Designer-Rabatt und Provision: So erfassen Sie sie ehrlich

Um einen Designer-Rabatt oder eine Provision ehrlich zu erfassen, notieren Sie für jeden Artikel drei Zahlen (Listenpreis, Ihren Einkaufspreis und den Kundenpreis) und führen die Herstellerprovision als eigene Position mit eigenem Status, vom Abgrenzen bis zum Eingang. Legen Sie im Voraus fest, welches Vergütungsmodell Sie nutzen und wie Sie es dem Kunden offenlegen. Alles Weitere in diesem Beitrag folgt aus diesen beiden Regeln.

Vier Wege, wie Designer von Herstellern verdienen

Die Begriffe «Rabatt», «Aufschlag» und «Provision» werden oft verwechselt, und genau dort beginnt die unehrliche Buchführung. Es handelt sich um verschiedene Geldflüsse mit unterschiedlichen Empfängern. Bevor Sie eine Tabelle oder einen Bericht aufbauen, benennen Sie das Modell, das Sie bei jedem Projekt tatsächlich anwenden.

Diese Modelle lassen sich innerhalb eines Projekts kombinieren. Ein Stoffhersteller zahlt vielleicht Provision, während eine Leuchtenmarke Ihnen einen Fachhändlerpreis gewährt. Erfassen Sie nach Hersteller und nach Artikel, nicht nach einem Durchschnittswert pro Projekt.

Die Regeln vor der ersten Bestellung festlegen

Die meisten Streitigkeiten um Händlerrabatte entstehen, weil Regeln nie schriftlich festgehalten wurden. Nehmen Sie sich eine halbe Stunde dafür, bevor Sie einen Kostenvoranschlag verschicken.

1. Das Modell pro Lieferant wählen. Halten Sie fest, welches der vier Modelle für jeden Lieferanten gilt, den Sie für das Projekt nutzen.
2. Die Prozentsätze festlegen. Notieren Sie den Händlerrabatt, Ihren Aufschlag bzw. Ihren Anteil am Rabatt und den Provisionssatz, jeweils mit Quelle: eine Preisliste, eine E-Mail oder eine Händlervereinbarung.
3. Festlegen, wer wem zahlt. Entweder zahlt der Kunde den Lieferanten direkt, oder der Kunde zahlt das Büro und das Büro zahlt den Lieferanten. Das verändert Ihren Cashflow und Ihr Risiko, deshalb gehört es in die Projektbedingungen.
4. In Vertrag oder Angebot aufnehmen. Beschreiben Sie in klaren Worten, wie Sie vergütet werden: Honorar, Aufschlag, Anteil am Rabatt oder Provision des Lieferanten. Halten Sie sich an die Offenlegungspflichten, die in Ihrem Land und in Ihrem Berufsverband gelten.
5. Den Bericht abstimmen. Sagen Sie dem Kunden, was er erhält: einen Kostenvoranschlag mit endgültigen Preisen, einen Zahlungsplan und einen Abschlussbericht.

Was als Belege aufzubewahren ist

• Die Handelskonditionen des Lieferanten oder die Händlerbestätigung, mit Datum
• Die schriftliche Bestätigung des Provisionssatzes und der dafür geltenden Zahlungsbedingungen
• Der unterschriebene Kostenvoranschlag bzw. die Freigabe jeder Position durch den Kunden
• Die Lieferantenrechnung und der Zahlungsnachweis für jede Bestellung

Ehrlich kalkulieren: eine Position, vier Modelle

Nehmen wir ein Sofa als Beispiel. Die Zahlen sind veranschaulichend: Listenpreis 10,000 EUR, Händlerrabatt 30 %, der Einkaufspreis des Studios liegt also bei 7,000 EUR. Das Provisionsmodell setzt voraus, dass der Kunde direkt beim Lieferanten bezahlt und der Lieferant dem Studio 10 % der Rechnung als Provision zahlt.

Dasselbe Sofa bringt dem Studio zwischen 840 und 3,000 EUR ein, und der Kunde zahlt zwischen 7,840 und 10,000 EUR. Keines dieser Modelle ist per se unehrlich. Unehrlich wird es erst, wenn man es dem Kunden verschweigt, obwohl der Vertrag Transparenz verlangt, oder wenn man Modelle vermischt, sodass niemand mehr nachvollziehen kann, woher das Geld stammt.

Aufschlag oder Marge

Ein Aufschlag von 12 % auf den Einkaufspreis ist keine Marge von 12 % auf den Verkaufspreis. Im Beispiel entsprechen 840 EUR bei 7,840 EUR etwa 10,7 % Marge. Legen Sie eine Definition fest, nennen Sie sie in Ihren internen Berichten und halten Sie sich konsequent daran. Wenn Sie die Umrechnung schnell prüfen möchten, erledigt der markup calculator das in wenigen Sekunden.

