Importar un presupuesto desde Google Sheets sin perder datos

Para importar un presupuesto desde Google Sheets sin perder datos, primero limpia la tabla de origen, asegúrate de que cada columna signifique una sola cosa y concilia los totales después de la importación. La importación en sí lleva minutos. Lo que decide el resultado es la coherencia de la hoja de cálculo. Este artículo describe el proceso que sigo cuando un estudio traslada un presupuesto terminado de una hoja de cálculo a una herramienta de gestión de proyectos.

Prepara la hoja de origen antes de importar

La mayoría de los problemas de importación vienen de la hoja de cálculo, no de la herramienta. Una tabla que mezcla cantidades con unidades, precios con símbolos de moneda y subtotales con artículos es difícil de procesar para cualquier analizador. Dedica diez minutos al origen y el resto avanza rápido.

1. Haz una copia. Trabaja sobre un duplicado de la hoja y deja el original intacto. Si la importación necesita un segundo intento, tendrás un punto de partida limpio.
2. Mantén una sola fila de encabezados. Coloca los títulos de las columnas en una única fila en la parte superior de la tabla. Evita las celdas combinadas dentro del cuerpo de la tabla.
3. Una línea, un artículo comprable. No pongas un sofá y sus cojines en una misma celda. Si lo compras como producto independiente, dale su propia fila.
4. Marca las estancias de forma coherente. Usa encabezados de sección («Cocina», «Dormitorio») o una columna separada de Habitación, pero no ambos con estilos distintos en pestañas diferentes.
5. Separa los números del texto. Cantidad en una columna, unidad en otra y precio como número simple. Evita entradas como «2 uds.» o «aprox. 450» en las celdas numéricas.
6. Da a los enlaces su propia columna. Una URL de producto en una columna propia es más fiable que un enlace escondido en una descripción.
7. Gestiona los subtotales con criterio. Las filas de subtotales y totales pueden leerse como artículos. Muévelas debajo de la tabla o márcalas claramente para poder ignorarlas.
8. Anota el total de origen. Necesitas un número de control con el que comparar después de la importación.

Lista de comprobación previa a la importación

• La hoja es una copia y el original está guardado.
• La tabla tiene una sola fila de encabezado y ninguna celda combinada.
• Cada fila corresponde a un único producto, servicio o cargo.
• La cantidad, la unidad y el precio están en columnas separadas, y las celdas numéricas contienen solo números.
• La moneda está indicada por columna o por fila, sin deducirla de símbolos en el texto.
• Los enlaces de producto están en su propia columna.
• La hoja es accesible mediante enlace si piensas importar desde Google Sheets.
• Está anotado el total general del origen.

Decide qué columnas tienen significado

Un presupuesto suele tener más columnas de las que necesita la importación. Decide cuáles son imprescindibles, cuáles son útiles y cuáles pueden quedarse fuera. La importación debe incluir todo lo que de otro modo tendrías que reescribir a mano, y nada que solo usaste para cálculos privados.

Columna	Por qué importa	Problema habitual
Nombre	Identifica el artículo en el presupuesto y en los documentos para el cliente	Código de proveedor y descripción mezclados en una misma celda
Cantidad y unidad	Determina el total de línea y la cantidad a comprar	Unidad escrita dentro de la celda de cantidad
Precio	Base para el presupuesto y los totales	Símbolo o texto de moneda en la celda, sin saber si el precio es por unidad o por línea
Enlace de producto	Fuente de la foto, medidas, SKU y disponibilidad	Enlace pegado como texto, o la página del producto ya no existe
Espacio	Reparte el presupuesto por espacio	Distintas formas de escribir el mismo espacio
Medidas	Necesarias para las especificaciones y las comprobaciones de aceptación	Guardado solo en una descripción de texto libre
Foto	Hace que el documento para el cliente sea legible	Imágenes flotando sobre las celdas en lugar de dentro de ellas
Campo de estado o marca de «opcional»	Separa el presupuesto base de los extras	Líneas opcionales contadas en el total por error

Si tu hoja tiene columnas internas, como precio de compra, margen o markup, decide de antemano si se incluyen en la exportación. Son útiles para tu propia rentabilidad, pero nunca deberían acabar por descuido en un archivo destinado al cliente. Usa nombres de columna claros para poder distinguirlas durante el mapeo.

