3. Kostenvoranschlag

3.1 Wie man den Kostenvoranschlag ansieht

Warum. Ein Kostenvoranschlag wird in verschiedenen Ansichten benötigt: für den Kunden, für den Einkauf und zur Geldberechnung.

Was umgeschaltet werden kann.

• „Ansichtsmodus des Kostenvoranschlags“: „Spezifikation“ – was und wie viel, ohne interne Kosten; „Wirtschaftlichkeit“ – Einkauf, Aufschlag, Gewinn.
• „Vorläufig“ / „Genehmigt“: alles, was vorgeschlagen wurde, oder nur das, was mit dem Kunden abgestimmt wurde.
• „Gruppieren“: „Nach Raum“ oder „Nach Kategorie“, mit Summen.
• „Nach Bestellpriorität“ – Liste nach dem Zeitpunkt, wann bestellt werden muss.
• „Nach Status filtern“ und „Nach Lieferant“ – zum Beispiel alle Positionen eines Lieferanten, um ihm eine Bestellung zu senden.
• Spaltengruppen werden durch Häkchen aktiviert: Beschreibung, Finanzen, Lieferung, Zahlung.

Gut zu wissen.

• Positionen ohne Raum (z.B. nach dem Import) werden im Block „Ohne Raum“ gesammelt. Sie können auf die Räume verteilt werden.
• Kopfzeile und Schaltflächenleiste bleiben beim Scrollen fixiert.

3.2 Positionen hinzufügen

Warum. Um nicht manuell Name, Preis, Foto und Abmessungen von der Website des Geschäfts abtippen zu müssen.

Wie es geht.

1. Kostenvoranschläge → „Position hinzufügen“ (die Schaltfläche ist in jedem Raum vorhanden, auch in einem leeren).
2. Fügen Sie den Produktlink ein → „Autom. ausfüllen“. Name, Foto, Preis und Währung, Marke, Artikelnummer, Abmessungen, Verfügbarkeit, Lieferzeit, Verpackung und Maßeinheit werden automatisch übernommen.
3. Überprüfen Sie die Felder → „Position speichern“.

Eine Position in mehreren Räumen. Klicken Sie über der Kalkulation, neben dem Statusfilter, auf „Position hinzufügen“ und aktivieren Sie „In mehreren Räumen“. Wählen Sie die Räume und „Gleichmäßig“, „Nach Menge“ oder „In Prozent“. Die Bestellmenge wird auf die Räume verteilt: 68 Stk. für zwei Räume ergeben 34 + 34, ein ungerader Rest geht in den ersten Raum. Es bleibt eine Position: ein Einkauf, eine Zahlung. Vorher in der Kalkulation angehakte Räume sind bereits ausgewählt. Das Häkchen am Raumnamen markiert nur dessen Positionen für Sammelaktionen, und „Position hinzufügen“ innerhalb eines Raums fügt nur in diesen Raum ein. Genaue Mengen pro Raum lassen sich später mit „Auf Räume verteilen“ in der Zeile anpassen.

Andere Möglichkeiten.

• Web-Clipper – direkt von der Shop-Seite (Abschnitt 8).
• Aus dem Katalog oder der Wunschliste: „Aus Katalog wählen“ / „Aus Katalog importieren“ im Raum, oder „Zum Projekt“ in der Katalogkarte.
• Import eines fertigen Kostenvoranschlags aus einer Datei (Abschnitt 4).
• „Duplizieren“ – eine Kopie einer Position, z.B. für dieselbe Lampe in einem anderen Raum.

Gut zu wissen.

• Wenn der Shop durch die Browserprüfung blockiert ist, erscheint eine Meldung. Füllen Sie die Felder manuell aus oder speichern Sie das Produkt mit dem Clipper.
• Fotos werden in ArchiBoard kopiert und gehen nicht verloren, wenn das Produkt von der Website entfernt wird.
• Wenn Sie dieses Produkt bereits hinzugefügt haben (derselbe Link oder dieselbe Artikelnummer), werden Einheit, Verpackung und Kategorie automatisch eingefügt.
• Das System überwacht Preis und Verfügbarkeit über den Link und markiert Produkte, die nicht mehr zum Verkauf stehen.

3.3 Arbeiten mit Zeilen und Massenaktionen

Wie es geht.

• Ein Klick auf den Namen öffnet die „Positionsdetails“ mit der Galerie. Der Name kann direkt in der Zeile bearbeitet werden.
• Markieren Sie Zeilen mit Häkchen; Shift+Klick wählt einen Bereich aus. Im Auswahlbereich: „Löschen“, „Duplizieren“, „Aufgabe erstellen“, „Lieferant & Zahlung“, Export nur der ausgewählten.
• „Aufgabe erstellen“ für ausgewählte: Vorlagen „Position freigeben“, „Liefertermine klären“, „Alternative finden“, „Zusätzlichen Rabatt anfragen“ oder eigener Titel. Für jede Position wird eine separate Aufgabe erstellt, eine Frist kann als Datum oder in Arbeitstagen festgelegt werden.
• Das Aufgabensymbol in der Zeile zeigt die Frist an. Ein Klick rechts öffnet „Aufgaben zur Position“ und die Schaltfläche „Aufgabe erstellen“.

