Plantilla de presupuesto de diseño de interiores: campos imprescindibles

Una plantilla de presupuesto de diseño de interiores funciona cuando cada línea responde a cuatro preguntas: qué es exactamente el artículo, cuánto hay que comprar, cuánto les cuesta a usted y al cliente, y cuándo debe llegar. Si falta una respuesta, el presupuesto se convierte en una lista de precios que no puede impulsar la adquisición. A continuación, se detallan los campos que deben fijarse en cada presupuesto, por qué es importante cada uno y ejemplos prácticos que puede copiar en su propia plantilla.

Campos de identificación: qué está comprando exactamente

Estos campos eliminan la ambigüedad. Dos personas que lean la misma línea, como el diseñador y la persona que realiza el pedido, deben llegar a la misma conclusión sobre el producto.

Campo	Qué introducir	Qué sale mal sin él
Habitación	La habitación o zona donde va el artículo	No hay presupuesto por habitación, no hay verificación de cantidades con respecto al área de la habitación
Categoría	Mobiliario, iluminación, azulejos, textiles, etc.	No hay agrupación, no hay vínculo entre el artículo y una fase de construcción
Nombre	Nombre corto que el cliente reconocerá	El cliente no puede encontrar el artículo en una lista larga
Foto	Una imagen clara de la variante exacta	El cliente aprueba una descripción de texto y se sorprende en la entrega
SKU o código de modelo	El código exacto del proveedor, incluida la variante	Se pide el color o tamaño incorrecto
Dimensiones	Ancho × profundidad × alto, o formato de azulejo	El artículo no encaja en el espacio o en la ruta de entrega
Acabado y color	Material, nombre o código de color	Dos variantes de un modelo se mezclan
Proveedor y enlace	Nombre de la empresa y URL de la página del producto	Nadie puede verificar el precio o la disponibilidad más tarde.

Mantén un dato en un solo campo.

No escribas el color y el tamaño en la columna del nombre. Un nombre como “Mesa de roble 180 mate” no se puede filtrar ni verificar, mientras que los campos separados sí. Esto es especialmente importante cuando más tarde necesites enviar a un proveedor solo sus propios artículos.

Campos de precio: separa tu coste del precio del cliente.

El error más común en las plantillas es una única columna de “Precio”. Necesitas al menos la cadena desde el precio de lista hasta el precio del cliente, para saber siempre lo que el estudio gana en cada línea.

1. Introduce el precio de lista (PVP recomendado) en la moneda del propio proveedor.
2. Introduce el descuento que recibes del proveedor, como porcentaje.
3. Calcula el precio de compra: precio de lista menos descuento.
4. Aplica tu margen al precio de compra.
5. Toma el resultado como el precio del cliente y redondéalo solo en este último paso.
6. Calcula el beneficio como precio del cliente menos precio de compra.

Ejemplo práctico

Números ilustrativos: un sofá tiene un precio de lista de 1.000 EUR y tu descuento de proveedor es del 15%. El precio de compra es de 850 EUR. Con un margen del 25%, el precio del cliente es de 1.062,50 EUR y el beneficio es de 212,50 EUR.

Ten en cuenta que un margen del 25% sobre el coste no es un margen del 25% sobre el precio de venta. Aquí el beneficio es el 20% del precio del cliente. Decide cuál de los dos muestra tu plantilla y etiqueta la columna claramente. Para comprobaciones rápidas, utiliza la calculadora de márgenes.

Moneda y totales

Guarda cada artículo en la moneda del proveedor y muestra el importe convertido en la moneda del proyecto. De esta forma, un cambio de precio en una moneda no te obliga a volver a escribir la línea. Añade también una bandera para «precio bajo consulta» para que estas líneas no cuenten silenciosamente como cero en el total.

Campos de cantidad: importe neto, reserva y embalaje

Para los muebles, la cantidad es simplemente un número. Para azulejos, suelos, papel pintado y pintura, un solo campo de cantidad no es suficiente, porque se compran paquetes enteros y se necesita una reserva para cortes y desperdicios.

