Como Rastrear Pagamentos de Clientes em Projetos de Design de Interiores

Para rastrear pagamentos de clientes em design de interiores, mantenha um livro-razão por projeto que separe o que o cliente deve ao estúdio do que o estúdio deve aos fornecedores. Vincule cada pagamento a uma fatura específica ou item de orçamento e registre-o no dia em que o dinheiro se move. Abaixo está o método que uso: escolha o fluxo de dinheiro, construa o livro-razão, acompanhe cada pagamento de fornecedor através de suas etapas e faça uma verificação semanal curta.

Decida quem paga a quem antes do primeiro pagamento

A maior parte da confusão de pagamentos vem de um fluxo de dinheiro pouco claro. Anote qual dos dois modelos se aplica ao projeto e coloque-o no contrato. Ele decide o que você precisa rastrear.

Modelo	Quem paga o fornecedor	O que você rastreia	Risco principal
Cliente paga diretamente ao fornecedor	Cliente	Quais faturas de fornecedores o cliente pagou, sua taxa ou comissão e quando ela vence	O cliente paga atrasado ou ignora uma fatura, e você só descobre quando a entrega é atrasada
Cliente paga ao estúdio, estúdio paga ao fornecedor	Estúdio	Dinheiro recebido, dinheiro pago, margem por item, saldo livre	Você paga fornecedores com fundos que ainda não estão em sua conta

O segundo modelo exige disciplina mais rigorosa. Você detém o dinheiro do cliente, portanto, o livro-razão deve sempre mostrar quanto dele já está comprometido com fornecedores e quanto está livre.

Construa o livro-razão do projeto

Uma planilha é suficiente para começar. O que importa é a estrutura, não a ferramenta.

Passos para configurá-lo

1. Defina o orçamento aprovado e a moeda do projeto. Se os itens estiverem cotados noutras moedas, converta-os para a moeda do projeto e anote a taxa utilizada.
2. Divida o orçamento por divisão. Uma vista ao nível da divisão mostra qual área está a desviar-se antes do total.
3. Concorde o cronograma de pagamentos do cliente. Gatilhos típicos são a assinatura do contrato, a aprovação da especificação e cada encomenda grande. Associe cada pagamento a um evento, não apenas a uma data.
4. Registe cada pagamento do cliente com quatro campos: data, montante, o que cobre e o documento a que pertence (número da fatura ou etapa do cronograma).
5. Acompanhe as faturas emitidas separadamente dos pagamentos recebidos. A diferença entre eles é o seu a receber.
6. Calcule o saldo após cada entrada: orçamento aprovado menos pago menos faturado-mas-não-pago é igual à parte ainda não faturada.

Exemplo do lado do cliente

Os números abaixo são apenas ilustrativos.

Linha	Montante, EUR	Estado
Orçamento aprovado	40.000	Aprovado
Fatura 1: adiantamento na aprovação	20.000	Pago
Fatura 2: encomendas de mobiliário e iluminação	12.000	Faturado, não pago
Ainda não faturado	8.000	Planeado para materiais de acabamento

Um olhar sobre esta tabela responde às três perguntas que um cliente geralmente faz: quanto paguei, quanto está pendente e quanto ainda está para vir.

Acompanhe os pagamentos de fornecedores item a item

Os pagamentos de fornecedores são onde os livros de contas se desmoronam, porque um fornecedor pode cobrir dez itens e ser pago em várias partes. Acompanhe os pagamentos ao nível do item e agrupe-os por fornecedor depois, não o contrário.

Adiantamento e saldo

A maioria dos fornecedores pede um adiantamento e o restante antes do envio. Registe ambas as partes no mesmo item. Exemplo, com números ilustrativos:

Item: sofá	Valor, EUR
Preço para o cliente	3.000
Preço de compra do fornecedor	2.400
Adiantamento do fornecedor, 50%	1.200
Saldo do fornecedor, a pagar antes do envio	1.200
Margem do estúdio	600

Se ainda está a decidir quanto adicionar aos preços de compra, a calculadora de margem ajuda a verificar a margem antes de orçamentar para o cliente.

