3. Presupuesto

3.1 Cómo ver el presupuesto

Por qué. Un solo presupuesto es necesario para diferentes propósitos: para el cliente, para compras y para el cálculo de costos.

Qué se puede cambiar.

• "Modo de vista del presupuesto": "Especificación" — qué y cuánto, sin costos internos; "Economía" — compra, margen, beneficio.
• "Preliminar" / "Aprobado": todo lo propuesto, o solo lo acordado con el cliente.
• "Agrupar": "Por habitación" o "Por categoría", con totales.
• "Por prioridad de pedido" — lista por fecha en que se debe pedir.
• "Filtrar por estado" y "Por proveedor" — por ejemplo, todas las partidas de un proveedor para enviarle el pedido.
• Los grupos de columnas se activan con casillas de verificación: Descripción, Finanzas, Entrega, Pago.

Es útil saber.

• Las partidas sin habitación (por ejemplo, después de la importación) se agrupan en el bloque "Sin estancia". Se pueden distribuir por habitaciones.
• El encabezado y el panel de botones no se desplazan al hacer scroll.

3.2 Añadir partidas

Por qué. Para no tener que escribir manualmente el nombre, precio, foto y dimensiones de la página web de la tienda.

Cómo hacerlo.

1. Presupuestos → "Añadir partida" (el botón está en cada habitación, incluso en una vacía).
2. Pegue el enlace del producto → "Autocompletar". Se extraerán el nombre, la foto, el precio y la moneda, la marca, el SKU, las dimensiones, la disponibilidad, el plazo de entrega, el embalaje y la unidad de medida.
3. Verifique los campos → "Guardar partida".

Una partida en varias habitaciones. Pulse «Añadir partida» encima del presupuesto, junto al filtro de estados, y active «En varias estancias». Marque las habitaciones y elija «A partes iguales», «Por cantidad» o «En porcentaje». La cantidad a comprar se reparte: 68 uds para dos habitaciones son 34 + 34, el resto impar va a la primera habitación. Sigue siendo una partida: una compra, un pago. Las habitaciones marcadas antes en el presupuesto ya vienen seleccionadas. La casilla junto al nombre de una habitación solo selecciona sus partidas para acciones masivas, y el botón «Añadir partida» dentro de una habitación añade solo a esa habitación. Las cantidades exactas por habitación se ajustan después con «Repartir entre habitaciones» en la fila.

Otras formas.

• Web-clipper — directamente desde la página de la tienda (sección 8).
• Desde el catálogo o la lista de deseos: "Elegir del catálogo" / "Importar del catálogo" en la habitación, o "Al proyecto" en la tarjeta del catálogo.
• Importar un presupuesto terminado desde un archivo (sección 4).
• "Duplicar" — una copia de la partida, por ejemplo, para la misma lámpara en otra habitación.

Es útil saber.

• Si la tienda está bloqueada por la verificación del navegador, aparecerá un mensaje. Rellene los campos manualmente o guarde el producto con el clipper.
• Las fotos se copian en ArchiBoard y no se perderán si el producto se retira del sitio web.
• Si ya ha añadido este producto (el mismo enlace o SKU), la unidad, el embalaje y la categoría se rellenarán automáticamente.
• El sistema monitorea el precio y la disponibilidad a través del enlace y marcará el producto que ya no está a la venta.

3.3 Trabajar con la línea y acciones masivas

Cómo hacerlo.

• Al hacer clic en el nombre, se abren los "Detalles de la partida" con la galería. El nombre se puede editar directamente en la línea.
• Marque las líneas con casillas de verificación; Shift+clic selecciona un rango. En el panel de seleccionados: "Eliminar", "Duplicar", "Crear tarea", "Proveedor y pago", exportar solo los seleccionados.
• "Crear tarea" para los seleccionados: plantillas "Aprobar posición", "Aclarar plazos de entrega", "Buscar análogo", "Solicitar descuento adicional" o su propio nombre. Se crea una tarea separada para cada partida, la fecha límite se puede establecer por fecha o en días hábiles.
• El icono de tarea en la línea muestra la fecha límite. Al hacer clic, se abren las "Tareas de la partida" a la derecha y el botón "Crear tarea".