3.4 Preis, Aufschlag und Gewinn in der Zeile

Warum. Um zu sehen, wie viel das Studio an jeder Position verdient, und dies dem Kunden nicht zu zeigen.

Wie es funktioniert. Modus „Wirtschaftlichkeit“: UVP → Lieferantenrabatt → Einkauf → Aufschlag → Gewinn → Preis für den Kunden. Unter jedem Prozentsatz steht der Betrag. Ändern Sie den Betrag – der Prozentsatz wird neu berechnet und umgekehrt.

Gut zu wissen. Der Kunde sieht diese Spalten weder im PDF noch im Portal, es sei denn, Sie haben sie selbst aktiviert.

3.5 Menge, Verpackungen und Reserve

Warum. Um Fliesen, Tapeten, Bodenbeläge korrekt zu berechnen – in ganzen Verpackungen und mit Reserve für den Zuschnitt.

Wie es geht. In der Positionskarte geben Sie die Nettomenge (z.B. m²), die Reserve in Prozent und „Stück pro Packung“ oder „m² pro Packung“ an. Die Hauptzahl in der Spalte „Menge“ ist, wie viel in ganzen Verpackungen gekauft werden soll. Unter dem Preis ist ersichtlich, wofür er gilt: „pro Packung“ oder „pro Stück“, darunter – der Preis pro m².

Gut zu wissen. Die Fläche von Boden und Wänden kann der Rechner aus der Raumfläche vorschlagen.

3.6 Positionsstatus

Warum. Auf den ersten Blick sehen, in welchem Schritt sich jede Position befindet, und das System schlägt den nächsten Schritt selbst vor.

Arbeitsablauf: Genehmigung erforderlich → Genehmigt → Bestellt → Unterwegs → Geliefert → Abgenommen oder Abweichung → Installiert. Separat – „Abgelehnt“: Eine solche Position wird nicht in die Summen einbezogen und ist ausgegraut.

Studiohonorar und Leistungen. Das Studiohonorar hat eine eigene kurze Kette: Freigabe erforderlich → Freigegeben → Rechnung an Kunden gestellt → Teilweise bezahlt → Vom Kunden bezahlt. Ein Honorar hat keinen Lieferanten: keine Lieferantenzahlung und keine Aufgaben zu Bestellung, Lieferantenrechnung, Aufmaß, Lieferung oder Abnahme. Nach der Freigabe erscheint die Aufgabe «Rechnung an Kunden stellen»; sie schließt sich selbst, sobald der Status «Rechnung an Kunden gestellt» oder später ist. Eine Leistung läuft Freigegeben → In Arbeit → Erledigt → Abgenommen, ohne «Unterwegs» und «Montiert»; die Zahlung an den Auftragnehmer bleibt.

Zahlung: Rechnung anfordern erforderlich → Rechnung angefordert → Wartet auf Zahlung an Lieferanten → Anzahlung an Lieferanten geleistet → An Lieferanten bezahlt.

Wie man ändert. Klick auf den Status → „Status ändern“. Sie können einen Kommentar und einen Anhang hinzufügen.

Was das System selbst macht.

• Tatsächliches Lieferdatum eingegeben – Status „Geliefert“. Installationsdatum eingegeben – „Installiert“.
• Aufgabe „Bestellen“ abgeschlossen – Status „Bestellt“.
• Nach Statusänderung erscheint die nächste Aufgabe (Abschnitt 6).

Farben in der Kalkulation. Die Zeilenfarbe zeigt den Positionsstatus: heller Hintergrund und kräftiger Streifen links. Grau — Genehmigung erforderlich, Hellblau — genehmigt, Pfirsich — bestellt, Lavendel — unterwegs, Mint — geliefert, Dunkelgrün — abgenommen und installiert, Violett — Abweichung bei der Abnahme. Eine abgelehnte Zeile ist blass und grau. Grauer Hintergrund ohne Streifen — Alternative unter dem Hauptartikel. Ein gelber Rahmen markiert die Zeile, die Sie aus einer Aufgabe oder Benachrichtigung geöffnet haben.

Die Zahlung ändert die Zeilenfarbe nicht. Sie ist eine eigene Skala: die Kennzeichen in der Spalte „Zahlung“. Eine Zeile kann also hellblau („Freigegeben“) sein, während bei der Zahlung „Rechnung anzufordern“ steht — das ist normal. „Nicht verfügbar“ bedeutet, dass das Produkt bei der letzten Prüfung auf der Lieferantenseite fehlte; „Preis auf Anfrage“ beim Preis — der Preis muss angefragt werden. Die Schaltfläche „Farben“ neben dem Statusfilter erklärt jede Farbe.

3.7 Alternativen

Warum. Dem Kunden eine Alternative zeigen: günstiger, schneller lieferbar oder auf Lager.

