Як відстежувати платежі клієнтів у проєктах дизайну інтер’єру

Щоб відстежувати платежі клієнтів у дизайні інтер’єру, ведіть окремий журнал на кожен проєкт, у якому чітко розділено, що клієнт винен студії, і що студія винна постачальникам. Прив’язуйте кожен платіж до конкретного рахунку або позиції кошторису й фіксуйте його того дня, коли рухаються гроші. Нижче наведено метод, яким я користуюся: обираємо схему руху грошей, будуємо журнал, відстежуємо кожен платіж постачальнику на всіх етапах і щотижня робимо коротку перевірку.

Визначте, хто кому платить, до першої оплати

Більшість плутанини з платежами виникає через нечітку схему руху грошей. Запишіть, яка з двох моделей застосовується до проєкту, і внесіть її до договору. Саме вона визначає, що саме потрібно відстежувати.

Модель	Хто платить постачальнику	Що відстежуєте	Основний ризик
Клієнт платить постачальнику напряму	Клієнт	Які рахунки постачальників оплатив клієнт, ваш гонорар або комісію та строки їх сплати	Клієнт платить із запізненням або пропускає рахунок, і ви дізнаєтеся про це лише тоді, коли затримується доставка
Клієнт платить студії, студія платить постачальнику	Студія	Отримані гроші, виплачені суми, маржа за кожною позицією, вільний залишок	Ви оплачуєте постачальників із коштів, які ще не надійшли на ваш рахунок

Друга модель вимагає суворішої дисципліни. Ви тримаєте гроші клієнта, тож журнал має завжди показувати, яка їх частина вже закладена під постачальників, а яка є вільною.

Створіть журнал проєкту

Для старту достатньо електронної таблиці. Важлива структура, а не інструмент.

Кроки налаштування

1. Зафіксуйте затверджений бюджет і валюту проєкту. Якщо позиції оцінено в інших валютах, переведіть їх у валюту проєкту та вкажіть курс, який ви використали.
2. Розподіліть бюджет по кімнатах. Погляд на рівні окремих кімнат показує, яка зона виходить за межі плану, раніше ніж це видно в загальній сумі.
3. Узгодьте з клієнтом графік платежів. Типові тригери: підписання договору, затвердження специфікації та кожне велике замовлення. Прив’язуйте кожен платіж до події, а не лише до дати.
4. Фіксуйте кожен платіж клієнта за чотирма полями: дата, сума, на що він спрямований і до якого документа належить (номер рахунку або етап графіка).
5. Ведіть окремо виставлені рахунки та отримані оплати. Різниця між ними і є вашою дебіторською заборгованістю.
6. Розраховуйте залишок після кожного запису: затверджений бюджет мінус оплачено мінус виставлено, але не сплачено, дорівнює частині, яка ще не виставлена до оплати.

Приклад зі сторони клієнта

Наведені нижче цифри мають лише ілюстративний характер.

Позиція	Сума, EUR	Статус
Затверджений бюджет	40 000	Погоджено
Рахунок 1: аванс за затвердження	20 000	Оплачено
Рахунок 2: замовлення меблів і освітлення	12 000	Виставлено, не оплачено
Ще не виставлено	8 000	Заплановано на чистові матеріали

Один погляд на цю таблицю відповідає на три запитання, які зазвичай ставить клієнт: скільки я вже заплатив, скільки залишилося сплатити і скільки ще попереду.

Ведіть облік платежів постачальникам позиція за позицією

Саме з платежами постачальникам облікові книги найчастіше розсипаються, адже один постачальник може постачати десять позицій і отримувати оплату частинами. Фіксуйте платежі на рівні окремої позиції, а вже потім групуйте їх за постачальниками, а не навпаки.

Аванс і залишковий платіж

Більшість постачальників просять авансу, а решту — перед відвантаженням. Фіксуйте обидві частини щодо однієї й тієї самої позиції. Приклад із умовними цифрами:

Позиція: диван	Сума, EUR
Ціна для клієнта	3 000
Закупівельна ціна від постачальника	2 400
Аванс постачальнику, 50%	1 200
Залишок постачальнику, до відвантаження	1 200
Маржа студії	600

Якщо ви ще вирішуєте, яку націнку додати до закупівельних цін, калькулятор націнки допоможе перевірити маржу до того, як ви назвете ціну клієнту.

