2. Проєкти

2.1 Створення проєкту

Як зробити. Головна → «Новий проєкт» → назва, місто (підказується при введенні, країна підставиться сама) та роль студії в проєкті. Решта — в налаштуваннях проєкту.

Корисно знати. Місто та країна потрібні, щоб правильно рахувати терміни доставки та валюту.

2.2 Головна: всі проєкти та задачі

Навіщо. Вранці за хвилину зрозуміти, що горить по всіх проєктах.

Що тут є.

• Картки проєктів з бюджетом за цінами для клієнта.
• Фінанси по всіх проєктах: бюджет, скільки сплатив клієнт, скільки сплачено постачальникам, прибуток, вільний залишок. Валюту показу можна змінити, вибір запам'ятається.
• «Мої задачі»: прострочено, сьогодні, завтра. Клік по задачі відкриває потрібну позицію або дошку задач.
• «Усі завдання» згруповані за проєктами. Згорнуті групи залишаються згорнутими.
• «Ціни в очікуванні» — позиції, за якими ще немає ціни від постачальника.

2.3 Команда проєкту

Навіщо. Працювати над проєктом разом і щоб автоматичні задачі самі потрапляли потрібній людині.

Як зробити.

1. Проєкт → «Команда» → «Запросити учасника» → e-mail та роль. Людині прийде лист з назвою проєкту.
2. У налаштуваннях проєкту вкажіть відповідальних: хто погоджує з клієнтом, хто замовляє, хто приймає на об'єкті, бухгалтер.

Корисно знати.

• Ролі: власник студії, головний, провідний та молодший дизайнер, архітектор, комплектатор, бухгалтер. Що людина може змінювати, залежить від ролі.
• Якщо учасник виходить з проєкту, проєкт не видаляється.
• Тут же зберігаються контакти клієнта, підрядників та постачальників: телефон, адреса, WhatsApp, Telegram.

2.4 Приміщення

Навіщо. Вести кошторис та бюджет по кожній кімнаті окремо.

Як зробити.

• Проєкт → «Приміщення» → «Додати приміщення».
• Перейменувати або видалити кімнату можна прямо на її картці.
• На картці видно «Закладено», «Залишок» або «Перевищення» бюджету кімнати.
• «Візуалізації» → «Додати ракурс» — завантажити рендери кімнати. Клік відкриває фото на весь екран.

Корисно знати. Якщо сума площ кімнат не збігається з площею проєкту, з'явиться попередження. Це допомагає не помилитися в розрахунку матеріалів.

2.5 Таймлайн проєкту

Навіщо. Бачити весь ремонт на одній шкалі: етапи будівництва, коли замовити кожну позицію, коли вона приїде і коли платити. Відразу видно, який товар може зірвати терміни.

Як зробити.

1. Проєкт → «Таймлайн» → «Додати етап» (наприклад, «Електрика», «Чистове оздоблення»).
2. Терміни етапу введіть з клавіатури або потягніть смугу мишею за край. Тривалість рахується в робочих днях.
3. Зв'яжіть етапи стрілкою, якщо один не можна почати без іншого. У зв'язку можна задати відступ у днях. Якщо зсунути етап, залежні зсунуться самі.
4. Позиції зі кошторису стають в етапи самі за категорією: світло — до електрики, плитка — до оздоблення. Щоб змінити, перетягніть позицію в інший етап або натисніть «Перенести в етап…». Ручна прив'язка головніша за автоматичну.
5. «Розгорнути все» / «Згорнути все» — відкрити або закрити все дерево.

Що видно у позиції: замовлення → очікування → постачання → приймання, оплата постачальнику, замір 📐, монтаж, фактичні дати. Відрізки логістики з 🔒 рахуються зі кошторису, їх змінюють у позиції, а не на шкалі.

Корисно знати.

• Блок «Найближчі закупівлі» — що потрібно замовити в першу чергу, за дедлайном замовлення.
• Якщо планова дата постачання минула, а товар не прийшов, смуга очікування тягнеться до сьогоднішнього дня. Система не вигадує нову дату і сама ставить задачу «Запитати нову дату постачання».
• Клік по позиції відкриває її картку.

2.6 Фінанси проєкту

Навіщо. Знати, скільки заплатив клієнт, скільки пішло постачальникам, скільки ще потрібно сплатити і скільки заробила студія.

Як зробити.