Etapas de pagamento

Dê a cada item uma etapa de pagamento separada do seu estado de aquisição. Um item pode ser aprovado pelo cliente enquanto a sua fatura ainda nem foi solicitada. Isto é normal, mas tem de o ver.

Etapa	Significado	A sua ação
Requer pedido de fatura	O item está aprovado, mas não existe fatura	Peça uma fatura ao fornecedor
Fatura solicitada	À espera do documento do fornecedor	Faça o acompanhamento se demorar muito
A aguardar pagamento do fornecedor	Fatura recebida, não paga	Verifique a data de vencimento e os fundos disponíveis
Adiantamento do fornecedor pago	Parcialmente pago, saldo em dívida	Agende o saldo antes do envio
Fornecedor pago	Totalmente liquidado	Anexe o recibo

Documentos

Anexe a fatura e o recibo de pagamento ao próprio item, não a uma pasta geral. Meses depois, quando um cliente contestar uma linha ou um fornecedor alegar falta de pagamento, precisará do documento em segundos. Registe a data da fatura e a data de vencimento do pagamento como campos separados. A data de vencimento determina o seu planeamento de caixa, e a data da fatura ajuda a detetar duplicados.

Corresponder o dinheiro do cliente aos compromissos do fornecedor

Quando o estúdio paga aos fornecedores, um número protege mais do que qualquer outro: o saldo livre. Calcule-o como o dinheiro recebido do cliente menos o dinheiro já pago aos fornecedores menos as faturas de fornecedores com vencimento em breve.

1. Liste as faturas de fornecedores com vencimento nos próximos 14 dias.
2. Compare o total delas com o saldo livre.
3. Se o saldo estiver insuficiente, emita a próxima fatura do cliente agora, não quando o prazo do fornecedor chegar.
4. Se você ganha uma comissão de fornecedores, rastreie-a como sua própria linha com três estados: acumulada, solicitada, recebida. É fácil esquecer porque ninguém lhe fatura por isso.

Compare também o total da estimativa com o orçamento aprovado regularmente. Quando a estimativa ultrapassa o orçamento, o cliente precisa ser informado antes da próxima fatura, não depois.

O que o cliente deve ver

Decida com antecedência quantos detalhes de pagamento o cliente vê. A maioria dos clientes precisa de seus próprios pagamentos, do cronograma e do status de entrega. Faturas de fornecedores e seus preços de compra são geralmente internos. Um client portal com configurações de visibilidade separadas permite compartilhar o progresso sem expor suas margens.

Rotina semanal de pagamentos

Quinze minutos uma vez por semana evitam a maioria dos problemas de pagamento. Use esta lista de verificação.

• Todo pagamento recebido esta semana é registrado com data, valor e a fatura que cobre.
• Todo pagamento feito a um fornecedor é registrado e tem um recibo anexado.
• Faturas de clientes com mais de sua data de vencimento são marcadas e um lembrete é enviado.
• Faturas de fornecedores com vencimento nos próximos 14 dias são comparadas com o saldo livre.
• Itens prestes a serem enviados têm o saldo restante do fornecedor pago ou agendado.
• Itens com status aprovado, mas sem fatura solicitada, são listados e as solicitações são enviadas.
• O total da estimativa é comparado com o orçamento aprovado, por divisão.
• Comissões de fornecedores que são acumuladas, mas ainda não solicitadas, são listadas.

Erros que distorcem a imagem

• Registrando pagamentos em massa no final do mês. Datas se perdem, recibos somem e ninguém se lembra o que uma transferência cobriu.
• Misturando valores faturados e pagos. Um valor faturado é uma cobrança, não dinheiro.
• Pagando um item rejeitado ou não aprovado. Verifique o status de aprovação antes de qualquer pagamento ao fornecedor.
• Ignorando pagamentos parciais. Se um recibo for menor que o preço do item, marque-o como adiantamento, ou o item parecerá totalmente pago.
• Contando duplicatas. O mesmo recibo carregado duas vezes infla o total pago.