3.4 Precio, margen y beneficio en la línea

Por qué. Para ver cuánto gana el estudio con cada partida y no mostrárselo al cliente.

Cómo funciona. Modo "Economía": PVP → descuento del proveedor → compra → margen → beneficio → precio para el cliente. Debajo de cada porcentaje hay una suma. Cambie la suma y el porcentaje se recalculará, y viceversa.

Es útil saber. El cliente no ve estas columnas ni en PDF ni en el portal, a menos que usted mismo las haya incluido.

3.5 Cantidad, embalajes y stock

Por qué. Para calcular correctamente azulejos, papel pintado, revestimientos de suelo, en paquetes completos y con margen para recortes.

Cómo hacerlo. En la tarjeta de la partida, especifique la cantidad neta (por ejemplo, m²), el porcentaje de stock y "Piezas por paquete" o "m² por paquete". La cifra principal en la columna "Cant." es cuánto comprar, en paquetes completos. Debajo del precio se ve por qué es: "por paquete" o "por unidad", más abajo, el precio por m².

Es útil saber. La calculadora puede sugerir el área del suelo y las paredes a partir del área de la habitación.

3.6 Estados de la partida

Por qué. Para ver de un vistazo en qué etapa se encuentra cada partida, y el sistema sugiere el siguiente paso.

Progreso del trabajo: Requiere aprobación → Aprobado → Pedido → En camino → Entregado → Aceptado o Discrepancia → Instalado. Por separado — "Rechazado": esta partida no se incluye en los totales y está atenuada.

Honorarios del estudio y servicios. Los honorarios tienen su propia cadena corta: Requiere aprobación → Aprobado → Factura al cliente emitida → Pagado parcialmente → Pagado por el cliente. Los honorarios no tienen proveedor: no hay pago a proveedor ni tareas de pedido, factura del proveedor, medición, entrega o recepción. Tras la aprobación aparece la tarea «Facturar al cliente», que se cierra sola cuando el estado pasa a «Factura al cliente emitida» o posterior. Un servicio va Aprobado → En curso → Realizado → Aceptado, sin «En tránsito» ni «Instalado»; el pago al contratista se mantiene.

Pago: Requiere solicitud de factura → Factura solicitada → Esperando pago al proveedor → Anticipo pagado al proveedor → Pagado al proveedor.

Cómo cambiar. Clic en el estado → "Cambiar estado". Se puede añadir un comentario y un archivo adjunto.

Qué hace el sistema automáticamente.

• Si se introduce la fecha de entrega real, el estado es "Entregado". Si se introduce la fecha de instalación, es "Instalado".
• Si se cierra la tarea "Pedir", el estado es "Pedido".
• Después de cambiar el estado, aparece la siguiente tarea (sección 6).

Colores del presupuesto. El color de la fila muestra el estado de la partida: fondo pálido y franja viva a la izquierda. Gris — requiere aprobación, azul claro — aprobado, melocotón — pedido, lavanda — en tránsito, menta — entregado, verde oscuro — recibido e instalado, violeta — discrepancia en la recepción. Una fila rechazada es pálida y gris. Un fondo gris sin franja es una alternativa bajo el artículo principal. Un marco amarillo señala la fila que abrió desde una tarea o notificación.

El pago no cambia el color de la fila. Es una escala aparte: las etiquetas de la columna «Pago». Así, una fila puede ser azul claro («Aprobado») mientras el pago indica «Factura por solicitar»; es normal. La etiqueta «No disponible» significa que el producto no estaba en la web del proveedor en la última comprobación; «Precio bajo consulta» en el precio — hay que pedir el precio. El botón «Colores» junto al filtro de estados explica cada color.

3.7 Análogos

Por qué. Para mostrar al cliente una alternativa: más barata, con entrega más rápida o disponible en stock.

