Plantilla de presupuesto para proyectos de interiorismo: método de compras

Una plantilla de presupuesto para un proyecto de interiorismo funciona cuando cada línea incluye los mismos campos: qué es el artículo, cuántas unidades hay que comprar, cuánto se paga al proveedor, cuánto paga el cliente, cuándo se pide y qué ya está pagado. Organízala por estancias, mantén en columnas separadas el precio de compra y el precio para el cliente, y añade las líneas que suelen olvidarse: transporte, instalación y una partida de imprevistos. A continuación se describen la estructura y el orden de trabajo.

Decide a qué debe responder el presupuesto

Una misma lista de artículos tiene que servir a tres lectores, y la mayoría de los problemas de presupuesto empiezan cuando una sola hoja intenta servirlos a todos sin separar las vistas.

• El cliente quiere saber cuánto cuesta cada estancia y qué se ha aprobado.
• El responsable de compras quiere saber qué pedir primero, a quién y cuándo tiene que llegar.
• El estudio quiere conocer el coste de compra, el margen y el beneficio de cada artículo.

Diseña la plantilla de forma que las mismas filas muestren una vista para el cliente (nombre, foto, cantidad, precio para el cliente) y una vista interna (precio de compra, margen, beneficio). Si tienes que mantener dos archivos separados, en pocas semanas acabarán divergiendo.

Configura las columnas de la plantilla

Empieza con una hoja por proyecto y un bloque por estancia. Añade una categoría a cada fila (mobiliario, iluminación, acabados, textiles, servicios). Necesitas totales por estancia y por categoría: los primeros para la conversación con el cliente, los segundos para comparar con el presupuesto aprobado.

Grupo de columnas	Columnas	Finalidad
Identificación	Estancia, categoría, nombre del artículo, foto, enlace, referencia (SKU), dimensiones	Pedido y aceptación inequívocos
Cantidad	Cantidad neta, % de reserva, unidad, piezas o m² por paquete, cantidad a comprar	Volumen de compra correcto
Precio	Precio de lista, descuento del proveedor, precio de compra, % de margen, precio para el cliente, beneficio	Ingresos del estudio y total del cliente
Proveedor	Proveedor, moneda, número de presupuesto	Agrupación de pedidos y pagos
Logística	Plazo de entrega, fecha necesaria en obra, fecha límite de pedido, entrega prevista y real	Evitar retrasos
Estado y pago	Estado de aprobación; pedido, entregado, aceptado; factura, anticipo, saldo	Seguimiento y planificación de tesorería

Mantén separadas dos escalas de precios

El precio de compra y el precio para el cliente son cifras distintas con responsables distintos. Nunca sobrescribas una con la otra. Calcula el precio para el cliente a partir del precio de compra y del margen, de modo que un cambio en el descuento del proveedor modifique la línea entera de forma coherente.

Rellena cantidades, precios y margen

Trabaja en la hoja siguiendo un orden fijo. Introducir primero las cantidades y después los precios evita el error más habitual: un precio unitario correcto multiplicado por una cantidad incorrecta.

1. Enumera todos los artículos por estancia. Tómalos del concepto aprobado, de los planos y del cuadro de estancias. Marca como provisionales, no como aprobados, los artículos que todavía no estén decididos.
2. Introduce cantidades netas. Usa la unidad que corresponda al uso del artículo: m² para baldosas, metros lineales para zócalos, piezas para lámparas.
3. Añade la reserva. Los materiales que se cortan o se combinan (azulejos, papel pintado, suelos) necesitan una reserva. El porcentaje depende de la distribución y del dibujo, así que defínelo para cada partida, no para el proyecto completo.
4. Redondea siempre al alza al número de paquetes completos. Se compran cajas y rollos, no metros cuadrados exactos. La cantidad a comprar es el número de paquetes, y el precio se calcula sobre ese número.
5. Introduce el precio de lista y, después, el descuento del proveedor. El resultado es el precio de compra. Si el precio aún no se conoce, marca la línea como «precio a consultar» y déjala fuera del total cerrado.
6. Aplica el markup y calcula el precio para el cliente. Revisa el beneficio por línea y para el proyecto completo.
7. Comprueba los totales frente al presupuesto aprobado por estancia y por categoría.