Gestiona espacios, elementos compartidos y líneas opcionales

La estructura del presupuesto es donde más información se pierde. Tres situaciones requieren una decisión antes de importar.

Secciones y espacios

Si tu presupuesto está agrupado por encabezados de sección, comprueba que cada encabezado sea el nombre de un espacio y no una categoría como «Iluminación». Una tabla mixta, en la que unos encabezados son espacios y otros son categorías, genera una estructura confusa. Elige una lógica. Si necesitas ambas, mantén los espacios como encabezados y añade la categoría como columna.

Elementos usados en varios espacios

El mismo azulejo o la misma lámpara suelen aparecer en varios espacios. La fuente más limpia es una sola fila con la cantidad desglosada por estancia, por ejemplo «Cocina 2, Dormitorio 1». Un producto equivale a una compra y a un pago, así que no conviene tener tres filas independientes con tres pedidos a proveedores distintos. Si tu hoja repite el producto en varias líneas, decide si en realidad se trata de una sola compra y une las filas antes de importar.

Partidas opcionales y alternativas

Muchos presupuestos incluyen partidas que el cliente todavía no ha aceptado: una mejora, una alternativa más económica, un extra decorativo. Márcalas con una etiqueta clara, «Opcional», en la hoja. Si no lo haces, inflarán el total y la primera conciliación no cuadrará.

Líneas que no son productos

Los honorarios de diseño, el transporte, el montaje y la instalación son partidas legítimas, pero se comportan de forma distinta a los productos: no tienen foto, ni enlace y, a menudo, ningún proveedor. Mantenlas en la hoja con un nombre claro para reconocerlas después de la importación y revisar su estado por separado.

Comprueba el resultado tras la importación

No envíes nada al cliente hasta que hayas conciliado el presupuesto importado con el original. Trabaja de los totales generales hacia los detalles.

1. Compara el total general. Usa el número de control que anotaste. Si no coincide, averigua si la diferencia se explica por partidas opcionales, redondeos o conversión de divisas.
2. Compara los totales por estancia. Que el total general coincida no garantiza que todo esté bien: un artículo pudo acabar en una estancia equivocada.
3. Cuenta las filas. El número de artículos importados debe coincidir con el número de filas de producto del archivo original, sin contar subtotales ni líneas en blanco.
4. Revise los artículos sin estancia asignada. Las filas que no pudieron asignarse suelen agruparse en un bloque aparte. Distribúyalas en las estancias correspondientes.
5. Abra diez artículos al azar. Compruebe el nombre, la cantidad, la unidad, el precio, la foto y las medidas frente al archivo original.
6. Revise los enlaces. Las páginas de producto que ya no existen no pueden aportar datos. Sustituya esos enlaces o rellene los campos manualmente.

Ejemplo de conciliación

Las cifras siguientes son un ejemplo ilustrativo en EUR, no datos reales.

Comprobación	Hoja de origen	Tras la importación	Conclusión
Filas de producto	64	64	Coincide
Total general, EUR	18.450	17.250	Diferencia de 1.200
Líneas opcionales, EUR	1.200	excluidas del total	Explica la diferencia
Total de cocina, EUR	6.900	6.900	Coincide
Artículos sin estancia	0	3	Asignar a estancias

En este ejemplo, los totales solo difieren porque las líneas opcionales no se incluyen en el cálculo. Es un resultado correcto, pero solo puede afirmarse porque se ha comprobado. Los tres artículos sin estancia son una tarea pendiente: asígnelos antes de continuar.

Lista de verificación final

• El total general coincide con el archivo original, o cada diferencia está explicada.
• Los totales por estancia coinciden.
• No queda ningún artículo sin estancia.
• Las cantidades y unidades son correctas en los artículos vendidos en paquetes, como azulejos o suelos laminados.
• Los enlaces rotos están sustituidos o los campos se han rellenado manualmente.
• Las columnas internas (precio de compra, margen) no son visibles en ningún documento para el cliente.
• Antes de enviar al cliente, haga una exportación de prueba breve y compruebe que todo es correcto. Nuestra guía de exportación explica las opciones.

