Wie man die Beschaffung im Interior Design abrechnet

Um die Beschaffung im Interior Design abzurechnen, wählen Sie eines von drei Modellen: eine Pauschalgebühr, einen Prozentsatz der Einkäufe oder eine Abrechnung nach Stunden. Pauschalgebühren eignen sich für einen definierten Umfang, Prozentsätze eignen sich für große Einkaufslisten, bei denen Sie das Bestellrisiko tragen, und die Abrechnung nach Stunden eignet sich für einen noch unklaren Umfang. Welches Sie auch immer wählen, schreiben Sie es in die Vereinbarung und verfolgen Sie das tatsächliche Ergebnis pro Artikel und pro Projekt.

Die wichtigsten Arten der Abrechnung von Beschaffungskosten

Beschaffung ist die Arbeit zwischen einer genehmigten Spezifikation und einem installierten Artikel: Beschaffung, Anforderung von Angeboten, Bestellung, Bezahlung von Lieferanten, Verfolgung von Lieferterminen, Überprüfung von Waren bei Ankunft und Bearbeitung von Reklamationen. Diese Arbeit nimmt auch dann Zeit in Anspruch, wenn das Design fertig ist, daher benötigt sie eine eigene Position in Ihrer Preisgestaltung. Die meisten Studios verwenden eines der folgenden Modelle oder eine Kombination davon.

Modell	Wie die Gebühr berechnet wird	Eignet sich am besten, wenn	Hauptrisiko
Pauschalgebühr	Ein fester Betrag für einen definierten Umfang der Beschaffung, Bestellung und Nachverfolgung	Artikelanzahl und Lieferanten sind im Voraus bekannt	Der Umfang wächst und die Gebühr nicht
Prozentuale Gebühr	Ein Prozentsatz der Kaufkosten, der als separate Position aufgeführt ist	Große Budgets; der Kunde wünscht eine einfache, sichtbare Regel	Die Gebühr folgt dem Preis, nicht dem Aufwand, daher werden günstige Artikel, die viel Arbeit erfordern, unterbezahlt
Aufschlag auf den Händlerpreis	Das Studio kauft zum Händlerpreis und verkauft an den Kunden zu einem höheren Preis	Das Studio kauft und verkauft weiter, und der Kunde bezahlt das Studio	Der Kunde sieht eine Preisdifferenz, wenn die Regelung nicht erklärt wird
Provisionen oder Rabatte vom Lieferanten	Der Lieferant zahlt dem Studio oder das Studio behält einen Teil eines Handelsrabatts ein	Sie haben stabile Beziehungen zu wenigen Lieferanten	Interessenkonflikt, wenn der Kunde davon nichts weiß
Stundenbasiert	Erfasste Stunden multipliziert mit einem Satz	Der Umfang ist unklar oder der Kunde ändert häufig Entscheidungen	Der Kunde fürchtet eine unbegrenzte Rechnung; Sie stellen zu wenig in Rechnung, wenn die Stunden nicht erfasst werden

Hybride Modelle

Reine Modelle sind in der Praxis selten. Gängige Kombinationen sind ein Pauschalpreis bis zu einer bestimmten Anzahl von Artikeln mit einem Satz pro Artikel darüber hinaus, ein Prozentsatz mit einer Mindestgebühr und eine Abrechnung nach Stunden mit einer Obergrenze, deren Überschreitung die Zustimmung des Kunden erfordert. Die zusätzliche Regel ist normalerweise dort, wo der Gewinn geschützt ist.

Wie man ein Modell für ein Projekt auswählt

Wählen Sie nicht nach Gewohnheit. Führen Sie bei jedem neuen Projekt die gleiche kurze Analyse durch, denn das richtige Modell hängt vom Projekt ab, nicht von Ihrem Studio.

