Proposta di interior design per il cliente senza prezzi interni

Una proposta di interior design destinata al cliente deve mostrare chiaramente cosa acquista, in quale ambiente, in quale quantità e a quale prezzo finale. Non deve rivelare nulla su prezzi di acquisto, sconti fornitore, ricarichi o margini di profitto. Il metodo più affidabile consiste nel redigere prima il preventivo di lavoro interno, esportare solo gli ambienti e gli articoli su cui occorre una decisione e controllare il file prima dell’invio. Di seguito trovi il procedimento, insieme a una checklist dei punti in cui i dati interni rischiano di trapelare.

Cosa inserire nella proposta per il cliente

Il tuo preventivo di lavoro risponde alle esigenze di tre figure: tu, il responsabile degli acquisti e il cliente. Ognuno necessita di colonne diverse. Definisci una volta per tutte cosa deve vedere il cliente e applica la stessa regola a ogni progetto.

Elemento	Nel PDF per il cliente	Commento
Foto, nome, descrizione	Mostra	Verifica che nel testo descrittivo non siano rimaste note interne
Codice SKU, dimensioni, finitura	Mostra	Servono al cliente per dare l’approvazione
Quantità e prezzo al cliente	Mostra	Indica confezioni intere per piastrelle, carta da parati e pavimenti
Totali per ambiente e totale complessivo	Mostra	Gli articoli rifiutati non devono essere conteggiati
Alternative (più economiche, più rapide, disponibili a magazzino)	Mostra, specificandole chiaramente	Fornisci un totale base e un totale comprensivo delle alternative
Prezzo di listino, sconto fornitore, prezzo di acquisto	Nascondi	Uso interno
Ricarico e margine di profitto	Nascondi	Uso interno
Pagamenti ai fornitori, acconti, fatture dei fornitori	Nascondi	Mostra solo se previsto espressamente dal contratto
Note interne, commenti sulle attività	Nascondi	Rileggi ogni descrizione prima di procedere all’esportazione

Perché la catena dei prezzi è fondamentale

Le colonne interne sono collegate: modificane una e le altre si aggiorneranno di conseguenza. Ecco un esempio pratico, in EUR.

Voce (esempio)	Valore
Prezzo di listino di un divano	2.000 EUR
Sconto fornitore 15%	1.700 EUR prezzo d'acquisto
Ricarico del 20% sul prezzo d'acquisto	+340 EUR
Prezzo al cliente	2.040 EUR

Il preventivo per il cliente contiene solo l’ultima riga. Se non sai con certezza come il tuo ricarico si traduca nel prezzo finale, verificalo prima con il calcolatore di ricarico, per evitare di dover modificare i prezzi dopo l’invio della proposta.

Prepara il preventivo prima dell’esportazione

La maggior parte degli errori in un preventivo deriva da un computo di partenza poco ordinato, non dall’esportazione in sé. Segui questi passaggi nell’ordine indicato.

1. Definisci la fase. Una prima proposta contiene solitamente tutto ciò che viene proposto. Una successiva dovrebbe includere solo quanto già concordato con il cliente. Non mischiare le due cose nello stesso documento.
2. Elimina le voci rifiutate. Gli articoli rifiutati dal cliente devono essere esclusi dai totali, altrimenti l’importo complessivo non corrisponderà a quanto concordato.
3. Pulisci le descrizioni. Cancella note interne come “chiedere un ulteriore 10% di sconto” o “fornitore lento”. Mantieni solo i testi destinati al cliente.
4. Risolvi le voci senza prezzo. Un articolo con “prezzo su richiesta” fa sembrare il totale più basso di quello effettivo. Richiedi la quotazione o segnala chiaramente la riga come stima indicativa.
5. Verifica le quantità. Per i materiali di finitura, conferma la quantità netta, lo sfrido per il taglio e il numero di confezioni intere.
6. Assegna ogni elemento a un ambiente. Gli articoli non associati a una stanza finiranno in una sezione generica, creando confusione in un documento organizzato per ambienti.
7. Fai un confronto con il budget approvato. Se il totale lo supera, decidi come spiegarlo prima che se ne accorga il cliente.

