Importer un devis depuis Google Sheets sans perdre de données

Pour importer un devis depuis Google Sheets sans perdre de données, nettoyez d'abord le tableau source, vérifiez que chaque colonne ne désigne qu'une seule chose, puis recoupez les totaux après l'import. L'import lui-même ne prend que quelques minutes. Ce qui fait la différence, c'est la cohérence du tableur. Cet article décrit la méthode que j'utilise lorsqu'un studio transfère un devis finalisé d'un tableur vers un outil de gestion de projet.

Préparer le tableau source avant l'import

La plupart des problèmes d'import viennent du tableur, et non de l'outil. Un tableau qui mélange quantités et unités, prix avec symboles monétaires et sous-totaux avec articles est difficile à lire pour n'importe quel analyseur. Consacrez dix minutes à la source, et la suite ira vite.

1. Faites une copie.”.replace(”Faites une copie. Faites une copie.”),”Travaillez sur un duplicata de la feuille et gardez l'original intact. Si l'import doit être refait, vous disposerez d'un point de départ propre.
2. Gardez une seule ligne d'en-têtes. Placez les intitulés des colonnes sur une seule ligne, en haut du tableau. Évitez les cellules fusionnées dans le corps du tableau.
3. Une ligne, un article achetable. Ne mettez pas un canapé et ses coussins dans une même cellule. Si vous l'achetez comme produit distinct, donnez-lui sa propre ligne.
4. Repérez les pièces de façon cohérente. Utilisez des titres de section (« Cuisine », « Chambre ») ou une colonne séparée « Pièce », mais pas les deux selon des conventions différentes d'un onglet à l'autre.
5. Séparez les nombres du texte. Quantité dans une colonne, unité dans une autre, prix sous forme de nombre simple. Évitez les saisies du type « 2 pcs. » ou « env. 450 » dans les cellules numériques.
6. Réservez une colonne aux liens. Une URL de produit dans une colonne dédiée est plus fiable qu’un lien enfoui dans une description.
7. Gérez les sous-totaux de manière délibérée. Les lignes de sous-total et de total peuvent être lues comme des articles. Déplacez-les sous le tableau ou signalez-les clairement pour pouvoir les ignorer.
8. Notez le total de la source. Il vous faut un chiffre de contrôle à comparer après l’import.

Liste de contrôle avant l’import

• La feuille est une copie, et l’original est enregistré.
• Le tableau comporte une seule ligne d’en-tête et aucune cellule fusionnée.
• Chaque ligne correspond à un seul produit, service ou frais.
• La quantité, l’unité et le prix figurent dans des colonnes séparées, et les cellules numériques ne contiennent que des nombres.
• La devise est indiquée par colonne ou par ligne, et non déduite des symboles présents dans le texte.
• Les liens vers les produits figurent dans leur propre colonne.
• La feuille est accessible par lien si vous prévoyez d’importer depuis Google Sheets.
• Le total général de la source est noté.

Décider quelles colonnes portent du sens

Un devis comporte généralement plus de colonnes que l’import n’en nécessite. Déterminez lesquelles sont indispensables, lesquelles sont utiles et lesquelles peuvent rester de côté. L’import doit contenir tout ce que vous devriez autrement ressaisir à la main, et rien de ce que vous n’utilisiez que pour vos calculs personnels.

Colonne	Pourquoi c’est important	Problème courant
Nom	Identifie l’article dans le devis et dans les documents client	Code fournisseur et description mêlés dans une même cellule
Quantité et unité	Détermine le total de ligne et la quantité à commander	Unité saisie dans la cellule de quantité
Prix	Base du budget et des totaux	Symbole ou texte de devise dans la cellule, impossible de savoir si le prix est unitaire ou par ligne
Lien produit	Source de la photo, des dimensions, de la référence (SKU) et de la disponibilité	Lien collé comme simple libellé, ou page produit qui n’existe plus
Pièce	Répartit le budget par espace	Graphies différentes d’une même pièce
Dimensions	Nécessaires pour les fiches techniques et les contrôles de réception	Stockées uniquement dans une description en texte libre
Photo	Rend le document client lisible	Images flottant au-dessus des cellules au lieu d’être insérées dans celles-ci
Statut ou indicateur « optionnel »	Sépare l’estimation de base des extras	Lignes optionnelles comptées par erreur dans le total

Si votre tableur contient des colonnes internes comme le prix d’achat, la marge ou le taux de marque, décidez à l’avance si elles doivent être reprises. Elles sont utiles pour votre propre calcul de rentabilité, mais elles ne doivent jamais se retrouver par erreur dans un fichier destiné au client. Nommez clairement les colonnes afin de pouvoir les distinguer lors de la correspondance des champs.