Етапи оплати

Кожній позиції призначте етап оплати, окремий від її статусу закупівлі. Позицію може бути схвалено клієнтом, а рахунок від постачальника ще навіть не запитано. Це нормально, але це треба бачити.

Етап	Значення	Ваша дія
Потрібен запит рахунку	Позицію схвалено, але рахунку ще немає	Запитати рахунок у постачальника
Запит рахунку надіслано	Очікуємо документ від постачальника	Нагадайте, якщо це затримується
Очікує оплати постачальнику	Рахунок отримано, не оплачено	Перевірте термін оплати та наявність коштів
Аванс постачальнику сплачено	Сплачено частково, залишок не сплачено	Заплануйте залишок до відвантаження
Постачальнику сплачено	Повністю розраховано	Прикріпіть квитанцію

Документи

Прикріплюйте рахунок і квитанцію про оплату безпосередньо до позиції, а не до загальної папки. Через місяці, коли клієнт оскаржує рядок або постачальник стверджує про неоплату, документ потрібен за лічені секунди. Фіксуйте дату рахунку та термін оплати як окремі поля. Термін оплати визначає ваше планування грошей, а дата рахунку допомагає виявляти дублікати.

Узгоджуйте надходження від клієнтів із зобов’язаннями перед постачальниками

Коли студія платить постачальникам, один показник захищає вас краще за будь-який інший: вільний баланс. Розраховуйте його так: гроші, отримані від клієнта, мінус гроші, уже сплачені постачальникам, мінус рахунки постачальників, що незабаром підлягають оплаті.

1. Складіть список рахунків постачальників, які підлягають оплаті протягом наступних 14 днів.
2. Порівняйте їхню суму з вільним балансом.
3. Якщо балансу бракує, виставте наступний рахунок клієнту одразу, а не тоді, коли настане термін оплати постачальнику.
4. Якщо ви отримуєте комісію від постачальників, ведіть її окремим рядком із трьома статусами: нараховано, запитано, отримано. Про неї легко забути, адже ніхто не виставляє вам за неї рахунок.

Також регулярно порівнюйте загальну суму кошторису з погодженим бюджетом. Коли кошторис перевищує бюджет, клієнт має дізнатися про це до наступного рахунку, а не після.

Що має бачити клієнт

Заздалегідь вирішіть, наскільки детально клієнт бачитиме платежі. Більшості клієнтів потрібні їхні власні платежі, графік і статус виконання. Рахунки постачальників і ваші закупівельні ціни зазвичай залишаються внутрішньою інформацією. А клієнтський портал з окремими налаштуваннями видимості дозволяє показувати хід роботи, не розкриваючи вашу маржу.

Щотижневий порядок роботи з платежами

П’ятнадцять хвилин на тиждень запобігають більшості проблем з оплатами. Скористайтеся цим контрольним списком.

• Кожен платіж, отриманий цього тижня, фіксується з датою, сумою та рахунком, який він покриває.
• Кожен платіж постачальнику фіксується і має квитанцію.
• Рахунки клієнтів, строк оплати за якими минув, позначаються, і надсилається нагадування.
• Рахунки постачальників, які мають бути сплачені протягом наступних 14 днів, порівнюються з вільним залишком коштів.
• Позиції, що скоро відвантажуються, мають сплачений або запланований залишок оплати постачальнику.
• Позиції зі статусом «схвалено», для яких не запитано рахунок, перелічуються, а запити надсилаються.
• Загальна сума кошторису порівнюється зі схваленим бюджетом по кожній кімнаті.
• Перелічуються комісії постачальникам, які нараховано, але ще не запитано.

Помилки, що спотворюють картину

• Масове внесення платежів наприкінці місяця. Дати плутаються, квитанції губляться, а ніхто не пам’ятає, що саме покривав переказ.
• Змішування виставлених рахунків і фактично сплачених сум. Виставлена сума є вимогою, а не грошима.
• Оплата відхиленої або не схваленої позиції. Перевірте статус схвалення перед будь-якою оплатою постачальнику.
• Ігнорування часткових оплат. Якщо квитанція менша за ціну позиції, позначте її як аванс, інакше позиція виглядатиме повністю оплаченою.
• Подвійний підрахунок. Та сама квитанція, завантажена двічі, завищує суму сплачених коштів.

