Como Cobrar por Aquisição em Design de Interiores

Para cobrar por aquisição em design de interiores, escolha um de três modelos: taxa fixa, percentagem das compras ou faturação por hora. Taxas fixas são adequadas para um âmbito definido, percentagens são adequadas para listas de compras grandes onde você assume o risco do pedido, e faturação por hora é adequada para um âmbito ainda incerto. Qualquer que seja a sua escolha, escreva-a no contrato e acompanhe o resultado real por item e por projeto.

As principais formas de cobrar por aquisição

Aquisição é o trabalho entre uma especificação aprovada e um item instalado: pesquisa, solicitação de orçamentos, encomenda, pagamento a fornecedores, acompanhamento de datas de entrega, verificação de mercadorias à chegada e tratamento de reclamações. Este trabalho leva tempo mesmo quando o design está terminado, pelo que necessita da sua própria linha no seu preço. A maioria dos estúdios utiliza um dos modelos abaixo ou uma combinação.

Modelo	Como a taxa é calculada	Funciona melhor quando	Risco principal
Taxa fixa	Um montante fixo para um âmbito definido de pesquisa, encomenda e acompanhamento	Contagem de itens e fornecedores são conhecidos antecipadamente	O âmbito cresce e a taxa não
Taxa percentual	Uma percentagem do custo de compra, apresentada como uma linha separada	Grandes orçamentos; o cliente quer uma regra simples e visível	A taxa segue o preço, não o esforço, pelo que itens baratos que exigem muito trabalho são mal pagos
Margem sobre o preço de revenda	O estúdio compra a preço de revenda e vende ao cliente a um preço mais alto	O estúdio compra e revende, e o cliente paga ao estúdio	O cliente vê uma lacuna de preço se o acordo não for explicado
Comissão ou participação em desconto do fornecedor	O fornecedor paga ao estúdio, ou o estúdio fica com parte de um desconto comercial	Você tem relacionamentos estáveis com alguns fornecedores	Conflito de interesses se o cliente não souber disso
Por hora	Horas registadas multiplicadas por uma taxa	O escopo é incerto ou o cliente muda de decisão com frequência	O cliente teme uma fatura em aberto; você fatura a menos se as horas não forem registadas

Modelos híbridos

Modelos puros são raros na prática. Combinações comuns são uma taxa fixa até um certo número de itens com uma taxa por item acima disso, uma percentagem com uma taxa mínima e faturação por hora com um limite que necessita da aprovação do cliente para ser excedido. A regra extra é geralmente onde o lucro é protegido.

Como escolher um modelo para um projeto

Não escolha por hábito. Faça a mesma análise curta em cada novo projeto, porque o modelo certo depende do projeto, não do seu estúdio.

1. Conte o que você vai gerir. Estime o número de itens, fornecedores, entregas e divisões. Dez fornecedores com 150 itens é um trabalho diferente de três fornecedores com 40 itens.
2. Decida quem paga os fornecedores. Se o cliente paga os fornecedores diretamente, você corre menos risco financeiro e uma taxa de coordenação encaixa-se bem. Se o cliente paga ao estúdio e o estúdio paga aos fornecedores, você corre risco de fluxo de caixa e de erros, e uma margem ou percentagem é mais fácil de justificar.
3. Avalie a estabilidade do escopo. Se a especificação for aprovada e poucas alterações forem esperadas, uma taxa fixa é segura. Se as decisões ainda estiverem em andamento, prefira cobrança por hora ou uma taxa fixa com uma taxa de alteração definida.
4. Estime suas horas. Pegue uma mistura típica de itens e estime as horas para pesquisa, pedido, acompanhamento de pagamento, rastreamento de entrega e aceitação. Multiplique pela sua taxa alvo para obter um piso sob qualquer modelo.
5. Teste cada modelo contra esse piso. Calcule o que uma taxa fixa, uma porcentagem e um markup pagariam por este projeto e compare-os com seu piso baseado em horas. Se um modelo pagar menos que o piso, altere seus parâmetros ou descarte-o.
6. Adicione uma salvaguarda. Uma taxa mínima, um teto, um limite de revisões ou uma taxa para alterações após a aprovação. Uma salvaguarda clara é melhor do que cinco vagas.

