4. Import von Kostenvoranschlägen

4.1 Kostenvoranschlag aus Google Tabellen, Excel oder PDF

Warum. Um einen fertigen Kostenvoranschlag in Minuten zu übertragen, anstatt ihn manuell neu einzugeben.

So geht's.

1. Kostenvoranschläge → „Import“.
2. Laden Sie eine Excel-, CSV- oder PDF-Datei hoch oder fügen Sie einen Link zu Google Tabellen ein. Die Tabelle muss über den Link zugänglich sein.
3. Überprüfen Sie, welche Spalte was bedeutet (Name, Menge, Preis usw.). Normalerweise erkennt das System dies automatisch.
4. Wählen Sie aus, in welchen Raum importiert werden soll, oder behalten Sie die Aufteilung aus der Datei bei → „Importieren“.

Was das System automatisch erkennt.

• Abschnitte des Kostenvoranschlags („Küche“, „Schlafzimmer“) werden zu Projekträumen: bestehenden oder neuen.
• Wenn ein Posten für mehrere Räume („Küche 2, Schlafzimmer 1“) gilt, wird er als eine Zeile gespeichert, wobei jeder Raum seinen eigenen Anteil und seine eigene Summe hat.
• Fotos aus Zellen werden ihren Positionen zugeordnet.
• Maße werden aus der Spalte, aus der Beschreibung oder von der Produktseite über den Link übernommen.
• Bei PDFs werden auch Scans erkannt, die Summen werden mit dem Endergebnis abgeglichen.

Gut zu wissen.

• Zuerst werden die Positionen erstellt, dann werden im Hintergrund die Daten über die Links abgerufen. Ungültige Links werden markiert.
• „Optionale“ Varianten werden nicht in die Summe einbezogen.
• Fehler gemacht – „Aktivität“ → „Import rückgängig“.

4.2 Lieferantenangebot

So geht's. Kostenvoranschläge → „Import“ → laden Sie das Angebot hoch → aktivieren Sie „Das ist ein Lieferantenangebot“, geben Sie die „Angebotsnr.“ und das „Angebotsdatum“ an. Um das Angebot einem bereits vorhandenen Posten ohne Duplikate zuzuordnen, verwenden Sie „Lieferantenangebot“ unter „Lieferant & Zahlung“ (Abschnitt 3.8).

4.3 Belege, Rechnungen und Angebote im Stapel

Wozu. Viele Belege, Rechnungen und Lieferantenangebote auf einmal im Kostenvoranschlag verbuchen, statt jedes Dokument einzeln einem Posten anzuhängen.

So geht's.

1. Projekt → „Kostenvoranschläge“ (der Gesamtvoranschlag des Projekts, nicht der eines Raums) → Schaltfläche „Belege & Angebote“ neben „Import“.
2. Dokumente hinzufügen: „Dateien wählen“, „Ordner wählen“ oder Dateien und Ordner ins Fenster ziehen. Für einen Google-Drive-Ordner den Link in „Link zu Google-Drive-Ordner oder -Datei“ einfügen und „Laden“ klicken.
3. Jede Datei (PDF, JPG, PNG, WEBP) wird gelesen: Dokumenttyp, Lieferant, Datum, Betrag, Zeilen — und ein Posten wird vorgeschlagen. Prüfen Sie die Tabelle: Posten, Betrag und „Anzahlung“ oder „100 % Zahlung“.
4. „Buchen“ klicken.

Gut zu wissen.

• Der Google-Drive-Ordner muss mit „Jeder mit dem Link“ geteilt sein. Unterordner werden nicht gelesen, bis zu 100 Dateien auf einmal.
• Bis Sie „Buchen“ klicken, ändert sich im Projekt nichts.
• Lieferkosten auf dem Beleg gehören zum selben Posten; ein eigener Posten „Lieferung“ wird nicht angelegt.
• Die Lieferung erkennt das Modell am Sinn, egal wie sie heißt. Wurde eine Lieferzeile übersehen, öffnen Sie „Belegzeilen“ in der Dokumentzeile und setzen Sie das Häkchen beim Lkw.
• Ist der Belegbetrag kleiner als der Posten, gilt die Zahlung als Anzahlung und ein Hinweis erscheint. Ist es die volle Zahlung, wählen Sie „100 % Zahlung“.
• Das Zahlungsdatum stammt aus Beleg oder Rechnung. Ein erneut hochgeladener Beleg wird als Duplikat markiert. Nicht abgestimmte Posten werden nicht automatisch bezahlt.
• Fehler gemacht — „Ganzen Stapel zurücknehmen“. Die Dateien landen in Dateien → „Rechnungen, Zahlungen, Belege“.