Kundenportal für Innenarchitektur: Das Projekt online zeigen

Ein Kundenportal für Innenarchitektur ist ein einziger Link, über den der Kunde den Kostenvoranschlag sieht, Positionen freigibt oder ablehnt, den Zahlungsplan prüft und die Lieferung verfolgt. So müssen Sie nicht mehr in Chats immer wieder dieselben Fragen beantworten. Damit das funktioniert, legen Sie fest, was der Kunde in jeder Phase braucht, blenden Ihre internen Zahlen aus und vereinbaren, wie Freigaben ablaufen. Im Folgenden finden Sie einen praxiserprobten Ablauf für Planung, Einrichtung und Betrieb eines Portals.

Was der Kunde online sehen muss

Bevor Sie ein Tool auswählen, notieren Sie die Fragen, die Kunden Ihnen am häufigsten stellen. In den meisten Projekten lassen sie sich auf vier reduzieren: Was habe ich freigegeben, wie viel zahle ich und wann, wann kommt es an, und was brauchen Sie jetzt von mir? Das Portal sollte diese Fragen ohne Telefonat beantworten.

Frage des Kunden	Im Portal zeigen	Intern behalten
Was gehört zu meinem Projekt?	Kostenvoranschlag nach Räumen mit Fotos, Bezeichnungen, Mengen und Kundenpreisen	Einkaufspreise, Aufschlag, Gewinn
Was habe ich freigegeben?	Status der Positionen, freigegebene und offene Positionen	Interne Kommentare des Teams, abgelehnte Lieferantenoptionen
Wie viel zahle ich und wann?	Zahlungsplan, Belege für Zahlungen des Kunden	Ihre Lieferantenkonditionen und Rabatte
Wann kommt es an?	Bestell-, Liefer- und Abnahmetermine	Ihre Verhandlung mit dem Lieferanten über Verzögerungen
Was brauchen Sie von mir?	Positionen, die auf Freigabe warten, Fragen, die Sie gestellt haben	Ihre interne Aufgabenliste

Warum das Portal PDFs für Statusmeldungen ersetzt

Ein PDF ist eine Momentaufnahme. Am Tag nach dem Versand ändert sich ein Preis, ein Artikel wird ersetzt oder ein Liefertermin verschiebt sich, und der Kunde hat eine veraltete Datei. Ein Portal zeigt den aktuellen Stand, deshalb schicken Sie zu Beginn einen einzigen Link und nicht jede Woche eine neue Datei. PDFs sind trotzdem nützlich für die förmliche Freigabe oder für einen Teil des Kostenvoranschlags , den Sie an einen Dritten weitergeben.

Planen Sie das Portal, bevor Sie es freigeben

Ein Portal, das halb leer geöffnet wird, bringt den Kunden dazu, es zu ignorieren. Investieren Sie 30 bis 60 Minuten in die Vorbereitung, dann wirkt das Projekt von Anfang an klar und gut kontrolliert.

1. Listen Sie die anstehenden Entscheidungen auf. Notieren Sie, welche Positionen in den nächsten zwei Wochen freigegeben werden müssen. Diese kommen zuerst, alles Übrige kann warten.
2. Vervollständigen Sie die Positionsdaten. Jede Position, die der Kunde sieht, braucht ein Foto, einen klaren Namen, eine Menge und einen Kundenpreis. Eine Zeile ohne Foto oder Preis löst eine Rückfrage aus, und eine Rückfrage verursacht Verzögerung.
3. Setzen Sie den Status ehrlich. Nur Positionen, die bereit für eine Entscheidung sind, sollten als freigabepflichtig markiert werden. Wenn der Kunde das Portal öffnet und 80 Positionen zur Freigabe sieht, gibt er am Ende gar nichts frei.
4. Legen Sie die Zugriffsstufe fest. Entscheiden Sie, ob der Kunde das Projekt nur einsehen oder auch Positionen freigeben und ablehnen kann. Bei den meisten Wohnprojekten spart die Freigabe direkt im Portal die meiste Zeit.
5. Legen Sie fest, was sichtbar ist. Definieren Sie zuerst die projektweiten Regeln (nächster Abschnitt) und machen Sie dann Ausnahmen für einzelne Positionen.
6. Betrachten Sie das Portal aus Sicht des Kunden. Öffnen Sie die Vorschau, sehen Sie sich jeden Bildschirm an und prüfen Sie, dass keine internen Zahlen oder Lieferantendaten versehentlich sichtbar sind.
7. Senden Sie den Link mit einer kurzen Nachricht. Sagen Sie, worauf zuerst zu achten ist, wie die Freigabe erfolgt und wann Sie eine Antwort erwarten.