Perguntas a responder antes de orçar

• Quantos itens e fornecedores estão na especificação atual?
• O cliente pagará diretamente aos fornecedores ou através do estúdio?
• Quantas revisões da especificação estão incluídas?
• Devoluções, substituições e reclamações de danos estão incluídas na taxa?
• Existem itens com prazos de entrega longos, importações ou produção personalizada que necessitam de acompanhamento extra?
• O cliente espera ver os preços dos fornecedores, ou apenas os preços finais?
• Qual é a taxa mínima abaixo da qual o projeto não vale a pena ser aceito?

Um exemplo prático com números

Os números abaixo são uma ilustração, não um parâmetro de referência. Assuma um projeto com um custo de aquisição de 60.000 EUR, uma estimativa de 110 horas de trabalho de aquisição e uma taxa alvo de 80 EUR por hora. Em seguida, assuma que o projeto se prolonga e a carga de trabalho real é de 150 horas.

Modelo	Cálculo	Taxa	Taxa efetiva com 150 horas
Taxa fixa	110 horas mais um buffer, arredondado para 125 horas a 80 EUR	10.000 EUR	cerca de 67 EUR por hora
Taxa percentual	12% de 60.000 EUR	7.200 EUR	48 EUR por hora
Markup sobre o preço de venda	20% sobre 60.000 EUR; preço para o cliente 72.000 EUR	12.000 EUR	80 EUR por hora
Por hora	110 horas a 80 EUR como estimativa; 150 horas faturadas a 80 EUR	8.800 EUR estimados, 12.000 EUR reais	80 EUR por hora

O que o exemplo mostra

• Uma taxa percentual parece boa no papel, mas paga menos quando o trabalho demora mais do que o planeado, pois a taxa não reage ao esforço extra.
• Uma taxa fixa protege o cliente e custa-lhe o excesso. O seu buffer e a sua regra de alteração são o que o protege.
• Um markup paga mais aqui, mas também acarreta mais: você detém os pagamentos dos fornecedores, lida com devoluções e absorve erros. Conte esse risco como parte do preço.
• A faturação por hora paga por cada hora, mas o cliente vê apenas um total em aberto, a menos que concorde com uma estimativa e um limite.

Markup e margem não são o mesmo número

Um markup de 20% sobre o custo dá 12.000 EUR sobre 60.000 EUR, mas isso é apenas 16,7% do preço do cliente de 72.000 EUR. Misturar os dois é uma razão comum pela qual os estúdios ganham menos do que o planeado. Se precisar de converter entre eles rapidamente, use o " calculadora de markup.

O que colocar por escrito

O modelo importa menos do que a clareza. Disputas sobre taxas de aquisição geralmente surgem de suposições não escritas, não da percentagem em si. Coloque estes pontos no acordo ou na proposta do projeto em linguagem clara.

Lista de verificação de termos

• O modelo escolhido e a base exata: percentagem de quê, taxa horária para quais funções, markup sobre qual preço.
• O que a aquisição inclui: sourcing, orçamentos, encomendas, acompanhamento de pagamentos, rastreamento de entregas, aceitação no local.
• O que está excluído ou é cobrado separadamente: devoluções, substituições, questões alfandegárias, encomendas repetidas após uma mudança de ideia.
• Quem paga aos fornecedores e quando, incluindo a participação adiantada e o saldo restante.
• Se recebe uma comissão de fornecedor ou participação em desconto, e que o cliente é informado.
• A regra de alteração de escopo: a taxa ou o valor para alterações após a aprovação da especificação.
• O limite máximo ou mínimo de taxa, se usar um.
• Como e quando fatura: na aprovação dos itens, na encomenda ou na entrega.

Como apresentar a taxa a um cliente

1. Descreva o trabalho primeiro, depois o preço. Os clientes aceitam uma taxa mais facilmente quando veem a lista de tarefas que ela abrange.
2. Ofereça o modelo principal e explique em uma frase por que ele se encaixa neste projeto.
3. Mostre um exemplo de cálculo com os próprios números do cliente, não um genérico.
4. Declare o que acontece se o escopo mudar e quem aprova a mudança.
5. Peça confirmação por escrito antes que a primeira encomenda seja feita.

