ArchiBoard

So laden Sie einen ganzen Ordner mit Belegen, Rechnungen und Angeboten hoch

Statt jeden Beleg und jede Rechnung einzeln an eine Position anzuhängen, können Sie den ganzen Ordner auf einmal hochladen. ArchiBoard liest die Dateien, erkennt Lieferanten, Beträge und Einzelposten und schlägt passende Positionen vor. Das spart Zeit und verringert Fehler beim Erfassen von Zahlungen.

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    Dokumenten-Upload öffnen

    Öffnen Sie das Projekt und dann «Kostenvoranschläge» (den projektweiten Kostenvoranschlag, nicht den eines Raums). Klicken Sie auf «Belege & Angebote» neben «Importieren».

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    Dateien oder Ordner hinzufügen

    Klicken Sie auf «Dateien wählen» oder «Ordner wählen» oder ziehen Sie Dateien und Ordner ins Fenster. Liegen die Dokumente auf Google Drive, fügen Sie den Ordnerlink in «Link zu Google-Drive-Ordner oder -Datei» ein und klicken Sie auf «Hochladen». Der Ordner muss für «Alle mit dem Link» freigegeben sein. Unterordner werden nicht gelesen; bis zu 100 Dateien pro Vorgang.

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    Erkannte Daten prüfen

    ArchiBoard liest jede Datei (PDF, JPG, PNG, WEBP): Es erkennt Dokumenttyp, Lieferant, Datum, Betrag und Einzelposten und schlägt eine Position vor. Prüfen Sie die Tabelle: Position, Betrag und Modus («Anzahlung» oder «100 % Zahlung») müssen stimmen.

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    Dokumente übernehmen

    Wenn alles geprüft ist, bestätigen Sie die Zuordnung. Vorher ändert sich im Projekt nichts. Bei einem Fehler nutzen Sie «Ganzen Stapel zurücknehmen» — die Dateien landen dann unter «Dateien» → «Rechnungen, Zahlungen, Belege».

Gut zu wissen

  • Versandkosten auf einem Beleg werden derselben Position zugerechnet; eine eigene Position «Lieferung» entsteht nicht.
  • Ist die Versandzeile nicht markiert, öffnen Sie die Belegzeilen in der Dokumentzeile und setzen Sie das Häkchen beim LKW-Symbol.
  • Ist der Belegbetrag kleiner als der Positionspreis, gilt die Zahlung als Anzahlung, und Sie sehen einen Hinweis. Handelt es sich um die volle Zahlung, wählen Sie «100 % Zahlung».
  • Das Zahlungsdatum wird aus dem Beleg oder der Rechnung übernommen. Ein doppelt hochgeladener Beleg wird als Duplikat markiert.
  • Nicht freigegebene Positionen werden nie automatisch als bezahlt markiert.

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