4. Importowanie kosztorysów

4.1 Kosztorys z Google Sheets, Excel lub PDF

Dlaczego. Przeniesiesz gotowy kosztorys w kilka minut, zamiast przepisywać go ręcznie.

Jak to zrobić.

1. Kosztorysy → „Importuj”.
2. Prześlij plik Excel, CSV lub PDF albo wklej link do arkusza Google. Arkusz musi być dostępny z linkiem.
3. Sprawdź, co oznacza każda kolumna (nazwa, ilość, cena itd.). System zwykle wykrywa to automatycznie.
4. Wybierz pomieszczenie, do którego chcesz zaimportować dane, lub zostaw podział z pliku → „Importuj”.

Co system rozpoznaje automatycznie.

• Sekcje kosztorysu („Kuchnia”, „Sypialnia”) stają się pomieszczeniami projektu: istniejącymi lub nowymi.
• Jeśli pozycja dotyczy kilku pomieszczeń („Kuchnia 2, Sypialnia 1”), zapisywana jest jako jeden wiersz, a każde pomieszczenie ma własny udział i sumę.
• Zdjęcia z komórek są umieszczane na odpowiednich pozycjach.
• Wymiary są pobierane z kolumny, z opisu lub ze strony produktu z podanego linku.
• W plikach PDF rozpoznawane są także skany, a sumy są sprawdzane z łączną kwotą.

Warto wiedzieć.

• Najpierw tworzone są pozycje, a dane z linków są pobierane w tle. Martwe linki są oznaczane.
• Pozycje „opcjonalne” nie są wliczane do sumy.
• Popełniono błąd? → „Aktywność” → „Cofnij import”.

4.2 Wycena dostawcy

Jak to zrobić. Kosztorysy → „Importuj” → prześlij wycenę → włącz opcję „To jest wycena dostawcy” i podaj „Nr wyceny” oraz „Data wyceny”. Aby dołączyć wycenę do istniejącej pozycji bez duplikatów, użyj opcji „Wycena dostawcy” w sekcji „Dostawca i płatność” (sekcja 3.8).

4.3 Paragony, faktury i wyceny zbiorczo

Dlaczego. Możesz od razu rozdzielić wiele paragonów, faktur i wycen od dostawców w kosztorysie, zamiast ręcznie przypisywać każdy dokument do pozycji.

Jak to zrobić.

1. Projekt → „Kosztorysy” (kosztorys całego projektu, a nie kosztorys pomieszczenia) → przycisk „Paragony i wyceny” obok „Importuj”.
2. Dodaj dokumenty: „Wybierz pliki”, „Wybierz folder” lub przeciągnij pliki i foldery do okna. W przypadku folderu Dysku Google wklej link do pola „Link do folderu lub pliku Dysku Google” i kliknij „Wczytaj”.
3. Każdy plik (PDF, JPG, PNG, WEBP) zostanie odczytany: typ dokumentu, dostawca, data, kwota i pozycje. System zaproponuje pozycję kosztorysu. Sprawdź tabelę: pozycja, kwota oraz „Zaliczka” lub „100% płatności”.
4. Kliknij „Zastosuj”.

Warto wiedzieć.

• Folder Dysku Google musi być udostępniony z opcją „Każdy, kto ma link”. Podfoldery są pomijane, a naraz przetwarzanych jest maksymalnie 100 plików.
• Nic nie zmienia się w projekcie, dopóki nie klikniesz „Zastosuj”.
• Dostawa z paragonu trafia do tej samej pozycji; osobna pozycja „Dostawa” nie jest tworzona.
• Model rozpoznaje dostawę na podstawie znaczenia, niezależnie od nazwy. Jeśli wiersz dostawy został pominięty, otwórz „Wiersze dokumentu” w wierszu dokumentu i zaznacz pole z ciężarówką.
• Jeśli suma na paragonie jest mniejsza niż kwota pozycji, płatność jest traktowana jako zaliczka, a pojawia się ostrzeżenie. Jeśli jest to pełna płatność, wybierz „100% płatności”.
• Data płatności pochodzi z paragonu lub faktury. Ponownie przesłany paragon zostaje oznaczony jako duplikat. Pozycje, które nie zostały jeszcze zatwierdzone, nigdy nie są opłacane automatycznie.
• Popełniono błąd? → „Cofnij całą partię”. Pliki trafiają do Pliki → „Faktury, płatności, paragony”.