3. Kosztorys

3.1 Jak wyświetlić kosztorys

Dlaczego. Jeden kosztorys jest potrzebny w różnych widokach: dla klienta, do zakupów i do rozliczeń finansowych.

Co można przełączać.

• „Tryb widoku kosztorysu”: „Specyfikacja” — co i w jakiej ilości, bez wewnętrznych finansów; „Ekonomia” — zakupy, narzut, zysk.
• „Propozycja” / „Zatwierdzone”: wszystko, co zaproponowano, lub tylko to, co uzgodniono z klientem.
• „Grupuj według”: „Wg pomieszczenia” lub „Wg kategorii”, z sumami.
• „Wg priorytetu zamówienia” — lista według daty, do której trzeba złożyć zamówienie.
• „Filtruj wg statusu” i „Wg dostawcy” — na przykład wszystkie pozycje od jednego dostawcy, żeby wysłać mu zamówienie.
• Grupy kolumn włącza się polami wyboru: Opis, Finanse, Dostawa, Płatność.

Warto wiedzieć.

• Pozycje bez pomieszczenia (np. po imporcie) trafiają do bloku „Bez pomieszczenia”. Można je rozdzielić między pomieszczenia.
• Nagłówek i panel przycisków nie przewijają się razem z treścią.

3.2 Dodawanie pozycji

Dlaczego. Żeby nie przepisywać ręcznie nazwy, ceny, zdjęcia i wymiarów ze strony sklepu.

Jak to zrobić.

1. Kosztorysy → „Dodaj pozycję” (przycisk jest w każdym pomieszczeniu, nawet pustym).
2. Wklej link do produktu → „Autouzupełnianie”. Zostaną pobrane nazwa, zdjęcie, cena i waluta, marka, SKU, wymiary, dostępność, czas dostawy, opakowanie i jednostka miary.
3. Sprawdź pola → „Zapisz pozycję”.

Jedna pozycja w kilku pomieszczeniach. Kliknij „Dodaj pozycję” nad kosztorysem, obok filtra statusu, i włącz „W kilku pomieszczeniach”. Zaznacz pomieszczenia i wybierz „Równomiernie”, „Wg ilości” lub „Wg procentu”. Ilość do zakupu zostaje podzielona między pomieszczenia: 68 szt. dla dwóch pomieszczeń to 34 + 34, a nieparzysta reszta trafia do pierwszego pomieszczenia. To nadal jedna pozycja: jeden zakup, jedna płatność. Pomieszczenia zaznaczone wcześniej w kosztorysie są wstępnie wybrane. Pole wyboru obok nazwy pomieszczenia zaznacza jego pozycje tylko do działań zbiorczych, a przycisk „Dodaj pozycję” wewnątrz pomieszczenia dodaje pozycję tylko do tego pomieszczenia. Dokładne ilości dla każdego pomieszczenia można później skorygować przyciskiem „Podziel między pomieszczenia” w wierszu pozycji.

Inne sposoby.

• Klipper internetowy — bezpośrednio ze strony sklepu (sekcja 8).
• Z katalogu lub listy życzeń: „Wybierz z katalogu” / „Importuj z katalogu” w pomieszczeniu albo „Do projektu” na karcie katalogu.
• Import gotowego kosztorysu z pliku (sekcja 4).
• „Duplikuj” — kopia pozycji, na przykład tej samej lampy w innym pomieszczeniu.

Warto wiedzieć.

• Jeśli sklep jest zablokowany przez zabezpieczenia przeglądarki, pojawi się komunikat. Wypełnij pola ręcznie albo zapisz pozycję klipperem.
• Zdjęcia są kopiowane do ArchiBoard i nie znikną, jeśli produkt zostanie usunięty ze strony sklepu.
• Jeśli ten produkt już dodano (ten sam link lub SKU), jednostka, opakowanie i kategoria zostaną uzupełnione automatycznie.
• System monitoruje cenę i dostępność przez link i oznaczy pozycje, które nie są już sprzedawane.

3.3 Praca z wierszami i działania zbiorcze

Jak to zrobić.

• Kliknięcie nazwy otwiera „Szczegóły pozycji” z galerią. Nazwę można edytować bezpośrednio w wierszu.
• Zaznaczaj wiersze polami wyboru; Shift+kliknięcie zaznacza zakres. W panelu zaznaczenia: „Usuń”, „Duplikuj”, „Utwórz zadanie”, „Dostawca i płatność”, eksport tylko zaznaczonych.
• „Utwórz zadanie” dla zaznaczonych pozycji: szablony „Zatwierdź pozycję”, „Wyjaśnij terminy dostawy”, „Znajdź analog”, „Poproś o dodatkowy rabat” lub własna nazwa. Dla każdej pozycji tworzone jest osobne zadanie; termin można ustawić datą lub w dniach roboczych.
• Ikona zadania w wierszu pokazuje termin. Kliknięcie otwiera po prawej „Zadania pozycji” oraz przycisk „Dodaj zadanie”.