1. Проєкт → «Фінанси проекту» → налаштування фінансів: роль студії, як ви заробляєте (комісія, націнка, частка знижки постачальника), хто кому платить («Клієнт → Постачальник» або «Клієнт → Студія → Постачальник»), валюта проєкту, затверджений бюджет.
2. Оплати клієнта та оплати постачальникам записуються як платежі. Платежі постачальникам згруповані за постачальниками.
3. З платежу можна сформувати PDF-документ: рахунок клієнту, рахунок постачальнику на комісію або звіт клієнту. Реквізити студії беруться з налаштувань профілю.

Корисно знати.

• Якщо кошторис перевищує затверджений бюджет, з'явиться попередження.
• Бюджет можна розподілити по кімнатах, перевитрата по кімнаті теж буде видно.
• Комісія від постачальника враховується окремо: нарахована → запитана → отримана. Система сама поставить задачу «Запитати комісію у …».
• Пункт «Фінанси» в загальному меню (по всіх проєктах відразу) — скоро буде. Зараз загальні цифри по всіх проєктах — на головній.

2.7 Стрічка активності та скасування дій

Навіщо. Бачити, хто і що змінив, і повернути помилку без паніки.

Як зробити.

• Відразу після видалення 10 секунд висить плашка з кнопкою «Скасувати».
• Пізніше: Проєкт → «Стрічка активності» → у потрібного запису «Повернути». Фільтри: «Можна повернути», «Видалення», «Ціни», «Статуси». Імпорт цілком скасовується кнопкою «Скасувати імпорт».

Корисно знати.

• Повернути можна зміни за останні 30 днів.
• Якщо позицію після цього вже змінювали, система запитає: «Залишити як є» або «Усе одно повернути».

2.8 Файли проєкту

Навіщо. Усі документи проєкту в одному місці, розкладені самі.

Як зробити. Проєкт → «Файли» → «Завантажити» або перетягніть файл. Готові папки: «Кошториси та КП», «Креслення та плани», «Візуалізації», «Фото з об'єкта», «Фотоприймання», «Рахунки, платіжки, чеки» (з підпапками по кімнатах), «Договори та документи клієнта». Можна створити «Нову папку».

Корисно знати.

• Скріншот чека можна вставити прямо в папку через Ctrl+V.
• Рахунки з «Підрядник і оплата» та фото приймання з'являються тут самі.
• Є фільтр по кімнаті.

2.9 Домовленості — скоро буде

Реєстр домовленостей з клієнтом: що вирішили, хто затвердив, коли, з доказом (файл або скріншот листування).

2.10 Клієнтський портал

Навіщо. За посиланням, без реєстрації, клієнт бачить хід комплектації: кошторис із фото й термінами, «Заощаджено для вас», графік оплат і таймлайн. Він сам погоджує або відхиляє позиції та ставить питання.

Як зробити.

1. Проєкт → «Клієнтський портал» → вкладка «Доступ за посиланням» → створити посилання. Права: «Лише перегляд» або «Перегляд + затвердження позицій». Посиланню можна задати термін і відкликати його.
2. Вкладка «Перегляд клієнта» показує портал очима клієнта.
3. Блок «Що бачить клієнт у картці позиції» — галочки на весь проєкт: «Фото і галерея», «Ціна», «Постачальник і посилання», «Артикул і розміри», «Чеки», «Рахунки постачальника», «Фото приймання», «Оплата постачальнику», «Перенесення термінів», «Кнопка питання». Дати: «Лише факт», «Факт + план» або «Не показувати».
4. Щоб змінити видимість однієї позиції, відкрийте її в перегляді: унизу картки є блок «Видимість цієї позиції». «Як у проєкті» повертає загальні налаштування.

Картка позиції в клієнта. Клік по рядку кошторису відкриває вікно: фото з галереєю, статус, назва, опис, ціна, кількість, розміри, артикул, постачальник і посилання. Нижче — шлях позиції з датами: погоджено, замовлено, оплачено постачальнику, доставлено, прийнято, встановлено. Далі документи: чеки, рахунки постачальника, фото приймання; за кліком відкривається перегляд. Унизу клієнт може поставити дизайнеру питання щодо позиції; воно надходить відповідальному як завдання.

Корисно знати.

• За замовчуванням клієнт не бачить рахунки постачальника, оплату постачальнику й перенесення термінів. Увімкніть галочку, якщо хочете їх показати.
• Приховане не просто ховається на екрані: ці дані взагалі не передаються в браузер клієнта.
• Документи відкриваються за захищеним посиланням і перестають відкриватися, коли посилання на портал відкликали або його термін минув.