Checklist rapida di verifica

• Ogni voce include foto, nome, SKU e dimensioni.
• Nessuna voce mostra il prezzo d’acquisto o la percentuale di ricarico.
• La valuta è la stessa in tutto il documento, oppure la conversione è chiaramente spiegata.
• La consegna è inclusa nell’articolo o indicata come voce separata, mai entrambe le opzioni.
• I totali corrispondono alla somma degli ambienti inviati.

Definisci l’ambito: ambienti, singoli articoli, alternative

Un unico documento di 40 pagine per l’intero appartamento è difficile da approvare. I clienti rispondono più rapidamente a un documento breve con una decisione chiara da prendere al termine.

Un ambiente alla volta

Se la cucina è pronta e la camera da letto no, invia solo la cucina. Il cliente avrà un quadro completo di un singolo ambiente e del relativo totale, e tu eviterai domande su voci ancora in fase di definizione.

Solo gli articoli che richiedono una decisione

A volte serve l’approvazione solo per cinque elementi su ottanta: l’illuminazione, un divano e tre sedie. Seleziona esattamente quelle voci ed esportale. Una lista breve riceve risposta in un giorno, mentre un preventivo lungo con cinque questioni in sospeso spesso resta in attesa per una settimana.

Alternative sotto l’articolo principale

Se il cliente esita di fronte a un prezzo, mostra un’opzione più economica o più rapida accanto a quella principale invece di redigere un secondo preventivo. Regole sempre efficaci:

• Proponi una o due alternative per articolo, non cinque.
• Etichettale chiaramente come alternative, in modo che nessuno le conteggi due volte.
• Fornisci due totali: quello di base e quello risultante se il cliente sceglie le alternative.
• Verificate che l’alternativa si differenzi in un modo comprensibile per il cliente: prezzo, tempi di consegna o disponibilità.

Controllate il file prima dell’invio

Aprite il file esportato mettendovi nei panni del cliente e rileggetelo da cima a fondo. Richiede cinque minuti e vi eviterà le situazioni più imbarazzanti.

Da dove trapelano di solito i numeri interni

• Esportazioni di fogli di calcolo. Un foglio di calcolo può contenere ogni singola colonna del preventivo di lavoro. Inviate al cliente un PDF, a meno che non abbiate controllato personalmente ogni foglio e ogni colonna.
• Screenshot. Lo screenshot di una schermata di lavoro con le colonne economiche visibili è la fuga di dati più comune nelle chat.
• Condivisione dello schermo. Passate alla visualizzazione per il cliente prima della chiamata, non durante.
• Testo delle descrizioni. Le note interne inserite nel nome o nella descrizione finiscono nel documento così come sono.
• Documenti allegati. Le fatture dei fornitori mostrano i vostri prezzi di acquisto. Allegate solo ciò che il cliente deve vedere.

Checklist finale prima di premere invio

• Il file è un PDF e il nome include il progetto, l’ambito e la versione, ad esempio “Progetto_Cucina_proposta_v2”.
• Il logo e i recapiti del vostro studio sono corretti.
• Prezzi e foto sono visibili o nascosti esattamente come previsto.
• Sono presenti solo gli ambienti o gli articoli pianificati.
• Le alternative sono contrassegnate e sono visibili entrambi i totali.
• L’e-mail di accompagnamento indica chiaramente ciò di cui avete bisogno: approvazione, scelta tra due opzioni o conferma del budget, con una data precisa.

Come farlo in ArchiBoard

In ArchiBoard il PDF per il cliente viene generato direttamente dallo stesso computo metrico su cui lavori. I dati interni (prezzo d’acquisto, ricarico, margine) non vengono inclusi nel documento finale. I passaggi indicati di seguito descrivono la procedura di “Esporta in PDF”; per maggiori dettagli consulta la sezione della guida dedicata all’esportazione.