Drei Zahlen pro Artikel

1. Listenpreis (MSRP). : Der Referenzpreis, den der Lieferant veröffentlicht.
2. Einkaufspreis. : Was Sie bzw. der Kunde dem Lieferanten nach Abzug des Händlerrabatts tatsächlich zahlen.
3. Kundenpreis. : Was der Kunde im Angebot sieht.

Wenn Sie nur den Kundenpreis speichern, können Sie später nicht nachweisen, wie hoch der Rabatt war. Wenn Sie nur den Einkaufspreis speichern, können Sie Ihre Verdienste nicht erklären. Bewahren Sie alle drei Werte auf und lassen Sie Prozentsätze und Beträge aus den jeweils anderen berechnen, damit sie nie auseinanderlaufen.

Lieferantenprovisionen über ihren gesamten Lebenszyklus verfolgen

Ein Händlerrabatt ist sofort sichtbar, denn er steckt im Preis. Die Provision ist anders: Es handelt sich um Geld, das Ihnen geschuldet wird und erst später eintrifft, und das lässt sich leicht übersehen. Behandeln Sie sie als Forderung mit einem Status.

1. Aufgelaufen. Der Kunde hat den Lieferanten bezahlt oder die Bestellung ist bestätigt, daher steht Ihnen die Provision laut Vereinbarung zu. Erfassen Sie den erwarteten Betrag.
2. Angefordert. Sie haben dem Lieferanten eine Provisionsrechnung oder eine schriftliche Aufforderung geschickt. Notieren Sie das Datum.
3. Eingegangen. Das Geld ist eingetroffen. Notieren Sie Datum und Betrag und vermerken Sie etwaige Abweichungen vom erwarteten Wert.

Prüfen Sie jeden Monat die Liste der aufgelaufenen, aber noch nicht angeforderten Provisionen. Genau diese gehen am häufigsten verloren, meist dann, wenn ein Projekt zum Abschluss kommt und alle mit der Montage beschäftigt sind.

Monatliche Provisionsprüfung

• Jeder Lieferant mit Provisionsvereinbarung hat einen erfassten Satz
• Jede bezahlte Bestellung hat einen erwarteten Provisionsbetrag
• Anforderungen, die älter als die Zahlungsfrist des Lieferanten sind, werden nachverfolgt
• Stornierte oder zurückgegebene Artikel werden bei der Provision korrigiert
• Eingegangene Beträge werden mit den erwarteten Beträgen verglichen, und Abweichungen werden erklärt
• Provisionen werden nicht mit den Zahlungen des Kunden oder dem Projektbudget vermischt

Erklären Sie es dem Kunden so, dass nichts unklar bleibt

Der Kunde sollte nach dem Lesen Ihrer Unterlagen eine Frage beantworten können: Was habe ich bezahlt, und wer hat das Geld erhalten? Sie müssen nicht jeden internen Prozentsatz ausweisen, sofern Ihr Vertrag das nicht verlangt. Sie sollten aber sicherstellen, dass nichts in den Unterlagen dem widerspricht, wie Sie tatsächlich vergütet werden.

• Weisen Sie Endpreise pro Position und die Summen pro Raum aus.
• Halten Sie Spalten mit Einkaufspreis, Aufschlag und Gewinn aus Kundendokumenten heraus, sofern der Vertrag nicht vorsieht, dass sie geteilt werden.
• Wenn ein gemeinsamer Rabatt Teil der Vereinbarung ist, weisen Sie die Ersparnis des Kunden ausdrücklich aus.
• Wenn der Kunde direkt an den Lieferanten zahlt, sagen Sie, dass der Lieferant dem Büro möglicherweise eine Provision zahlt, und zwar so, wie Ihr Vertrag es beschreibt.
• Verwenden Sie in Angebot, Kostenvoranschlag und Abschlussbericht dieselbe Formulierung.
• Beantworten Sie direkte Fragen zu Ihrem Verdienst direkt. Eine sachliche, ruhige Erklärung wirkt besser als eine defensive.

Wenn der Kunde einen Zahlungsplan sieht, der mit den Rechnungen übereinstimmt, folgt das Vertrauen meist von selbst. Das Kundenportal ist eine Möglichkeit, ihm diesen Einblick zu geben, ohne Ihre internen Zahlen preiszugeben.

So geht es in ArchiBoard

Die Project Finance verbindet Ertragsmodell, Kundenzahlungen, Lieferantenzahlungen und Provision in einem Projekt. Die folgenden Schritte richten sich nach dem Benutzerhandbuch; Details zu einzelnen Positionen finden Sie im Kapitel zu Kostenvoranschlägen in der Hilfe.

1. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zu Project Finances. Legen Sie in den Finanzeinstellungen Ihre Rolle im Studio fest, Ihr Verdienstmodell (Provision, Aufschlag oder Anteil am Lieferantenrabatt), die Zahlungswege (wer an wen zahlt: «Kunde → Lieferant» oder «Kunde → Studio → Lieferant»), die Projektwährung und das genehmigte Budget.
2. Öffnen Sie Lieferanten im linken Menü und prüfen Sie für jeden Lieferanten, mit dem Sie im Projekt arbeiten, die hinterlegte Provision.
3. Wechseln Sie zu Kalkulationen und stellen Sie den «Ansichtsmodus der Kalkulation» auf Wirtschaftlichkeit. Für jede Position sehen Sie UVP, Lieferantenrabatt, Einkaufspreis, Aufschlag, Gewinn und Kundenpreis. Ändern Sie einen Betrag, wird der Prozentsatz neu berechnet – und umgekehrt.
4. Im Bereich Projektfinanzenerfassen Sie Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen als Transaktionen. Lieferantenzahlungen werden nach Lieferant gruppiert, sodass Sie das Gezahlte mit dem Bestellten vergleichen können.
5. Verfolgen Sie die Provision durch ihre Stufen: aufgelaufen, angefordert, eingegangen. Das System erstellt automatisch die Aufgabe «Provision anfordern bei …», sodass keine Provision unbemerkt liegen bleibt.
6. Aus einer Zahlung erzeugen Sie ein PDF: eine Rechnung an den Kunden, eine Rechnung an den Lieferanten für die Provision oder einen Bericht an den Kunden. Die Angaben zu Ihrem Studio werden aus Ihren Profileinstellungen übernommen.
7. Verwenden Sie vor dem Versand von Dokumenten an den Kunden Kalkulationen → «Als PDF exportieren». Ihre internen Angaben (Einkaufspreis, Aufschlag, Gewinn) sind im Kunden-PDF nicht enthalten.

FAQ

Ist ein Händlerrabatt dasselbe wie eine Provision?

Nein. Ein Händlerrabatt senkt den Preis, zu dem Sie oder Ihr Kunde beim Lieferanten einkaufen, und ist daher auf der Rechnung sichtbar. Eine Provision ist dagegen eine gesonderte Zahlung des Lieferanten an Sie, meist nachdem der Kunde bezahlt hat. Beides wird unterschiedlich erfasst: der Rabatt pro Position, die Provision als Forderung mit eigenem Status.

Muss ich meinen Kunden über meinen Händlerrabatt informieren?

Das hängt von Ihrem Vertrag, Ihrem Berufsverband und den Regeln an Ihrem Standort ab, prüfen Sie diese also. Als praktischer Grundsatz gilt: Der Kunde sollte verstehen, wie Sie vergütet werden, und später nicht überrascht sein. Beschreiben Sie das Vergütungsmodell im Angebot in einfachen Worten und achten Sie darauf, dass Kostenschätzungen und Berichte nicht im Widerspruch dazu stehen.

Sollte ich den gesamten Händlerrabatt an den Kunden weitergeben?

Das ist eine unternehmerische Entscheidung, keine feste Regel. Manche Studios geben den vollen Rabatt weiter und berechnen dafür ein transparentes Honorar oder einen Aufschlag. Andere teilen den Rabatt oder behalten ihn als Teil ihrer Vergütung. Egal, wofür Sie sich entscheiden: Vereinbaren Sie es vor der Bestellung, wenden Sie es einheitlich an und sorgen Sie dafür, dass die Unterlagen der Vereinbarung entsprechen.

Wie vermeide ich, nicht ausgezahlte Lieferantenprovisionen zu vergessen?

Erfassen Sie die erwartete Provision bei Bestätigung oder Bezahlung der Bestellung, nicht erst, wenn Sie sich daran erinnern. Geben Sie ihr einen Status und ein Anforderungsdatum. Prüfen Sie einmal im Monat die aufgelaufenen, aber noch nicht angeforderten Provisionen. Hilfreich sind Werkzeuge, die für jede Provision eine Erinnerungsaufgabe anlegen, denn Lücken fallen meist erst am Projektende auf.

Ist ein Aufschlag auf die Kosten dasselbe wie die Marge?

Nein. Der Aufschlag ist der Prozentsatz, der auf Ihre Kosten aufgeschlagen wird, während die Marge der Anteil am Verkaufspreis ist, den Sie behalten. Ein Aufschlag von 12 % entspricht etwa einer Marge von 10,7 %. Legen Sie für interne Berichte eine der beiden Definitionen fest, kennzeichnen Sie sie eindeutig und verwenden Sie sie konsequent, damit die Gewinnzahlen verschiedener Projekte miteinander verglichen werden können.