Wie man Kundenzahlungen in Innenarchitektur-Projekten nachverfolgt

Um Kundenzahlungen bei Innenarchitektur-Projekten im Griff zu behalten, führen Sie für jedes Projekt ein eigenes Journal, das trennt, was der Kunde dem Büro schuldet, und was das Büro den Lieferanten schuldet. Ordnen Sie jede Zahlung einer bestimmten Rechnung oder einem bestimmten Angebotsposten zu und erfassen Sie sie an dem Tag, an dem das Geld fließt. Im Folgenden beschreibe ich die Methode, die ich verwende: den Geldfluss festlegen, das Journal aufbauen, jede Lieferantenzahlung durch ihre Stufen verfolgen und eine kurze wöchentliche Kontrolle durchführen.

Vor der ersten Zahlung festlegen, wer wen bezahlt

Die meisten Zahlungsprobleme entstehen durch einen unklaren Geldfluss. Halten Sie schriftlich fest, welches der beiden Modelle für das Projekt gilt, und nehmen Sie es in den Vertrag auf. Davon hängt ab, was Sie erfassen müssen.

Modell	Wer bezahlt den Lieferanten	Was Sie erfassen	Hauptrisiko
Kunde zahlt Lieferanten direkt	Kunde	Welche Lieferantenrechnungen der Kunde bereits bezahlt hat, Ihr Honorar bzw. Ihre Provision und wann diese fällig ist	Der Kunde zahlt verspätet oder überspringt eine Rechnung, und Sie erfahren erst davon, wenn sich die Lieferung verzögert
Kunde zahlt Büro, Büro zahlt Lieferanten	Büro	Eingegangene Zahlungen, ausgezahlte Beträge, Marge pro Position, freier Saldo	Sie bezahlen Lieferanten aus Mitteln, die noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen sind

Das zweite Modell verlangt mehr Disziplin. Sie halten das Geld des Kunden, daher muss das Journal jederzeit zeigen, wie viel davon bereits für Lieferanten gebunden ist und wie viel frei verfügbar ist.

Das Projektjournal aufbauen

Für den Einstieg reicht eine Tabellenkalkulation. Entscheidend ist die Struktur, nicht das Werkzeug.

Schritte zur Einrichtung

1. Genehmigtes Budget und Projektwährung festlegen. Wenn Positionen in anderen Währungen bepreist sind, rechnen Sie sie in die Projektwährung um und notieren Sie den verwendeten Kurs.
2. Teilen Sie das Budget nach Räumen auf. Eine Auswertung pro Raum zeigt, welcher Bereich aus dem Ruder läuft, noch bevor die Gesamtsumme es tut.
3. Vereinbaren Sie den Zahlungsplan mit dem Kunden. Typische Auslöser sind die Vertragsunterzeichnung, die Freigabe der Leistungsbeschreibung und jede größere Bestellung. Binden Sie jede Zahlung an ein Ereignis und nicht nur an ein Datum.
4. Erfassen Sie jede Kundenzahlung mit vier Angaben: Datum, Betrag, Verwendungszweck und das zugehörige Dokument (Rechnungsnummer oder Schritt des Zahlungsplans).
5. Erfassen Sie ausgestellte Rechnungen getrennt von eingegangenen Zahlungen. Die Differenz zwischen beiden ist Ihre Forderung.
6. Berechnen Sie den Saldo nach jeder Buchung: Freigegebenes Budget minus Bezahltes minus Berechnetes, aber Unbezahltes ergibt den noch nicht in Rechnung gestellten Anteil.

Beispiel für die Kundenseite

Die folgenden Zahlen dienen nur der Veranschaulichung.

Position	Betrag, EUR	Status
Freigegebenes Budget	40,000	Freigegeben
Rechnung 1: Vorauszahlung bei Freigabe	20,000	Bezahlt
Rechnung 2: Möbel- und Beleuchtungsbestellungen	12,000	Berechnet, unbezahlt
Noch nicht in Rechnung gestellt	8,000	Für Oberflächenmaterialien eingeplant

Ein Blick auf diese Tabelle beantwortet die drei Fragen, die Kunden meist stellen: Wie viel habe ich bezahlt, wie viel steht noch offen und wie viel kommt noch auf mich zu?