1. Zählen Sie, was Sie übernehmen werden. Schätzen Sie die Anzahl der Artikel, Lieferanten, Lieferungen und Räume. Zehn Lieferanten mit 150 Artikeln sind ein anderer Job als drei Lieferanten mit 40 Artikeln.
2. Legen Sie fest, wer die Lieferanten bezahlt. Wenn der Kunde die Lieferanten direkt bezahlt, tragen Sie ein geringeres finanzielles Risiko und eine Gebühr für die Koordination passt gut. Wenn der Kunde das Studio bezahlt und das Studio die Lieferanten bezahlt, tragen Sie ein Risiko für den Cashflow und Fehler, und eine Marge oder ein Prozentsatz ist leichter zu rechtfertigen.
3. Beurteilen Sie, wie stabil der Umfang ist. Wenn die Spezifikation genehmigt ist und nur wenige Änderungen erwartet werden, ist eine Pauschale sicher. Wenn noch Entscheidungen getroffen werden, ziehen Sie eine Abrechnung nach Stunden oder eine Pauschale mit einem definierten Satz für Änderungsaufträge vor.
4. Schätzen Sie Ihre Stunden. Nehmen Sie eine typische Mischung von Artikeln und schätzen Sie die Stunden für Beschaffung, Bestellung, Zahlungsnachverfolgung, Lieferverfolgung und Abnahme. Multiplizieren Sie dies mit Ihrem Zielstundensatz, um eine Untergrenze für jedes Modell zu erhalten.
5. Testen Sie jedes Modell anhand dieser Untergrenze. Berechnen Sie, was eine Pauschale, ein Prozentsatz und eine Marge für dieses Projekt ergeben würden, und vergleichen Sie sie mit Ihrer stundenbasierten Untergrenze. Wenn ein Modell weniger als die Untergrenze einbringt, ändern Sie seine Parameter oder verwerfen Sie es.
6. Fügen Sie eine Absicherung hinzu. Eine Mindestgebühr, eine Obergrenze, eine Begrenzung der Überarbeitungen oder ein Satz für Änderungen nach der Genehmigung. Eine klare Absicherung ist besser als fünf vage.

Fragen, die Sie vor einem Angebot beantworten sollten

• Wie viele Artikel und Lieferanten sind in der aktuellen Spezifikation enthalten?
• Bezahlt der Kunde die Lieferanten direkt oder über das Studio?
• Wie viele Überarbeitungen der Spezifikation sind enthalten?
• Sind Rücksendungen, Ersatzlieferungen und Schadensersatzansprüche in der Gebühr enthalten?
• Gibt es Artikel mit langen Lieferzeiten, Importen oder kundenspezifischer Produktion, die eine zusätzliche Nachverfolgung erfordern?
• Erwartet der Kunde, die Lieferantenpreise zu sehen, oder nur die Endpreise?
• Was ist die Mindestgebühr, unterhalb derer das Projekt die Mühe nicht wert ist?

Ein ausgearbeitetes Beispiel mit Zahlen

Die untenstehenden Zahlen sind eine Illustration, kein Benchmark. Gehen Sie von einem Projekt mit Anschaffungskosten von 60.000 EUR, geschätzten 110 Arbeitsstunden für die Beschaffung und einem Zielstundensatz von 80 EUR pro Stunde aus. Gehen Sie dann davon aus, dass das Projekt länger dauert und die tatsächliche Arbeitsbelastung 150 Stunden beträgt.

Modell	Berechnung	Honorar	Effektiver Stundensatz bei 150 Stunden
Pauschalhonorar	110 Stunden plus Puffer, aufgerundet auf 125 Stunden à 80 EUR	10.000 EUR	ca. 67 EUR pro Stunde
Prozentuales Honorar	12% von 60.000 EUR	7.200 EUR	48 EUR pro Stunde
Aufschlag auf Einkaufspreis	20% auf 60.000 EUR; Kundenpreis 72.000 EUR	12.000 EUR	80 EUR pro Stunde
Abrechnung nach Stunden	110 Stunden à 80 EUR als Schätzung; 150 Stunden abgerechnet à 80 EUR	8.800 EUR geschätzt, 12.000 EUR tatsächlich	80 EUR pro Stunde

Was das Beispiel zeigt

• Ein prozentuales Honorar sieht auf dem Papier gut aus, zahlt aber am wenigsten, wenn die Arbeit länger dauert als geplant, da das Honorar nicht auf zusätzlichen Aufwand reagiert.
• Ein Pauschalhonorar schützt den Kunden und kostet Sie die Mehrkosten. Sein Puffer und seine Änderungsregel schützen Sie.
• Ein Aufschlag zahlt hier mehr, aber er birgt auch mehr: Sie verwalten Lieferantenzahlungen, bearbeiten Rücksendungen und gleichen Fehler aus. Zählen Sie dieses Risiko als Teil des Preises.
• Die Abrechnung nach Stunden zahlt für jede Stunde, aber der Kunde sieht nur eine offene Gesamtsumme, es sei denn, Sie vereinbaren eine Schätzung und eine Obergrenze.