Gérer les pièces, les éléments partagés et les lignes optionnelles

C’est dans la structure de l’estimation que l’information se perd le plus souvent. Trois situations demandent une décision avant l’import.

Sections et pièces

Si votre estimation est regroupée par titres de section, vérifiez que chaque titre correspond à un nom de pièce et non à une catégorie comme « Éclairage ». Un tableau mixte, où certains titres sont des pièces et d’autres des catégories, produit une structure confuse. Choisissez une logique. Si vous avez besoin des deux, gardez les pièces comme titres et ajoutez la catégorie sous forme de colonne.

Éléments utilisés dans plusieurs pièces

Le même carreau ou la même lampe apparaît souvent dans plusieurs pièces. La source la plus propre consiste en une seule ligne, avec la quantité répartie par pièce, par exemple « Cuisine 2, Chambre 1 ». Un produit correspond à un seul achat et à un seul paiement : mieux vaut donc éviter trois lignes distinctes issues de trois commandes différentes chez trois fournisseurs. Si votre tableau répète le produit sur plusieurs lignes, vérifiez s'il s'agit réellement d'un seul achat et fusionnez les lignes avant l'importation.

Lignes optionnelles et alternatives

Beaucoup de devis contiennent des éléments que le client n'a pas encore acceptés : une montée en gamme, une alternative moins chère, un accessoire décoratif. Signalez-les clairement dans le tableau avec une mention « Optionnel ». Sinon, ils gonflent le total, et le premier rapprochement ne tombera pas juste.

Lignes qui ne sont pas des produits

Les honoraires de conception, la livraison, le montage et la pose sont des lignes tout à fait légitimes, mais elles se comportent différemment des produits : pas de photo, pas de lien, et souvent pas de fournisseur. Gardez-les dans le tableau sous un intitulé clair, afin de pouvoir les repérer après l'importation et contrôler leur statut séparément.

Vérifiez le résultat après l'importation

N'envoyez rien au client tant que vous n'avez pas rapproché le devis importé de la source. Procédez des grands chiffres vers les détails.

1. Comparez le total général. Utilisez le chiffre de contrôle que vous avez noté. S'il diffère, vérifiez si l'écart s'explique par les lignes optionnelles, des arrondis ou une conversion de devise.
2. Comparez les totaux par pièce. Un total général identique peut masquer un article rattaché à la mauvaise pièce.
3. Comptez les lignes. Le nombre d'articles importés doit correspondre au nombre de lignes de produits dans la source, moins les sous-totaux et les lignes vides.
4. Vérifiez les articles sans pièce. Les lignes qui n'ont pas pu être attribuées sont généralement regroupées dans un bloc séparé. Répartissez-les dans les bonnes pièces.
5. Ouvrez dix articles au hasard. Vérifiez le nom, la quantité, l'unité, le prix, la photo et les dimensions par rapport à la source.
6. Vérifiez les liens. Les pages produits qui n'existent plus ne peuvent fournir aucune donnée. Remplacez ces liens ou renseignez les champs manuellement.

Exemple de rapprochement

Les chiffres ci-dessous sont un exemple illustratif en EUR, et non des données réelles.

Contrôle	Feuille source	Après import	Conclusion
Lignes de produits	64	64	Concordant
Total général, EUR	18,450	17,250	Écart de 1,200
Lignes optionnelles, EUR	1,200	exclues du total	Explique l'écart
Total cuisine, EUR	6,900	6,900	Concordant
Articles sans pièce	0	3	À affecter aux pièces

Dans cet exemple, les totaux ne diffèrent que parce que les lignes optionnelles ne sont pas comptées. C'est un résultat correct, mais on ne peut l'affirmer qu'après vérification. Les trois articles sans pièce constituent en revanche une tâche réelle : affectez-les avant de passer à la suite.

Liste de contrôle finale

• Le total général correspond à la source, ou chaque écart est expliqué.
• Les totaux par pièce sont exacts.
• Aucun article ne reste sans pièce.
• Les quantités et les unités sont correctes pour les articles vendus par lot, comme les carreaux ou les revêtements de sol.
• Les liens morts sont remplacés ou les champs sont renseignés manuellement.
• Les colonnes internes (prix d'achat, marge) n'apparaissent dans aucun document destiné au client.
• Un court export de test doit paraître correct avant d'être envoyé au client. Notre guide d'export présente les options disponibles.

