• Gli articoli rifiutati sono esclusi dal totale.
• Le colonne interne (prezzo d’acquisto, ricarico, profitto) sono nascoste.
• Le alternative sono mostrate sotto l’articolo principale e chiaramente etichettate.
• Il totale corrisponde alla somma delle stanze.

Come farlo in ArchiBoard

I campi di cui sopra sono già integrati nella funzione « Preventivi», quindi non è necessario mantenere un modello di foglio di calcolo. La descrizione completa di ogni schermata si trova nel capitolo di aiuto « Preventivi».

1. Apri il progetto e vai su Preventivi, quindi clicca su “Aggiungi articolo”. Incolla il link del prodotto e clicca su “Compilazione automatica”. Vengono compilati il nome, la foto, il prezzo e la valuta, il brand, lo SKU, le dimensioni, la disponibilità, i tempi di consegna, l’imballaggio e l’unità. Controlla i campi e clicca su “Salva articolo”.
2. Se hai già un preventivo in Excel, CSV, PDF o Google Sheets, clicca su “Importa”, carica il file o incolla il link, controlla il significato di ogni colonna, scegli la stanza e clicca su “Importa”. I dettagli si trovano nel capitolo sull’importazione.
3. Apri la scheda articolo e inserisci la quantità netta, la riserva in percentuale e “Pezzi per confezione” o “m² per confezione”. La colonna “Quantità” mostra quindi quanto acquistare in confezioni intere.
4. Passa alla visualizzazione del preventivo su “Economia” per vedere il prezzo di vendita consigliato, lo sconto del fornitore, l’approvvigionamento, il ricarico, il profitto e il prezzo per il cliente. Se modifichi un importo, la percentuale viene ricalcolata e viceversa.
5. Usa le caselle di controllo per i gruppi di colonne Descrizione, Finanze, Consegna e Pagamento per mostrare solo i campi di cui hai bisogno. Per il fornitore, l’anticipo, le fatture e le date, apri “Fornitore e pagamento” nella riga dell’articolo.
6. Clicca sullo stato di un articolo e scegli “Cambia stato” per spostarlo attraverso approvazione, ordine, consegna e accettazione. Puoi aggiungere un commento e un allegato.
7. Per inviare al cliente una versione pulita, clicca su “Esporta in PDF”, scegli le stanze, imposta prezzi e foto su on o off, e clicca su “Scarica PDF”. Il prezzo di acquisto, il ricarico e il profitto non sono inclusi nel PDF per il cliente.

FAQ

Quanti campi dovrebbe avere un modello di preventivo?

Abbastanza per rispondere a cosa, quanto, a che prezzo e quando, il che di solito significa 20-25 campi. Più di così rallenta il lavoro, perché nessuno li compila. Meno di così, e continuerai a chiedere a fornitori e clienti i dati mancanti. Rendi obbligatori i campi di identificazione, quantità e prezzo e lascia gli altri facoltativi.

Il cliente dovrebbe vedere il prezzo di acquisto e il ricarico?

Dipende dal tuo modello di contratto e da ciò che hai concordato con il cliente. Se addebiti una commissione o un ricarico che non viene divulgato riga per riga, usa una versione per il cliente senza colonne interne. Se lavori apertamente su base costo più percentuale, mostraglieli. In ogni caso, mantieni i campi interni nei dati in modo che il profitto rimanga visibile a te.

Quali campi aggiuntivi sono necessari per gli articoli su misura?

Aggiungi il numero e la data del preventivo del fornitore, un flag di misurazione con date pianificate ed effettive, il tempo di produzione e l'approvazione dei disegni o dei campioni. Gli articoli personalizzati spesso richiedono un pagamento anticipato, quindi aggiungi anche l'importo dell'anticipo e il saldo rimanente. Il totale del preventivo dovrebbe diventare il prezzo di acquisto della riga.

Come mostro al cliente un'alternativa più economica?

Aggiungi l'alternativa come riga separata sotto l'articolo principale, con la sua foto, SKU, fornitore e prezzo. Etichettala chiaramente come alternativa. Nel documento per il cliente mostra due totali: il totale base e il totale con le alternative. In questo modo il cliente confronta le opzioni senza perdere la specifica base approvata.

Ho bisogno di un modello separato per ogni tipo di progetto?

No. Manteniamo un solo set di campi e cambiamo solo le categorie e l’elenco delle stanze. La ristrutturazione di un bagno e un appartamento ammobiliato necessitano degli stessi campi per prezzo, quantità, stato e data. Ciò che differisce è il numero di articoli che richiedono misurazione o imballaggio, e questi sono campi opzionali dello stesso modello.