3. Кошторис

3.1 Як дивитися кошторис

Навіщо. Один кошторис потрібен у різних розрізах: для клієнта, для закупівлі та для підрахунку грошей.

Що можна перемикати.

• «Режим відображення кошторису»: «Специфікація» — що і скільки, без внутрішніх грошей; «Економіка» — закупівля, націнка, прибуток.
• «Попередня» / «Затверджена»: все, що запропоновано, або тільки те, що погоджено з клієнтом.
• «Групування»: «За приміщеннями» або «За категоріями», з підсумками.
• «За пріоритетом замовлення» — список за терміном, коли потрібно замовити.
• «Фільтр за статусом» і «За постачальниками» — наприклад, усі позиції одного постачальника, щоб надіслати йому замовлення.
• Групи стовпців вмикаються галочками: Опис, Фінанси, Постачання, Оплата.

Корисно знати.

• Позиції без кімнати (наприклад, після імпорту) збираються в блоці «Без кімнати». Їх можна рознести по кімнатах.
• Шапка та панель кнопок не зникають при прокручуванні.

3.2 Додавання позицій

Навіщо. Не передруковувати вручну назву, ціну, фото та розміри з сайту магазину.

Як зробити.

1. Кошториси → «Додати позицію» (кнопка є в кожній кімнаті, навіть у порожній).
2. Вставте посилання на товар → «Автозаповнення». Підтягнуться назва, фото, ціна та валюта, бренд, артикул, розміри, наявність, термін постачання, упаковка та одиниця виміру.
3. Перевірте поля → «Зберегти позицію».

Одна позиція в кількох кімнатах. Натисніть «Додати позицію» над кошторисом, поруч із фільтром статусів, і увімкніть «У кількох кімнатах». Позначте кімнати й виберіть «Порівну», «За кількістю» або «У відсотках». Кількість до закупівлі розділиться між кімнатами: 68 шт на дві кімнати — 34 + 34, непарний залишок іде в першу кімнату. Позиція залишається одна: одна закупівля, одна оплата. Кімнати, позначені заздалегідь у кошторисі, будуть уже вибрані. Галочка біля назви кімнати лише виділяє її позиції для масових дій, а кнопка «Додати позицію» всередині кімнати додає позицію лише в цю кімнату. Точні кількості по кімнатах можна виправити потім кнопкою «Розподілити по кімнатах» у рядку позиції.

Інші способи.

• Веб-кліпер — прямо зі сторінки магазину (розділ 8).
• З каталогу або списку бажань: «Вибрати з каталогу» / «Імпорт з каталогу» в кімнаті, або «У проєкт» у картці каталогу.
• Імпорт готового кошторису з файлу (розділ 4).
• «Дублювати» — копія позиції, наприклад для такої ж лампи в іншій кімнаті.

Корисно знати.

• Якщо магазин закритий перевіркою браузера, з'явиться повідомлення. Заповніть поля вручну або збережіть товар кліпером.
• Фото копіюються в ArchiBoard і не зникнуть, якщо товар зняли з сайту.
• Якщо ви вже додавали цей товар (те саме посилання або артикул), одиниця, упаковка та категорія підставляться самі.
• Система стежить за ціною та наявністю за посиланням і позначить товар, знятий з продажу.

3.3 Робота з рядком та масові дії

Як зробити.

• Клік по назві відкриває «Деталі позиції» з галереєю. Назву можна виправити прямо в рядку.
• Позначте рядки галочками; Shift+клік виділяє діапазон. На панелі виділених: «Видалити», «Дублювати», «Створити задачу», «Підрядник і оплата», експорт тільки вибраних.
• «Створити задачу» для виділених: шаблони «Погодити позицію», «Уточнити терміни постачання», «Підібрати аналог», «Запросити додаткову знижку» або своя назва. Для кожної позиції створюється окрема задача, дедлайн можна задати датою або в робочих днях.
• Значок задачі на рядку показує термін. По кліку праворуч відкриваються «Завдання позиції» та кнопка «Поставити задачу».

3.4 Ціна, націнка та прибуток у рядку

Навіщо. Бачити, скільки заробляє студія на кожній позиції, і не показувати цього клієнту.

Як влаштовано. Режим «Економіка»: РРЦ → знижка постачальника → закупівля → націнка → прибуток → ціна для клієнта. Під кожним відсотком стоїть сума. Змініть суму — перерахується відсоток, і навпаки.

Корисно знати. Клієнт ці стовпці не бачить ні в PDF, ні в порталі, якщо ви самі їх не ввімкнули.

3.5 Кількість, упаковки та запас

Навіщо. Правильно порахувати плитку, шпалери, підлогові покриття — у цілих упаковках та із запасом на підрізування.

Як зробити. У картці позиції вкажіть чисту кількість (наприклад, м²), запас у відсотках та «Штук в упаковці» або «м² в упаковці». Головна цифра в стовпці «К-сть» — скільки закуповувати, у цілих упаковках. Під ціною видно, за що вона: «за уп» або «за шт», нижче — ціна за м².

Корисно знати. Площу підлоги та стін калькулятор може підказати з площі кімнати.

3.6 Статуси позиції

Навіщо. З першого погляду видно, на якому кроці кожна позиція, і система сама підказує наступний крок.

Хід робіт: Потребує погодження → Погоджено → Замовлено → У дорозі → Доставлено → Прийнято або Розбіжність → Змонтовано. Окремо — «Відхилено»: така позиція не входить у суми та приглушена.