Як це зробити в ArchiBoard

Функція фінансів проєкту охоплює обидва боки бухгалтерської книги. Поля оплати на рівні позицій описано в розділі довідки про кошториси.

1. Відкрийте проєкт і перейдіть до Фінансів проєкту. У налаштуваннях фінансів вкажіть свою роль у студії, спосіб заробітку (комісія, націнка або частка знижки постачальника), хто кому платить («Клієнт → Постачальник» або «Клієнт → Студія → Постачальник»), валюту проєкту та схвалений бюджет.
2. Записуйте платежі клієнтів і оплати постачальникам як транзакції. Оплати постачальникам групуються за постачальником.
3. Щоб переглянути деталі по позиціях, перейдіть до Кошторисів , а потім натисніть Постачальник і оплата в рядку позиції. Виберіть постачальника. Якщо його немає, скористайтеся «+ Додати підрядника».
4. У полі Оплата постачальникуза замовчуванням стоїть 100%. Для часткових оплат позначте «Це аванс» і додайте інші частини кнопкою «+ ще одна частина».
5. У розділі Рахунки постачальниківзавантажуйте файли, вставляйте скріншот через Ctrl+V або додавайте посилання на Google Drive. Заповніть «Дата рахунку» та «Термін оплати».
6. Щоб обробити багато документів одразу, натисніть Чеки та комерційні пропозиції у кошторисі по всьому проєкту, додайте файли або папку Google Drive, перевірте запропоновані позиції та позначки «Аванс» або «100% оплата», а потім натисніть «Застосувати». Поки ви не застосуєте зміни, нічого не змінюється.
7. Із платежу можна згенерувати PDF: рахунок клієнту, рахунок постачальнику на комісію або звіт для клієнта. Реквізити студії беруться з налаштувань вашого профілю.
8. Якщо клієнт має бачити оплати постачальникам у порталі, увімкніть «Оплата постачальнику» в налаштуваннях видимості клієнтського порталу. За замовчуванням цей пункт прихований.

Система попереджає, коли кошторис перевищує затверджений бюджет, і може показати перевитрати по кімнатах, якщо ви розподіляєте бюджет саме так. Комісія постачальника обліковується як нарахована, запитана та отримана. Загальні підсумки за всіма проєктами містяться в розділі «Фінанси» головного меню.

Часті запитання

Як часто оновлювати журнал платежів?

Оновлюйте його в день руху коштів і раз на тиждень робіть короткий огляд. Запізнілі записи є головною причиною, через яку журнали стають недостовірними: дати, суми й призначення просто забуваються. Тижневa перевірка тоді лише підтверджує картину, а не відновлює її з пам'яті.

Чи має клієнт бачити рахунки постачальників?

Це залежить від вашого договору та від того, як ви заробляєте. Якщо клієнт оплачує постачальників напряму, йому потрібні рахунки-фактури. Якщо ви перепродаєте з націнкою, рахунки постачальників зазвичай залишаються внутрішніми документами. Узгодьте це на початку та застосовуйте одне правило до кожного проєкту, щоб ніхто не подумав, що ви вибірково.

Як оформити аванс, який не покриває повну вартість товару?

Позначте платіж як аванс і внесіть залишок як окрему очікувану оплату з власним терміном. Так позиція не виглядатиме повністю оплаченою. Заплануйте залишок до відправлення, адже багато постачальників не віддають товар, поки не отримають оплату.

Що робити, якщо клієнт затримує оплату, а строк постачальника наближається?

Спочатку перевірте вільний залишок. Якщо кошти є на балансі студії, можна сплатити з попереднього авансу клієнта. Якщо ні, письмово попросіть постачальника про коротку відстрочку та надішліть клієнту нагадування, в якому вкажіть замовлення, що під загрозою. Не покривайте різницю з власних коштів без попередньої домовленості.

Як відстежувати свою комісію від постачальників?

Ведіть її як окремий рядок із трьома статусами: нарахована, коли замовлення оплачено; запитана, коли ви надсилаєте постачальнику вимогу; отримана, коли гроші надходять. Без цих статусів комісії часто лишаються невиплаченими, бо ніхто не нагадує про їх запит.