2. Projekty

2.1 Tworzenie projektu

Jak to zrobić. Strona główna → „Nowy projekt" → nazwa, miasto (podpowiadane podczas wpisywania; kraj uzupełni się automatycznie) oraz rola Twojego studia w projekcie. Wszystkie pozostałe ustawienia znajdują się w ustawieniach projektu.

Warto wiedzieć. Miasto i kraj są potrzebne do poprawnego obliczania czasu dostaw i waluty.

2.2 Strona główna: wszystkie projekty i zadania

Dlaczego. Aby rano szybko zorientować się, co jest pilne we wszystkich projektach.

Co tu jest.

• Karty projektów z budżetem opartym na cenach dla klienta.
• Finanse wszystkich projektów: budżet, kwota wpłacona przez klienta, kwota wypłacona dostawcom, zysk, wolne saldo. Walutę wyświetlania można zmienić, a wybór zostanie zapamiętany.
• „Moje zadania": zaległe, na dziś, na jutro. Kliknięcie zadania otwiera odpowiedni element lub tablicę zadań.
• „Wszystkie zadania" są pogrupowane według projektu. Zwinięte grupy pozostają zwinięte.
• „Ceny na zapytanie" — pozycje, dla których dostawca nie podał jeszcze ceny.

2.3 Zespół projektu

Dlaczego. Aby wspólnie pracować nad projektem i zapewnić, że zadania automatyczne trafiają do właściwej osoby.

Jak to zrobić.

1. Projekt → „Zespół" → „Zaproś członka" → e-mail i rola. Osoba otrzyma wiadomość e-mail z nazwą projektu.
2. W ustawieniach projektu określ osoby odpowiedzialne: kto zatwierdza z klientem, kto składa zamówienia, kto odbiera dostawy na miejscu, księgowy.

Warto wiedzieć.

• Role: właściciel studia, lead, starszy i młodszy projektant, architekt, zaopatrzeniowiec, księgowy. To, co dana osoba może zmieniać, zależy od jej roli.
• Jeśli członek opuści projekt, projekt nie zostaje usunięty.
• Dane kontaktowe klienta, wykonawcy i dostawcy są również przechowywane tutaj: telefon, adres, WhatsApp, Telegram.

2.4 Pomieszczenia

Dlaczego. Aby osobno zarządzać kosztorysem i budżetem każdego pomieszczenia.

Jak to zrobić.

• Projekt → „Pomieszczenia" → „Dodaj pomieszczenie".
• Pomieszczenie można zmienić nazwę lub usunąć bezpośrednio na jego karcie.
• Karta pokazuje dla pomieszczenia: „W budżecie", „Pozostało" lub „Przekroczono budżet".
• „Widoki" → „Dodaj widok" — prześlij wizualizacje pomieszczeń. Kliknięcie otwiera zdjęcie na pełnym ekranie.

Warto wiedzieć. Jeśli suma powierzchni pomieszczeń nie zgadza się z powierzchnią projektu, pojawi się ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów w obliczeniach materiałów.

2.5 Harmonogram projektu

Dlaczego. Aby zobaczyć cały remont na jednej osi czasu: etapy prac, kiedy zamawiać każdą pozycję, kiedy dotrze i kiedy zapłacić. Od razu widać, która pozycja może spowodować opóźnienia.

Jak to zrobić.

1. Projekt → „Harmonogram" → „Dodaj etap" (np. „Elektryka", „Wykończenia").
2. Wpisz daty etapu z klawiatury lub przeciągnij pasek za krawędź myszką. Czas trwania jest obliczany w dniach roboczych.
3. Połącz etapy strzałką, jeśli jeden nie może rozpocząć się bez drugiego. Dla połączenia można ustawić przesunięcie w dniach. Po przesunięciu etapu zależne etapy przesuną się automatycznie.
4. Pozycje z kosztorysu są automatycznie umieszczane w etapach według kategorii: oświetlenie w elektryce, płytki w wykończeniach. Aby zmienić, przeciągnij pozycję do innego etapu lub kliknij „Przenieś do etapu…". Ręczne powiązanie ma pierwszeństwo przed automatycznym.
5. „Rozwiń wszystko" / „Zwiń wszystko" — otwiera lub zamyka całe drzewo.

Co widać przy pozycji: zamówienie → oczekiwanie → dostawa → odbiór, płatność dostawcy, pomiar 📐, montaż, rzeczywiste daty. Odcinki logistyczne oznaczone 🔒 są obliczane z kosztorysu; zmienia się je w pozycji, a nie na harmonogramie.

Warto wiedzieć.

• Blok „Nadchodzące zakupy" — co trzeba zamówić najpierw, według terminu zamówienia.
• Jeśli planowany termin dostawy minął, a pozycja nie dotarła, pasek oczekiwania wydłuża się do dziś. System nie wymyśla nowej daty i automatycznie tworzy zadanie „Poproś o nowy termin dostawy".
• Kliknięcie pozycji otwiera jej kartę.

2.6 Finanse projektu

Dlaczego. Aby wiedzieć, ile klient wpłacił, ile trafiło do dostawców, ile jeszcze trzeba zapłacić i ile zarobiło studio.

Jak to zrobić.