Ejemplo: cantidad a comprar

Valores de ejemplo para baldosas de suelo: superficie neta de 22 m², reserva del 10 %, así que se necesitan 24.2 m². Una caja cubre 1.44 m². 24.2 / 1.44 = 16.8, así que se compran 17 cajas, es decir, 24.48 m². A 48 EUR por m², la línea cuesta 1,175.04 EUR a precio de compra.

Ejemplo: precio, markup y beneficio

El markup y el margen son cifras distintas, y confundirlos es una causa frecuente de precios erróneos para el cliente. La tabla muestra una línea con cifras ilustrativas. Puedes probar tus propios números en la calculadora de markup.

Paso	Valor (ejemplo, EUR)
Precio de lista	1,000
Descuento del proveedor 15%	−150
Precio de compra	850
Markup del 30% sobre el precio de compra	+255
Precio para el cliente	1,105
Beneficio	255 (alrededor del 23% del precio para el cliente)

Decide una vez si tu estudio habla de markup o de margen, y usa ese término en la cabecera de la plantilla y en las conversaciones con los compañeros.

Añada las partidas que suelen quedar fuera

Un presupuesto construido solo con las líneas de producto casi siempre se queda corto. Los costes que faltan no son nada exóticos; simplemente no tienen una ficha de producto. Inclúyalos como filas independientes para que sigan visibles y para que el cliente pueda aprobarlos por separado.

• Transporte a la obra y, por separado, al estudio o al almacén si los productos se consolidan.
• Elevación, traslado y desembalaje, sobre todo en el caso de muebles grandes y piedra.
• Instalación de iluminación, mobiliario empotrado, griferías y cortinas.
• Visitas de medición de ventanas, puertas, paneles de pared y mobiliario a medida.
• Fijaciones, remates, perfiles, adhesivos y otros materiales menores que el producto no incluye.
• Aduanas, aranceles o tasas de importación si las mercancías cruzan una frontera, según corresponda en su proyecto.
• Honorarios del estudio u otras líneas de servicio, separadas de los artículos del proveedor.
• Imprevistos, reflejados en una línea propia y no ocultos en los precios de los artículos.

Imprevistos como línea visible

El tamaño adecuado depende de lo completa que esté la especificación y de cuántas partidas siguen pendientes de presupuesto. Un proyecto con precios aprobados y medidas tomadas necesita menos que uno con muchas partidas preliminares. Indique el porcentaje en el presupuesto y acuerde con el cliente cómo puede utilizarse.

Vincule el presupuesto a las fechas de pedido y controle su evolución

Un presupuesto sin fechas le dice cuánto cuesta el proyecto, pero no cuándo se necesitan el dinero y las decisiones. Para cada partida, calcule la fecha límite de pedido hacia atrás desde el día en que debe estar en obra.

1. Toma la fecha en la que el artículo se necesita en obra, del cronograma de construcción.
2. Resta el plazo de entrega del proveedor, incluidos producción y envío.
3. Resta un margen para la entrega y la recepción, de modo que un defecto aún pueda corregirse.
4. Resta el tiempo que el cliente necesita para aprobar el artículo.
5. Ordena la lista por fecha límite de pedido. Lo que aparece arriba es lo que debes gestionar esta semana.

Ejemplo: un sofá se necesita en obra el día 0, el plazo de entrega es de 8 semanas, el margen es de 1 semana y la aprobación lleva 1 semana. El cliente debe aprobarlo 10 semanas antes del día 0. Las dependencias entre fases y compras son más fáciles de ver en una línea de tiempo de compras que en una columna de hoja de cálculo.

Rutina de revisión

• Actualiza el estado de cada artículo cuando cambie, no al final de la semana.
• Registra los cambios de precio con su motivo, para que la diferencia entre el presupuesto inicial y el final pueda explicarse.
• Registra cada pago asociado al artículo: anticipo, saldo y fecha.
• Reprograma las fechas de entrega en la hoja y anota el motivo; los proveedores con retrasos repetidos deben quedar visibles.
• Compara el presupuesto estimado con el aprobado, por estancia, antes de cada reunión con el cliente.
• Guarda las facturas y recibos adjuntos a la línea a la que pertenecen.

Cómo hacerlo en ArchiBoard

La misma estructura está disponible como presupuesto en la app: consulta presupuestos y especificaciones para ver el panorama general y el capítulo de importación de presupuestos para trasladar una hoja existente.

