Plantilla de especificación FF&E: qué debe incluir

Una plantilla de especificación FF&E es una tabla en la que cada mueble, accesorio fijo y equipo ocupa una fila y comparte el mismo conjunto de campos: qué es exactamente, qué variante es, cuántas unidades se necesitan, de qué proveedor procede y cuándo debe estar en obra. Una buena plantilla permite que un responsable de compras, un contratista y un cliente lean la misma fila y lleguen a la misma conclusión sin necesidad de una llamada. A continuación se detallan los campos que importan, una forma de construir la plantilla paso a paso, un ejemplo de fila y una lista de comprobación que conviene repasar antes de emitir el documento.

Qué debe incluir una especificación FF&E

Piensa en cada fila como un pedido de compra en potencia. Si alguien pudiera encargar el artículo solo con esa fila, la fila está completa. Agrupa los campos en bloques para que la plantilla siga siendo legible a medida que crece.

Grupo de campos	Campos	Por qué importa
Identificación	Código del artículo (por ejemplo LT-01, SF-02), estancia, categoría, nombre corto	Todos se refieren al mismo artículo en planos, correos y pedidos.
Definición del producto	Marca o fabricante, modelo, SKU, enlace al producto, fotografía	Evita que se pida un sustituto de aspecto parecido.
Variante	Color, material, acabado, tapicería o calidad, opciones como configuración «izquierda» o «derecha»	El modelo correcto en un acabado equivocado sigue siendo una entrega equivocada.
Dimensiones y datos técnicos	Ancho × fondo × alto, tamaño del embalaje, peso si procede, requisitos de alimentación, agua o anclajes	Permite comprobar el encaje, los recorridos de acceso y la coordinación con el contratista.
Cantidad	Cantidad neta, unidad, reserva, tamaño de envase, cantidad a comprar	Separa lo que necesita la estancia de lo que hay que pedir.
Comercial	Proveedor, precio unitario, moneda, descuento, referencia de presupuesto y validez	Conecta la especificación con el presupuesto.
Calendario	Plazo de entrega, fecha límite de pedido, entrega prevista, estado, persona responsable	Indica qué hay que pedir primero y quién responde de ello.
Notas	Alternativas, requisitos de cumplimiento o certificación, instrucciones de mantenimiento, garantía	Mantiene las decisiones y restricciones asociadas a cada artículo.

Campos que puedes omitir en la versión para el cliente

Mantén una sola plantilla maestra, pero emite dos vistas. La versión para el cliente y el contratista muestra identificación, definición del producto, variante, dimensiones, cantidad y fechas de entrega. La versión interna añade precio de compra, descuento, margen y condiciones del proveedor. Si ambas viven en la misma tabla, ocultar columnas es más seguro que mantener dos archivos separados que acaban divergiendo.

Cómo construir la plantilla paso a paso

1. Define primero la lógica de los códigos de artículo. Usa un prefijo para la categoría y un número correlativo, por ejemplo SF para asientos, LT para iluminación, TL para azulejos. Los códigos no deben cambiar al renombrar una estancia o mover artículos.
2. Decide la agrupación. La mayoría de estudios agrupa por estancia para el cliente y por categoría o proveedor para compras. Pon la estancia y la categoría en columnas separadas para que una misma tabla pueda ordenarse en ambos sentidos.
3. Añade el bloque de definición del producto. Exige marca, modelo y SKU en cada fila. Si el artículo es a medida, escribe «a medida» en el campo de modelo y haz referencia a un número de plano en su lugar.
4. Divide la cantidad en tres columnas. Cantidad neta (lo que necesita la estancia), reserva (corte, roturas, reparaciones futuras) y cantidad a comprar (neta más reserva, redondeada al alza a paquetes completos). Una sola columna llamada «Cant.» oculta la lógica y provoca faltantes.
5. Añade el plazo de entrega y una fecha límite de pedido. Fecha límite de pedido = fecha requerida en obra − tiempo de tránsito − plazo de fabricación o de stock − margen de seguridad. El margen lo decides tú; dos semanas es una cifra habitual para mercancía importada, aunque depende del proveedor.
6. Añade una columna de estado con una lista cerrada. Por ejemplo: pendiente de aprobación, aprobado, pedido, en tránsito, entregado, aceptado, instalado, rechazado. Una lista cerrada permite filtrar, por ejemplo, «todo lo aprobado pero aún no pedido».
7. Reserva espacio para alternativas. Añade una columna o una subfila para una opción más barata o más rápida. El cliente pedirá una precisamente en los artículos más caros, y resulta más fácil si la estructura ya existe.
8. Prueba la plantilla con una estancia real. Completa una estancia entera y pide a un compañero que no haya trabajado en ella que localice cualquier artículo, su proveedor y su fecha límite de pedido. Corrige las columnas que les hagan perder tiempo.

