4. Importer des devis

4.1 Devis depuis Google Sheets, Excel ou PDF

Pourquoi faire ça ? Pour transférer un devis existant en quelques minutes, au lieu de le retaper manuellement.

Comment faire ?

1. Allez dans « Devis » → « Importer ».
2. Téléchargez un fichier Excel, CSV ou PDF, ou collez un lien vers une feuille Google Sheets. La feuille doit être accessible via le lien.
3. Vérifiez la signification de chaque colonne (nom, quantité, prix, etc.). Le système le détecte généralement automatiquement.
4. Choisissez la pièce dans laquelle importer, ou conservez la répartition du fichier → « Importer ».

Ce que le système comprend automatiquement :

• Les sections du devis (« Cuisine », « Chambre ») deviennent des pièces du projet : existantes ou nouvelles.
• Si un article est pour plusieurs pièces (« Cuisine 2, Chambre 1 »), il est stocké sur une seule ligne, et chaque pièce a sa propre part et son propre montant.
• Les photos des cellules sont insérées dans leurs positions.
• Les dimensions sont extraites de la colonne, de la description ou de la page du produit via le lien.
• Dans les PDF, les scans sont également reconnus, les montants sont vérifiés par rapport au total.

Bon à savoir :

• Les articles sont d'abord créés, puis les données sont récupérées en arrière-plan via les liens. Les liens morts sont signalés.
• Les options « au choix » ne sont pas incluses dans le total.
• En cas d'erreur, allez dans « Activité » → « Annuler l’import ».

4.2 Devis fournisseur

Comment faire ? Allez dans « Devis » → « Importer » → téléchargez le devis → activez « C’est un devis fournisseur », indiquez le « N° de devis » et la « Date du devis ». Pour joindre un devis à un article existant sans doublons, utilisez « Devis fournisseur » dans « Fournisseur et paiement » (section 3.8).

4.3 Tickets, factures et devis en lot

Pourquoi. Ventiler d'un coup de nombreux tickets, factures et devis fournisseurs dans le devis, au lieu de joindre chaque document à la main.

Comment faire ?

1. Projet → « Devis » (le devis global du projet, pas celui d'une pièce) → bouton « Tickets et devis » à côté de « Importer ».
2. Ajoutez les documents : « Choisir des fichiers », « Choisir un dossier » ou glissez fichiers et dossiers dans la fenêtre. Pour un dossier Google Drive, collez le lien dans « Lien vers un dossier ou fichier Google Drive » et cliquez sur « Charger ».
3. Chaque fichier (PDF, JPG, PNG, WEBP) est lu : type de document, fournisseur, date, montant, lignes — et un article du devis est proposé. Vérifiez le tableau : article, montant et mode « Acompte » ou « Paiement 100 % ».
4. Cliquez sur « Ventiler ».

Bon à savoir.

• Le dossier Google Drive doit être partagé avec « Tous les utilisateurs disposant du lien ». Les sous-dossiers ne sont pas lus ; jusqu'à 100 fichiers à la fois.
• Tant que vous ne cliquez pas sur « Ventiler », rien ne change dans le projet.
• La livraison du ticket va dans le même article ; aucun article « Livraison » séparé n'est créé.
• Le modèle repère la livraison par le sens, quel que soit son libellé. Si une ligne de livraison a été manquée, ouvrez « Lignes du document » dans la ligne du document et cochez le camion.
• Si le montant du ticket est inférieur à l'article, le paiement compte comme acompte et un avertissement s'affiche. S'il s'agit du paiement complet, choisissez « Paiement 100 % ».
• La date de paiement vient du ticket ou de la facture. Un ticket rechargé est signalé comme doublon. Les articles non validés ne sont jamais payés automatiquement.
• Une erreur ? — « Annuler tout le lot ». Les fichiers vont dans Fichiers → « Factures, paiements, reçus ».