Como fazer isso no ArchiBoard

Independentemente do modelo que escolher, precisa de ver o resultado real por item e por projeto. O ArchiBoard tem as ferramentas para isso em financiamento de projetos e no orçamento. O plano Gratuito permite até 20 itens e 2 participantes, e os detalhes do plano estão na página de preços. As ferramentas de orçamento estão descritas no capítulo de ajuda de orçamentos.

1. Abra o projeto e vá a Finanças do Projeto. Nas configurações financeiras, defina o seu papel no estúdio, como ganha (comissão, margem ou parte do desconto do fornecedor), quem paga a quem (“Cliente → Fornecedor” ou “Cliente → Estúdio → Fornecedor”), a moeda do projeto e o orçamento aprovado.
2. Vá a Orçamentos e alterne o modo de visualização do orçamento para Economia. Para cada item, verá o PVP, o desconto do fornecedor, o preço de aquisição, a margem, o lucro e o preço para o cliente. Se alterar um valor, a percentagem recalcula-se, e vice-versa.
3. Se a sua taxa for fixa ou baseada em horas, mantenha-a no orçamento como um item de taxa do estúdio. Tem os seus próprios estados: Necessita de aprovação, Aprovado, Faturado ao cliente, Parcialmente pago, Pago pelo cliente. Após a aprovação, aparece a tarefa “Faturar ao cliente”. Registe as horas em si no seu próprio registo de horas e insira o valor resultante.
4. Registe pagamentos de clientes e pagamentos de fornecedores como transações em Finanças do Projeto. Os pagamentos de fornecedores são agrupados por fornecedor, para que possa ver quanto foi pago e quanto resta.
5. Se um fornecedor lhe pagar uma comissão, acompanhe-a através das fases acumulada, solicitada e recebida. O ArchiBoard cria automaticamente a tarefa “Solicitar comissão a…”.
6. A partir de um pagamento, gere um PDF: uma fatura para o cliente, uma fatura para o fornecedor pela comissão ou um relatório para o cliente. Os detalhes do estúdio são retirados das configurações do seu perfil.
7. Quando envia a estimativa para o cliente com Exportar para PDF, o seu preço de compra, margem e lucro não são incluídos no documento do cliente.

FAQ

Qual modelo é o melhor para um pequeno estúdio com os seus primeiros projetos?

Uma taxa fixa com um escopo claramente definido e uma taxa de alteração é geralmente a mais fácil para começar. Dá ao cliente um número fixo e a si uma base para o planeamento. Acompanhe as suas horas reais nos primeiros projetos, porque esses dados mostram se a taxa que definiu é realista.

É aceitável combinar uma taxa de design com uma margem de aquisição?

Sim, muitos estúdios o fazem, desde que ambos sejam acordados por escrito e o cliente entenda o que cada um cobre. O risco é o cliente sentir que está a ser cobrado duas vezes pelo mesmo trabalho. Defina a taxa de design como o trabalho criativo e a taxa ou margem de aquisição como o trabalho de encomenda, pagamento e entrega.

Devo mostrar ao cliente os meus preços de compra?

Depende do modelo. Com uma taxa percentual separada ou fixa, o cliente geralmente vê os preços do fornecedor, porque a taxa é visível e honesta. Com um modelo de margem, o cliente normalmente vê apenas o preço final. De qualquer forma, explique o acordo antecipadamente para que a diferença de preço nunca seja uma surpresa.

Como me protejo quando o escopo continua a crescer?

Defina o escopo em números: um número fixo de itens, fornecedores e revisões incluídos na taxa. Além disso, aplique uma taxa horária ou uma taxa por item que o cliente aprove antes do início do trabalho. Registre cada alteração aprovada por escrito para que a fatura final corresponda ao que foi acordado.

Com que frequência devo rever os preços da minha aquisição?

Após cada projeto, compare a taxa que você ganhou com as horas que você gastou e os problemas que você lidou, como entregas atrasadas ou mercadorias danificadas. Se um tipo de projeto paga regularmente abaixo da sua taxa alvo, mude o modelo, a taxa mínima ou o escopo incluído para esse tipo, e mantenha o resto como está.