Una fila de ejemplo y el nivel de detalle adecuado

Los valores siguientes son solo ilustrativos. Muestran el nivel de detalle que debe tener una fila.

Campo	Valor de ejemplo
Código / estancia	LT-03 / Comedor
Producto	Lámpara colgante, marca X, modelo «Arc 60», SKU 123-456
Variante	Latón cepillado, vidrio opalino, longitud de cable 2.5 m
Dimensiones	Ø 600 × H 280 mm; embalaje 650 × 650 × 350 mm
Datos técnicos	Driver regulable, fijación en caja de techo, 230 V
Cantidad	3 uds. netas, 0 de reserva, 3 a comprar
Precio	420 EUR por unidad, 1,260 EUR en total
Plazo de entrega	8 semanas de producción + 1 semana de tránsito
Estado	Aprobado
Nota	Alternativa: modelo “Arc 45”, 310 EUR, en stock

Detalle por tipo de elemento

• Mobiliario móvil: modelo exacto, código de tapizado o acabado, dimensiones totales, altura de asiento cuando importa, opciones de patas o base.
• Iluminación: tipo de fuente de luz, temperatura de color, método de regulación, tipo de fijación, longitud de cable o varilla, ubicación del driver.
• Materiales de superficie (azulejo, suelo, papel pintado): colección, color, lote si el proveedor trabaja por lotes, tamaño de caja y porcentaje de reserva.
• Elementos empotrados y a medida: número de plano, lista de materiales y acabados, herrajes, y un campo para la fecha de medición in situ. La especificación no puede ser definitiva antes de la medición.
• Equipos y electrodomésticos: modelo, requisitos de conexión, espacio de instalación y ventilación, y alcance del suministro (qué incluye la caja).

Ejemplo de cantidad para materiales de superficie

Ejemplo: un suelo de 38 m² netos, 10 % de reserva. Necesario: 38 × 1.10 = 41.8 m². Una caja cubre 1.44 m², así que 41.8 / 1.44 = 29.03, lo que significa 30 cajas. Cantidad a comprar: 30 cajas = 43.2 m². La especificación debe mostrar 38 m², 10 %, 1.44 m² por caja y 30 cajas, para que cualquiera pueda repetir el cálculo.

Revisa la especificación antes de emitirla

Haz esta comprobación en toda la tabla, no en unas pocas filas al azar. La mayoría de los errores se repiten en varias filas porque vienen de un fallo en la plantilla.

• Cada fila tiene un código único, una estancia y una categoría.
• Cada fila tiene marca, modelo o SKU, y un enlace o una referencia de plano.
• El acabado, el color y el material están escritos, no «como en el render».
• Las medidas se dan en un único sistema de unidades en todo el documento.
• La cantidad a comprar es un número entero de paquetes o piezas.
• Cada fila tiene un proveedor, un precio con su divisa y un plazo de entrega.
• Las fechas límite de pedido están calculadas y las más próximas se ven en la parte superior de la vista de compras.
• Los artículos con plazo de entrega largo (a medida, importados, fabricados por encargo) están marcados.
• Las filas que esperan una medición o la aprobación del cliente están señaladas de forma clara.
• Los totales por estancia coinciden con el presupuesto acordado con el cliente.
• La versión para el cliente no contiene precios de compra, descuentos ni márgenes.