1. Projekt → „Finanse projektu" → ustawienia finansowe: rola studia, sposób zarobku (prowizja, narzut, udział w rabacie dostawcy), kto komu płaci („Klient → Dostawca" lub „Klient → Studio → Dostawca"), waluta projektu, zatwierdzony budżet.
2. Wpłaty klienta i płatności dla dostawców są rejestrowane jako transakcje. Płatności dla dostawców są grupowane według dostawcy.
3. Z płatności można wygenerować dokument PDF: faktura dla klienta, faktura dla dostawcy za prowizję lub raport dla klienta. Dane studia są pobierane z ustawień profilu.

Warto wiedzieć.

• Jeśli kosztorys przekracza zatwierdzony budżet, pojawi się ostrzeżenie.
• Budżet można podzielić na pomieszczenia; przekroczenie w danym pomieszczeniu również będzie widoczne.
• Prowizja dostawcy jest rozliczana osobno: naliczona → zażądana → otrzymana. System automatycznie utworzy zadanie „Poproś o prowizję od…".
• Pozycja „Finanse" w menu ogólnym (dla wszystkich projektów naraz) — wkrótce. Obecnie zbiorcze wyniki wszystkich projektów znajdują się na stronie głównej.

2.7 Historia aktywności i cofanie działań

Dlaczego. Aby zobaczyć, kto co zmienił, i bez paniki cofnąć pomyłki.

Jak to zrobić.

• Zaraz po usunięciu przez 10 sekund pojawia się baner z przyciskiem „Cofnij".
• Później: Projekt → „Historia aktywności" → przy wybranym wpisie „Przywróć". Filtry: „Do przywrócenia", „Usunięcia", „Ceny", „Statusy". Cały import można cofnąć przyciskiem „Cofnij import".

Warto wiedzieć.

• Można przywrócić zmiany z ostatnich 30 dni.
• Jeśli pozycja została zmieniona od tego czasu, system zapyta: „Zachowaj obecny stan" lub „Przywróć mimo to".

2.8 Pliki projektu

Dlaczego. Wszystkie dokumenty projektu w jednym miejscu, automatycznie uporządkowane.

Jak to zrobić. Projekt → „Pliki" → „Prześlij" lub przeciągnij plik i upuść. Gotowe foldery: „Kosztorysy i oferty", „Rysunki i plany", „Widoki", „Zdjęcia z budowy", „Zdjęcia odbiorcze", „Faktury, płatności, paragony" (z podfolderami według pomieszczeń), „Umowy i dokumenty klienta". Można utworzyć „Nowy folder".

Warto wiedzieć.

• Zrzut ekranu paragonu można wkleić bezpośrednio do folderu skrótem Ctrl+V.
• Faktury z „Dostawca i płatność" oraz zdjęcia odbiorcze pojawiają się tutaj automatycznie.
• Dostępny jest filtr według pomieszczenia.

2.9 Ustalenia — wkrótce

Rejestr ustaleń z klientem: co zostało postanowione, kto zatwierdził, kiedy, z dowodem (plik lub zrzut ekranu korespondencji).

2.10 Portal klienta

Dlaczego. Dzięki linkowi, bez rejestracji, klient śledzi zakupy: kosztorys ze zdjęciami i terminami, „Odłożone dla Ciebie", harmonogram płatności i harmonogram prac. Sam zatwierdza lub odrzuca pozycje i zadaje pytania.

Jak to zrobić.

1. Projekt → „Portal klienta" → zakładka „Dostęp linkiem" → utwórz link. Uprawnienia: „Tylko podgląd" lub „Podgląd + zatwierdzanie / odrzucanie". Link może mieć datę wygaśnięcia i można go unieważnić.
2. Zakładka „Podgląd dla klienta" pokazuje portal oczami klienta.
3. Blok „Co klient widzi w karcie pozycji" zawiera ogólnoprojektowe pola wyboru: „Zdjęcie i galeria", „Cena", „Dostawca i link", „SKU i wymiary", „Paragony", „Faktury dostawców", „Zdjęcia odbiorcze", „Płatność dostawcy", „Zmiany terminów", „Przycisk pytania". Daty: „Tylko rzeczywiste", „Rzeczywiste + planowane" lub „Ukryj".
4. Aby zmienić widoczność jednej pozycji, otwórz ją w podglądzie: blok „Widoczność tej pozycji" znajduje się na dole karty. „Jak w projekcie" przywraca ustawienia projektu.

Karta pozycji dla klienta. Kliknięcie wiersza kosztorysu otwiera okno: galeria zdjęć, status, nazwa, opis, cena, ilość, wymiary, SKU, dostawca i link. Poniżej ścieżka pozycji z datami: zatwierdzono, zamówiono, zapłacono dostawcy, dostarczono, odebrano, zamontowano. Następnie dokumenty: paragony, faktury dostawców, zdjęcia odbiorcze; kliknięcie otwiera podgląd. Na dole klient może zadać projektantowi pytanie dotyczące pozycji; trafia ono do odpowiedzialnej osoby jako zadanie.

Warto wiedzieć.

• Domyślnie klient nie widzi faktur dostawców, płatności dostawcy ani zmian terminów. Zaznacz je, jeśli chcesz je pokazać.
• Ukryte dane nie są tylko ukryte na ekranie: nigdy nie są wysyłane do przeglądarki klienta.
• Dokumenty otwierają się przez zabezpieczony link i przestają się otwierać po unieważnieniu lub wygaśnięciu linku do portalu.