Campo	Valor de ejemplo	Propósito
Unidad	m²	En qué se mide la cantidad neta
Cantidad neta	18.4	Superficie o cantidad realmente necesaria
Reserva, %	10	Corte, rotura, reparaciones posteriores
Tamaño del paquete	1.44 m² por paquete	Cantidad más pequeña que se puede comprar
Cantidad a comprar	15 paquetes	El número que va en el pedido
Base de precio	por m² y por paquete	Permite comparar ofertas de diferentes proveedores

Ejemplo práctico

Números ilustrativos: la superficie neta del suelo es de 18.4 m² y la reserva es del 10%, por lo que se necesitan 20.24 m². A 1.44 m² por paquete, eso son 14.06 paquetes, así que se compran 15 paquetes, lo que equivale a 21.6 m². Si el azulejo cuesta 62 EUR por m², un paquete es 89.28 EUR y el total de la línea es 1,339.20 EUR. El precio para el cliente debe calcularse a partir de los paquetes que se compran, no de la superficie neta.

Dividir los artículos por habitaciones

Si un producto se utiliza en varias habitaciones, manténgalo como una sola línea con una cantidad por habitación. Obtendrá una sola compra y un solo pago, pero seguirá viendo cuánto cuesta cada habitación. Verifique que la suma de las áreas de las habitaciones coincida con el área del proyecto antes de calcular los materiales.

Campos de estado, fechas y pago

Una plantilla que se detiene en el precio es una cotización. Una plantilla que rastrea el estado y las fechas es una herramienta de adquisición funcional. Estos son los campos que marcan la diferencia:

• Estado de aprobación: requiere aprobación, aprobado, rechazado. Los artículos rechazados deben eliminarse de los totales, pero permanecer visibles.
• Estado del pedido: pedido, en tránsito, entregado, aceptado, instalado.
• Tiempo de entrega: el plazo de entrega del proveedor, preferiblemente en días hábiles.
• Fecha límite de pedido: el último día en que puede realizar el pedido sin retrasar la obra.
• Fechas de entrega planificadas y reales: se mantienen por separado, para que pueda ver con qué frecuencia se retrasan las fechas.
• Estado de pago: factura solicitada, anticipo pagado, totalmente pagado, con los importes.
• Documentos: número de factura o cotización y el archivo o enlace.
• Bandera de medición: sí para muebles empotrados, paneles de pared, ventanas y puertas interiores, donde el proveedor necesita primero las dimensiones de la obra.

Cómo calcular la fecha límite de pedido

1. Tome la fecha en que el artículo se necesita en la obra, generalmente el inicio de la instalación.
2. Reste el tiempo de entrega cotizado por el proveedor.
3. Reste un margen para aprobación y pago, por ejemplo, una semana.
4. Escriba el resultado en la columna de fecha límite de pedido y ordene el presupuesto por ella.

Ejemplo ilustrativo: la instalación comienza el 1 de junio, la entrega tarda seis semanas y el margen de seguridad es de una semana. La fecha límite para realizar el pedido es el 13 de abril. Si el cliente no ha aprobado el artículo para entonces, el retraso ya es visible en el presupuesto.

Versión para el cliente y versión interna

El mismo presupuesto es leído por diferentes personas. El cliente necesita una especificación clara. Usted y su gerente de compras necesitan los datos económicos completos. Diseñe la plantilla para que un conjunto de datos produzca ambas vistas, en lugar de mantener dos archivos que se desincronicen.

Campo	Versión para el cliente	Versión interna
Foto, nombre, SKU, dimensiones	Sí	Sí
Cantidad y precio para el cliente	Sí	Sí
Precio de lista, descuento, precio de compra	No	Sí
Margen y beneficio	No	Sí
Facturas y pagos del proveedor	Solo si se acuerda	Sí
Fechas de entrega	Sí, normalmente solo las reales	Planificado y real

Lista de verificación antes de enviar un presupuesto al cliente

• Cada línea tiene una habitación, una foto y un SKU.
• Ninguna línea tiene un precio vacío o un “precio a consultar” sin marcar.
• Los materiales empaquetados muestran paquetes completos, no el área neta.
• Los artículos rechazados se excluyen del total.
• Las columnas internas (precio de compra, margen, beneficio) están ocultas.
• Las alternativas se muestran debajo del elemento principal y están claramente etiquetadas.
• El total coincide con la suma de las habitaciones.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

Los campos anteriores ya están incorporados en la el « presupuestador», por lo que no tienes que mantener una plantilla de hoja de cálculo. La descripción completa de cada pantalla se encuentra en el « capítulo de ayuda del presupuestador».