1. En la pantalla de inicio, haz clic en «New Project» e introduce el nombre, la ciudad y el rol de tu estudio.
2. Abre Project → «Rooms» → «Add room» para cada estancia.
3. Si ya tienes un presupuesto en una hoja de cálculo, abre Estimates → «Import», sube un archivo de Excel, CSV o PDF, o pega un enlace de Google Sheets, revisa qué significa cada columna, elige una habitación o conserva el desglose del archivo y haz clic en «Import». Si cometes un error, puedes revertirlo en «Activity Feed» con «Undo import».
4. Para añadir artículos de tiendas en línea, haz clic en «Add item», pega el enlace del producto, haz clic en «Auto-fill», revisa los campos y haz clic en «Save item». El recortador web hace lo mismo desde la página de la tienda.
5. En la ficha del artículo introduce la cantidad neta, la reserva en porcentaje y «Pieces per package» o «m² per package». La columna «Qty» muestra entonces cuántos paquetes completos hay que comprar.
6. Cambia «Estimate view mode» a «Economics» para ver la cadena desde el PVP, pasando por el descuento del proveedor, la compra, el margen y el beneficio, hasta el precio para el cliente. «Specification» muestra la versión sin datos financieros internos.
7. Usa el interruptor «Preliminary» y «Approved» para separar lo que solo se propone de lo que el cliente ha aceptado.
8. Abre «By order priority» en el presupuesto, o el bloque «Upcoming purchases» en «Timeline», para ver qué hay que pedir primero.
9. En «Project Finances» introduce el presupuesto aprobado. Aparece una advertencia cuando el presupuesto supera ese importe.
10. Para enviar al cliente una versión, haz clic en «Export to PDF», elige las habitaciones y haz clic en «Download PDF». El precio de compra, el margen y el beneficio no se incluyen en el PDF para el cliente.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una plantilla de presupuesto para un proyecto de diseño de interiores?

Como mínimo: espacio, categoría, artículo con enlace o referencia (SKU), cantidad a comprar, proveedor, precio de compra, margen, precio para el cliente, plazo de entrega, fecha límite de pedido, estado de aprobación y estado de pago. Añade filas separadas para entrega, instalación, servicios y contingencia. Sin ellas, el presupuesto solo cubre los productos y subestima el coste real del proyecto.

¿Debe el cliente ver los precios de compra y el margen?

Depende de tu contrato y de tu modelo de honorarios. Si trabajas con margen o con una parte del descuento del proveedor, la mayoría de estudios muestra al cliente solo el precio final. Sea cual sea tu elección, mantén las columnas internas separadas para que la exportación para el cliente se pueda generar sin ellas y sin tener que borrarlas a mano.

¿Cómo gestiono los artículos cuyo precio aún no se conoce?

Márcalos como «precio bajo consulta» y mantenlos visibles en la lista. No introduzcas una suposición como si fuera un presupuesto. Si necesitas una cifra de trabajo, colócala en una línea claramente marcada como estimada y sustitúyela en cuanto el proveedor responda. Revisa estas líneas antes de cada reunión con el cliente.

¿Cuánta contingencia debo añadir?

No hay una cifra universal. Depende de lo completa que esté la especificación, de cuántos precios siguen abiertos y de la complejidad de la obra. Muéstrala como una línea separada con un porcentaje indicado y acuerda con el cliente qué cubre. Redúcela a medida que se aprueben y pidan los artículos.

¿Basta con una hoja de cálculo o necesito una herramienta específica?

Una hoja de cálculo basta para un proyecto pequeño que mantiene una sola persona. Se vuelve difícil de gestionar cuando varias personas la editan, cuando necesitas vistas distintas para el cliente y para el equipo interno a partir de los mismos datos, o cuando hay que hacer seguimiento de los pagos y de las fechas de entrega por artículo. Elige en función de cuántas personas y cuántos proyectos dependen del archivo.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse el presupuesto?

Actualízalo cada vez que cambie un precio, una cantidad, un estado o una fecha, y revísalo por completo antes de cada reunión con el cliente y de cada ronda de pedidos. Las actualizaciones pequeñas y frecuentes requieren menos tiempo que una conciliación mensual, y mantienen fiables las fechas límite para hacer los pedidos.