3.4 Cena, narzut i zysk w wierszu

Dlaczego. Żeby zobaczyć, ile studio zarabia na każdej pozycji, bez pokazywania tego klientowi.

Jak to działa. Tryb „Ekonomia”: MSRP → rabat dostawcy → cena zakupu → narzut → zysk → cena dla klienta. Pod każdym procentem widoczna jest kwota. Zmiana kwoty przelicza procent, i odwrotnie.

Warto wiedzieć. Klient nie widzi tych kolumn w PDF ani w portalu, chyba że sam je włączysz.

3.5 Ilość, opakowanie i zapas

Dlaczego. Żeby poprawnie policzyć płytki, tapety i podłogi — w pełnych opakowaniach i z zapasem na docinanie.

Jak to zrobić. W karcie pozycji podaj ilość netto (np. m²), zapas w procentach oraz „Sztuk w opakowaniu” lub „m² w opakowaniu”. Główna liczba w kolumnie „Ilość” to ile kupić, w pełnych opakowaniach. Pod ceną widać, czego dotyczy: „za opakowanie” lub „za sztukę”, niżej — cena za m².

Warto wiedzieć. Kalkulator powierzchni podłóg i ścian może zaproponować wartości na podstawie powierzchni pomieszczenia.

3.6 Statusy pozycji

Dlaczego. Żeby na pierwszy rzut oka widzieć, na jakim etapie jest każda pozycja, a system podpowiadał kolejny krok.

Przebieg: Wymaga zatwierdzenia → Zatwierdzone → Zamówione → W drodze → Dostarczone → Przyjęte lub Rozbieżność → Zamontowane. Osobno — „Odrzucone”: taka pozycja nie jest wliczana do sum i jest wyszarzona.

Opłata studia i usługi. Opłata studia ma własny krótki łańcuch: Wymaga zatwierdzenia → Zatwierdzone → Zafakturowane klientowi → Częściowo opłacone → Opłacone przez klienta. Opłata nie ma dostawcy: brak płatności dostawcy oraz zadań „Zamów”, „Poproś o fakturę od dostawcy”, pomiaru, dostawy i odbioru. Po zatwierdzeniu pojawia się zadanie „Wystaw fakturę klientowi”; zamyka się samo, gdy status zmieni się na „Zafakturowane klientowi” lub późniejszy. Usługa przechodzi Zatwierdzone → W trakcie → Zakończone → Przyjęte, bez „W drodze” i „Zamontowane”; płatność dla wykonawcy pozostaje.

Płatność: Wymaga zlecenia faktury → Faktura zlecona → Oczekuje na płatność dostawcy → Zaliczka dla dostawcy opłacona → Dostawca opłacony.

Jak zmienić. Kliknij status → „Zmień status”. Możesz dodać komentarz i załącznik.

Co system robi automatycznie.

• Wpisana rzeczywista data dostawy — status „Dostarczone”. Wpisana data montażu — „Zamontowane”.
• Zamknięte zadanie „Zamów” — status „Zamówione”.
• Po zmianie statusu pojawia się kolejne zadanie (sekcja 6).

Kolory w kosztorysie. Kolor wiersza pokazuje status pozycji: jasne tło i jasny pasek po lewej stronie. Szary — wymaga zatwierdzenia, jasnoniebieski — zatwierdzone, brzoskwiniowy — zamówione, lawendowy — w drodze, miętowy — dostarczone, ciemnozielony — przyjęte i zamontowane, fioletowy — rozbieżność przy odbiorze. Odrzucony wiersz jest blady i szary. Szare tło bez paska oznacza analog pozycji głównej. Żółta ramka oznacza wiersz, który otwarto z zadania lub powiadomienia.

Płatność nie zmienia koloru wiersza. To osobna skala: plakietki w kolumnie „Płatność”. Dlatego wiersz może być jasnoniebieski („Zatwierdzone”), a płatność pokazywać „Do zlecenia faktury” — to normalne. Plakietka „Niedostępne” oznacza, że produktu brakowało na stronie dostawcy przy ostatnim sprawdzeniu; „Cena na zapytanie” przy cenie oznacza, że cenę trzeba zapytać. Przycisk „Kolory” obok filtra statusu wyjaśnia każdy kolor.