Errores habituales

• Escribir el nombre de un producto sin SKU, de modo que el proveedor tiene que adivinar la variante.
• Usar una sola columna de cantidades para la necesidad neta y para la cantidad de pedido.
• Mezclar divisas en los totales sin indicar la conversión.
• Dejar las fechas de entrega vacías hasta que se hace el pedido, lo que oculta las compras que ya llevan retraso.
• Modificar una fila aprobada sin una nota, de modo que nadie sabe qué versión firmó el cliente.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

1. Abra el proyecto y vaya a «Presupuestos». Si su especificación ya existe en Excel, CSV, PDF o Google Sheets, haga clic en «Importar», suba el archivo o pegue el enlace de la hoja y compruebe qué significa cada columna. Los detalles están en la guía de importación.
2. Para añadir un artículo nuevo, haga clic en «Añadir artículo», pegue el enlace del producto y haga clic en «Autocompletar». Se importarán el nombre, la foto, el precio y la moneda, la marca, el SKU, las dimensiones, la disponibilidad, el plazo de entrega, el embalaje y la unidad. Revise los campos y haga clic en «Guardar artículo».
3. En la ficha del artículo, introduzca la cantidad neta, la reserva en porcentaje y «Piezas por paquete» o «m² por paquete». La columna «Cant.» mostrará entonces cuántos paquetes completos hay que comprar.
4. Para una opción más barata o más rápida, abra «Detalles del artículo» → «Añadir análogo». La alternativa aparece como una rama bajo el artículo principal.
5. Abra «Proveedor y pago» en la fila para indicar el proveedor y las fechas previstas de entrega e instalación.
6. Cambie «Modo de vista del presupuesto» a «Especificación», que muestra qué y cuánto sin las cifras internas. Use «Agrupar por» → «Por habitación» o «Por categoría», y «Preliminar» o «Aprobado» para mostrar solo lo acordado.
7. Abra la vista «Por prioridad de pedido» para ver qué artículos hay que pedir primero.
8. Haga clic en «Exportar a PDF», elija las habitaciones en «Habitaciones», active o desactive los precios y las fotos, y haga clic en «Descargar PDF». Las cifras internas, como el precio de compra, el margen y el beneficio, no se incluyen en el PDF para el cliente.

Más información sobre la pantalla de presupuestos: presupuestos y especificaciones y la capítulo de ayuda sobre presupuestos. Para conocer los plazos de pedido de todo el proyecto, consulte el cronograma de compras.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un listado FF&E y una especificación FF&E?

En la práctica, los términos se superponen. Un listado (schedule) suele ser una lista compacta de artículos por espacio, con códigos y cantidades. Una especificación añade el detalle necesario para comprar y verificar el artículo: variante exacta, dimensiones, requisitos técnicos, proveedor y observaciones. Si su tabla sirve para hacer un pedido, llámela especificación.

¿La especificación debe incluir precios?

La versión interna sí debe incluirlos, para poder controlar el presupuesto y el margen. La versión para el cliente puede mostrar solo el precio al cliente o ningún precio, según lo acordado. Mantenga el precio de compra, el descuento y el margen fuera de cualquier documento que salga del estudio, y emita ambas versiones desde una única tabla maestra.

¿Qué nivel de detalle necesitan las medidas?

Indique el ancho, el fondo y la altura totales de cada artículo, además del tamaño del embalaje en las piezas grandes, porque el embalaje determina si el artículo pasa por puertas y ascensores. Añada peso, altura de asiento, holguras o puntos de fijación solo cuando afecten a la instalación o a la comodidad. Use un solo sistema de unidades en todo el documento.

¿Necesito incluir alternativas en la especificación?

En artículos con plazo de entrega largo o precio alto, sí. Registre una alternativa con su propio precio y plazo de entrega, para que el cliente pueda decidir rápido y el proyecto no se detenga. En artículos sencillos y de bajo costo, la alternativa es opcional y puede añadirse solo si el cliente la solicita.

¿Cómo debo gestionar los cambios después de la aprobación del cliente?

No sobrescribas en silencio las filas ya aprobadas. Modifica la fila, anota el motivo y la fecha, y avisa a todas las personas que trabajan con el documento. Si el cambio afecta al precio o a la entrega, actualiza de inmediato los totales y la fecha límite de pedido. Un registro de cambios claro te protege en cualquier conversación posterior sobre lo que se acordó.