Cómo hacerlo. "Detalles de la partida" → "Añadir análogo" → "Añadir por URL", "Elegir de la lista de deseos" o "Seleccionar del catálogo". El análogo se insertará en el presupuesto como una rama debajo del producto principal.

Es útil saber. "Buscar alternativas" seleccionará productos similares del catálogo general por categoría, descripción, foto y estilo.

3.8 Proveedor y pago

Por qué. Para tener en un solo lugar, para cada partida, el proveedor, las facturas, los recibos, el anticipo, el saldo y las fechas.

Cómo hacerlo.

1. Presupuestos → en la línea de la partida "Proveedor y pago" (o en "Detalles de la partida"). Si se seleccionan varias líneas, la ventana se abrirá para todas: "Proveedor y pago - N partidas", el anticipo se distribuirá proporcionalmente.
2. Seleccione el contratista. Si no está en la lista, "+ Añadir contratista": un formulario corto, se guardará en "Proveedores". El país por defecto es el país del proyecto.
3. "Pago al proveedor" — por defecto 100%. Si paga en partes, marque "Es un anticipo" y añada partes a través de "+ otra parte".
4. "Facturas del proveedor": cargue uno o varios archivos, pegue una captura de pantalla con Ctrl+V o un enlace de Google Drive. Indique la "Fecha de la factura" y la "Fecha límite de pago" — se tomará de la línea de tiempo.
5. "Plazos: entrega e instalación" — fecha prevista y real de entrega e instalación.

Es útil saber.

• El sistema sugerirá pagar el saldo del anticipo 2 días hábiles antes del envío y creará una tarea.
• Las facturas y recibos adjuntos se guardan automáticamente en Archivos → "Facturas, pagos, recibos".
• Se puede adjuntar un presupuesto del proveedor (por ejemplo, para ventanas) a la partida: el total del presupuesto se convertirá en el precio de compra, el precio para el cliente no cambiará. El desglose del presupuesto y el PDF se ven en "Presupuesto del proveedor" → "Abrir PDF".

3.9 Aplazamiento de la fecha de entrega

Por qué. Para no perder de vista los plazos incumplidos y entender en qué proveedores se puede confiar.

Cómo hacerlo. "Proveedor y pago" → "Plazos: entrega e instalación" → cambie la fecha prevista → seleccione "Motivo del aplazamiento" (el proveedor lo aplazó, producción, entrega o aduanas, a petición nuestra, otro) y, si lo desea, escriba un comentario.

Qué hace el sistema automáticamente.

• La partida está pedida o pagada, pero no hay fecha de entrega — tarea "Solicitar fecha de entrega a {proveedor}".
• La fecha prevista ha pasado y el producto no ha llegado — tarea urgente "Solicitar nueva fecha de entrega a {proveedor}".
• Si se introduce una nueva fecha o el hecho de la entrega, la tarea se cierra automáticamente.

Dónde consultar. En "Detalles de la partida" — "Historial de fechas de entrega". En "Proveedores" — columna "Aplazamientos": cuántas veces el proveedor aplazó y por cuántos días en promedio. Al pasar el ratón, se ven los motivos.

3.10 Medición y recepción

Medición. Para muebles a medida, paneles de pared, ventanas y puertas interiores, la medición está incluida por defecto. Indique la fecha prevista y real. El sistema creará la tarea "Realizar medición", y en la línea de tiempo aparecerá 📐. Mientras no se realice la medición, la partida tendrá la etiqueta "Espera medición".

Recepción en obra.

1. Cuando la partida está "Entregado", el responsable recibe una tarea para recepcionarla en obra.
2. En la línea de la partida, haga clic en "Recepción". En la sección "Comprobación", verifique el SKU, color, dimensiones y cantidad, adjunte "Albaranes" e "Informe fotográfico".
3. "Verificación IA de etiquetas": fotografíe la etiqueta, el sistema leerá los códigos y el EAN y los comparará con la partida del presupuesto.
4. El resultado es "Aceptado" o "Discrepancia". El comentario será útil para una reclamación al proveedor.