Wie es geht. „Positionsdetails“ → „Analog hinzufügen“ → „Per URL hinzufügen“, „Aus Wunschliste wählen“ oder „Aus Katalog wählen“. Die Alternative wird als Unterpunkt unter dem Hauptprodukt in den Kostenvoranschlag eingefügt.

Gut zu wissen. „Alternativen finden“ sucht ähnliche Produkte aus dem Gesamtkatalog nach Kategorie, Beschreibung, Foto und Stil.

3.8 Lieferant und Zahlung

Warum. Um für jede Position Lieferanten, Rechnungen, Belege, Anzahlungen, Restbeträge und Daten an einem Ort zu haben.

Wie es geht.

1. Kostenvoranschläge → in der Positionszeile „Lieferant & Zahlung“ (oder in den „Positionsdetails“). Wenn mehrere Zeilen ausgewählt sind, öffnet sich das Fenster sofort für alle: „Lieferant & Zahlung – N Positionen“, die Anzahlung wird proportional verteilt.
2. Wählen Sie einen Auftragnehmer. Nicht in der Liste – „+ Auftragnehmer hinzufügen“: kurzes Formular, wird unter „Lieferanten“ gespeichert. Standardland ist das Projektland.
3. „Zahlung an Lieferanten“ – standardmäßig 100%. Wenn Sie in Teilen zahlen, setzen Sie „Das ist eine Anzahlung“ und fügen Sie Teile über „+ weiterer Teil“ hinzu.
4. „Lieferantenrechnungen“: Laden Sie eine oder mehrere Dateien hoch, fügen Sie einen Screenshot über Strg+V oder einen Google Drive-Link ein. Geben Sie das „Datum der Rechnung“ und das „Fälligkeitsdatum der Zahlung“ an – es wird aus der Zeitleiste übernommen.
5. „Termine: Lieferung und Montage“ – geplantes und tatsächliches Liefer- und Montagedatum.

Gut zu wissen.

• Das System schlägt vor, den Restbetrag der Anzahlung 2 Arbeitstage vor dem Versand zu bezahlen und erstellt eine Aufgabe.
• Angehängte Rechnungen und Belege landen automatisch in Dateien → „Rechnungen, Zahlungen, Belege“.
• Ein Lieferantenangebot (z.B. für Fenster) kann einer Position beigefügt werden: Das Ergebnis des Angebots wird zum Einkaufspreis, der Preis für den Kunden ändert sich nicht. Die Aufschlüsselung des Angebots und das PDF sind unter „Lieferantenangebot“ → „PDF öffnen“ sichtbar.

3.9 Verschiebung des Liefertermins

Warum. Um verpasste Fristen nicht aus den Augen zu verlieren und zu verstehen, welchen Lieferanten man vertrauen kann.

Wie es geht. „Lieferant & Zahlung“ → „Termine: Lieferung und Montage“ → geplantes Datum ändern → „Ursache der Verschiebung“ auswählen (Lieferant verschoben, Produktion, Lieferung oder Zoll, auf unsere Anfrage, Sonstiges) und optional einen Kommentar schreiben.

Was das System selbst macht.

• Position bestellt oder bezahlt, aber kein Lieferdatum – Aufgabe „Lieferdatum bei {Lieferant} anfragen“.
• Geplantes Datum überschritten, aber Ware nicht eingetroffen – dringende Aufgabe „Neues Lieferdatum bei {Lieferant} anfragen“.
• Neues Datum oder Lieferdatum eingegeben – Aufgabe schließt sich automatisch.

Wo man nachsehen kann. In den „Positionsdetails“ – „Verlauf der Liefertermine“. Unter „Lieferanten“ – Spalte „Verschiebungen“: wie oft der Lieferant verschoben hat und um wie viele Tage im Durchschnitt. Beim Überfahren sind die Gründe sichtbar.

3.10 Aufmaß und Abnahme

Aufmaß. Für Korpusmöbel, Wandpaneele, Fenster und Innentüren ist das Aufmaß standardmäßig enthalten. Geben Sie das geplante und tatsächliche Datum an. Das System erstellt die Aufgabe „Aufmaß durchführen“, auf der Zeitleiste erscheint 📐. Solange das Aufmaß nicht erfolgt ist, hat die Position das Badge „Wartet auf Aufmaß“.

Abnahme vor Ort.

1. Wenn die Position „Geliefert“ ist, erhält der Verantwortliche die Aufgabe, sie vor Ort abzunehmen.
2. Klicken Sie in der Positionszeile auf „Abnahme“. Im Abschnitt „Prüfung“ überprüfen Sie Artikelnummer, Farbe, Abmessungen und Menge, fügen Sie „Lieferscheine“ und „Fotobericht“ bei.
3. „KI-Etikettenprüfung“: Fotografieren Sie das Etikett, das System liest die Codes und EAN und vergleicht sie mit der Position des Kostenvoranschlags.
4. Ergebnis – „Abgenommen“ oder „Abweichung“. Ein Kommentar ist nützlich für eine Reklamation beim Lieferanten.