Lieferantenzahlungen Position für Position erfassen

Bei Lieferantenzahlungen geraten Bücher am ehesten durcheinander, denn ein Lieferant kann zehn Positionen liefern und in mehreren Raten bezahlt werden. Erfassen Sie Zahlungen auf Positionsebene und gruppieren Sie sie anschließend nach Lieferant, nicht umgekehrt.

Vorauszahlung und Restzahlung

Die meisten Lieferanten verlangen eine Anzahlung und den Rest vor dem Versand. Erfassen Sie beide Teile beim selben Artikel. Beispiel mit fiktiven Zahlen:

Artikel: Sofa	Betrag, EUR
Kundenpreis	3.000
Einkaufspreis beim Lieferanten	2.400
Anzahlung an den Lieferanten, 50 %	1.200
Restzahlung an den Lieferanten, fällig vor dem Versand	1.200
Gewinnmarge des Studios	600

Wenn Sie noch überlegen, wie viel Sie auf die Einkaufspreise aufschlagen sollen, hilft der Aufschlagsrechner , die Marge zu prüfen, bevor Sie dem Kunden ein Angebot machen.

Zahlungsstufen

Geben Sie jedem Artikel eine Zahlungsstufe, die vom Beschaffungsstatus getrennt ist. Ein Artikel kann vom Kunden bereits freigegeben sein, obwohl die Rechnung noch gar nicht angefordert wurde. Das ist normal, aber Sie sollten es sehen.

Stufe	Bedeutung	Ihre Maßnahme
Rechnung anzufordern	Der Artikel ist freigegeben, aber es gibt noch keine Rechnung	Den Lieferanten um eine Rechnung bitten
Rechnung angefordert	Warten auf das Dokument des Lieferanten	Nachfassen, wenn es zu lange dauert
Zahlung an Lieferanten ausstehend	Rechnung erhalten, noch nicht bezahlt	Fälligkeitsdatum und verfügbare Mittel prüfen
Anzahlung an Lieferanten geleistet	Teilweise bezahlt, Restbetrag offen	Restzahlung vor dem Versand einplanen
Lieferant bezahlt	Vollständig beglichen	Quittung anhängen

Dokumente

Hängen Sie die Rechnung und den Zahlungsbeleg direkt an den Artikel an, nicht an einen allgemeinen Ordner. Wenn ein Kunde Monate später eine Position anzweifelt oder ein Lieferant behauptet, nicht bezahlt worden zu sein, brauchen Sie das Dokument innerhalb von Sekunden. Erfassen Sie das Rechnungsdatum und das Zahlungsfälligkeitsdatum als getrennte Felder. Das Fälligkeitsdatum bestimmt Ihre Liquiditätsplanung, das Rechnungsdatum hilft, Doppelte zu erkennen.

Kundengelder mit Lieferantenverpflichtungen abgleichen

Wenn das Studio Lieferanten bezahlt, schützt Sie eine Kennzahl mehr als jede andere: der freie Saldo. Berechnen Sie ihn so: Geld, das vom Kunden eingegangen ist, minus bereits an Lieferanten gezahlte Beträge minus Lieferantenrechnungen, die in Kürze fällig werden.

1. Listen Sie alle Lieferantenrechnungen auf, die in den nächsten 14 Tagen fällig werden.
2. Vergleichen Sie deren Gesamtsumme mit dem freien Saldo.
3. Reicht der Saldo nicht aus, stellen Sie die nächste Kundenrechnung jetzt aus, nicht erst, wenn die Zahlungsfrist des Lieferanten abläuft.
4. Wenn Sie von Lieferanten eine Provision erhalten, führen Sie sie als eigene Zeile mit drei Status: aufgelaufen, angefordert, eingegangen. Sie wird leicht vergessen, weil Ihnen dafür niemand eine Rechnung stellt.