Eine kurze Nachricht, die funktioniert

Halten Sie sie auf vier Zeilen: was dieser Link ist, was Sie diese Woche vom Kunden brauchen, wie man eine Frage stellt und wann das nächste Update kommt. Zum Beispiel: „Hier ist die aktuelle Kalkulation für Ihr Projekt. Bitte prüfen Sie die 12 Positionen im Wohnzimmer bis Freitag. Nutzen Sie bei Unklarheiten den Fragebutton an der jeweiligen Position. Ich aktualisiere die Liefertermine jeden Montag.“

Festlegen, was der Kunde auf jeder Positionskarte sieht

Die Positionskarte ist der Ort, an dem das meiste Vertrauen entsteht oder verloren geht. Der Kunde möchte bestätigen, dass das Produkt dem entspricht, was er gewählt hat, und sehen, wo es im Prozess steht. Sie möchten vermeiden, Ihre Lieferantenbeziehungen und Margen offenzulegen. Nutzen Sie die folgenden Standardeinstellungen und passen Sie sie an die Richtlinien Ihres Studios an.

Daten auf der Positionskarte	Standardempfehlung	Begründung
Foto und Galerie	Anzeigen	Der Kunde gibt nur frei, was er sehen kann
Kundenpreis	Anzeigen	Eine Freigabe ohne Preis ist keine Freigabe
Artikelnummer (SKU) und Maße	Anzeigen	Ermöglicht dem Kunden oder einem Handwerker, die Passform zu prüfen
Lieferant und Link	Ihre Entscheidung	Hilfreich für Transparenz, aber manche Kunden kaufen direkt und umgehen Sie dann
Belege für Zahlungen des Kunden	Anzeigen	Erspart Nachfragen wie „Haben Sie meine Zahlung erhalten?“
Lieferantenrechnungen und Zahlungen an Lieferanten	Ausblenden	Diese Angaben offenbaren Ihre Einkaufskonditionen
Abnahmefotos	Anzeigen	Nachweis, dass die Lieferung geprüft wurde
Terminänderungen	Dates: nur tatsächliche Daten ausblenden oder anzeigen	Der Kunde braucht das aktuelle Datum, nicht die Geschichte der Lieferverzögerungen
Schaltfläche „Frage“	Anzeigen	Hält Fragen am Artikel, statt sie in verstreuten Chats zu verlieren

Geplante Termine im Vergleich zu tatsächlichen Terminen

Geplante Termine sind Zusagen, tatsächliche Termine sind Fakten. Wenn Ihre Lieferanten zuverlässig sind, hilft es dem Kunden bei der Planung, beide anzuzeigen. Verschieben sich Liefertermine häufig, zeigen Sie nur die tatsächlichen Termine und sprechen Sie mit dem Kunden persönlich, sobald eine Verzögerung den Zeitplan betrifft. Der Kunde darf nicht erst dadurch von einer Verzögerung erfahren, dass ein geplanter Termin stillschweigend geändert wurde.

Checkliste vor dem Versand des Links

• Jeder sichtbare Artikel hat ein Foto, eine Bezeichnung, eine Menge und einen Kundenpreis.
• Nur Artikel, die eine Entscheidung brauchen, sind als „wartet auf Freigabe“ markiert.
• Einkaufspreise, Aufschlag und Gewinn sind nirgendwo sichtbar.
• Lieferantenrechnungen und Zahlungen an Lieferanten sind ausgeblendet, sofern Sie nichts anderes entschieden haben.
• Abgelehnte oder veraltete Artikel sind entfernt oder klar gekennzeichnet.
• Der Link hat die richtige Berechtigung: nur Ansicht oder Ansicht mit Freigeben und Ablehnen.
• Sie haben die Vorschau geöffnet und mindestens drei Artikelkarten geprüft.
• Sie wissen, wer in Ihrem Team die Fragen des Kunden erhält.