Como fazer no ArchiBoard

O recurso de finanças do projeto cobre ambos os lados do livro-razão. Os campos de pagamento em nível de item são descritos no capítulo de ajuda de estimativas.

1. Abra o projeto e vá para Finanças do Projeto. Nas configurações financeiras, defina sua função no estúdio, como você ganha (comissão, margem ou participação no desconto do fornecedor), quem paga a quem (“Cliente → Fornecedor” ou “Cliente → Estúdio → Fornecedor”), a moeda do projeto e o orçamento aprovado.
2. Registre pagamentos de clientes e pagamentos de fornecedores como transações. Os pagamentos de fornecedores são agrupados por fornecedor.
3. Para detalhes em nível de item, vá para Estimativas e clique em Fornecedor e pagamento na linha do item. Selecione o fornecedor. Se estiver faltando, use “+ Adicionar empreiteiro”.
4. Em Pagamento ao fornecedor, o padrão é 100%. Para pagamentos parciais, marque «Isto é um adiantamento» e adicione as outras partes com «+ outra parte».
5. Em Faturas de fornecedor, carregue ficheiros, cole uma captura de ecrã com Ctrl+V ou adicione um link do Google Drive. Preencha «Data da fatura» e «Data de vencimento».
6. Para processar vários documentos de uma vez, clique em Recibos e orçamentos , no orçamento do projeto, adicione os ficheiros ou uma pasta do Google Drive, verifique os itens sugeridos e «Pagamento adiantado» ou «100%», depois clique em «Aplicar». Nada muda até aplicar.
7. A partir de um pagamento, gere um PDF: uma fatura para o cliente, uma fatura ao fornecedor pela comissão ou um relatório para o cliente. Os detalhes do estúdio vêm das suas definições de perfil.
8. Se o cliente deve ver os pagamentos aos fornecedores no portal, marque «Pagamento ao fornecedor» nas definições de visibilidade do portal do cliente. Está oculto por defeito.

O sistema avisa quando o orçamento excede o orçamento aprovado e pode mostrar gastos excessivos por divisão se alocar o orçamento dessa forma. A comissão do fornecedor é rastreada como acumulada, solicitada e recebida. Totais em todos os projetos estão em «Finanças» no menu principal.

FAQ

Com que frequência devo atualizar o livro de pagamentos?

Atualize-o no dia em que o dinheiro se move e faça uma breve revisão uma vez por semana. Entradas tardias são a principal razão pela qual os livros de pagamentos se tornam pouco fiáveis, porque datas, montantes e propósitos são esquecidos. Uma verificação semanal, então, apenas confirma a imagem em vez de a reconstruir.

O cliente deve ver as faturas dos fornecedores?

Isso depende do seu contrato e de como você fatura. Se o cliente paga diretamente aos fornecedores, ele precisa das faturas. Se você revende com margem de lucro, as faturas dos fornecedores geralmente ficam internas. Concorde com isso no início e aplique a mesma regra a todos os projetos para que nunca pareça seletivo.

Como registro um adiantamento que não cobre o preço total do item?

Marque o pagamento como adiantamento e registre o saldo restante como uma parte esperada separada, com sua própria data de vencimento. Isso evita que o item pareça totalmente pago. Agende o saldo antes do envio, pois muitos fornecedores não liberam mercadorias até que ele chegue.

E se o cliente pagar atrasado e o prazo do fornecedor estiver próximo?

Verifique o saldo disponível primeiro. Se o estúdio detiver os fundos, você pode pagar com o adiantamento anterior do cliente. Caso contrário, solicite ao fornecedor uma pequena extensão por escrito e envie ao cliente um lembrete nomeando o pedido em risco. Não cubra a diferença com seu próprio dinheiro sem concordar com isso.

Como rastreio minha comissão de fornecedores?

Trate-a como uma linha separada com três estados: acumulada quando o pedido é pago, solicitada quando você envia uma reclamação ao fornecedor e recebida quando o dinheiro chega. Sem esses estados, as comissões tendem a ficar sem pagamento porque ninguém se lembra de pedi-las.