Vergleichen Sie außerdem regelmäßig die Summe des Kostenvoranschlags mit dem genehmigten Budget. Wächst der Kostenvoranschlag über das Budget hinaus, muss der Kunde davon vor der nächsten Rechnung erfahren, nicht danach.

Was der Kunde sehen sollte

Legen Sie im Voraus fest, wie viele Zahlungsdetails der Kunde sieht. Die meisten Kunden brauchen ihre eigenen Zahlungen, den Zeitplan und den Lieferstatus. Lieferantenrechnungen und Ihre Einkaufspreise sind in der Regel intern. Ein Kundenportal mit getrennten Sichtbarkeitseinstellungen lässt Sie den Fortschritt teilen, ohne Ihre Margen offenzulegen.

Wöchentliche Zahlungsroutine

Fünfzehn Minuten pro Woche verhindern die meisten Zahlungsprobleme. Nutzen Sie diese Checkliste.

• Jede in dieser Woche eingegangene Zahlung wird mit Datum, Betrag und der zugehörigen Rechnung erfasst.
• Jede an einen Lieferanten geleistete Zahlung wird erfasst und mit einem Beleg versehen.
• Kundenrechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden markiert und eine Erinnerung wird verschickt.
• Lieferantenrechnungen, die in den nächsten 14 Tagen fällig werden, werden mit dem verfügbaren Saldo verglichen.
• Artikel, die kurz vor dem Versand stehen, haben ihren Restbetrag an den Lieferanten bezahlt oder terminiert.
• Artikel mit genehmigtem Status, für die noch keine Rechnung angefordert wurde, werden aufgelistet, und die Anfragen werden versendet.
• Die Summe des Kostenvoranschlags wird pro Raum mit dem genehmigten Budget verglichen.
• Lieferantenprovisionen, die aufgelaufen, aber noch nicht angefordert sind, werden aufgelistet.

Fehler, die das Bild verzerren

• Zahlungen am Monatsende gesammelt verbuchen. Daten verrutschen, Belege gehen verloren, und niemand erinnert sich, wofür eine Überweisung war.
• Rechnungs- und Zahlungsbeträge vermischen. Ein in Rechnung gestellter Betrag ist eine Forderung, kein Geld.
• Eine abgelehnte oder nicht genehmigte Position bezahlen. Vor jeder Lieferantenzahlung den Genehmigungsstatus prüfen.
• Teilzahlungen ignorieren. Ist ein Beleg kleiner als der Positionspreis, markiere ihn als Anzahlung, sonst wirkt die Position voll bezahlt.
• Doppelte Belege zählen. Derselbe Beleg, zweimal hochgeladen, bläht die Summe der Zahlungen auf.

So geht es in ArchiBoard

Das Projektfinanzen-Feature deckt beide Seiten des Hauptbuchs ab. Die Zahlungsfelder auf Positionsebene werden im Kapitel zur Kostenvoranschlag-Hilfebeschrieben.

