2. Projekte

2.1 Projekt erstellen

So geht's. Startseite → „Neues Projekt“ → Name, Stadt (wird bei der Eingabe vorgeschlagen, das Land wird automatisch ausgefüllt) und die Rolle des Studios im Projekt. Der Rest wird in den Projekteinstellungen festgelegt.

Gut zu wissen. Stadt und Land sind wichtig, um Lieferzeiten und Währung korrekt zu berechnen.

2.2 Startseite: Alle Projekte und Aufgaben

Wozu. Morgens in einer Minute verstehen, was bei allen Projekten dringend ist.

Was ist hier zu finden.

• Projektkarten mit Budget nach Kundenpreisen.
• Finanzen für alle Projekte: Budget, wie viel der Kunde bezahlt hat, wie viel an Lieferanten bezahlt wurde, Gewinn, freier Restbetrag. Die angezeigte Währung kann geändert werden, die Auswahl wird gespeichert.
• „Meine Aufgaben“: überfällig, heute, morgen. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die entsprechende Position oder das Aufgabenboard.
• „Alle Aufgaben“ sind nach Projekten gruppiert. Zugeklappte Gruppen bleiben zugeklappt.
• „Preise auf Anfrage“ – Positionen, für die noch kein Preis vom Lieferanten vorliegt.

2.3 Projektteam

Wozu. Gemeinsam an einem Projekt arbeiten und damit automatische Aufgaben automatisch der richtigen Person zugewiesen werden.

So geht's.

1. Projekt → „Team“ → „Mitglied einladen“ → E-Mail und Rolle. Die Person erhält eine E-Mail mit dem Projektnamen.
2. In den Projekteinstellungen die Verantwortlichen festlegen: wer mit dem Kunden abstimmt, wer bestellt, wer vor Ort abnimmt, Buchhalter:in.

Gut zu wissen.

• Rollen: Studioinhaber:in, Haupt-, leitende:r und Junior-Designer:in, Architekt:in, Einkäufer:in, Buchhalter:in. Was eine Person ändern kann, hängt von der Rolle ab.
• Wenn ein Mitglied das Projekt verlässt, wird das Projekt nicht gelöscht.
• Hier werden auch die Kontaktdaten von Kunden, Auftragnehmern und Lieferanten gespeichert: Telefon, Adresse, WhatsApp, Telegram.

2.4 Räume

Wozu. Kosten und Budget für jeden Raum separat verwalten.

So geht's.

• Projekt → „Räume“ → „Raum hinzufügen“.
• Ein Raum kann direkt auf seiner Karte umbenannt oder gelöscht werden.
• Auf der Karte sind „Budgetiert“, „Rest“ oder „Überschreitung“ des Raumbudgets sichtbar.
• „Ansichten“ → „Ansicht hinzufügen“ – Renderings des Raumes hochladen. Ein Klick öffnet das Foto im Vollbildmodus.

Gut zu wissen. Wenn die Summe der Raumflächen nicht mit der Projektfläche übereinstimmt, erscheint eine Warnung. Dies hilft, Fehler bei der Materialberechnung zu vermeiden.

2.5 Projekt-Zeitachse

Wozu. Die gesamte Renovierung auf einer Zeitachse sehen: Bauphasen, wann jede Position bestellt werden muss, wann sie ankommt und wann bezahlt werden muss. Sofort ist ersichtlich, welches Produkt die Fristen sprengen könnte.

So geht's.

1. Projekt → „Zeitachse“ → „Phase hinzufügen“ (z.B. „Elektrik“, „Ausbauarbeiten“).
2. Die Fristen für die Phase geben Sie über die Tastatur ein oder ziehen den Balken mit der Maus am Rand. Die Dauer wird in Arbeitstagen berechnet.
3. Verknüpfen Sie Phasen mit einem Pfeil, wenn eine nicht ohne die andere beginnen kann. Für die Verknüpfung kann ein Versatz in Tagen festgelegt werden. Wenn eine Phase verschoben wird, verschieben sich abhängige Phasen automatisch.
4. Positionen aus der Kalkulation werden automatisch nach Kategorie in die Phasen eingeordnet: Licht – zur Elektrik, Fliesen – zum Ausbau. Um dies zu ändern, ziehen Sie die Position in eine andere Phase oder klicken Sie auf „In Phase verschieben…“. Die manuelle Zuordnung hat Vorrang vor der automatischen.
5. „Alle öffnen“ / „Alle schließen“ – den gesamten Baum öffnen oder schließen.

Was bei einer Position sichtbar ist: Bestellung → Wartezeit → Lieferung → Abnahme, Zahlung an Lieferanten, Aufmaß 📐, Montage, tatsächliche Daten. Logistikabschnitte mit 🔒 werden aus der Kalkulation berechnet, sie werden in der Position und nicht auf der Zeitachse geändert.

Gut zu wissen.

• Der Block „Anstehende Einkäufe“ – was zuerst bestellt werden muss, nach Bestellfrist.
• Wenn das geplante Lieferdatum verstrichen ist und die Ware nicht eingetroffen ist, erstreckt sich der Wartebalken bis zum heutigen Tag. Das System erfindet kein neues Datum und setzt automatisch die Aufgabe „Neues Lieferdatum anfragen“.
• Ein Klick auf eine Position öffnet deren Karte.

2.6 Projektfinanzen

Wozu. Wissen, wie viel der Kunde bezahlt hat, wie viel an Lieferanten ging, wie viel noch zu zahlen ist und wie viel das Studio verdient hat.

So geht's.