3.7 Alternatywy

Dlaczego. Żeby pokazać klientowi alternatywy: tańsze, szybciej dostępne lub dostępne od ręki.

Jak to zrobić. „Szczegóły pozycji” → „Dodaj analog” → „Dodaj z linku”, „Wybierz z listy życzeń” lub „Wybierz z katalogu”. Alternatywa pojawi się w kosztorysie jako gałąź pod produktem głównym.

Warto wiedzieć. „Znajdź alternatywy” zaproponuje podobne produkty z ogólnego katalogu na podstawie kategorii, opisu, zdjęcia i stylu.

3.8 Dostawca i płatność

Dlaczego. Żeby dla każdej pozycji mieć w jednym miejscu dostawcę, faktury, paragony, zaliczkę, resztę do zapłaty i terminy.

Jak to zrobić.

1. Kosztorysy → w wierszu pozycji „Dostawca i płatność” (lub w „Szczegółach pozycji”). Jeśli zaznaczono kilka wierszy, okno otworzy się dla wszystkich: „Dostawca i płatność – N pozycji”, a zaliczka zostanie rozdzielona proporcjonalnie.
2. Wybierz dostawcę. Nie ma go na liście — „+ Dodaj wykonawcę”: krótki formularz, zostanie zapisany w „Dostawcy”. Domyślny kraj to kraj projektu.
3. „Płatność dostawcy” — domyślnie 100%. Jeśli płacisz w częściach, zaznacz „To jest zaliczka” i dodawaj części przez „+ kolejna część”.
4. „Faktury dostawcy”: prześlij jeden lub więcej plików, wklej zrzut ekranu przez Ctrl+V albo link z Google Drive. Podaj „Datę faktury” i „Termin płatności” — zostanie pobrany z osi czasu.
5. „Terminy: dostawa i montaż” — planowane i rzeczywiste daty dostawy i montażu.

Warto wiedzieć.

• System zaproponuje opłacenie pozostałej zaliczki na 2 dni robocze przed wysyłką i utworzy zadanie.
• Dołączone faktury i paragony automatycznie trafiają do Pliki → „Faktury, płatności, paragony”.
• Do pozycji można dołączyć ofertę dostawcy (np. na okna): suma oferty stanie się ceną zakupu, cena dla klienta się nie zmieni. Podział oferty i PDF są widoczne w „Oferta dostawcy” → „Otwórz PDF”.

3.9 Zmiana terminu dostawy

Dlaczego. Żeby śledzić przekroczone terminy i wiedzieć, którym dostawcom można ufać.

Jak to zrobić. „Dostawca i płatność” → „Terminy: dostawa i montaż” → zmień planowaną datę → wybierz „Powód przesunięcia” (dostawca przesunął, produkcja, dostawa lub odprawa celna, na nasze życzenie, inne) i opcjonalnie napisz komentarz.

Co system robi automatycznie.

• Pozycja zamówiona lub opłacona, ale bez daty dostawy — zadanie „Poproś o termin dostawy od {dostawca}”.
• Planowana data minęła, a pozycja nie dotarła — pilne zadanie „Poproś o nowy termin dostawy od {dostawca}”.
• Wpisana nowa data lub rzeczywista dostawa — zadanie zamyka się automatycznie.

Gdzie zobaczyć. W „Szczegółach pozycji” — „Historia terminów dostawy”. W „Dostawcach” — kolumna „Przesunięcia”: ile razy dostawca przesunął termin i o ile dni średnio. Powody widać po najechaniu kursorem.

3.10 Pomiar i odbiór

Pomiar. Dla zabudów meblowych, paneli ściennych, okien i drzwi wewnętrznych pomiar jest domyślnie uwzględniony. Podaj planowaną i rzeczywistą datę. System utworzy zadanie „Wykonaj pomiar”, a na osi czasu pojawi się 📐. Dopóki pomiar nie zostanie wykonany, pozycja ma plakietkę „Oczekuje na pomiar”.

Odbiór na miejscu.

1. Gdy pozycja ma status „Dostarczone”, osoba odpowiedzialna otrzymuje zadanie odbioru na miejscu.
2. W wierszu pozycji kliknij „Odbiór”. W sekcji „Kontrola” sprawdź SKU, kolor, wymiary i ilość, dołącz „Dokumenty dostawy” i „Raport zdjęciowy”.
3. „Sprawdzenie etykiety przez AI”: sfotografuj etykietę, system odczyta kody i EAN i porówna je z pozycją w kosztorysie.
4. Wynik — „Przyjęte” lub „Rozbieżność”. Komentarz przyda się do reklamacji u dostawcy.