1. Öffne das Projekt und gehe zu Project Finances. In den Finanzeinstellungen legst du deine Rolle im Studio fest, wie du verdienst (Provision, Aufschlag oder Anteil am Lieferantenrabatt), wer wen bezahlt („Client → Supplier“ oder „Client → Studio → Supplier“), die Projektwährung und das genehmigte Budget.
2. Erfasse Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen als Transaktionen. Lieferantenzahlungen werden nach Lieferant gruppiert.
3. Für Details auf Positionsebene gehe zu Estimates und klicke in der Positionszeile auf Vendor & payment . Wähle den Lieferanten aus. Fehlt er, verwende „+ Add contractor“.
4. Im Bereich Lieferantenzahlungist standardmäßig 100 % eingestellt. Für Teilzahlungen markieren Sie „Das ist eine Anzahlung“ und fügen die weiteren Teile mit „+ weiterer Teil“ hinzu.
5. Im Bereich Lieferantenrechnungenkönnen Sie Dateien hochladen, einen Screenshot mit Strg+V einfügen oder einen Google-Drive-Link hinzufügen. Füllen Sie „Rechnungsdatum“ und „Zahlungsfälligkeit“ aus.
6. Um viele Belege auf einmal zu verarbeiten, klicken Sie in der projektübergreifenden Kalkulation auf Belege & Angebote , fügen die Dateien oder einen Google-Drive-Ordner hinzu, prüfen die vorgeschlagenen Positionen und markieren „Anzahlung“ oder „100-%-Zahlung“. Klicken Sie anschließend auf „Übernehmen“. Erst dann ändert sich etwas.
7. Aus einer Zahlung können Sie ein PDF erstellen: eine Rechnung an den Kunden, eine Provisionsrechnung an den Lieferanten oder einen Bericht für den Kunden. Die Angaben zu Ihrem Studio stammen aus Ihren Profileinstellungen.
8. Wenn der Kunde Lieferantenzahlungen im Kundenportal sehen soll, aktivieren Sie „Lieferantenzahlung“ in den Sichtbarkeitseinstellungen des Kundenportals. Standardmäßig ist sie ausgeblendet.

Das System warnt Sie, wenn die Kalkulation das genehmigte Budget überschreitet. Außerdem kann es Überschreitungen je Raum anzeigen, sofern Sie das Budget so aufteilen. Die Lieferantenprovision wird als aufgelaufen, angefordert und erhalten erfasst. Gesamtsummen über alle Projekte finden Sie im Menüpunkt „Finanzen“ im Hauptmenü.

FAQ

Wie oft sollte ich das Zahlungsbuch aktualisieren?

Aktualisieren Sie es am Tag, an dem Geld fließt, und prüfen Sie es einmal pro Woche kurz. Verspätete Einträge sind der häufigste Grund, warum Zahlungsbücher unzuverlässig werden, weil Daten, Beträge und Verwendungszwecke in Vergessenheit geraten. Eine wöchentliche Kontrolle bestätigt dann nur das Bild, statt es erst rekonstruieren zu müssen.

Sollte der Kunde Lieferantenrechnungen sehen?

Das hängt von Ihrem Vertrag und Ihrem Verdienstmodell ab. Zahlt der Kunde die Lieferanten direkt, braucht er die Rechnungen. Verkaufen Sie mit Aufschlag weiter, bleiben Lieferantenrechnungen in der Regel intern. Klären Sie das zu Projektbeginn und wenden Sie dieselbe Regel bei jedem Projekt an, damit es nie selektiv wirkt.

Wie verbuche ich eine Anzahlung, die den vollen Artikelpreis nicht abdeckt?

Buchen Sie die Zahlung als Anzahlung und erfassen Sie den Restbetrag als separate offene Forderung mit eigenem Fälligkeitsdatum. So wirkt der Artikel nicht vollständig bezahlt. Planen Sie die Restzahlung vor dem Versand ein, denn viele Lieferanten geben die Ware erst frei, wenn sie eingegangen ist.

Was passiert, wenn der Kunde spät zahlt und die Frist des Lieferanten naht?

Prüfen Sie zuerst das frei verfügbare Guthaben. Hält das Studio die Mittel, können Sie aus der früheren Anzahlung des Kunden zahlen. Ist das nicht möglich, bitten Sie den Lieferanten schriftlich um einen kurzen Zahlungsaufschub und schicken Sie dem Kunden eine Erinnerung, die die gefährdete Bestellung nennt. Schließen Sie die Lücke nicht aus eigenen Mitteln, ohne sich vorher darauf geeinigt zu haben.

Wie verfolge ich meine Provisionen von Lieferanten?

Führen Sie sie als eigene Position mit drei Status: aufgelaufen, sobald die Bestellung bezahlt ist, angefordert, wenn Sie dem Lieferanten eine Forderung schicken, und eingegangen, wenn das Geld ankommt. Ohne diese Status bleiben Provisionen oft unbezahlt, weil niemand daran erinnert wird, sie einzufordern.