Freigaben und Fragen über das Portal abwickeln

Das Portal spart nur dann Zeit, wenn der Kunde es als Hauptkanal für Entscheidungen nutzt. Das hängt von einigen Gewohnheiten ab, nicht von Einstellungen.

1. Anfragen bündeln. Bitten Sie um Freigabe nach Raum oder Kategorie und mit einer Frist. Zehn Artikel in einer Anfrage werden schneller beantwortet als zehn einzelne Nachrichten.
2. Die Frist erklären. Verknüpfen Sie es mit der Folge: »Wenn die Fliesen bis zum 10. genehmigt sind, kommen sie an, bevor der Fliesenleger beginnt.« Richten Sie die Lieferzeiten an Ihrem Beschaffungsplan machen Sie dieses Argument konkret.
3. Beantworten Sie Fragen im Portal. Fragt der Kunde im Chat nach einem Artikel, antworten Sie mit einem Link zum Artikel und bitten Sie ihn, beim nächsten Mal die Fragetaste zu verwenden. So bleibt der Verlauf an einem Ort.
4. Bieten Sie eine Alternative an, wenn der Kunde ablehnt. Eine Ablehnung ohne Ersatz hält den Zeitplan an. Halten Sie eine günstigere oder schnellere Option für die Artikel bereit, die Kunden typischerweise ablehnen, etwa große Möbel und Beleuchtung.
5. Bestätigen Sie Entscheidungen einmal schriftlich. Die Freigabe im Portal ist ein Arbeitsnachweis. Bei großen Artikeln oder Änderungen am Vertragsumfang bewahren Sie zusätzlich Ihre übliche schriftliche Vereinbarung auf.
6. Aktualisieren Sie an einem festen Tag. Wählen Sie einen Wochentag für die Aktualisierung von Status und Terminen. Kunden fragen nicht mehr nach dem Stand, wenn sie wissen, wann er sich ändert.

Beispiel für die Auswirkung auf den Wochenablauf

Dies ist ein anschauliches Beispiel, kein gemessenes Ergebnis. Stellen Sie sich ein Studio vor, das ein Projekt mit 60 Artikeln für Wohnzimmer und Küche betreut. Vor dem Portal schickt der Designer jeden Freitag ein PDF und beantwortet im Laufe der Woche etwa 15 Statusnachrichten. Nach dem Umstieg auf ein Portal mit festem Montagsupdate beantwortet er nur noch Fragen, die an bestimmte Artikel geknüpft sind, und schickt pro Woche eine Nachricht: »12 Artikel benötigen Ihre Entscheidung, Gesamtwert 18.500 EUR, Frist Donnerstag.« Die gesparte Zeit steckt nicht im Tool, sondern in der geringeren Zahl an Gesprächen.

Häufige Fehler

• Das Portal zu früh öffnen. Ein Kostenvoranschlag voller Platzhalter verwirrt den Kunden und lädt dazu ein, bei unfertigen Positionen über den Preis zu verhandeln.
• Alles anzeigen. Mehr sichtbare Daten bedeuten mehr Fragen. Zeigen Sie nur, was eine Entscheidung unterstützt.
• Alles verbergen. Wenn der Kunde Status und Termine nicht sieht, fragt er sie per Nachricht nach.
• Den Zugang nie schließen. Setzen Sie nach Projektende ein Ablaufdatum oder widerrufen Sie den Link. Alte Links sollten nicht unbegrenzt offen bleiben.
• Das Portal als Ersatz für das Gespräch behandeln. Größere Änderungen, Verzögerungen und Budgetüberschreitungen sollten zuerst besprochen und danach dokumentiert werden.

So geht es in ArchiBoard

Das Kundenportal funktioniert über einen Link, und der Kunde muss sich nicht registrieren. Diese Schritte folgen dem oben beschriebenen Ablauf. Die Grundlagen zur Projekteinrichtung finden Sie im Kapitel „Projekte“ im Hilfecenter.

1. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zu Kundenportal im Projektmenü.
2. Auf dem Tab Linkzugriff erstellen Sie einen Link. Wählen Sie die Berechtigung: Nur ansehen oder Ansehen + genehmigen / ablehnen. Setzen Sie bei Bedarf ein Ablaufdatum.
3. Im Block Was der Kunde auf der Positionskarte sieht, aktivieren Sie die Kästchen für die Angaben, die angezeigt werden sollen: Foto und Galerie, Preis, Lieferant und Link, Artikelnummer (SKU) und Maße, Belege, Lieferantenrechnungen, Abnahmefotos, Zahlung an den Lieferanten, Terminänderungen, Schaltfläche „Frage“.
4. Stellen Sie den Terminmodus ein: Nur Ist-Termine, Ist- und Plantermine oder Ausblenden.
5. Öffnen Sie den Tab Kundenvorschau und prüfen Sie das Portal so, wie es der Kunde sieht: den Kostenvoranschlag mit Fotos und Fristen, Für Sie gespeichert, den Zahlungsplan und die Zeitleiste.
6. Um ein Element zu ändern, öffnen Sie es in der Vorschau und nutzen Sie den Block Sichtbarkeit dieses Elements ganz unten auf der Karte. Wie im Projekt setzt das Element auf die Projekteinstellungen zurück.
7. Senden Sie den Link an den Kunden. Seine Fragen aus der Elementkarte landen als Aufgabe bei der verantwortlichen Person. Um den Zugang zu schließen, widerrufen Sie den Link.

Gut zu wissen: Standardmäßig sieht der Kunde keine Lieferantenrechnungen, Lieferantenzahlungen oder Terminänderungen. Ausgeblendete Daten sind nicht nur auf dem Bildschirm verborgen, sondern werden niemals an den Browser des Kunden übertragen. Dokumente öffnen sich über einen geschützten Link und lassen sich nicht mehr öffnen, sobald der Portal-Link widerrufen wird oder abläuft.

FAQ

Braucht der Kunde ein Konto, um ein Portal zu nutzen?

Besser ist es, wenn nicht. Jeder Registrierungsschritt verringert die Zahl der Kunden, die das Portal tatsächlich öffnen. Ein linkbasiertes Portal wie in ArchiBoard erlaubt dem Kunden, das Projekt direkt zu öffnen. Schützen Sie es mit einem Ablaufdatum und der Möglichkeit, den Link zu widerrufen, wenn das Projekt endet.

Soll ich dem Kunden Lieferantennamen und Produktlinks zeigen?

Das hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Sie schaffen damit Transparenz und helfen dem Kunden, das Produkt zu prüfen. Das Risiko: Der Kunde bestellt direkt, und Sie verlieren die Kontrolle über Lieferung, Garantie und Ihr Honorar. Verdienen Sie an Einkäufen oder koordinieren Sie alle Lieferungen, blenden Sie die Lieferantendetails aus oder zeigen Sie nur den Produktnamen.

Wie verhindere ich, dass der Kunde genehmigte Elemente ändert?

Sobald die wichtigsten Entscheidungen getroffen sind, geben Sie einen Link mit reinen Leserechten frei und behalten Freigaberechte nur für die Phase, in der Sie sie wirklich brauchen. Falls später eine Änderung tatsächlich nötig ist, behandeln Sie sie als separate Abstimmung und aktualisieren Sie den Kostenvoranschlag selbst, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

Wie oft sollte ich das Portal aktualisieren?

Legen Sie einen festen Rhythmus fest, meist einmal pro Woche, und aktualisieren Sie Status, Liefertermine und Zahlungen jeweils am selben Tag. Ausnahmen gelten für Ereignisse, die die Pläne der Kundin oder des Kunden verändern, etwa eine Verzögerung, die den Montagetermin betrifft. Informieren Sie die Kundschaft in solchen Fällen direkt und aktualisieren Sie danach das Portal.

Kann ein Portal den Vertrag und schriftliche Vereinbarungen ersetzen?

Nein. Das Portal ist eine laufende Dokumentation von Entscheidungen, Preisen und Status und erleichtert die tägliche Kommunikation. Vertrag, Änderungen am Leistungsumfang und größere Budgetentscheidungen sollten weiterhin in der schriftlichen Form bestätigt werden, die Ihr Büro üblicherweise verwendet. Betrachten Sie das Portal als den Ort, an dem alltägliche Entscheidungen sichtbar und leicht auffindbar sind.