Si todavía no tienes claro si una hoja de cálculo es el lugar adecuado para un presupuesto en tiempo real, la comparativa con Excel y Google Sheets recoge lo que cambia cuando el presupuesto se vincula a compras y finanzas.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

Los pasos siguientes siguen el flujo de importación descrito en el capítulo sobre importación de presupuestos del centro de ayuda. Prepara primero la hoja, tal como se describe más arriba.

1. Crea un proyecto si todavía no tienes uno: Inicio → «Nuevo proyecto» y, a continuación, introduce un nombre y una ciudad.
2. Abre el proyecto y ve a Presupuestos → «Importar».
3. Sube un archivo de Excel, CSV o PDF, o pega un enlace de Google Sheets. La hoja debe ser accesible mediante el enlace.
4. Comprueba qué significa cada columna (nombre, cantidad, precio, etc.). El sistema suele detectarlo automáticamente, pero confírmalo.
5. Selecciona la estancia en la que quieres importar o mantén el desglose del archivo.
6. Haz clic en «Importar».
7. Espera al paso en segundo plano: primero se crean las partidas y después se incorporan los datos de los enlaces de producto. Los enlaces rotos se marcan para que puedas corregirlos.
8. Revisa el resultado frente a tu total de control. Reparte cualquier elemento del bloque «Sin estancia» entre las estancias correspondientes.
9. Si algo ha salido mal, abre Activity Feed → «Deshacer importación», corrige el origen e importa de nuevo.

El sistema reconoce varios elementos automáticamente. Las secciones del presupuesto se convierten en estancias del proyecto, ya sean existentes o nuevas. Un artículo repartido entre varias estancias, como «Kitchen 2, Bedroom 1», se mantiene en una sola fila, con una parte y un total para cada estancia. Las fotos de las celdas se colocan en sus artículos correspondientes. Las dimensiones se toman de una columna, de la descripción o de la página del producto a través del enlace. En los archivos PDF también se reconocen los escaneados, y las sumas se comprueban con el total. Los artículos marcados como «Optional» no se incluyen en el total.

Si el archivo es un presupuesto de proveedor y no tu propio presupuesto, activa «This is a supplier quote» y rellena «Quote no.» y «Quote date». Encontrarás más detalles en el capítulo de ayuda sobre importación.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario que la hoja de Google sea pública para importarla?

La hoja debe ser accesible a través del enlace que pegues, para que la importación pueda leerla. Compruébalo en una ventana de incógnito antes de empezar. Si prefieres no abrir la hoja, descárgala como archivo Excel o CSV y sube el archivo en su lugar.

¿Puedo importar solo algunas de las filas?

La forma más sencilla es preparar el origen: copia la hoja, elimina las filas que no necesitas e importa la copia. También puedes importarlo todo y eliminar después los elementos no deseados. Si borras demasiado, el Activity Feed te permite restaurar los cambios de los últimos 30 días.

¿Qué ocurre con las fotos almacenadas en la hoja de cálculo?

Las fotos colocadas dentro de las celdas se asocian a sus filas y se adjuntan a los elementos correspondientes. Las imágenes que flotan sobre la hoja y no están ancladas a una celda son menos fiables. Ancládelas a las celdas antes de importar o añada las fotos más adelante desde los enlaces de producto o a mano.

¿Por qué el total importado no coincide con mi hoja?

Las causas habituales son las líneas opcionales, que no se incluyen en el total, las filas de subtotal que se leen como elementos y las diferencias de moneda o de redondeo. Compare primero los totales por habitación para localizar dónde aparece la diferencia y, a continuación, revise las marcas de opcional y cualquier fila que haya quedado sin habitación.

¿Puedo deshacer una importación si el resultado es incorrecto?

Sí. Abra el Activity Feed y use «Undo import» para eliminar toda la importación de una sola vez. Después corrija la hoja de origen, por ejemplo la disposición de las columnas o los nombres de las habitaciones, y vuelva a importar. Por eso es importante conservar una copia limpia del original.

¿Debo conservar la hoja de cálculo después de importarla?

Consérvela como archivo de la versión inicial, con un nombre claro y marcada como ya no vigente. Una vez que el presupuesto esté activo en el proyecto, los cambios deben hacerse en un único lugar. Dos versiones paralelas se desviarán en una semana y generarán confusión sobre qué cifras son las correctas.