Aufschlag und Marge sind nicht dieselbe Zahl

Ein Aufschlag von 20% auf die Kosten ergibt 12.000 EUR auf 60.000 EUR, aber das sind nur 16,7% des Kundenpreises von 72.000 EUR. Die Vermischung der beiden ist ein häufiger Grund, warum Studios weniger verdienen als geplant. Wenn Sie schnell zwischen ihnen umrechnen müssen, verwenden Sie die „ Kalkulator für Aufschläge.

Was schriftlich festgehalten werden sollte

Das Modell ist weniger wichtig als die Klarheit. Streitigkeiten über Beschaffungsgebühren entstehen meist aus unausgesprochenen Annahmen, nicht aus dem Prozentsatz selbst. Halten Sie diese Punkte in einfacher Sprache in der Vereinbarung oder im Projektvorschlag fest.

Checkliste für Konditionen

• Das gewählte Modell und die genaue Basis: Prozentsatz wovon, Stundensatz für welche Rollen, Aufschlag auf welchen Preis.
• Was die Beschaffung beinhaltet: Sourcing, Angebote, Bestellung, Zahlungsnachverfolgung, Lieferverfolgung, Abnahme vor Ort.
• Was ausgeschlossen oder separat berechnet wird: Rücksendungen, Ersatzlieferungen, Zollangelegenheiten, Nachbestellungen nach einer Meinungsänderung.
• Wer die Lieferanten wann bezahlt, einschließlich des Vorschusses und des Restbetrags.
• Ob Sie eine Lieferantenprovision oder einen Rabattanteil erhalten und dass der Kunde informiert wird.
• Die Regel für Änderungsaufträge: der Satz oder die Gebühr für Änderungen nach Genehmigung der Spezifikation.
• Die Obergrenze oder Mindestgebühr, falls Sie eine verwenden.
• Wie und wann Sie in Rechnung stellen: nach Genehmigung der Artikel, bei Bestellung oder bei Lieferung.

Wie Sie die Gebühr einem Kunden präsentieren

1. Beschreiben Sie zuerst die Arbeit, dann den Preis. Kunden akzeptieren eine Gebühr leichter, wenn sie die Liste der Aufgaben sehen, die sie abdeckt.
2. Bieten Sie das Hauptmodell an und erklären Sie in einem Satz, warum es für dieses Projekt geeignet ist.
3. Zeigen Sie eine Beispielrechnung mit den eigenen Zahlen des Kunden, nicht eine generische.
4. Geben Sie an, was passiert, wenn sich der Umfang ändert und wer die Änderung genehmigt.
5. Bitten Sie um schriftliche Bestätigung, bevor die erste Bestellung aufgegeben wird.

Wie man es in ArchiBoard macht

Egal, welches Modell Sie wählen, Sie müssen das tatsächliche Ergebnis pro Artikel und pro Projekt sehen. ArchiBoard bietet die entsprechenden Werkzeuge im Bereich „ Projektfinanzierung “ und in der Kalkulation. Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 20 Artikel und 2 Teilnehmer, und die Details zum Plan finden Sie auf der „ Preisseite. Die Kalkulationstools werden im „ Hilfekapitel Kalkulationen.

1. Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie zu „ Projektfinanzen. In den Finanzeinstellungen legen Sie Ihre Studio-Rolle fest, wie Sie verdienen (Provision, Aufschlag oder Anteil am Lieferrabatt), wer wem zahlt („Kunde → Lieferant“ oder „Kunde → Studio → Lieferant“), die Projektwährung und das genehmigte Budget.
2. Gehe zu Schätzungen und stelle die Ansicht der Schätzung auf Wirtschaftlichkeit. Für jeden Posten siehst du UVP, Lieferrabatt, Einkaufspreis, Aufschlag, Gewinn und Kundenpreis. Wenn du einen Betrag änderst, berechnet sich der Prozentsatz neu und umgekehrt.
3. Wenn dein Honorar pauschal oder stundenbasiert ist, behalte es als Studiohonorar-Posten in der Schätzung. Es hat eigene Status: Genehmigung erforderlich, Genehmigt, Dem Kunden in Rechnung gestellt, Teilweise bezahlt, Vom Kunden bezahlt. Nach der Genehmigung erscheint die Aufgabe „Dem Kunden in Rechnung stellen“. Erfasse die Stunden selbst in deinem eigenen Stundenzettel und gib den daraus resultierenden Betrag ein.
4. Erfasse Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen als Transaktionen in Projektfinanzen. Lieferantenzahlungen werden nach Lieferant gruppiert, sodass du siehst, wie viel bezahlt wurde und wie viel noch übrig ist.
5. Wenn ein Lieferant dir eine Provision zahlt, verfolge sie durch die Phasen angesammelt, angefordert und erhalten. ArchiBoard erstellt automatisch die Aufgabe „Provision von… anfordern“.
6. Aus einer Zahlung eine PDF generieren: eine Rechnung an den Kunden, eine Rechnung an den Lieferanten für Provisionen oder ein Bericht an den Kunden. Studio-Details werden aus Ihren Profileinstellungen übernommen.
7. Wenn Sie dem Kunden den Kostenvoranschlag mit senden Exportieren nach PDF, sind Ihr Einkaufspreis, Ihr Aufschlag und Ihr Gewinn nicht im Kundendokument enthalten.

FAQ

Welches Modell eignet sich am besten für ein kleines Studio mit seinen ersten Projekten?

Eine Pauschalgebühr mit einem klar definierten Umfang und einem Stundensatz für Änderungen ist in der Regel am einfachsten für den Anfang. Sie gibt dem Kunden eine feste Zahl und Ihnen eine Grundlage für die Planung. Verfolgen Sie Ihre tatsächlichen Stunden bei den ersten Projekten, denn diese Daten zeigen, ob die von Ihnen festgelegte Gebühr realistisch ist.

Ist es akzeptabel, eine Designgebühr mit einer Beschaffungs-Marge zu kombinieren?

Ja, viele Studios tun dies, solange beides schriftlich vereinbart ist und der Kunde versteht, was jeweils abgedeckt ist. Das Risiko besteht darin, dass der Kunde das Gefühl hat, zweimal für die gleiche Arbeit bezahlt zu werden. Definieren Sie die Designgebühr als die kreative Arbeit und die Beschaffungsgebühr oder Marge als die Arbeit für Bestellung, Bezahlung und Lieferung.

Sollte ich dem Kunden meine Einkaufspreise zeigen?

Das hängt vom Modell ab. Bei einer separaten prozentualen oder pauschalen Gebühr sieht der Kunde normalerweise die Lieferantenpreise, da die Gebühr sichtbar und ehrlich ist. Bei einem Aufschlagsmodell sieht der Kunde normalerweise nur den Endpreis. In jedem Fall sollten Sie die Vereinbarung im Voraus erklären, damit der Preisunterschied niemals eine Überraschung ist.

Wie schütze ich mich, wenn der Umfang ständig wächst?

Legen Sie den Umfang in Zahlen fest: eine feste Anzahl von Artikeln, Lieferanten und Überarbeitungen, die in der Gebühr enthalten sind. Darüber hinaus wird ein Stundensatz oder ein Pauschalpreis pro Artikel angewendet, den der Kunde vor Arbeitsbeginn genehmigt. Halten Sie jede genehmigte Änderung schriftlich fest, damit die Endabrechnung mit dem Übereingekommenen übereinstimmt.

Wie oft sollte ich meine Beschaffungspreise überprüfen?

Vergleichen Sie nach jedem Projekt die erzielte Gebühr mit den aufgewendeten Stunden und den bewältigten Problemen, wie z. B. verspäteten Lieferungen oder beschädigten Waren. Wenn eine Projektart regelmäßig unter Ihrem Zielhonorar liegt, ändern Sie das Modell, den Mindestsatz oder den enthaltenen Umfang für diese Art und behalten Sie den Rest unverändert bei.