Відстеження дизайнерської знижки та комісії: як вести облік чесно

Щоб чесно відстежувати дизайнерську знижку або комісію, записуйте три числа для кожної позиції: прейскурантну ціну, вашу закупівельну ціну та ціну для клієнта. Комісію постачальника ведіть окремим рядком із власним статусом: від нарахованої до отриманої. Заздалегідь визначте, за якою моделлю заробляєте, і how ви про це повідомляєте клієнту. Усе нижче випливає з цих двох правил.

Чотири способи, якими дизайнер заробляє на постачальниках

Слова «знижка», «націнка» і «комісія» часто плутають, а саме тут чесний облік починає давати збій. Це різні грошові потоки з різними отримувачами. Перш ніж створювати таблицю чи звіт, назвіть модель, яку ви насправді використовуєте в кожному проєкті.

Ці моделі можна поєднувати в одному проєкті. Постачальник тканин може платити комісію, тоді як бренд світильників надає вам знижкову ціну. Ведіть облік за постачальником і за позицією, а не за середнім показником проєкту.

Встановіть правила до першого замовлення

Більшість суперечок щодо торговельних знижок виникає через правила, які ніхто не записав. Витратьте півгодини на це, перш ніж надсилати будь-яку кошторисну пропозицію.

1. Оберіть модель для кожного постачальника. Запишіть, яка з чотирьох моделей застосовується до кожного постачальника, з яким ви працюєте в межах проєкту.
2. Зафіксуйте відсотки. Укажіть торговельну знижку, вашу націнку або вашу частку знижки та розмір комісії, кожне з джерелом: прайс-листом, листом або дилерською угодою.
3. Визначте, хто кому платить. Або клієнт платить постачальнику напряму, або клієнт платить студії, а студія платить постачальнику. Це впливає на ваш грошовий потік і ризики, тож занотуйте це в умовах проєкту.
4. Внесіть це в договір або пропозицію. Простими словами поясніть, як вам платять: гонорар, націнка, частка знижки або комісія постачальника. Дотримуйтеся правил розкриття інформації, що діють у вашій країні та у вашому професійному обʼєднанні.
5. Домовтеся про звіт. Повідомте клієнту, що він отримає: кошторис із остаточними цінами, графік платежів, підсумковий звіт.

Що зберігати як первинні документи

• Торговельні умови постачальника або дилерське підтвердження з датою
• Письмове підтвердження розміру комісії та умов оплати for неї
• Підписаний кошторис або погодження кожної позиції клієнтом
• Рахунок постачальника та підтвердження оплати за кожне замовлення

Розрахуйте чесно: одна позиція, чотири моделі

Розгляньмо один диван як приклад. Цифри умовні: прейскурантна ціна 10,000 EUR, торгова знижка 30%, отже закупівельна ціна студії становить 7,000 EUR. За моделі комісії клієнт оплачує постачальнику напряму, а постачальник сплачує студії 10% від рахунку.

Той самий диван приносить студії від 840 до 3,000 EUR, а клієнт платить від 7,840 до 10,000 EUR. Жодна з цих схем сама по собі не є нечесною. Нечесною модель стає тоді, коли її приховують від клієнта, хоча договір передбачає прозорість, або коли змішують схеми так, що ніхто не може зрозуміти, звідки надійшли гроші.

Націнка чи маржа

Націнка 12% на собівартість не дорівнює маржі 12% від ціни продажу. У прикладі 840 EUR від 7,840 EUR дають близько 10.7% маржі. Оберіть одне визначення, зазначайте його у внутрішніх звітах і послідовно дотримуйтесь його. Якщо потрібно швидко перевірити перерахунок, калькулятор націнки зробить це за кілька секунд.

Три числа для кожної позиції

1. Прейскурантна ціна (MSRP). Опублікована постачальником референтна ціна.
2. Закупівельна ціна. Те, що ви або клієнт фактично сплачуєте постачальнику після торгової знижки.
3. Ціна для клієнта. Те, що клієнт бачить у кошторисі.

Якщо зберігати лише ціну для клієнта, згодом ви не зможете довести, яку знижку було надано. Якщо зберігати лише закупівельну ціну, ви не зможете пояснити свій заробіток. Зберігайте всі три показники і дозволяйте відсоткам та сумам перераховуватися одне з одного, щоб вони ніколи не розходилися.

Відстежуйте комісію постачальника на всіх етапах її життєвого циклу

Торговa знижка видна одразу, адже вона закладена в ціну. Комісія — інша річ: це гроші, які вам належать і які надійдуть пізніше, тож її легко забути. Ставтеся до неї як до дебіторської заборгованості зі статусом.

1. Нараховано. Клієнт сплатив постачальнику або замовлення підтверджено, тож за вашою угодою комісія вам належить. Занотуйте очікувану суму.
2. Запитано. Ви надіслали постачальнику рахунок на комісію або письмовий запит. Занотуйте дату.
3. Отримано. Гроші надійшли. Занотуйте дату і суму та відзначте, чи є різниця з очікуваною сумою.

Щомісяця переглядайте список нарахованих, але ще не запитаних комісій. Саме вони найчастіше губляться, зазвичай коли проєкт завершується і всі зайняті монтажем.