Гонорар студії та послуги. У гонорару студії своя коротка шкала: Потребує погодження → Погоджено → Рахунок клієнту виставлено → Оплачено частково → Оплачено клієнтом. Постачальника в гонорару немає: оплата постачальнику не потрібна, задачі на замовлення, рахунок постачальника, замір, доставку й приймання не створюються. Після погодження з’являється задача «Виставити рахунок клієнту», вона закривається сама, коли статус стає «Рахунок клієнту виставлено» або далі. У послуги: Погоджено → У роботі → Виконано → Прийнято, без «В дорозі» та «Встановлено»; оплата виконавцю залишається.

Оплата: Потребує запиту рахунку → Рахунок запитано → Очікує оплати постачальнику → Внесена передоплата постачальнику → Оплачено постачальнику.

Як змінювати. Клік по статусу → «Змінити статус». Можна додати коментар та вкладення.

Що система робить сама.

• Ввели фактичну дату постачання — статус «Доставлено». Ввели дату монтажу — «Змонтовано».
• Закрили задачу «Замовити» — статус «Замовлено».
• Після зміни статусу з'являється наступна задача (розділ 6).

Кольори в кошторисі. Колір рядка показує статус позиції: блідий фон і яскрава смужка зліва. Сірий — потребує погодження, блакитний — погоджено, персиковий — замовлено, лавандовий — в дорозі, м’ятний — доставлено, темно-зелений — прийнято і встановлено, фіолетовий — розбіжність під час приймання. Відхилений рядок блідий і сірий. Сірий фон без смужки — аналог під основним товаром. Жовта рамка — рядок, до якого ви перейшли із задачі чи сповіщення.

Оплата не змінює колір рядка. Це окрема шкала: плашки в стовпці «Оплата». Тому рядок може бути блакитним («Погоджено»), а в оплаті стояти «Потребує запиту рахунку» — це нормально. Плашка «Немає в наявності» означає, що під час останньої перевірки товару не було на сайті постачальника; «Ціна за запитом» у ціні — ціну потрібно запитати. Розшифровка всіх кольорів — кнопка «Кольори» поруч із фільтром статусів.

3.7 Аналоги

Навіщо. Показати клієнту альтернативу: дешевше, швидше в постачанні або в наявності.

Як зробити. «Деталі позиції» → «Додати аналог» → «Додати за посиланням», «Вибрати зі Списку бажань» або «Вибрати з Каталогу». Аналог стане в кошторис гілкою під основним товаром.

Корисно знати. «Знайти аналог» підбере схожі товари із загального каталогу за категорією, описом, фото та стилем.

3.8 Підрядник та оплата

Навіщо. Тримати по кожній позиції в одному місці постачальника, рахунки, чеки, аванс, залишок та дати.

Як зробити.

1. Кошториси → у рядку позиції «Підрядник і оплата» (або в «Деталях позиції»). Якщо виділено кілька рядків, вікно відкриється відразу на всі: «Підрядник і оплата — N позицій», аванс розподілиться пропорційно.
2. Виберіть підрядника. Немає в списку — «+ Додати підрядника»: коротка форма, він збережеться в «Постачальники». Країна за замовчуванням — країна проєкту.
3. «Оплата постачальнику» — за замовчуванням 100%. Якщо платите частинами, поставте «Це аванс» і додайте частини через «+ ще частина».
4. «Рахунки постачальника»: завантажте один або кілька файлів, вставте скріншот через Ctrl+V або посилання Google Drive. Вкажіть «Дату рахунку» та «Крайню дату оплати» — вона підставиться з таймлайну.
5. «Терміни: постачання й монтаж» — планова та фактична дата постачання та монтажу.

Корисно знати.

• Залишок за авансом система запропонує оплатити за 2 робочі дні до відвантаження та поставить задачу.
• Прикріплені рахунки та чеки самі потрапляють у Файли → «Рахунки, платіжки, чеки».
• До позиції можна прикріпити КП постачальника (наприклад, на вікна): підсумок КП стане закупівельною ціною, ціна для клієнта не зміниться. Розшифровка КП та PDF видно в «КП постачальника» → «Відкрити PDF».

3.9 Перенесення дати постачання

Навіщо. Не втрачати з виду зірвані терміни та розуміти, яким постачальникам можна довіряти.

Як зробити. «Підрядник і оплата» → «Терміни: постачання й монтаж» → змініть планову дату → виберіть «Причину перенесення» (постачальник переніс, виробництво, доставка або митниця, на наше прохання, інше) та за бажанням напишіть коментар.

Що система робить сама.

• Позиція замовлена або оплачена, а дати постачання немає — задача «Запросити дату постачання у {постачальник}».
• Планова дата минула, а товар не прийшов — термінова задача «Запросити нову дату постачання у {постачальник}».
• Ввели нову дату або факт постачання — задача закривається сама.

Де дивитися. У «Деталях позиції» — «Історія термінів постачання». У «Постачальниках» — стовпець «Перенесення»: скільки разів постачальник переносив і на скільки днів у середньому. При наведенні видно причини.

3.10 Замір та приймання

Замір. Для корпусних меблів, стінових панелей, вікон та міжкімнатних дверей замір включений за замовчуванням. Вкажіть планову та фактичну дату. Система поставить задачу «Провести замір», на таймлайні з'явиться 📐. Поки замір не зроблено, у позиції бейдж «Чекає заміру».

Приймання на об'єкті.

1. Коли позиція «Доставлено», відповідальному приходить задача прийняти її на об'єкті.
2. У рядку позиції натисніть «Приймання». У розділі «Звірка» перевірте артикул, колір, розміри та кількість, додайте «Накладні» та «Фотозвіт».
3. «ШІ-звірка етикеток»: сфотографуйте етикетку, система прочитає коди та EAN і порівняє їх з позицією кошторису.
4. Підсумок — «Прийнято» або «Розбіжність». Коментар знадобиться для претензії постачальнику.