1. Abra el proyecto y vaya a Presupuestos, luego haga clic en «Añadir artículo». Pegue el enlace del producto y haga clic en «Rellenar automáticamente». Se rellenarán el nombre, la foto, el precio y la moneda, la marca, el SKU, las dimensiones, la disponibilidad, el tiempo de entrega, el embalaje y la unidad. Revise los campos y haga clic en «Guardar artículo».
2. Si ya tiene un presupuesto en Excel, CSV, PDF o Google Sheets, haga clic en «Importar», suba el archivo o pegue el enlace, compruebe el significado de cada columna, elija la habitación y haga clic en «Importar». Los detalles se encuentran en el capítulo de importación.
3. Abra la ficha del artículo e introduzca la cantidad neta, la reserva en porcentaje y «Piezas por paquete» o «m² por paquete». La columna «Cantidad» muestra entonces cuánto comprar en paquetes completos.
4. Cambie la vista del presupuesto a «Economía» para ver el PVP de la cadena, el descuento del proveedor, la adquisición, el margen, el beneficio y el precio para el cliente. Si cambia una cantidad, el porcentaje se recalcula, y viceversa.
5. Utilice las casillas de verificación para los grupos de columnas Descripción, Finanzas, Entrega y Pago para mostrar solo los campos que necesita. Para el proveedor, el anticipo, las facturas y las fechas, abra «Proveedor y pago» en la fila del artículo.
6. Haga clic en el estado de un artículo y elija «Cambiar estado» para moverlo a través de la aprobación, el pedido, la entrega y la aceptación. Puede añadir un comentario y un archivo adjunto.
7. Para enviar al cliente una versión limpia, haga clic en «Exportar a PDF», elija las habitaciones, active o desactive los precios y las fotos, y haga clic en «Descargar PDF». El precio de compra, el margen y el beneficio no se incluyen en el PDF del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos campos debe tener una plantilla de presupuesto?

Suficiente para responder qué, cuánto, a qué precio y cuándo, lo que suele ser de 20 a 25 campos. Más que eso te ralentiza, porque nadie los rellena. Menos que eso, y seguirás pidiendo datos faltantes a proveedores y clientes. Haz que los campos de identificación, cantidad y precio sean obligatorios y mantén el resto opcionales.

¿Debe el cliente ver el precio de compra y el margen de beneficio?

Eso depende de tu modelo de contrato y de lo que hayas acordado con el cliente. Si cobras una tarifa o un margen que no se desglosa línea por línea, utiliza una versión para el cliente sin columnas internas. Si trabajas abiertamente sobre una base de coste más beneficio, muéstraselos. De cualquier manera, mantén los campos internos en los datos para que el beneficio siga siendo visible para ti.

¿Qué campos adicionales necesitan los artículos hechos a medida?

Añade el número y la fecha de la cotización del proveedor, un indicador de medición con fechas planificadas y reales, el tiempo de producción y la aprobación de dibujos o muestras. Los artículos personalizados a menudo requieren un pago por adelantado, así que añade también el importe del anticipo y el saldo restante. El total de la cotización debe convertirse en el precio de compra de la línea.

¿Cómo le muestro al cliente una alternativa más económica?

Añade la alternativa como una fila separada debajo del artículo principal, con su propia foto, SKU, proveedor y precio. Etiquétala claramente como una alternativa. En el documento del cliente, muestra dos totales: el total base y el total con alternativas. De esta manera, el cliente compara opciones sin perder la especificación base aprobada.

¿Necesito una plantilla separada para cada tipo de proyecto?

No. Mantén un conjunto de campos y cambia solo las categorías y la lista de habitaciones. La renovación de un baño y un apartamento amueblado necesitan los mismos campos de precio, cantidad, estado y fecha. Lo que difiere es cuántos elementos necesitan medición o embalaje, y esos son campos opcionales de la misma plantilla.