1. Apri il progetto e vai su Preventivi. Per visualizzare il computo esattamente come lo vedrà il cliente, imposta la “Modalità di visualizzazione del preventivo” su “Capitolato” e seleziona “Preliminare” o “Approvato”.
2. Se desideri includere solo una parte delle voci, selezionale tramite le caselle di spunta. Con Maiusc+clic puoi selezionare un intero intervallo.
3. Fai clic su Esporta in PDF.
4. Nella sezione Ambienti, seleziona le stanze desiderate oppure “Intero preventivo”. Se hai spuntato delle voci specifiche, attiva l’opzione “Solo elementi selezionati”.
5. Attiva o disattiva la visualizzazione di prezzi e immagini. Se desideri proporre una soluzione più economica, puoi includere delle alternative: compariranno sotto l’articolo principale con la dicitura “Opzione alternativa”, riportando in calce sia il totale base sia il totale comprensivo delle alternative.
6. Fai clic su Scarica PDF e apri il file per una verifica finale.

Il logo inserito nel documento viene recuperato da Impostazioni profilo → “Professionista”, quindi ti basterà configurarlo una sola volta. Presta attenzione alla funzione “Esporta in Excel”: genera un foglio unico con tutti i campi, ideale per il tuo lavoro interno ma non da inviare al cliente. Se preferisci che il cliente segua lo stato delle approvazioni online anziché ricevere file, scopri il portale clienti, dove puoi decidere quali dati mostrare. Per una panoramica più ampia sulla gestione dei computi, consulta la sezione preventivi. I passaggi dettagliati per l’esportazione sono disponibili nella guida all’esportazione dei preventivi.

FAQ

Il cliente potrà vedere il mio ricarico nel PDF?

No. In ArchiBoard, i dati interni dello studio (prezzo d’acquisto, ricarico e margine) non compaiono nel PDF destinato al cliente. Ti consigliamo comunque di aprire il file scaricato e rileggerlo prima dell’invio, verificando anche i testi descrittivi: tutto ciò che hai inserito comparirà infatti nel documento esattamente come è stato scritto.

È meglio inviare al cliente un PDF o un file Excel?

Invia un PDF. È un formato definitivo, facile da leggere dallo smartphone e non modificabile. L’esportazione in Excel genera invece un foglio con tutti i campi, compresi quelli interni, ed è quindi pensata per il tuo lavoro o per i colleghi del team. Se un cliente richiede espressamente un foglio di calcolo, controlla con cura ogni colonna prima di inviarlo.

Come posso inviare solo la cucina?

Apri la sezione Preventivi e clicca su «Esporta in PDF». In «Ambienti», lascia selezionata solo la cucina, quindi clicca su «Scarica PDF». Il cliente riceverà un unico ambiente con il relativo totale, senza alcun riferimento agli altri spazi: l’ideale quando i singoli ambienti vengono approvati in momenti diversi.

Come posso proporre un’alternativa più economica senza creare un secondo preventivo?

Aggiungi un articolo alternativo alla voce principale e includi le opzioni alternative in fase di esportazione. La soluzione più economica comparirà sotto l’articolo principale con la dicitura «Opzione alternativa». Il documento mostrerà due totali: il totale base e quello con le alternative, consentendo al cliente di confrontare le due opzioni in un unico punto.

Quando è preferibile inviare un link anziché un PDF?

Un PDF è una semplice istantanea e diventa obsoleto non appena cambiano prezzi o tempistiche. Un link al portale clienti, invece, mostra il preventivo aggiornato, le date di consegna e il piano dei pagamenti, consentendo al cliente di approvare o rifiutare le singole voci. Usa il PDF per una proposta formale o per una firma, e il link per le approvazioni in corso d'opera.