Щомісячний перегляд комісій

• Для кожного постачальника з угодою про комісію зафіксовано ставку
• Для кожного оплаченого замовлення передбачено очікувану суму комісії
• Запити, старші за строк оплати постачальника, відстежуються та нагадуються
• Скасовані або повернуті позиції коригують комісію
• Отримані суми порівнюються з очікуваними, а різниці пояснюються
• Комісія не змішується з платежами клієнта чи бюджетом проєкту

Поясніть клієнту без плутанини

Після прочитання документів клієнт має мати змогу відповісти на одне запитання: скільки він заплатив і хто отримав ці гроші? Вам не обов’язково показувати кожен внутрішній відсоток, якщо цього не вимагає ваша угода. Але важливо, щоб ніщо в документах не суперечило тому, як ви насправді отримуєте оплату.

• Показуйте остаточні ціни за кожну позицію та підсумки по кімнатах.
• Не включайте колонки із закупівельною ціною, націнкою та прибутком у документи для клієнта, якщо угода не передбачає їх розголошення.
• Якщо частина угоди — спільна знижка, покажіть клієнту його економію окремим рядком.
• Якщо клієнт сплачує постачальнику напряму, вкажіть, що постачальник може виплатити студії комісію — так, як це описано у вашій угоді.
• Використовуйте однакові формулювання в пропозиції, кошторисі та заключному звіті.
• Відповідайте на прямі запитання про заробіток прямо. Спокійне, підготовлене пояснення переконливіше, ніж виправдання.

Коли клієнт бачить графік платежів, що збігається з рахунками, довіра зазвичай з’являється сама собою. Для цього клієнтський портал — один зі способів показати їм цю картину, не розкриваючи внутрішніх цифр.

Як це зробити в ArchiBoard

Функція Project Finance зберігає модель заробітку, платежі клієнтів, платежі постачальникам і комісію в одному проєкті. Кроки нижче відповідають посібнику користувача; деталі щодо окремих позицій описано в розділі Кошториси (довідка).

1. Відкрийте проєкт і перейдіть до Project Finances. У налаштуваннях фінансів вкажіть роль вашої студії, спосіб заробітку (комісія, націнка або частка знижки постачальника), хто кому платить («Client → Supplier» або «Client → Studio → Supplier»), валюту проєкту та затверджений бюджет.
2. Відкрийте Suppliers у лівому меню і перевірте комісію постачальника, зафіксовану для кожного постачальника, з яким ви працюєте в проєкті.
3. Перейдіть до Estimates і перемкніть «Estimate view mode» на Economics. Для кожної позиції бачите MSRP, знижку постачальника, закупівлю, націнку, прибуток і ціну для клієнта. Змініть суму, і відсоток перерахується, і навпаки.
4. У Project Finances, фіксуйте платежі клієнта та платежі постачальникам як транзакції. Платежі постачальникам групуються за постачальником, тож ви можете порівняти, що вже сплачено, із тим, що замовлено.
5. . Відстежуйте комісію на кожному етапі: нарахована, запитана, отримана. Система автоматично створює завдання «Request commission from…», тож комісія не залишиться непоміченою.
6. З платежу можна згенерувати PDF: рахунок клієнту, рахунок постачальнику за комісію або звіт для клієнта. Реквізити студії беруться з налаштувань вашого профілю.
7. Перед надсиланням документів клієнту скористайтеся Estimates → «Export to PDF». Ваші внутрішні показники (закупівельна ціна, націнка, прибуток) не потрапляють до PDF для клієнта.

Часті запитання

Чи є торгова знижка тим самим, що й комісія?

Ні. Торгова знижка зменшує ціну, за якою ви або ваш клієнт купуєте у постачальника, тож вона видна в рахунку-фактурі. Комісія — це окрема виплата, яку постачальник робить вам, як правило, після того, як клієнт сплатив замовлення. Їх обліковують по-різному: знижку — за кожною позицією, а комісію — як дебіторську заборгованість із власним статусом.

Чи маю я повідомляти клієнта про мою торгову знижку?

Це залежить від вашого договору, професійної асоціації та правил у вашій країні, тож перевірте це. Як практичний принцип, клієнт має розуміти, як вам платять, і не мати неприємних несподіванок згодом. Опишіть модель заробітку в пропозиції простими словами та стежте, щоб кошториси й звіти їй не суперечили.

Чи маю я передавати клієнту всю торгову знижку?

Це бізнес-рішення, а не правило. Деякі студії передають знижку повністю і стягують прозору плату за послуги або націнку. Інші діляться нею або залишають як частину своєї винагороди. Яку б модель ви не обрали, узгодьте її до замовлення, застосовуйте послідовно та приводьте документи у відповідність до домовленостей.

Як не забути про несплачені комісії постачальників?

Фіксуйте очікувану комісію в момент підтвердження або оплати замовлення, а не тоді, коли згадаєте про неї. Присвойте їй статус і дату запиту. Раз на місяць переглядайте нараховані, але ще не запитані комісії. Допомагають інструменти, які створюють нагадування для кожної комісії, адже прогалини зазвичай з'ясовуються наприкінці проєкту.

Чи означає націнка на собівартість те саме, що маржа?

Ні. Націнка — це відсоток, який додається до вашої собівартості, а маржа — це частка ціни продажу, яка залишається у вас. Націнка 12% дає приблизно 10,7% маржі. Оберіть одне визначення для внутрішніх звітів, чітко позначте його й використовуйте послідовно, щоб показники прибутку різних проєктів можна було порівнювати.