1. Projekt → „Projektfinanzen“ → Finanz-Einstellungen: Rolle des Studios, wie Sie verdienen (Provision, Aufschlag, Anteil am Lieferantenrabatt), wer wem zahlt („Kunde → Lieferant“ oder „Kunde → Studio → Lieferant“), Projektwährung, genehmigtes Budget.
2. Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen werden als Zahlungen erfasst. Lieferantenzahlungen sind nach Lieferanten gruppiert.
3. Aus einer Zahlung kann ein PDF-Dokument erstellt werden: Rechnung an den Kunden, Rechnung an den Lieferanten für Provision oder Bericht an den Kunden. Die Studiendaten werden aus den Profileinstellungen übernommen.

Gut zu wissen.

• Wenn die Kalkulation das genehmigte Budget überschreitet, erscheint eine Warnung.
• Das Budget kann auf die Räume verteilt werden, eine Überschreitung pro Raum wird ebenfalls sichtbar sein.
• Die Provision vom Lieferanten wird separat berücksichtigt: gutgeschrieben → angefragt → erhalten. Das System setzt automatisch die Aufgabe „Provision bei … anfragen“.
• Der Punkt „Finanzen“ im Hauptmenü (für alle Projekte gleichzeitig) – kommt bald. Aktuell sind die Gesamtzahlen für alle Projekte auf der Startseite zu finden.

2.7 Aktivität und Rückgängigmachen von Aktionen

Wozu. Sehen, wer was geändert hat, und Fehler ohne Panik rückgängig machen.

So geht's.

• Direkt nach dem Löschen erscheint für 10 Sekunden ein Banner mit der Schaltfläche „Abbrechen“.
• Später: Projekt → „Aktivität“ → bei dem gewünschten Eintrag „Wiederherstellen“. Filter: „Wiederherstellbar“, „Löschungen“, „Preise“, „Status“. Ein kompletter Import wird mit der Schaltfläche „Import rückgängig“ abgebrochen.

Gut zu wissen.

• Änderungen der letzten 30 Tage können rückgängig gemacht werden.
• Wenn die Position danach bereits geändert wurde, fragt das System: „So lassen“ oder „Trotzdem wiederherstellen“.

2.8 Projektdateien

Wozu. Alle Projektdokumente an einem Ort, automatisch sortiert.

So geht's. Projekt → „Dateien“ → „Hochladen“ oder Datei ziehen. Vorgefertigte Ordner: „Kalkulationen & Angebote“, „Zeichnungen & Pläne“, „Ansichten aus Galerien“, „Baustellenfotos“, „Abnahmefotos“, „Rechnungen, Zahlungen, Belege“ (mit Unterordnern nach Räumen), „Verträge & Kundendokumente“. Sie können einen „Neuen Ordner“ erstellen.

Gut zu wissen.

• Ein Screenshot eines Belegs kann direkt per Strg+V in den Ordner eingefügt werden.
• Rechnungen aus „Lieferant & Zahlung“ und Abnahmefotos erscheinen hier automatisch.
• Es gibt einen Filter nach Raum.

2.9 Vereinbarungen – kommt bald

Register der Vereinbarungen mit dem Kunden: was entschieden wurde, wer genehmigt hat, wann, mit Nachweis (Datei oder Screenshot der Korrespondenz).

2.10 Kundenportal

Wozu. Über einen Link, ohne Registrierung, verfolgt der Kunde die Beschaffung: Kostenaufstellung mit Fotos und Terminen, „Für Sie gespart“, Zahlungsplan und Zeitplan. Er gibt Positionen selbst frei oder lehnt sie ab und stellt Fragen.

So geht's.

1. Projekt → „Kundenportal“ → Tab „Link-Zugang“ → Link erstellen. Rechte: „Nur ansehen“ oder „Ansehen + Positionen freigeben“. Ein Link kann ein Ablaufdatum haben und widerrufen werden.
2. Der Tab „Kundenvorschau“ zeigt das Portal mit den Augen des Kunden.
3. Der Block „Was der Kunde in der Positionskarte sieht“ enthält Häkchen für das ganze Projekt: „Foto und Galerie“, „Preis“, „Lieferant und Link“, „Artikelnr. und Maße“, „Belege“, „Lieferantenrechnungen“, „Abnahmefotos“, „Zahlung an Lieferanten“, „Terminverschiebungen“, „Frage-Button“. Daten: „Nur Ist“, „Ist + Plan“ oder „Ausblenden“.
4. Um die Sichtbarkeit einer einzelnen Position zu ändern, öffnen Sie sie in der Vorschau: unten in der Karte steht der Block „Sichtbarkeit dieser Position“. „Wie im Projekt“ stellt die Projekteinstellungen wieder her.

Die Positionskarte für den Kunden. Ein Klick auf eine Zeile öffnet ein Fenster: Fotogalerie, Status, Name, Beschreibung, Preis, Menge, Maße, Artikelnr., Lieferant und Link. Darunter der Weg der Position mit Daten: freigegeben, bestellt, an Lieferanten bezahlt, geliefert, abgenommen, montiert. Dann die Dokumente: Belege, Lieferantenrechnungen, Abnahmefotos; ein Klick öffnet die Vorschau. Unten kann der Kunde dem Designer eine Frage zur Position stellen; sie kommt beim Verantwortlichen als Aufgabe an.

Gut zu wissen.

• Standardmäßig sieht der Kunde keine Lieferantenrechnungen, keine Zahlung an Lieferanten und keine Terminverschiebungen. Setzen Sie das Häkchen, wenn Sie sie zeigen möchten.
• Ausgeblendetes wird nicht nur verdeckt: Diese Daten werden gar nicht an den Browser des Kunden übertragen.
• Dokumente öffnen sich über einen geschützten Link und funktionieren nicht mehr, wenn der Portal-Link widerrufen wurde oder abgelaufen ist.