Si vous hésitez encore à utiliser un tableur pour un chiffrage en temps réel, la comparaison avec Excel et Google Sheets présente ce qui change dès que le chiffrage est relié aux achats et à la finance.

Comment procéder dans ArchiBoard

Les étapes ci-dessous suivent le déroulement d’import décrit dans le chapitre consacré à l’import des chiffrages du centre d’aide. Préparez d’abord le tableur, comme décrit plus haut.

1. Créez un projet si vous n’en avez pas encore : Accueil → «New Project», puis saisissez un nom et une ville.
2. Ouvrez le projet et allez dans Estimates → «Import».
3. Importez un fichier Excel, CSV ou PDF, ou collez un lien Google Sheets. La feuille doit être accessible par lien.
4. Vérifiez la signification de chaque colonne (nom, quantité, prix, etc.). Le système la détecte généralement automatiquement, mais confirmez-la.
5. Sélectionnez la pièce dans laquelle importer, ou conservez la décomposition du fichier.
6. Cliquez sur «Import».
7. Attendez l’étape en arrière-plan : les articles sont d’abord créés, puis les données issues des liens produits sont récupérées. Les liens non valides sont signalés, afin que vous puissiez les corriger.
8. Comparez le résultat à votre total de contrôle. Répartissez les éléments du bloc «No room» dans les bonnes pièces.
9. En cas d’erreur, ouvrez Activity Feed → «Undo import», corrigez la source et importez à nouveau.

Plusieurs éléments sont reconnus pour vous. Les sections du devis deviennent des pièces de projet, existantes ou nouvelles. Un article réparti entre plusieurs pièces, par exemple « Cuisine 2, Chambre 1 », est conservé comme une seule ligne avec une part et un total pour chaque pièce. Les photos issues des cellules sont associées à leurs articles. Les dimensions sont prises dans une colonne, dans la description ou sur la fiche produit via le lien. Dans les fichiers PDF, les scans sont également reconnus et les totaux sont vérifiés par rapport au montant global. Les articles marqués « Optionnel » ne sont pas inclus dans le total.

Si le fichier est un devis fournisseur et non votre propre estimation, activez « Il s’agit d’un devis fournisseur » et renseignez « N° de devis » et « Date du devis ». Vous trouverez davantage de détails dans le chapitre aide sur l’importation.

FAQ

Le Google Sheet doit-il être public pour être importé ?

La feuille doit être accessible via le lien que vous collez, afin que l’importation puisse la lire. Vérifiez-le dans une fenêtre de navigation privée avant de commencer. Si vous préférez ne pas ouvrir la feuille, téléchargez-la au format Excel ou CSV, puis importez le fichier à la place.

Puis-je importer seulement certaines lignes ?

La méthode la plus simple consiste à préparer la source : copiez la feuille, supprimez les lignes dont vous n’avez pas besoin, puis importez la copie. Vous pouvez aussi tout importer, puis retirer les articles superflus. Si vous en supprimez trop, le fil d’activité vous permet de restaurer les modifications des 30 derniers jours.

Que deviennent les photos enregistrées dans le tableur ?

Les photos placées dans les cellules sont associées à leur ligne et rattachées aux articles correspondants. Les images qui flottent au-dessus de la feuille et ne sont pas ancrées à une cellule sont moins fiables. Ancrez-les aux cellules avant l’import, ou ajoutez les photos plus tard à partir des liens produits ou manuellement.

Pourquoi le total importé diffère-t-il de mon tableur ?

Les causes habituelles sont les lignes optionnelles, qui ne sont pas comptées dans le total, les lignes de sous-total lues comme des articles, et les écarts de devise ou d’arrondi. Comparez d’abord les totaux par pièce pour repérer où l’écart apparaît, puis vérifiez les indicateurs d’optionnel et les lignes restées sans pièce.

Puis-je annuler un import si le résultat est erroné ?

Oui. Ouvrez le fil d’activité et utilisez « Annuler l’import » pour supprimer l’import complet en une seule étape. Corrigez ensuite le tableur source, par exemple la disposition des colonnes ou les noms des pièces, puis relancez l’import. C’est pourquoi il est important de conserver une copie propre de l’original.

Dois-je garder le tableur après l’import ?

Conservez-le comme archive de la version de départ, clairement nommée et signalée comme n’étant plus à jour. Une fois le devis actif dans le projet, les modifications doivent être faites à un seul endroit. Deux versions parallèles finiront par diverger en une semaine et créeront de la confusion sur les chiffres corrects.